Legutóbb frissítve: 2020. október 29.
Az Microsoft 365-csoportok egy olyan szolgáltatás, amely az Microsoft 365 már jól ismert eszközeivel működve gondoskodik arról, hogy Ön közösen tudjon dolgozni csapatának tagjaival a dokumentumok írása, a számolótáblák készítése, a projekttervek összeállítása, az értekezletek ütemezése vagy az e-mailek küldése során.
Ez a cikk segít megismerni a csoportok lényegét, és a következő lépésekre mutató hasznos hivatkozásokat tartalmaz.
|
Az Microsoft 365-csoportokkal kapcsolatos legfrissebb híreket és videókat az Office-blogokban találja. |
Tippek:
-
Ha azokról a csoportokról keres tájékoztatást, amelyek segítségével több partnernek – például ismerősei egy csoportjának – küldhet e-mailt az Outlookban, a Partnercsoport vagy terjesztési lista létrehozása az Outlookban című cikkben talál tájékoztatást.
-
Ha szeretné megismerni a Microsoft Family Safety alkalmazást, és szeretné megtudni, hogyan segíti elő egy családi csoport a családtagjaival való kapcsolattartást, valamint a családtagok biztonságának megőrzését Windows 10, Xbox és Android rendszerű eszközökön, tekintse át a Microsoft családi csoport című témakört.
Mik azok az Microsoft 365-csoportok?
Az Microsoft 365-csoportokban kiválaszthatja azokat, akikkel együtt szeretne dolgozni, és egyszerűen összeállíthatja az erőforrásoknak az általuk közösen használt gyűjteményét. Az erőforrások közé tartoznak például a megosztott Outlook-postaládák, a megosztott naptárak vagy a fájlokon való együttműködésre szolgáló dokumentumtárak.
Nem kell foglalkoznia azzal, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert azzal, hogy tagokat vesz fel a csoportba, automatikusan megadja nekik az engedélyeket a csoportban biztosított eszközökhöz. Ezenkívül a csoportok veszik át új és továbbfejlesztett formában azt a szerepet, amelyet eddig a terjesztési listák és a megosztott postaládák töltöttek be.
Tipp: Arról, hogy miképpen alakíthatja át a hagyományos terjesztési listákat Microsoft 365-csoportokká, ez a cikk nyújt tájékoztatást.
Az, hogy konkrétan milyen erőforrások érhetők el, kis mértékben attól is függ, hogy milyen jellegű csoportot hoz létre.
Milyen jellegű csoportot célszerű létrehozni?
Miközben a különféle szempontokat mérlegeli, ne feledkezzen meg arról, hogy ugyanaz a megoldás nem minden problémára jó. Minden csapat máshogyan szeret dolgozni, az Microsoft 365 pedig tartalmazza azokat az eszközöket, amelyekkel tetszőleges módú együttműködés alakítható ki.
Ha a csapata elsősorban e-mail útján szeret együttműködni, és megosztott naptárra is szükségük van: hozzon létre egy Microsoft 365-csoportot az Outlookban.
Ha a csapata állandó csevegési környezetben szeretne együttműködni, vagy beágyazott alkalmazásokat szeretne használni: hozzon létre egy Microsoft-csapatot.
Ha egy nagy, nyitott vitafórumot szeretne létrehozni a cége számára, például a vezetőségi szintű bejelentésekhez és megbeszélésekhez: hozzon létre egy csoportot a Yammerben.
Microsoft 365-csoportok számos különböző eszközből létrehozhatók, például az Outlook, a Webes Outlook, az Outlook Mobile, a SharePoint, a Planner és a Teams appból. Az, hogy melyik eszközt választja kezdőpontként, kis mértékben attól függ, hogy milyen típusú csoporttal dolgozik. A Microsoftnál például az Outlookot használjuk kezdőpontként, ha a levelezés és a naptár köré rendezett csoportot szeretnénk létrehozni. Ha a csoport céges szintű kommunikáció céljából készül, általában a Yammerből indítjuk a műveletet. Csevegésalapú együttműködés esetén pedig a Microsoft Teams appot használjuk.
Amikor létrehoz egy csoportot, eldöntheti, hogy az privát csoport vagy nyilvános csoport legyen-e. A nyilvános csoportok tartalmát szervezete minden tagja láthatja, és a szervezet minden tagja csatlakozhat a csoporthoz. A privát csoportok tartalmát csak a csoport tagjai láthatják, illetve csak azok csatlakozhatnak a privát csoportokhoz, akiket a csoport tulajdonosa jóváhagy.
Megjegyzés: Jelenleg a webes Outlookban létrehozott csoportok alapértelmezés szerint privátok.
A szervezeten kívüli személyek nem láthatják és nem érhetik el sem a nyilvános csoportokat, sem a privát csoportokat. Akiket kifejezetten meghívtak vendégnek, azok kivételt képeznek ez alól a szabály alól.
A csoportok nyilvánosról privátra (vagy fordítva) történő módosításáról A Microsoft 365-csoportok beállítása nyilvános vagy privát állapotra című cikkben tájékozódhat bővebben.
Tulajdonosok, tagok és vendégek
A csoporttulajdonosok a csoport moderátorai. Felvehetnek vagy eltávolíthatnak tagokat, és olyan egyedi engedélyekkel rendelkeznek, amelyekkel például törölhetnek beszélgetéseket a megosztott postaládából, vagy módosíthatják a csoport különböző beállításait. A csoporttulajdonosok átnevezhetik a csoportot, frissíthetik a leírást vagy a képet, és így tovább. A SharePoint-szerepkörök közül a csoporttulajdonos a webhelycsoportgazda megfelelője.
Tipp: Javasoljuk, hogy egy csoportnak lehetőség szerint legalább két tulajdonosa legyen. Így, ha az egyik tulajdonos nem érhető el, a másik továbbra is végezhet módosításokat a csoportban.
A csoporttagok a szervezet normál felhasználói, akik a csoportot együttműködési célra használják. A tagok mindenhez hozzáférhetnek a csoportban, de nem módosíthatják a csoport beállításait. A SharePoint világában ők a webhelytagok. A csoporttagok felvételével és eltávolításával kapcsolatban a Csoporttagok hozzáadása és eltávolítása az Outlookban című cikkben tájékozódhat.
A vendégek a csoporttagokhoz hasonlóak, de a szervezeten kívüli felhasználók. Alapértelmezés szerint a felhasználók meghívhatnak másokat a csoporthoz való csatlakozásra, Ön pedig szabályozhatja ezt a beállítást. További információt a Vendéghozzáférés a Microsoft 365-csoportokban című cikkben talál.
Válassza ki a használni kívánt csoport típusát:
Ha az együttműködés megosztott postaládán alapuló módját szeretné használni, akkor az Outlook csoportos munkamódszerét célszerű választania. Ha létrehoz egy csoportot az Outlookban, az a következőket eredményezi:
-
Megosztott postaláda – Ebben e-mail-beszélgetéseket folytathatnak a tagok. A postaládának van egy e-mail-címe, és beállítható úgy, hogy a csoporton kívüli, sőt akár a szervezeten kívüli feladóktól is fogadja az üzeneteket – lényegében úgy, mint egy hagyományos terjesztési lista.
-
Megosztott naptár – Ebben a csoporttal kapcsolatos események ütemezhetők.
-
SharePoint-dokumentumtár – Ez a központi hely a fájlok tárolására és megosztására használható.
-
Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – Ez az ötletek, a kutatási eredmények és az információk összegyűjtését segíti.
-
SharePoint-csapatwebhely – Itt egyetlen központi helyen tárolhatók a csoporttal kapcsolatos információk, hivatkozások és tartalmak.
-
Planner– Ez a projekttevékenységeknek a csoporttagok közötti elosztását és kezelését segíti.
Egyik ilyen erőforrást sem kell manuálisan létrehoznia. A csoport létrehozása automatikusan létrehozza őket, és ki is osztja a szükséges engedélyeket a csoporttagoknak, hogy azonnal használni kezdhessék az erőforrásokat.
Az említett erőforrások elérhetők a Microsoft Outlook asztali ügyfél (a 2016-os vagy újabb verzió) ismerős felhasználói felületén, a Webes Outlookban, a Mac Outlook 2016-ban (itt csak a megosztott postaláda) vagy az Outlook mobilappban. Az Microsoft 365-csoportokjait a bal oldali navigációs panelen találja az asztali Outlookban vagy a Webes Outlookban.
Az Microsoft 365-csoportok új előugró paneleivel gyorsan hozzáférhet a megosztott csoportok erőforrásaihoz. Egyszerűen vigye az egérmutatót a csoport nevére a webes Outlookban vagy a SharePointban.
Együttműködési eszközeink családjának legújabb tagja a Microsoft Teams. A Microsoft Teams segítségével csapata belső információáramlását javíthatja – ez egy olyan maradandó csevegőalapú munkaterület, ahol kötetlen, valós idejű beszélgetések folyhatnak egy-egy témára koncentrálva vagy meghatározott részcsoportokon belül.
A Yammer a közösségi hálózatokhoz hasonló együttműködést tesz lehetővé a vállalatoknál. Segítségével új kapcsolatokra és ismeretekre tehet szert a szervezeten belül. Az egész vállalatra vagy közös érdeklődési területekre kiterjedően lehet vele közzétenni és megvitatni az ötleteket.
Ha a Yammerben létrehoz egy, az Microsoft 365-höz kötődő csoportot, az a következőket eredményezi:
-
Yammer-csoport – Itt beszélgetésre és az információk megosztására nyílik lehetőség.
-
SharePoint-dokumentumtár – Ez a központi hely a fájlok tárolására és megosztására használható.
-
Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – Ez az ötletek, a kutatási eredmények és az információk összegyűjtését segíti.
-
SharePoint-csapatwebhely – Itt egyetlen központi helyen tárolhatók a csoporttal kapcsolatos információk, hivatkozások és tartalmak.
-
Planner – Ez a projekttevékenységeknek a csoporttagok közötti elosztását és kezelését segíti.
Ezeket a csoportokat elérheti a Yammer webhelyen böngészővel, vagy a Yammer appal iOS, Android vagy Windows Phone rendszerű eszközén.
Miután egy csoport teljesítette a rendeltetését, törölheti a csoportot, ha rendszer-erőforrásokat szeretne felszabadítani, vagy ha nem szeretné, hogy a csoport a listákban vagy máshol megjelenjen. Lásd: Csoport törlése. Ha nem szeretné manuálisan törölni az elavult csoportokat, a rendszergazda lejárati házirendeket állíthat be, amelyek hatására a régi csoportok lejárnak, és meghatározott idő elteltével automatikusan törlődnek. További információ: Microsoft 365-csoport lejárati házirendje.
Megjegyzés: Ennek a lapnak a tartalma rendszergazdáknak íródott.
Az Microsoft 365-csoportokkiépítésének három elsődleges modellje van: Nyílt, IT-részleg által vezetett vagy Szabályozott. Mindegyiknek megvan a maga előnye.
|
Típus |
Előnyök |
|---|---|
|
Nyílt (alapértelmezett) |
A felhasználók anélkül hozhatják létre a szükséges saját csoportjaikat, hogy várakozniuk kellene az informatikai részlegre. |
|
IT-részleg által vezetett |
A felhasználóknak a csoportok létrehozásához az informatikai részleghez kell fordulniuk. Az informatikai részleg segítséget nyújthat nekik az igényeinek leginkább megfelelő együttműködési eszközök kiválasztásában. |
|
Szabályozott |
A csoportlétrehozás adott személyekre, csapatokra vagy szolgáltatásokra van korlátozva (lásd: A Microsoft 365-csoportok létrehozására jogosultak körének szabályozása) |
Ha szabályozni szeretné, hogy hogyan történjen az Microsoft 365-csoportok elnevezése, egy elnevezési házirenddel kényszerítheti, hogy a csoportnevek megfeleljenek bizonyos szabványoknak (megadhatja például, hogy milyen elő- vagy utótagokat tartalmazhatnak, illetve blokkolhatja a kifogásolható neveket). További információt A Microsoft 365-csoportok elnevezési házirendje című cikkben talál.
Minden csoportnak van legalább egy tulajdonosa, aki jogosult arra, hogy felvegye és eltávolítsa a tagokat, illetve bizonyos mértékig gondozza a csoportot és tartalmát. A tulajdonos ezeket általában az Outlookban végzi. További információ: Csoporttagok hozzáadása és eltávolítása az Outlookban. Ha egy vagy több csoporttulajdonos bármilyen okból kilép a szervezetből, a rendszergazda új tulajdonost rendelhet a csoporthoz. Lásd: Új tulajdonos hozzárendelése egy elárvult csoporthoz.
Ezenkívül, ha rendelkezik Exchange Online-rendszergazdai engedélyekkel, a csoportok felügyeletét elláthatja az Microsoft 365 Felügyeleti központból (lásd: A csoporttagság kezelése a Microsoft 365 Felügyeleti központban) vagy a PowerShellből (lásd: Microsoft 365-csoportok kezelése a PowerShell használatával).
Elérkezhet az idő, hogy törölni szeretne egy csoportot a bérlői fiókjából. További információ a csoportok törléséről: Csoport törlése. Ha egy csoportot véletlenül töröltek, a rendszergazdák a törlést követő 30 napon belül visszaállíthatják a csoportot. Erről itt olvashat bővebben: Törölt Microsoft 365-csoport visszaállítása.
Ha az Microsoft 365-csoportok életciklusát automatizáltabb módon szeretné kezelni, lejárati házirendekkel megadhatja, hogy a csoportok lejárjanak egy adott időpontban. A csoport tulajdonosa a csoport lejárata előtt 30, 15 és 1 nappal kap egy e-mailt, amelyből egyszerűen megújíthatja a csoportot, amennyiben még szükség van rá. További információ: Microsoft 365-csoport lejárati házirendje.
-
Küldés engedélyezése a tagoknak Microsoft 365-csoportként vagy a csoport nevében
-
A csoportokhoz kapcsolódó csapatwebhely beállításainak kezelése
Csoportokra vonatkozó korlátozások
|
Korlát |
Érték |
|
Tulajdonos csoportonként |
100 |
|
Felhasználónként létrehozható csoportok száma |
250 |
|
Rendszergazdánként létrehozható csoportok száma |
A bérlő alapértelmezett 500 ezres korlátozásáig |
|
Tagok száma csoportonként |
Több mint 1000, azonban legfeljebb 1000 tag férhet hozzá egyidejűleg a csoportbeszélgetésekhez. A felhasználók lassú működést tapasztalhatnak, ha nagyon nagy méretű csoportok naptárát és beszélgetéseit érik el az Outlookban. |
|
Csoportok száma, amelyeknek egy felhasználó tagja lehet |
1000 |
|
Tárterület |
Előfizetett felhasználónként 1 terabájt + 10 gigabájt + további megvásárolt tárterületek. Korlátlan mennyiségű további tárterületet vásárolhat. |
|
Csoport postaládájának mérete |
50 GB |
Egy Microsoft 365-ös szervezet jelenleg legfeljebb 500 000 csoportot hozhat létre alapértelmezés szerint.
Ha az Azure Active Directory Connect eszköz „Csoportvisszaírás“ funkcióját kívánja használni, a maximális hossz 448 karakter a "Leírás" attribútummal.
A SharePoint Online tárterületéről további információt A SharePoint Online korlátozásai és a SharePoint Online: a szoftver határai és korlátai című témakörben olvashat.
Az Microsoft 365-csoportok kezelése hatékonyabb akkor, ha műveletek indítására alkalmas információkkal rendelkezik a Csoportok használatával kapcsolatban. Az Microsoft 365 Felügyeleti központ jelentéskészítő eszközével megtekintheti többek között a tárhelyhasználati adatokat, az aktív csoportjai számát, valamint azt is, hogy a felhasználók hogyan használják a csoportokat. További információ: Microsoft 365-jelentések.
Az Microsoft 365-csoportok számos eszközt biztosítanak a megfelelőséghez, az információvédelemhez és a feltáráshoz is.
