Értekezlet ütemezése más résztvevőkkel

Értekezlet ütemezése

1. Hozzon létre értekezlet-összehívást az alábbi módszerek egyikével:

   • A Beérkezett üzenetek mappában válassza az Új elemek > Értekezlet lehetőséget, vagy használja a Ctrl+Shift+Q billentyűparancsot.

     

   • A naptárban válassza az Új értekezlet lehetőséget, vagy használja a Ctrl+Shift+Q billentyűparancsot.

     

   • A Beérkezett üzenetek mappában levő e-mailek egyikében válassza a Válasz értekezlettel gombot.

     

2. Vegyen fel résztvevőket az alábbi két módszer egyikével:

   • Vegye fel a résztvevőket az értekezlet-összehívás Címzett sorába, és ugorjon a 4. lépésre.

   • HaMicrosoft 365 vagy Exchange-fiókot használ, az Ütemezési segéddel megtekintheti a résztvevők időbeosztását.

3. Az Ütemezési segédben kattintson a saját neve alatt látható mezőben, és írja be egy résztvevő nevét vagy e-mail-címét, vagy a Résztvevők hozzáadása gombra kattintva nyissa meg a címjegyzéket.

   Az Ütemezési segédben egy résztvevő neve melletti ikonra kattintva megjelölheti az adott résztvevőt Kötelező résztvevőként, Nem kötelező résztvevőként, illetve Erőforrásként. Amikor elkezdi beírni egy résztvevő nevét, az Outlook javaslatokat jelenít meg annak alapján, hogy Ön kivel találkozott vagy váltott e-mailt a közelmúltban. Egy résztvevő hozzáadásához válasszon ki egy nevet a listáról.

   

4. Adja meg az értekezlet tárgyát, kezdési és befejezési időpontját, valamint helyét.

   A Outlook 2016 (vagy újabb) és a Microsoft 365 Outlookban elkezdheti beírni egy hely nevét, például a Fourth Coffee Shop vagy a Conference Room 23 nevet, és az Outlook megkeresi a hely egyezéseit. Egy hely kiválasztásához jelölje ki a megfelelő javaslatot, másik hely megadásához pedig folytassa a beírást.

   Tipp:  Microsoft Exchange-fiók vagy Microsoft 365-beli e-mail-fiók használata esetén az Ütemezési segéd, majd a Helyiségkereső lehetőségre kattintva megkeresheti a szabad helyiségeket, és le is foglalhatja azokat. További információért tekintse át Az Ütemezési segéd és a Helyiségkereső használata értekezletekhez az Outlookban című témakört.

5. Ha fájlt is szeretne csatolni egy értekezlet-összehíváshoz, válassza a Beszúrás menü Fájl csatolása elemét, majd válassza ki a felvenni kívánt fájlt.

6. Ha nem szeretné ismétlődővé tenni az értekezletet, kattintson a Küldés gombra. Egyéb esetben tekintse át az Értekezlet ismétlődővé tétele című szakaszt.

iOS Outlook használata esetén a mobileszköze emlékeztetőt jeleníthet meg, amikor Önnek el kell indulnia, hogy időben odaérjen a találkozóira.

Az Ideje indulni funkció bekapcsolása

1. Az iOS Outlookban válassza a Beállítások > Ideje indulni lehetőséget.

2. Jelöljön ki egy támogatott fiókot, majd a csúszka használatával engedélyezze az Ideje indulni funkciót.

Értekezletek korai befejezése

Az Microsoft 365-beli Outlook használata esetén már azt is beállíthatja, hogy az Outlook néhány perccel korábban befejezze az értekezleteket. Ezzel segíthet biztosítani azt, hogy elegendő ideje legyen eljutni egyik értekezletről a másikra. Eltérő időtartamot választhat ki az egy óránál rövidebb, illetve az egy óránál hosszabb értekezletekhez.

1. Válassza a Fájl > Beállítások > Naptár > Naptárbeállítások lehetőséget.

2. Jelölje be a Találkozók és értekezletek korai befejezése jelölőnégyzetet.

   

3. A legördülő listák segítségével válassza ki a percek kívánt számát az egy óránál rövidebb, illetve az egy órás vagy annál hosszabb értekezletekhez, majd kattintson az OK gombra.