A FindTime egy Outlook-bővítmény az értekezletek ütemezéséhez. A szervező több időbeállításokat is elküldhet a FindTime-ban, és az ütemezés során minimálisra csökkentheti az oda-vissza e-maileket.

Értekezlet ütemezése a Outlook FindTime-ban:

  1. Hozzon létre egy új e-mailt, vagy válassza ki azt az e-mailt, amelyre válaszolni fog.

  2. List people required for the meeting in To and optional participants in Cc. 

  3. A Kezdőlap lapon válassza a Válasz értekezlet szavazásával lehetőséget.

    FindTime > Válasz értekezlet szavazással

  4. Az értekezlet beállításainak megadása:

    FindTime-értekezlet időtartama

    • Időtartam:Válasszon egy időtartamot a listából.

      • Válasszon 8 órát egy egész napos értekezlethez.

      • Válassza az Egyéni lehetőséget az idő legördülő menüben a saját idő beállítására. A maximális időtartam 23 óra 59 perc.

    • Munkaidő: Ellenőrizze,hogy a javasolt értekezlet-időpontok csak munkanapra és munkaidőre korlátozva van-e.

      Megjegyzés: Az alapértelmezés szerint használt munkaidőt a rendszer beolvassa a szervező beállításaiból, és nem ezeket az Exchange-beállításokat használja. Alapértelmezés szerint 8 és 17 óra között vannak, ha nem találhatók beállítások.

    • Időzóna:Az időzóna legördülő menüjének kiválasztásával módosíthatja az értekezlet időzónát.

      Megjegyzések: 

      • A rendszer beolvassa a használt időzónát a szervező beállításaiból, de a listából választhat egy újat.

      • A nyári időszámítás figyelembe veszi, és az éves váltás utáni értekezletek a megfelelő időt mutatják

  5. A FindTime megkeresi a résztvevők napirendjét (ha elérhető), és javaslatot ad a megfelelő értekezletidőkre.

    Megjegyzés: A FindTime azMicrosoft 365 vállalati fiókjával fér hozzá a naptárhoz és a szervezetben a résztvevők naptárához az elérhetőség meghatározásához. A nem társított naptárak Microsoft 365 nem támogatottak.

    Az értekezlet beállításainak rendezése a hivatkozásokkal.

    FindTime dates Availability and Time options.

    • Elérhetőség:Először felsorolja a legjobb beállításokat (azokat az időpontokat, amikor az értekezlet összes résztvevője ingyenes). A legjobb beállítások meghatározásához használt tényezők közé tartozik, hogy hány résztvevő szabad, hány kötelező és nem kötelező résztvevők szabadok, függetlenül attól, hogy az ütköző résztvevőknek feltételes vagy foglalt vállalásuk van-e a naptárban.

    • Idő:Időrendben felsorolja a beállításokat.

      Megjegyzés: A nyilakkal végiggörgetheti a napokat és a hónapokat. Az elérhető napok zöld színnel aláhúzva érhetők el. A legsötétebb zöld jelöli a napokat a legtöbb beállítással, a világoszöld és piros pedig a legtöbb ütközést. A hétvégi napok akkor érhetők el, ha a Munkaidő nincs kijelölve.

    • A személyek ikonja mutatja, hogy szükség van-e az értekezlet résztvevőire, és hogy rendelkezésre állnak-e.

      Személyek ikonjainak gombja

      • Aláhúzott:Kötelező

      • Zöld:Elérhető

      • Sárga:Lehet, hogy elfoglalt

      • Piros:Elfoglalt

      • Szürke:Ismeretlen

    • Az ikonok segítségével további információkhoz férhet hozzá.

      • Válassza Meghívottak állapotikonja gombot a résztvevő állapottálcának megnyitásához.

      • Mutasson az egyes személyek ikonjára, vagy tekintse meg az elérhetőségi adataikat.

      • Válassza Naptár ikon a naptár megtekintéséhez.

  6. Válasszon ki néhány alkalmas értekezlet-időpontot.

    • Az időmező kék színűre változik, ha be van jelölve.

      Az értekezlet beállításainak kiválasztása

      Megjegyzés: A 20-as vagy annál kevesebb javaslatot felő szavazások nagyobb valószínűséggel érnek el egyetértést. 

  7. Válassza a Tovább gombot.

  8. Adja meg az értekezlet helyszínét.

    • Az online értekezletek alapértelmezés szerint engedélyezve vannak. A letiltásához jelölje be az Online értekezlet jelölőnégyzetet. 


      Képernyőkép az Új értekezlet szavazás ablaktábláról
      Ha be van jelölve az Online értekezlet, a FindTime ütemezni fog egySkype Vállalati verzió vagyMicrosoft Teams értekezletet. A FindTime azt a csatornát fogja használni, amelyet szervezete alapértelmezett online értekezletcsatornaként beállított. 

      Megjegyzés: Ha mentett egySkype Vállalati verzió-beállítást az irányítópulton, a FindTime ezt fogja használni a Microsoft Teams. Ha használni szeretné aMicrosoft Teams, töröljeSkype Vállalati verzió beállítást az irányítópulton.

  9. Válassza a Szavazás beállításai lehetőséget, és a BE/KI beállítást.

    Megjegyzés: Ezen a ponton még törölheti a kijelölt értekezlet-időpontokat, ha a Kijelölt időpontok listában az X gombra választ.

    • Értesítést kérek a szavazások frissítéséről:Minden alkalommal kapni fog egy e-mailt, amikor egy résztvevő szavaz. Az üzenet tartalmazza a szavazás aktuális állapotát és egy ütemezési lehetőséget.

    • Ütemezni kell, hogya résztvevők mikor érnek el egyetértést: A naptáresemények automatikusan ütemezve vannak, ha az összes szükséges résztvevő szavazott egy adott időpontra. Ha több lehetőség is elérhető, a legkorábbi beállítás lesz ütemezve.

    • A naptárban tartsalenyomva a kijelölt időpontokat: A program minden javasolt beállításhoz feltételes eseményt helyez el a naptárban. Az értekezlet ütemezve vagy a szavazás lemondásakor a rendszer eltávolítja az összes visszaeső pozíciót.

    • Szavazás zárolása a résztvevők számára:A résztvevők nem javasolnak új időpontokat, és nem szerkeszthetik a többi résztvevőt.

    • A névtelen szavazásmegakadályozása érdekében a résztvevőknek hitelesítést kell végezniük a szavazás előtt.

    • E-mail értesítések FindTimenyelven: A FindTime-ban használt nyelv a kapcsolódó e-mail-értesítések küldését fogja használni. Ellenkező esetben ezeket az értesítéseket angol nyelven küldjük el.

  10. Válassza a Beszúrás e-mailbe lehetőséget.

  11. A FindTime beszúrja a javasolt értekezleti időpontokat az e-mailbe. A Szerkesztési beállítások lehetőséget választva szükség esetén módosíthatja az értekezlet beállításait.

    Megjegyzés: Ha módosítja az értekezletet, és újra be szeretné edni az értekezletet, manuálisan kell törölnie az eredeti meghívót.

  12. A Küldés gombot választva elküldheti az értekezlet-összehívásokat, és elindíthat egy szavazási folyamatot.

  13. Az értekezlet szavazólapjára mutató közvetlen hivatkozást kap.

További segítségre van szüksége?

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Csatlakozás a Microsoft Insiderek

Hasznos volt az információ?

Mennyire elégedett a fordítás minőségével?
Mi befolyásolta a felhasználói élményét?

Köszönjük visszajelzését!

×