Tabel adalah objek penting dalam database karena berisi semua informasi atau data. Misalnya, database bisnis mungkin memiliki tabel Kontak yang menyimpan nama pemasok, alamat email, dan nomor telepon. Karena objek database lain sangat bergantung pada tabel, Anda harus memulai desain database dengan membuat semua tabelnya. Lalu buat objek lainnya. Sebelum membuat tabel di Access, pikirkan persyaratan Anda dan identifikasi semua tabel yang mungkin Anda perlukan. Untuk pengenalan tentang perencanaan dan perancangan database, lihat Dasar-dasar desain database.
Dalam artikel ini
- Gambaran Umum
- Properti tabel dan bidang
- Tipe data
- Hubungan tabel
- Tombol
- Keuntungan menggunakan hubungan
Gambaran Umum
Database relasional seperti Access biasanya memiliki beberapa tabel yang berkaitan. Dalam database yang dirancang dengan baik, setiap tabel menyimpan data tentang subjek tertentu, seperti karyawan atau produk. Sebuah tabel memiliki data (baris) dan bidang (kolom). Bidang berisi tipe data yang berbeda, seperti teks, angka, tanggal, dan hyperlink.
- Catatan: Berisi data tertentu, seperti informasi tentang karyawan atau produk tertentu.
- Bidang: Berisi data tentang satu aspek subjek tabel, seperti nama depan atau alamat email.
- Nilai bidang: Setiap catatan memiliki nilai bidang, seperti
Contoso, Ltd.atausomeone@example.com.
Properti tabel dan bidang
Tabel dan bidang juga memiliki properti yang dapat diatur untuk mengontrol karakteristik atau perilaku mereka.
- Properti tabel
- Properti bidang
Di database Access, properti tabel merupakan atribut dari tabel yang mempengaruhi tampilan atau perilaku tabel secara keseluruhan. Properti tabel diatur dalam lembar properti tabel dalam tampilan Desain. Sebagai contoh, Anda dapat mengatur properti Tampilan Default tabel untuk menentukan bagaimana tabel ditampilkan secara default.
Properti bidang berlaku pada bidang tertentu dalam tabel dan menjelaskan salah satu karakteristik bidang atau aspek perilaku bidang. Anda bisa mengatur beberapa properti bidang dalam tampilan Lembar Data. Anda dapat juga mengatur properti bidang mana pun dalam tampilan Desain menggunakan panel Properti Bidang.
Tipe data
Setiap bidang memiliki tipe data. Tipe data bidang mengindikasikan jenis data yang disimpan oleh bidang, seperti teks atau file lampiran yang berjumlah besar.
Tipe data adalah properti bidang, tetapi berbeda dari properti bidang lain dengan cara berikut:
- Anda mengatur tipe data bidang dalam kisi desain tabel, bukan dalam panel Properti Bidang.
- Tipe data bidang menentukan properti lain mana yang dimiliki bidang.
- Anda harus mengatur tipe data bidang ketika membuat bidang.
Anda dapat membuat bidang baru di Access dengan memasukkan data di kolom baru dalam tampilan Lembar Data. Saat Anda membuat bidang dengan memasukkan data dalam tampilan Lembar Data, Access secara otomatis menetapkan tipe data berdasarkan nilai yang Anda masukkan. Jika tidak ada tipe data yang tersirat oleh masukan Anda, Access mengatur tipe data ke Teks. Jika diperlukan, Anda dapat mengubah tipe data menggunakan pita.
Contoh dari deteksi tipe data secara otomatis
Tabel berikut memperlihatkan bagaimana deteksi tipe data secara otomatis bekerja dalam tampilan Lembardata.
| Jika Anda memasukkan | Access membuat bidang dengan tipe data |
|---|---|
John |
Teks Pendek |
http://www.contoso.com |
Hyperlink |
1 |
Angka, Bilangan Bulat Panjang |
50,000 |
Angka, Bilangan Bulat Panjang |
50,000.99 |
Angka, Ganda |
50000.389 |
Angka, Ganda |
12/67 |
Tanggal/Waktu |
December 31, 2016 |
Tanggal/Waktu |
10:50:23 |
Tanggal/Waktu |
10:50 am |
Tanggal/Waktu |
17:50 |
Tanggal/Waktu |
$12.50 |
Mata Uang |
21.75 |
Angka, Ganda |
123.00% |
Angka, Ganda |
3.46E+03 |
Angka, Ganda |
Anda dapat menggunakan prefiks protokol internet apa pun yang valid, seperti http://, , https://atau mailto:. Access mengenali format tanggal, waktu, dan mata uang berdasarkan lokal pengguna Anda.
Hubungan tabel
Meskipun setiap tabel menyimpan data tentang subjek yang berbeda, tabel dalam database Access biasanya menyimpan data tentang subjek yang terkait satu sama lain. Misalnya, database mungkin berisi:
- Tabel pelanggan yang mencantumkan daftar pelanggan perusahaan Anda dan alamat mereka.
- Tabel produk yang mencantumkan daftar produk yang Anda jual, termasuk harga dan gambar untuk setiap item.
- Tabel pesanan yang melacak pesanan pelanggan.
Karena Anda menyimpan data tentang subjek yang berbeda dalam tabel terpisah, Anda memerlukan cara untuk mengikat data bersama-sama sehingga Anda bisa dengan mudah menggabungkan data terkait dari tabel terpisah tersebut. Untuk menghubungkan data yang disimpan dalam tabel yang berbeda, Anda membuat hubungan. Hubungan merupakan koneksi logis antara dua tabel yang menentukan bidang yang sama-sama dimiliki tabel tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Panduan tentang hubungan tabel.
Kunci
Bidang yang merupakan bagian dari hubungan tabel disebut kunci. Kunci biasanya terdiri dari satu bidang, tetapi dapat terdiri dari lebih dari satu bidang. Ada dua jenis kunci:
- Kunci utama: Tabel hanya dapat memiliki satu kunci utama. Kunci utama terdiri dari satu atau beberapa bidang yang secara unik mengidentifikasi setiap catatan yang disimpan dalam tabel. Sering kali, terdapat nomor identifikasi unik, seperti nomor ID, nomor seri, atau kode, yang berfungsi sebagai kunci utama. Misalnya, Anda mungkin memiliki tabel Pelanggan yang setiap pelanggannya memiliki nomor ID pelanggan yang unik. Bidang ID pelanggan merupakan kunci utama tabel Pelanggan. Ketika kunci utama berisi lebih dari satu bidang, biasanya terdiri dari bidang yang sudah ada yang bersama-sama menyediakan nilai yang unik. Misalnya, Anda mungkin menggunakan kombinasi dari nama belakang, nama depan, dan tanggal lahir sebagai kunci utama bagi tabel mengenai orang-orang. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan atau mengubah kunci utama tabel.
- Kunci asing: Tabel juga dapat memiliki satu atau beberapa kunci asing. Kunci asing terdiri dari nilai yang terkait dengan nilai kunci utama dari tabel lainnya. Sebagai contoh, Anda mungkin mempunyai tabel Pesanan di mana setiap pesanan mempunyai ID pelanggan yang bersesuaian ke rekaman dalam tabel Pelanggan. Bidang ID pelanggan adalah kunci asing dari tabel Pesanan.
Kesesuaian nilai antar bidang kunci membentuk dasar dari hubungan tabel. Anda menggunakan hubungan tabel untuk mengombinasikan data dari tabel terkait. Sebagai contoh, anggap Anda mempunyai tabel Konsumen dan tabel Pesanan. Dalam tabel Pelanggan, setiap rekaman diidentifikasi oleh bidang kunci utama, ID.
Untuk menghubungkan setiap pesanan dengan pelanggan, Anda menambahkan bidang kunci asing ke tabel Pesanan yang bersesuaian dengan bidang ID tabel Pelanggan, lalu buat hubungan antar dua kunci tersebut. Ketika menambahkan catatan ke tabel Pesanan, Anda menggunakan nilai ID pelanggan yang berasal dari tabel Pelanggan. Setiap kali Anda ingin menampilkan informasi tentang pelanggan pesanan, Anda menggunakan hubungan untuk mengidentifikasi data mana dari tabel Pelanggan yang terkait dengan rekaman mana dalam tabel Pesanan.
- Kunci utama, yang diidentifikasi oleh ikon kunci di samping nama bidang.
- Kunci asing, ditampilkan tanpa ikon tombol.
Jangan tambahkan bidang jika Anda berharap bahwa setiap entitas unik yang dinyatakan dalam tabel mungkin memerlukan lebih dari satu nilai untuk bidang tersebut. Melanjutkan contoh sebelumnya, jika Anda ingin mulai melacak pesanan yang ditempatkan oleh pelanggan Anda, jangan tambahkan bidang ke tabel karena setiap pelanggan akan memiliki lebih dari satu pesanan. Sebagai gantinya, buat tabel baru untuk menyimpan pesanan, lalu buat hubungan antara dua tabel.
Keuntungan menggunakan hubungan
Memisahkan data dalam tabel terkait memberikan manfaat berikut:
- Konsistensi: Karena setiap item data hanya direkam sekali, dalam satu tabel, ada lebih sedikit kesempatan untuk ambiguitas atau inkonsistensi. Misalnya, Anda menyimpan nama pelanggan hanya sekali dalam tabel tentang pelanggan, bukan menyimpannya berulang kali, dan mungkin tidak konsisten, dalam tabel yang berisi data pesanan.
- Efisiensi: Merekam data hanya di satu tempat berarti Anda menggunakan lebih sedikit ruang disk. Selain itu, tabel yang lebih kecil cenderung menyediakan data dengan lebih cepat daripada tabel yang lebih besar. Terakhir, jika Anda tidak menggunakan tabel terpisah untuk subjek terpisah, Anda akan memperkenalkan nilai null (tidak adanya data) dan pengulangan ke dalam tabel Anda. Keduanya dapat membuang ruang dan kinerja lambat.
- Kompprehensibilitas: Desain database lebih mudah dipahami ketika subjek dipisahkan dengan benar ke dalam tabel.
Rencanakan tabel dengan hubungan dalam pikiran Anda. Anda dapat menggunakan Panduan Pencarian untuk membuat bidang kunci asing jika tabel yang terdiri dari kunci utama yang terhubung sudah ada. Panduan Pencarian membuat hubungan untuk Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat atau menghapus bidang pencarian.