Untuk membantu pengguna memahami tujuan formulir Anda, dan untuk membantu mereka mengisinya dengan sukses, Anda bisa menambahkan teks Bantuan instruksi ke templat formulir Anda.
Artikel ini menjelaskan cara menentukan tipe teks Bantuan terbaik untuk templat formulir Anda dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti tipe templat formulir yang Anda buat, audiens Anda, seberapa luas templat formulir Anda akan digunakan, dan apakah pengguna akan mengisi formulir berdasarkan templat formulir Anda menggunakan browser Web.
Di artikel ini
- Pertimbangan kompatibilitas
- Tipe Bantuan
- Membuat tampilan untuk memperlihatkan Bantuan
- Membuat panel tugas kustom untuk memperlihatkan Bantuan
- Menggunakan pemformatan bersyarat untuk memperlihatkan Bantuan kontekstual
- Membuat hyperlink ke file Bantuan eksternal atau situs Web
- Menambahkan instruksi bagi pengguna untuk menampilkan sistem Bantuan InfoPath
Pertimbangan kompatibilitas
Ketika mendesain templat formulir di Microsoft Office InfoPath 2007, Anda dapat memilih untuk mendesain templat formulir yang kompatibel dengan browser. Saat Anda mendesain templat formulir yang kompatibel dengan browser, beberapa fitur tidak tersedia. Misalnya, panel tugas kustom, yang sering digunakan untuk menampilkan teks Bantuan kustom, tidak didukung dalam templat formulir yang kompatibel dengan browser. Untuk menambahkan Bantuan ke templat formulir yang kompatibel dengan browser, pertimbangkan cara alternatif untuk menambahkan Bantuan, seperti menggunakan pemformatan bersyarat untuk menampilkan Bantuan kontekstual.
Tipe Bantuan
Bergantung pada kerumitan templat formulir dan kebutuhan pengguna, Anda bisa menambahkan tipe teks Bantuan yang berbeda, menggunakan prosedur yang berbeda. Bergantung pada templat formulir, Anda mungkin menggunakan lebih dari satu tipe teks Bantuan dalam templat formulir. Berikut ini adalah daftar cara paling umum untuk menampilkan teks Bantuan dalam templat formulir Anda:
Tampilan Bantuan Buat tampilan terpisah untuk memperlihatkan teks Bantuan saat Anda ingin memberikan instruksi mendetail kepada pengguna Anda. Anda bisa membuat tampilan Bantuan yang hanya berisi teks Bantuan, atau Anda bisa menduplikasi kontrol yang Anda tambahkan dalam tampilan default templat formulir Anda dan menyertakan teks Bantuan yang menyertainya. Dengan menambahkan kontrol dengan teks Bantuan, Anda menyediakan tampilan alternatif untuk mengisi formulir — yang berisi Bantuan kontekstual untuk setiap bagian atau kontrol. Ini adalah pendekatan yang berguna ketika audiens Anda berisi pengguna baru, yang membutuhkan bantuan tambahan, dan pengguna berpengalaman, yang sudah tahu cara mengisi formulir.
Tips
Karena templat formulir yang kompatibel dengan browser tidak mendukung panel tugas kustom, menggunakan tampilan Bantuan untuk menampilkan teks Bantuan adalah alternatif yang baik untuk panel tugas kustom.
Panel tugas kustom Panel tugas kustom adalah file HTML yang kontennya ditampilkan di panel tugas InfoPath saat pengguna mengisi formulir. Anda hanya bisa menentukan satu file HTML untuk dibuka di panel tugas kustom default untuk templat formulir Anda, tapi Anda bisa menambahkan file HTML tambahan ke templat formulir Anda sebagai file sumber daya, lalu membuat hyperlink di antaranya. Hanya file HTML yang bisa ditampilkan di panel tugas kustom. Panel tugas kustom bisa menyediakan perintah formulir tertentu dan konten Bantuan. Anda bisa menambahkan file HTML langsung ke templat formulir Anda, sehingga pengguna bisa menampilkan Bantuan panel tugas kustom bahkan saat mereka mengisi formulir secara offline, atau Anda bisa menautkan panel tugas kustom ke file HTML yang disimpan di lokasi lain. Misalnya, jika Anda berencana untuk sering memperbarui konten Bantuan, tapi tidak ingin menerbitkan templat formulir Anda setiap kali pembaruan dibuat ke file Bantuan HTML, ada baiknya menyimpan file HTML di lokasi lain dan menautkannya dari panel tugas kustom. Ingatlah bahwa templat formulir yang kompatibel dengan browser tidak mendukung panel tugas kustom, jadi Anda harus membuat panel tugas kustom hanya untuk formulir yang akan diisi di InfoPath.
Pemformatan bersyarat Anda bisa menggunakan pemformatan bersyarat untuk menentukan opsi pemformatan yang berbeda untuk kontrol yang didasarkan pada kondisi yang terjadi pada formulir. Jika kondisi tertentu benar ketika pengguna mengisi formulir, pemformatan bersyarat diterapkan. Saat Anda menambahkan teks Bantuan ke bagian di templat formulir Anda dan menambahkan pemformatan bersyarat ke bagian itu, Anda memperbolehkan pengguna untuk memperlihatkan atau menyembunyikan teks Bantuan kontekstual untuk bagian atau kontrol sesuai kebutuhan, tanpa beralih tampilan. Ini adalah cara yang berguna untuk menyediakan Bantuan sebaris untuk bagian atau kontrol tertentu bagi pengguna yang menginginkan Bantuan.
Bantuan Eksternal Anda bisa menambahkan link ke file eksternal, seperti file HTML di situs Web. Misalnya, jika situs web dukungan teknis untuk organisasi Anda berisi halaman Web untuk memulai sesi obrolan langsung dengan teknisi dukungan teknis, Anda bisa menambahkan hyperlink ke templat formulir Anda yang memungkinkan pengguna membuka halaman itu di browser Web mereka. Pendekatan ini berguna saat Anda mendesain templat formulir untuk departemen lain di organisasi Anda, dan departemen tersebut paling memenuhi syarat untuk menyediakan bantuan atau dukungan teknis kepada pengguna.
Sistem Bantuan InfoPath untuk pengguna yang mengisi formulir InfoPath berisi sistem Bantuan khusus untuk pengguna yang mengisi formulir. Dengan menginstruksikan pengguna Anda untuk menekan F1 saat mereka mengisi formulir, Anda memungkinkan mereka mengakses topik Bantuan ini tentang fungsionalitas InfoPath standar. Gunakan pendekatan ini untuk formulir yang diisi pengguna menggunakan InfoPath saja.
Membuat tampilan untuk memperlihatkan Bantuan
Untuk membuat tampilan terpisah dalam templat formulir agar pengguna dapat menampilkan Bantuan tentang mengisi formulir, Anda harus membuat tampilan Bantuan untuk templat formulir terlebih dahulu, lalu menambahkan tombol ke tampilan formulir default yang dapat diklik pengguna untuk mengakses tampilan Bantuan.
Membuat tampilan Bantuan
- Pada menu Tampilan , klik Kelola Tampilan.
- Di bawah Tindakan di panel tugas Tampilan , klik Tambahkan Tampilan Baru.
- Dalam kotak Nama tampilan baru , ketikkan nama untuk tampilan Bantuan, lalu klik OK.
Misalnya, ketikkan Bantuan. - Pada templat formulir, klik tampilan yang baru saja Anda tambahkan, lalu ketik atau tempelkan teks Bantuan yang Anda inginkan.
- Jika panel tugas Kontrol tidak terlihat, klik Kontrol Lainnya pada menu Sisipkan, atau tekan ALT+I, C.
- Di panel tugas Kontrol , klik Tombol.
- Klik kanan tombol yang Anda tambahkan, lalu klik Properti Tombol pada menu pintasan.
- Klik tab Umum .
- Dalam kotak Label , ketikkan label untuk tombol tersebut. Misalnya, ketik Kembali ke Formulir.
- Klik Aturan.
- Dalam kotak dialog Aturan , klik Tambahkan.
- Klik Tambahkan Tindakan.
- Dalam kotak Tindakan , klik Alihkan tampilan.
- Dalam kotak Tampilan , klik nama tampilan default Anda.
- Klik OK empat kali untuk kembali ke templat formulir.
Setelah membuat tampilan Bantuan untuk templat formulir, Anda perlu menambahkan tombol ke tampilan default, sehingga pengguna bisa dengan mudah mengakses tampilan Bantuan saat mereka mengisi formulir Anda.
Menambahkan tombol ke tampilan default Anda
- Pada menu Tampilan , klik Kelola Tampilan.
- Di panel tugas Tampilan , klik nama tampilan default Anda.
- Jika panel tugas Kontrol tidak terlihat, klik Kontrol Lainnya pada menu Sisipkan, atau tekan ALT+I, C.
- Di panel tugas Kontrol , klik Tombol.
- Klik kanan tombol yang Anda tambahkan, lalu klik Properti Tombol pada menu pintasan.
- Klik tab Umum .
- Dalam kotak Label , ketikkan label untuk tombol tersebut. Misalnya, ketikkan Bantuan.
- Klik Aturan.
- Dalam kotak dialog Aturan , klik Tambahkan.
- Klik Tambahkan Tindakan.
- Dalam kotak Tindakan , klik Alihkan tampilan.
- Dalam kotak Tampilan , klik nama tampilan Bantuan yang Anda tambahkan dalam prosedur sebelumnya.
- Klik OK empat kali untuk kembali ke templat formulir.
Tips
Anda dapat menambahkan kontrol yang sama secara opsional ke tampilan Bantuan seperti yang terdapat dalam tampilan default. Ini memberi pengguna pilihan antara mengisi formulir dalam tampilan default jika mereka tidak memerlukan bantuan, atau menggunakan tampilan Bantuan untuk mengisi formulir jika mereka perlu melihat instruksi teks Bantuan.
Membuat panel tugas kustom untuk memperlihatkan Bantuan
Catatan
Sebelum Anda membuat panel tugas kustom untuk menampilkan Bantuan dalam templat formulir Anda, pertimbangkan hal berikut:
- Templat formulir yang kompatibel dengan browser tidak mendukung panel tugas kustom.
- Sebelum mengaktifkan panel tugas kustom, Anda harus terlebih dahulu membuat file HTML untuk panel tugas kustom menggunakan editor HTML seperti Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
Untuk membuat dan mengaktifkan panel tugas kustom, lakukan hal berikut:
Pada menu Alat , klik Opsi Formulir.
Di bawah Kategori, klik Pemrograman.
Pilih kotak centang Aktifkan panel tugas kustom .
Dalam kotak Nama panel Tugas , ketikkan nama yang Anda inginkan muncul di bagian atas panel tugas kustom. Misalnya, ketikkan Bantuan.
Untuk menambahkan file ke templat formulir Anda, klik Files Sumber Daya.
Catatan
Untuk menautkan file ke templat formulir Anda, dalam kotak Lokasi panel tugas , ketik jalur absolut untuk lokasi file HTML, lalu klik OK.
Catatan
Disarankan agar Anda menautkan ke file HTML yang terletak di domain yang sama dengan templat formulir Anda. Jika tidak, pengguna yang membuka formulir yang didasarkan pada templat formulir Anda akan melihat pemberitahuan.
Dalam kotak dialog Files Sumber Daya, klik Tambahkan.
Dalam kotak dialog Tambahkan File , telusuri dan pilih file HTML yang Anda inginkan, lalu klik OK.
Jika file HTML yang Anda tambahkan mereferensikan file tambahan, seperti lembar gaya bertingkat, tambahkan file tersebut juga.
Tips
Anda hanya bisa menentukan satu file HTML untuk dibuka di panel tugas kustom default untuk templat formulir Anda, tapi Anda bisa menambahkan file HTML tambahan ke templat formulir Anda sebagai file sumber daya, lalu membuat hyperlink di antaranya.
Dalam kotak dialog Opsi Formulir , klik nama file HTML yang baru saja Anda tambahkan dalam kotak Lokasi panel tugas .
Untuk menguji perubahan, klik Pratinjau pada toolbar Standar, atau tekan CTRL+SHIFT+B. Panel tugas kustom yang baru Anda buat akan muncul secara default saat Anda mempratinjau templat formulir.
Menggunakan pemformatan bersyarat untuk memperlihatkan Bantuan kontekstual
Prosedur berikut menguraikan cara menggunakan pemformatan bersyarat untuk memperlihatkan atau menyembunyikan Bantuan kontekstual.
Jika panel tugas Kontrol tidak terlihat, klik Kontrol Lainnya pada menu Sisipkan, atau tekan ALT+I, C.
Di panel tugas Kontrol , klik Kotak Centang, lalu klik Bagian.
Klik di bagian yang baru saja Anda tambahkan ke templat formulir, dan ketikkan beberapa teks Bantuan.
Hapus teks label default untuk kotak centang, lalu ketik Klik untuk memperlihatkan atau menyembunyikan Bantuan.
Klik tab untuk bagian di templat formulir Anda, lalu pada menu Format , klik Pemformatan Bersyarat.
Klik Tambahkan.
Di bawah Jika kondisi ini benar, dalam kotak pertama, klik Pilih bidang atau grup.
Dalam kotak dialog Pilih Bidang atau Grup , pilih bidang yang sesuai dengan kontrol kotak centang yang Anda tambahkan di langkah 2, lalu klik OK.
Dalam kotak kedua, dalam kotak dialog Format Bersyarah , klik sama dengan.
Dalam kotak ketiga, klik FALSE.
Di bawah Lalu terapkan pemformatan ini, pilih kotak centang Sembunyikan kontrol ini .
Catatan
Kondisi sekarang menyatakan bahwa jika kotak centang dipilih, bagian akan ditampilkan.
Untuk menguji perubahan, klik Pratinjau pada toolbar Standar, atau tekan CTRL+SHIFT+B.
Membuat hyperlink ke file Bantuan eksternal atau situs Web
Prosedur berikut menguraikan cara menambahkan hyperlink dari templat formulir Anda ke file Bantuan eksternal, seperti file HTML atau file Bantuan terkompilasi (.chm), atau ke situs Web, seperti situs Web dukungan teknis.
Catatan
- Pastikan bahwa file Bantuan eksternal atau situs Web yang Anda buat linknya dapat diakses oleh pengguna Anda. Jika Anda ingin menambahkan link ke file HTML dalam templat formulir yang hanya kompatibel dengan InfoPath (dengan kata lain, pengguna harus menggunakan InfoPath untuk mengisi formulir berdasarkan templat formulir itu), Anda bisa menambahkan file HTML ke templat formulir dengan menambahkannya sebagai file sumber daya yang terbuka di panel tugas kustom. Untuk templat formulir yang kompatibel dengan browser, Anda harus menerbitkan file HTML ke situs yang mudah diakses oleh pengguna Anda, lebih disukai situs Web yang sama di mana templat formulir Anda berada, dan buat hyperlink statis di templat formulir Anda yang mengarah ke file HTML eksternal.
- Jika Anda memutuskan untuk menggunakan format lain untuk file Bantuan Anda, seperti file .chm, ingatlah untuk memverifikasi apakah format file yang Anda pilih didukung pada sistem operasi di komputer pengguna Anda.
Membuat hyperlink statis ke file eksternal
Pada templat formulir, klik tempat Anda ingin menyisipkan hyperlink, atau pilih teks atau gambar yang ingin Anda ubah menjadi hyperlink.
Pada toolbar Standar , klik Sisipkan Hyperlink
.Klik tab Umum .
Dalam kotak Alamat , ketikkan URL yang ingin Anda tautkan.
Untuk mengubah teks hyperlink yang muncul di templat formulir, ketikkan teks yang Anda inginkan dalam kotak Teks .
Catatan
Jika Anda memilih gambar di langkah 1, opsi ini tidak tersedia.
Untuk menetapkan TipLayar yang akan muncul ketika pengguna memindahkan penunjuk ke atas hyperlink, klik tab Tingkat Lanjut , lalu dalam kotak TipLayar , ketikkan teks yang ingin Anda tampilkan.
Untuk menguji perubahan, klik Pratinjau pada toolbar Standar, atau tekan CTRL+SHIFT+B.
Menambahkan instruksi bagi pengguna untuk menampilkan sistem Bantuan InfoPath
InfoPath menyertakan sistem Bantuan khusus yang dapat digunakan orang saat mengisi formulir. Sistem Bantuan ini berisi informasi tentang tugas umum, seperti mengaktifkan atau menonaktifkan LengkapiOtomatis dan memeriksa ejaan teks dalam formulir. Sebagai desainer formulir, Anda bisa membuka Bantuan InfoPath untuk pengguna formulir dengan menekan F1 saat Anda mempratinjau formulir di jendela pratinjau.
Bantuan untuk pengguna formulir terbatas pada tugas yang berlaku untuk semua formulir, jadi ada baiknya menyediakan Bantuan kustom untuk templat formulir yang Anda desain. Untuk membantu pengguna menampilkan sistem Bantuan InfoPath saat mengisi formulir, Anda dapat menambahkan instruksi ke templat formulir yang menjelaskan cara mengakses sistem Bantuan InfoPath. Misalnya, Anda mungkin menyertakan salah satu contoh berikut ini dalam templat formulir Anda:
- Untuk membuka Bantuan InfoPath, tekan F1.
- Untuk membuka Bantuan InfoPath, klik Bantuan InfoPath Microsoft Office pada menu Bantuan .