Tips untuk milis

Tidak peduli seberapa pintar surat Anda, itu akan memiliki sedikit dampak jika Anda mengirimkannya ke orang yang salah. Anda bisa membatasi milis Anda ke nama dan alamat, atau Anda bisa menyertakan detail selengkapnya tentang setiap pelanggan sehingga Anda bisa mengkategorikan pelanggan ke dalam segmen yang masuk akal untuk bisnis Anda.

Semakin Anda menargetkan pengiriman surat Anda di segmen pelanggan yang kemungkinan akan tertarik pada penawaran tertentu, semakin besar tingkat keberhasilan surat Anda. Rencana untuk mengabdikan antara ketiga dan setengah dari waktu dan anggaran kampanye surat Anda untuk menyempurnakan milis Anda untuk menargetkan segmen pelanggan yang sesuai.

Cara menggunakan data pelanggan

Setelah Anda mendapatkan informasi tentang pelanggan dan pelanggan potensial, melacak atribut yang mereka miliki bersama bisa sangat berguna. Semakin banyak detail yang Anda rekam dalam milis, semakin banyak opsi yang Anda miliki untuk menargetkan surat Anda.

Tapi pastikan bahwa data mendetail yang Anda lacak adalah data yang akan Anda gunakan. Semakin kompleksitas yang Anda tambahkan ke milis, semakin banyak pekerjaan yang harus Anda lakukan untuk mempertahankan daftar Anda.

Misalnya, Anda mungkin menggunakan data pelanggan dengan salah satu cara berikut ini:

• Mencetak label surat Buat label surat, di mana Anda hanya memerlukan informasi nama dan alamat.
• Mengirim email ke pelanggan dalam lokal tertentu Filter milis Anda menurut kota atau kode pos, sehingga Anda dapat dengan mudah mengumumkan promosi hanya kepada pelanggan yang tinggal di lokasi tertentu.
• Menambahkan salam yang dipersonalisasi Personalisasikan surat dengan menyertakan nama depan atau nama belakang penerima dalam baris salam dengan memisahkan nama menjadi judul, nama depan, dan bidang data nama belakang .
• Fokus pada penerima usia tertentu Beri tahu pelanggan tentang produk atau layanan yang sesuai dengan tahap kehidupan pelanggan tersebut (seperti perencanaan untuk pensiun dalam usia dua puluhan versus perencanaan untuk pensiun dalam lima puluhan tahun) dengan mengumpulkan tanggal lahir pelanggan Anda sebagai tahun lahir (seperti "1945").
  Jika Anda ingin menawarkan hadiah promosi kepada semua pelanggan yang hari ulang tahunnya jatuh pada bulan ini, Anda dapat mengumpulkan tanggal lahir mereka sebagai bulan, hari, tahun (seperti "1 Januari 2000").
• Menyesuaikan surat-surat terpisah berdasarkan jenis kelamin Umumkan lini produk baru hanya untuk pria atau hanya wanita dengan menyertakan jenis kelamin setiap pelanggan ("laki-laki" atau "perempuan") di milis Anda.
• Menggunakan riwayat pembelian Kirim pengumuman khusus kepada mereka yang telah melakukan pembelian besar terbaru, atau beri tahu pelanggan saat Anda memiliki model baru merek favorit mereka. Untuk melakukan ini, Anda perlu melacak riwayat pembelian pelanggan. Anda juga bisa memberi tahu pelanggan tentang produk serupa ("Pelanggan yang membeli apa yang Anda beli juga membeli ini").
• Mengirim email untuk menyimpan pada ongkos kirim Hemat biaya pengiriman untuk acara khusus undangan dengan mengirimkan undangan email kepada pelanggan yang menyediakan alamat email mereka. Anda dapat menangani undangan cetak terlebih dahulu dengan melakukan gabungan surat dan pemfilteran pada pelanggan yang tidak memiliki alamat email. Lalu Anda bisa membuat undangan email dengan melakukan gabungan email dan pemfilteran pada pelanggan yang memiliki alamat email.

Membuat milis

Pada dasarnya, milis adalah file teks yang memisahkan catatan penerima ke dalam bidang umum. Daftar tersebut biasanya berupa lembar kerja atau tabel, dengan setiap rekaman dalam barisnya sendiri, dipisahkan menjadi kolom yang berisi bidang data individual, seperti milis dasar yang digambutkan di sini.

Daftar kompleks mungkin menyertakan bidang data tambahan, seperti ukuran produk dan preferensi warna, riwayat pembelian, tanggal lahir, dan jenis kelamin.

Jika Anda membuat milis untuk pertama kalinya, Anda bisa melakukannya tanpa meninggalkan Publisher. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat Daftar Alamat untuk gabungan surat.

Menggabungkan daftar dari beberapa sumber

Baik Anda memiliki milis atau membelinya, Publisher memudahkan untuk menggabungkan dan mengedit daftar pelanggan dari beberapa sumber di Publisher. Anda bisa memilih apa yang paling sesuai untuk Anda dengan menyusun milis Publisher Anda dari kombinasi daftar lain yang dibuat di Excel, Outlook, dan Access.

Tentukan daftar yang akan ditambahkan

1. Pada tab Surat, klikPanduan Langkah demi Step-Mail GabunganGabungan> Surat.
   Jika publikasi tersambung ke daftar penerima, verifikasi koneksi, lalu pada tab Surat, klik Edit daftar penerima. Jika publikasi tidak tersambung ke daftar penerima yang sudah ada, di panel Gabungan Surat, klik Berikutnya: Buat atau sambungkan ke daftar penerima, lalu pilih daftar yang Anda inginkan.

2. Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat , di bawah Tambahkan ke daftar penerima, lakukan salah satu hal berikut:

   • Klik Ketikkan daftar baru, tambahkan entri yang Anda inginkan dalam kotak dialog Daftar Alamat Baru , lalu klik OK.
   • Klik Gunakan daftar yang sudah ada, pilih sumber data dalam kotak dialog Pilih Sumber Data , lalu klik Buka.
   • Klik Pilih dari Kontak Outlook (jika Anda diminta untuk memilih profil email, klik profil yang Anda inginkan), lalu klik OK. Pilih folder atau daftar distribusi dalam kotak dialog Pilih Kontak , lalu klik OK.

Mengatasi perbedaan saat menggabungkan daftar

Saat Anda menambahkan satu milis ke yang lain, satu atau beberapa bidang dalam daftar yang ditambahkan mungkin tidak cocok dalam daftar yang sudah ada. Misalnya, daftar alamat yang Anda tambahkan mungkin menyertakan bidang Nama Perusahaan , tetapi daftar aslinya mungkin tidak.

Publisher meminta Anda memperbaiki ketidakcocokan antar bidang dalam berbagai daftar sumber dengan membuka kotak dialog Tambahkan ke Daftar Penerima .

1. Dalam kotak dialog Tambahkan ke Daftar Penerima , pilih bidang yang tidak dicentang dalam kolom Cocok, pilih bidang yang ingin Anda sesuaikan dalam daftar Penerima bidang dengan daftar bidang yang cocok , lalu klik Cocokkan.

2. Dalam kotak dialog Cocokkan Bidang , verifikasi bahwa bidang yang Anda pilih tercantum di bawah Bidang daftar Cocokkan dengan penerima atau pilih bidang lainnya, lalu klik OK.

3. Jika Perlu menambahkan bidang baru ke daftar penerima untuk mencocokkan, pilih bidang yang ingin ditambahkan dalam daftar baru (daftar kiri dalam kotak dialog Tambahkan ke Daftar Penerima ), klik Tambahkan, lalu klik OK. Bidang yang ditambahkan diperlihatkan di bawah Bidang baru untuk ditambahkan ke daftar penerima.

   Tips

   Hapus bidang yang ditambahkan dengan memilihnya dalam kotak Daftar baru untuk ditambahkan ke penerima , lalu klik Hapus.

Bagaimana cara mencocokkan bidang ketika Publisher tidak meminta saya?

• Di panel tugas Gabungan Surat , di bawah Item lainnya, klik Bidang alamat, lalu klik Cocokkan Bidang.

Menyimpan pintasan ke daftar gabungan

Anda bisa membuat pintasan ke daftar gabungan untuk digunakan dalam surat-surat lainnya. Setiap kali Anda mengedit entri individual dalam daftar gabungan, entri yang diedit juga diperbarui dalam file sumber asli jika file tersebut tersedia untuk diedit. Jika Anda tidak ingin memperbarui file sumber asli, ekspor daftar penerima ke file baru.

1. Di panel tugas Gabungan Surat (Langkah 3: Buat publikasi gabungan), di bawah Persiapkan untuk menindaklanjuti surat ini, klik Simpan pintasan ke daftar penerima.
2. Dalam kotak dialog Simpan File , ketikkan nama untuk daftar alamat gabungan Anda dalam kotak Nama file .
   Secara default, daftar alamat disimpan di folder Sumber Data Saya . Yang terbaik adalah menyimpan daftar alamat di sini, karena ini adalah folder default di mana Publisher mencari sumber data.
3. Klik Simpan.

Memperbaiki daftar penerima

Ketika bidang dalam daftar berbagai sumber cocok, semua catatan muncul dalam daftar yang sudah ada dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat , di mana Anda bisa memfilter, mengurutkan, dan memilih penerima untuk disertakan dalam gabungan email. Pilih kotak centang di samping setiap penerima yang ingin Anda sertakan, dan kosongkan kotak centang di samping setiap penerima yang ingin Anda kecualikan.

Memilih atau menghapus semua item

• Pilih atau kosongkan kotak centang di baris judul.

Memfilter item dalam daftar

Jika hanya ingin menggunakan entri tertentu dalam daftar, Anda dapat memfilter daftar menurut bidang atau kriteria tertentu. Setelah memfilter daftar, Anda bisa menggunakan kotak centang untuk menyertakan atau mengeluarkan catatan.

1. Klik panah di samping judul kolom item yang ingin Anda filter.

2. Lakukan salah satu langkah berikut:

   • Klik (Kosong) untuk menampilkan semua rekaman di mana bidang terkait kosong.

   • Klik (Tidak kosong) untuk menampilkan semua rekaman di mana bidang terkait berisi informasi.

   • Klik (Tingkat Lanjut) untuk membuka kotak dialog Filter dan Urutkan , yang bisa Anda gunakan untuk memfilter beberapa kriteria.

     Catatan

     Anda juga bisa membuka kotak dialog Filter dan Urutkan dengan mengklik Filter di bawah Persempit daftar penerima dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat .

3. Tips

   Jika sumber data Anda berisi rekaman yang berbagi informasi yang sama, dan ada 10 atau lebih sedikit nilai unik dalam kolom, Anda bisa memfilter menurut informasi tertentu. Misalnya, jika ada beberapa alamat yang mencantumkan Australia sebagai negara atau kawasan, Anda dapat memfilter di Australia.

4. Kotak dialog Penerima Gabungan Surat hanya menampilkan catatan yang ditentukan. Untuk menampilkan kembali semua rekaman, klik (Semua).

Mengurutkan item dalam daftar

Jika Anda ingin melihat item dalam urutan alfabet, Anda bisa mengurutkan item dalam daftar Anda.

• Di panel Penerima Gabungan Surat , klik judul kolom item yang ingin Anda urutkan.
  Misalnya, jika Anda ingin menampilkan daftar menurut abjad berdasarkan nama belakang, klik judul kolom Nama Belakang.
• Untuk mengurutkan menggunakan beberapa kriteria, di bawah Persempit daftar penerima, klik Urutkan. Dalam kotak dialog Filter dan Urutkan , pilih kriteria yang ingin Anda urutkan.

Menemukan duplikat

Untuk mencegah surat duplikat, Anda bisa menemukan dan menghilangkan rekaman dalam daftar gabungan yang paling banyak (tapi belum tentu semua) bidang cocok.

1. Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat , di bawah Persempit daftar penerima, klik Temukan duplikat.
2. Dalam kotak dialog Temukan Duplikat , biarkan hanya dicentang entri yang ingin Anda sertakan, lalu klik OK.

Menemukan penerima atau grup penerima tertentu yang berbagi atribut umum

Untuk mengidentifikasi individu atau sekelompok individu yang berbagi atribut umum (seperti nama belakang, kode pos, atau bulan lahir), Anda dapat mencari daftar tersebut.

1. Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat , di bawah Persempit daftar penerima, klik Temukan penerima.
2. Dalam kotak dialog Temukan Entri , masukkan atribut yang ingin Anda temukan dalam kotak teks Temukan , tentukan bidang yang ingin Anda cari, lalu klik Temukan Berikutnya.