Lompati ke konten utama
Cara kerja penerapan versi di daftar dan pustaka

Cara kerja penerapan versi di daftar dan pustaka

Ketika penerapan versi diaktifkan dalam daftar atau pustaka Microsoft 365, Anda bisa menyimpan, melacak, dan memulihkan item dalam daftar dan file di pustaka Kapan saja mereka berubah. Pembuatan versi, dikombinasikan dengan pengaturan lain, seperti checkout, memberi Anda kontrol atas konten yang diposting di situs Anda. Anda juga dapat menggunakan pembuatan versi untuk menampilkan atau memulihkan versi lama dari daftar atau pustaka.

Anda dapat membuat daftar di Microsoft SharePoint, aplikasi daftar di Microsoft 365, atau teams. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat menambahkan item daftar. Pelajari cara memulai dengan daftar di Microsoft teams.

Gambaran umum penerapan versi

Siapa pun dengan izin untuk mengelola daftar dapat mengaktifkan atau menonaktifkan penerapan versi untuk daftar atau pustaka. Pembuatan versi tersedia untuk item daftar dalam semua tipe daftar default — termasuk kalender, daftar pelacakan masalah, dan daftar kustom. Ini juga tersedia untuk semua tipe file yang bisa disimpan di pustaka, termasuk halaman komponen web. Untuk informasi selengkapnya tentang penyiapan dan penggunaan versi, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasi pembuatan versi untuk daftar atau pustaka.

Catatan: Jika Anda adalah pelanggan Microsoft 365 , pembuatan versi kini diaktifkan secara default ketika Anda membuat pustaka baru, dan aplikasi tersebut akan secara otomatis menyimpan versi 500 terakhir dari sebuah dokumen. Ini akan membantu Anda mencegah hilangnya dokumen atau data penting. Jika Anda memiliki Pustaka yang sudah ada di situs Anda atau situs tim Anda yang tidak memiliki penerapan versi diaktifkan, Anda bisa mengaktifkan pembuatan versi untuk mereka kapan saja.

Anda dapat menggunakan pembuatan versi untuk:

  • Melacak Riwayat Versi    Saat penerapan versi diaktifkan, Anda dapat melihat Kapan item atau file diubah dan siapa yang mengubahnya. Anda juga bisa melihat Kapan properti (informasi tentang file) diubah. Misalnya, jika seseorang mengubah tanggal jatuh tempo dari item daftar, informasi itu muncul dalam Riwayat Versi. Anda juga dapat melihat komentar yang dibuat orang saat mereka memeriksa file ke dalam pustaka.

  • Memulihkan versi sebelumnya    Jika Anda membuat kesalahan dalam versi saat ini, jika versi saat ini rusak, atau jika Anda hanya menyukai versi sebelumnya yang lebih baik, Anda bisa mengganti versi saat ini dengan yang sebelumnya. Versi yang dipulihkan menjadi versi terbaru terbaru.

  • Menampilkan versi sebelumnya    Anda dapat menampilkan versi sebelumnya tanpa menimpa versi saat ini. Jika Anda melihat Riwayat Versi dalam dokumen Microsoft Office, seperti Word atau file Excel, Anda bisa membandingkan dua versi tersebut untuk menentukan perbedaannya.

Jika daftar atau Pustaka Anda membatasi versi, Anda harus memastikan bahwa kontributor mengetahui bahwa versi yang lebih lama akan dihapus ketika batas versi tercapai.

Saat penerapan versi diaktifkan, versi dibuat dalam situasi berikut:

  • Saat item daftar atau file dibuat pertama atau ketika file diunggah.

    Catatan: Jika checkout file diperlukan, Anda harus memeriksa file untuk membuat versi pertamanya.

  • Ketika file diunggah yang memiliki nama yang sama dengan file yang sudah ada.

  • Ketika properti item daftar atau file diubah.

  • Saat dokumen Office dibuka dan disimpan. Setelah dokumen dibuka kembali, versi baru akan dibuat setelah pengeditan disimpan.

  • Secara berkala, saat mengedit dan menyimpan dokumen Office. Tidak semua pengeditan dan menyimpan membuat versi baru. Saat menyimpan pengeditan secara sering, misalnya, setiap versi baru menampilkan titik waktu dan bukan masing-masing Edit. Hal ini terjadi ketika Simpan otomatis diaktifkan.

  • Selama penulisan bersama dokumen, ketika pengguna lain mulai mengerjakan dokumen atau saat pengguna mengklik Simpan untuk mengunggah perubahan ke pustaka. 

Ada lebih dari tiga versi file saat ini pada waktu tertentu: versi Check-Out, versi minor atau draf terbaru, dan versi utama terbaru yang diterbitkan. Semua versi lain dianggap versi historis. Beberapa versi saat ini hanya dapat dilihat oleh pengguna yang memiliki izin untuk menampilkannya.

Biasanya, versi utama mewakili tonggak sejarah, seperti file yang dikirimkan untuk ditinjau atau diterbitkan, sedangkan versi minor adalah pekerjaan yang sedang berlangsung yang tidak siap untuk dibaca oleh semua peserta situs. Bergantung pada cara kerja tim Anda, tim Anda mungkin lebih memerlukan versi minor yang paling baru, seperti versi yang baru saja diedit. Seiring berjalannya waktu, tim Anda mungkin cenderung memerlukan versi minor yang lebih lama.

Beberapa organisasi melacak file versi utama dan minor di pustaka mereka. Yang lainnya hanya melacak versi utama. Versi utama diidentifikasi dengan bilangan bulat, seperti 5,0; Versi minor diidentifikasi dengan angka desimal, seperti 5,1.

Sebagian besar organisasi menggunakan versi minor ketika file sedang dalam pengembangan, dan versi utama ketika tonggak pencapaian tertentu tercapai atau ketika file siap untuk ditinjau oleh audiens yang luas. Di banyak organisasi, draf keamanan diatur untuk memperbolehkan hanya pemilik file dan orang yang memiliki izin untuk menyetujui file. Artinya versi minor tidak dapat dilihat oleh orang lain hingga versi utama diterbitkan.

Versi utama tersedia untuk daftar, tetapi versi minor tidak tersedia. Setiap versi item daftar diberi nomor dengan bilangan bulat. Jika organisasi Anda memerlukan persetujuan item dalam daftar, item tersebut tetap berada dalam status tertunda hingga disetujui oleh seseorang yang memiliki izin untuk menyetujuinya. Saat dalam status tertunda, angka tersebut diberi angka desimal dan disebut sebagai draf.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan dan menyetel pembuatan versi, termasuk versi utama dan minor, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasi pembuatan versi untuk daftar atau pustaka.

Nomor versi otomatis ditambahkan setiap kali Anda membuat versi baru. Dalam daftar atau Pustaka yang memiliki penerapan versi utama, versi memiliki bilangan bulat, seperti 1,0, 2,0, 3,0, dan seterusnya. Di pustaka, administrator Anda mungkin mengaktifkan pembuatan versi untuk versi utama dan minor. Saat versi minor dilacak, mereka memiliki angka desimal seperti 1,1, 1,2, 1,3, dan seterusnya. Ketika salah satu versi tersebut diterbitkan sebagai versi utama, nomornya menjadi 2,0. Versi minor berikutnya bernomor 2,1, 2,2, 2,3, dan seterusnya.

Saat Anda membuang checkout, nomor versi tidak berubah. Jika versi paling baru adalah versi 3,0, itu tetap di 3,0 setelah Anda membuang checkout.

Saat Anda menghapus versi, versi masuk ke keranjang sampah dan nomornya sesuai. Riwayat Versi akan memperlihatkan nomor versi yang tersisa. Nomor versi lain tidak berubah. Misalnya, jika Anda memiliki dokumen yang memiliki versi minor 4,1 dan 4,2, dan Anda memutuskan untuk menghapus versi 4,1, Riwayat Versi yang dihasilkan hanya memperlihatkan versi 4,0 dan 4,2. Gambar berikut ini memperlihatkan ini.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan dan menyetel pembuatan versi, termasuk versi utama dan minor, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasi pembuatan versi untuk daftar atau pustaka.

Riwayat Versi dengan satu versi minor dihapus

Anda dapat mengonfigurasi siapa yang bisa menampilkan draf item daftar dan file. Draf dibuat dalam dua situasi:

  • Ketika versi minor file dibuat atau diperbarui di Pustaka yang melacak versi utama dan minor.

  • Saat item daftar atau file dibuat atau diperbarui tetapi belum disetujui dalam daftar atau pustaka di mana persetujuan konten diperlukan.

Saat Anda melacak versi utama dan minor, Anda bisa menentukan apakah orang harus memiliki izin untuk mengedit file sebelum mereka bisa menampilkan dan membaca versi minor. Saat pengaturan ini diterapkan, orang yang memiliki izin untuk mengedit file bisa mengerjakan file tersebut, tetapi mereka yang memiliki izin hanya untuk membaca file tidak bisa melihat versi minor. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin setiap orang yang memiliki akses ke pustaka Anda untuk melihat komentar atau revisi saat file sedang diedit. Jika versi utama dan minor dilacak dan tidak ada orang yang menerbitkan versi utama, file tidak terlihat untuk orang yang tidak memiliki izin untuk melihat item draf.

Saat persetujuan konten diperlukan, Anda dapat menentukan apakah file yang sedang menunggu persetujuan dapat dilihat oleh orang-orang dengan izin untuk membaca, orang dengan izin untuk mengedit, atau hanya penulis dan orang dengan izin untuk menyetujui item. Jika versi utama dan minor dilacak, penulis harus menerbitkan versi utama sebelum file dapat dikirimkan untuk persetujuan. Saat persetujuan konten diperlukan, orang yang memiliki izin untuk membaca konten tetapi tidak memiliki izin untuk melihat item draf akan melihat versi utama file yang disetujui atau yang terakhir.

Terlepas dari apakah orang memiliki izin untuk mengedit file atau tidak, jika orang mencari file yang dalam versi Minor, mereka tidak akan mendapatkan hasilnya.

Beberapa organisasi memperbolehkan versi file yang tidak terbatas dan yang lainnya menerapkan keterbatasan. Anda mungkin menemukan, setelah memeriksa dalam versi file terbaru, versi lama hilang. Jika versi terbaru Anda adalah 101,0 dan Anda menyadari bahwa tidak ada lagi versi 1,0, artinya administrator mengonfigurasi pustaka untuk memperbolehkan hanya versi utama file 100. Penambahan versi ke-10 menyebabkan versi pertama dihapus. Hanya versi 2,0 hingga 101,0 tetap ada. Demikian pula, jika versi 102nd ditambahkan, hanya versi 3,0 hingga 102,0 yang tersisa.

Administrator juga dapat memutuskan untuk membatasi jumlah versi minor hanya untuk nomor kumpulan versi terbaru. Misalnya, jika versi utama 100 diperbolehkan, administrator mungkin memutuskan untuk mempertahankan draf kecil hanya untuk lima versi utama yang paling baru. Nomor default versi minor antara versi utama adalah 511. Jika Anda mencoba menyimpan versi minor lainnya, Anda akan melihat pesan kesalahan yang memberi tahu Anda bahwa Anda harus menerbitkan dokumen terlebih dahulu.

Di Pustaka yang membatasi jumlah versi utama yang menyimpan versi Minor, versi minor dihapus untuk versi utama sebelumnya ketika batas versi tercapai. Misalnya, jika Anda menyimpan draf hanya untuk versi 100 utama, dan tim Anda membuat 105 versi utama, hanya versi utama yang akan dipertahankan untuk versi terlama. Versi minor yang terkait dengan lima versi utama paling awal — seperti 1,2 atau 2,3 — dihapus, tetapi versi utamanya — 1,2, dan seterusnya — disimpan, kecuali Pustaka Anda juga membatasi versi utama.

Membatasi jumlah versi umumnya merupakan praktik yang baik. Ini berarti Anda dapat menghemat ruang di server dan mengurangi kekacauan untuk pengguna. Tapi, jika organisasi Anda diharuskan untuk menyimpan semua versi untuk alasan hukum atau lainnya, jangan gunakan batasan apa pun.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan dan menyetel pembuatan versi, termasuk batas, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasi pembuatan versi untuk daftar atau pustaka.

Catatan: Baik SharePoint maupun SharePoint Server, untuk pengaturan pustaka dan pengaturan daftar, izinkan hingga 511 versi minor per versi utama. Nomor ini tidak dapat diubah.

  • Ari

    • Penerapan versiSharePoint memerlukan pembuatan versi untuk    pustaka; SharePoint Server memungkinkan Anda memilih tanpa penerapan versi sebagai opsi.

    • Versi utama   SharePoint pengaturan pustaka memungkinkan rentang versi 100-50000 utama; Pengaturan pustaka SharePoint Server memungkinkan rentang versi 1-50000 utama.

    • Versi minor    Pengaturan pustaka SharePoint dan SharePoint Server memungkinkan rentang 1-50000 versi utama yang diizinkan untuk memiliki versi kecil.

  • Daftar

    • Penerapan versi    Pengaturan SharePoint dan SharePoint Server daftar memungkinkan Anda untuk menonaktifkan pembuatan versi.

    • Versi utama    Pengaturan SharePoint dan SharePoint Server daftar memungkinkan rentang versi 1-50000 utama.

    • Versi minor    Pengaturan SharePoint dan SharePoint Server daftar memungkinkan rentang versi 1-50000 yang diperbolehkan untuk memiliki versi kecil.

Penerapan versi diaktifkan secara otomatis saat pustaka dibuat, dan bukan ketika daftar dibuat. Siapa pun dengan izin untuk mengelola daftar dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pembuatan versi. Pada banyak situs yang merupakan orang yang sama yang mengelola situs, karena daftar dan pustaka mewarisi izin dari situs tersebut. Selain mengaktifkan pembuatan versi, pemilik situs (atau orang lain yang mengelola daftar atau pustaka) memutuskan apakah memerlukan persetujuan konten, siapa yang bisa menampilkan item draf, dan jika checkout diperlukan. Masing-masing keputusan ini berdampak pada cara kerja pembuatan versi. Misalnya, jika orang yang mengelola pustaka memutuskan untuk memerlukan Check-Out, nomor versi hanya dibuat ketika file didaftarkan. Jika persetujuan konten diperlukan, nomor versi utama tidak diterapkan sampai file disetujui oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya.

Penting: Jika orang yang bekerja di Pustaka Anda berencana untuk menulis bersama dokumen, jangan mengonfigurasi pustaka untuk meminta Check-Out. Orang tidak bisa bekerja sebagai rekan penulis saat dokumen yang mereka perlukan sudah dicek keluar.

Untuk mempelajari cara mengaktifkan pembuatan versi untuk daftar atau pustaka, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasi pembuatan versi untuk daftar atau pustaka.

Jika penerapan versi diaktifkan di Pustaka Anda, orang yang menyiapkannya menentukan apakah akan melacak versi utama dan minor dan juga menentukan siapa yang bisa melihat versi minor. Dalam kebanyakan kasus, ketika persetujuan konten diperlukan, hanya pemilik file, dan orang yang memiliki izin untuk menyetujui item, bisa melihat versi minor. Di pustaka lain, siapa saja yang bisa mengedit file di pustaka, atau siapa pun yang memiliki izin membaca ke pustaka, bisa melihat semua versi. Setelah versi disetujui, setiap orang yang memiliki izin membaca ke daftar atau pustaka bisa melihat versi.

Meskipun daftar tidak memiliki versi utama dan minor, setiap item yang berada dalam status tertunda dianggap sebagai draf. Dalam kebanyakan kasus, hanya pembuat item dan orang yang memiliki izin kontrol penuh atau desain yang bisa melihat draf. Draf muncul dalam status tertunda untuk orang tersebut, tetapi orang lain hanya melihat versi yang paling baru yang disetujui dalam Riwayat Versi. Jika file ditolak, file akan tetap berada dalam status tertunda hingga seseorang yang memiliki izin yang diperlukan menghapusnya.

Secara default, item atau file yang tertunda hanya dapat dilihat oleh pembuatnya dan kepada orang-orang dengan izin untuk mengelola daftar, tapi Anda bisa menentukan apakah grup pengguna lain bisa menampilkan item atau file tersebut. Jika Pustaka Anda disetel untuk melacak versi utama dan minor, orang yang mengedit file tersebut harus menerbitkan versi utama file tersebut terlebih dahulu.

Untuk informasi selengkapnya tentang menyiapkan persetujuan untuk dokumen, lihat memerlukan persetujuan item dalam daftar atau pustaka situs.

Catatan: Keamanan draf, di beberapa daftar dan pustaka, dikonfigurasikan untuk memungkinkan semua pengguna situs melihat versi yang tertunda dan disetujui .

Saat Anda memeriksa file dari Pustaka yang telah diaktifkan oleh penerapan versi, versi baru dibuat setiap kali Anda memeriksanya kembali. Dan, jika versi utama dan minor diaktifkan, Anda dapat memutuskan, pada saat Check-In, tipe versi mana yang Anda Check in. Di pustaka ketika checkout diperlukan, versi hanya dibuat saat Check-in.

Di pustaka ketika checkout tidak diperlukan, versi baru dibuat saat pertama kali Anda menyimpan setelah membuka file. Setiap penyimpanan berikutnya menimpa versi yang Anda buat dengan penyimpanan pertama. Jika Anda menutup aplikasi lalu membuka kembali dokumen, Penyimpanan pertama akan, sekali lagi, menghasilkan versi. Ini bisa menyebabkan jumlah versi berkembang sangat pesat.

Untuk informasi selengkapnya tentang Check in dan Out, lihat Check Out, Check In, atau buang perubahan pada file di pustaka.

Penting: Jika Anda menulis bersama sebuah dokumen, jangan memeriksanya kecuali Anda memiliki alasan bagus untuk mencegah orang lain bekerja pada dokumen.

Memerlukan Check-Out dapat membantu tim Anda membuat sebagian besar penerapan versi, karena orang-orang secara khusus menunjuk Kapan versi dibuat. Versi dibuat hanya ketika seseorang memeriksa file, mengubahnya, lalu memeriksanya kembali. Ketika Check-Out tidak diperlukan, versi dibuat ketika seseorang menyimpan file dan versi ini diperbarui terlebih dahulu saat orang tersebut menutup file tersebut. Jika orang tersebut atau orang lain membuka dan menyimpan file lagi, versi lain dibuat. Bergantung pada situasinya, Anda mungkin tidak bermaksud untuk membuat beberapa versi, misalnya, jika Anda harus menutup file untuk menghadiri Rapat sebelum Anda selesai membuat perubahan pada file.

Saat Check-Out diperlukan, orang tidak dapat menambahkan file, mengubah file, atau mengubah properti file tanpa terlebih dahulu memeriksa file. Saat orang memeriksa file, mereka akan diminta untuk memberikan komentar tentang perubahan yang dibuat, yang membantu membuat Riwayat Versi yang lebih bermakna.

Catatan: Jika pustaka akan menyimpan file Microsoft Project (. MPP) yang disinkronkan dengan daftar tugas di situs Anda, kotak memerlukan Check-Out harus dikosongkan.

Untuk informasi selengkapnya tentang memerlukan checkout, lihat menyetel pustaka agar mengharuskan Check-Out file.

Daftar dan pustaka memiliki izin yang terkait dengan pembuatan versi dan Check-Out yang bervariasi bergantung pada tingkat izin yang diterapkan ke pengguna atau grup tertentu. Seseorang yang bisa mengedit tingkat izin bisa mengonfigurasi izin ini secara berbeda atau bisa membuat grup baru dengan tingkat izin yang dikustomisasi.

Izin ini memungkinkan fleksibilitas dalam mengelola Pustaka Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin seseorang dapat menghapus versi file tanpa izin untuk menghapus file itu sendiri. Izin untuk menghapus versi tidak sama dengan izin untuk menghapus item, sehingga Anda dapat memberikan tingkat kontrol yang dikustomisasi.

Tabel berikut ini memperlihatkan izin yang terkait dengan pembuatan versi dan Check-Out serta tingkat izin default yang akan diterapkan.

Izin

Tingkat izin default

Menampilkan Versi

Kontrol penuh, Desain, kontribusi, dan baca

Menghapus Versi

Kontrol penuh, Desain, dan kontribusi

Mengesampingkan Check-Out

Kontrol penuh dan desain

Menyetujui Item

Kontrol penuh dan desain

Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat memahami tingkat izin.

Tinggalkan komentar untuk kami

Apakah artikel ini bermanfaat? Jika membantu, beri tahu kami di bagian bawah halaman ini. Jika tidak membantu, beri tahu kami apa yang kurang atau membingungkan Anda. Harap sertakan versi SharePoint, OS, dan browser Anda. Kami akan menggunakan umpan balik Anda untuk memeriksa kembali fakta-fakta kami, menambahkan informasi, dan memperbarui artikel ini.

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×