Gunakan daftar periksa ini untuk memastikan rapat Anda produktif, efisien, dan inklusif. Daftar pemeriksaan ini bisa diterapkan ke semua tipe rapat—secara langsung, semua jarak jauh, atau hibrid.
Sebelum rapat
-
Jelaskan tujuan rapat dan hasil yang diinginkan—pastikan rapat diperlukan
-
Menentukan peserta yang diperlukan dan opsional
-
Sertakan agenda rapat dan setiap materi pra-baca yang diperlukan dalam undangan rapat
-
Beri tahu peserta bagaimana Anda ingin mereka terlibat dalam rapat
-
Pertimbangkan zona waktu, jam kerja, dan hari libur
-
Sertakan agenda rapat dan setiap materi pra-baca yang diperlukan dalam undangan rapat
-
Menentukan panjang dan kemunculan rapat
-
Temukan moderator (jika diperlukan) dan bagikan materi rapat terlebih dahulu
-
Pertimbangkan menggunakan alat seperti Whiteboard dan OneNote untuk berbagi ide
Selama rapat
-
Perkenalkan diri Anda dengan kamera diaktifkan, jika ada
-
Mengulangi harapan dan tujuan Anda
-
Berbagi aturan keterlibatan
-
Merekam rapat atau mengaktifkan keterangan langsung jika diperlukan
-
Bagikan layar Anda dan aktifkan video untuk membuat pengalaman yang menarik
-
Memantau obrolan rapat
-
Menetapkan tugas dan menyediakan ringkasan rapat
Setelah rapat
-
Mendokumentasikan catatan rapat dan langkah berikutnya di lokasi bersama
-
Alamat item tindak lanjut dalam obrolan rapat
-
Minta umpan balik tentang efektivitas rapat, jika berlaku
