Membuat dan mengelola kumpulan dokumen

Jika Anda sedang bekerja dalam pustaka berisi dokumen dan kumpulan dokumen, Anda bisa mengidentifikasi kumpulan dokumen di pustaka dokumen dengan mencari ikon folder unik mereka.

Saat Anda sedang bekerja dengan kumpulan dokumen, Anda bisa menggunakan tab Kelola di pita kumpulan dokumen (yang muncul di halaman Selamat datang untuk kumpulan dokumen) untuk melakukan tugas umum.

1. Masuk ke pustaka dokumen yang telah dikonfigurasi untuk mendukung kumpulan dokumen.

2. Klik tab File.

   Catatan: Jika Anda menggunakan SharePoint 2010, klik tab dokumen .

3. Klik panah di samping Dokumen baru, dan klik Kumpulan dokumen atau nama kumpulan dokumen yang ingin Anda buat (jika organisasi Anda telah membuat kumpulan dokumen tipe konten yang dikustomisasi, mereka bisa memiliki nama unik). Jika pustaka mendukung pembuatan dokumen individual dan kumpulan dokumen, Anda bisa mengidentifikasi kumpulan dokumen dengan mencari ikon folder.

4. Dalam kotak dialog Kumpulan dokumen baru , ketik nama dan deskripsi untuk kumpulan dokumen Anda membuat, dan lalu klik OK atau Simpan. Saat kumpulan dokumen dibuat, browser menampilkan halaman Selamat datang untuk kumpulan dokumen.

   Jika kumpulan dokumen ini dikonfigurasi untuk membuat dokumen secara otomatis saat Anda membuat contoh baru, dokumen tersebut muncul di komponen Web di halaman Selamat datang. Jika tidak ada konten default telah ditentukan untuk kumpulan dokumen ini, folder kumpulan dokumen kosong yang dibuat dan Anda bisa menambahkan atau mengunggah file ke folder untuk membuatnya bagian dari kumpulan dokumen. Anda bisa menambahkan hanya file yang ada dari tipe konten yang sama seperti yang diperbolehkan dalam kumpulan dokumen.

Jika kumpulan dokumen Anda sedang bekerja dengan tidak dikonfigurasi untuk membuat konten default secara otomatis saat Anda membuat contoh kumpulan dokumen baru, Anda bisa menambahkan file ke kumpulan dokumen secara manual. Hanya file dari tipe konten yang diperbolehkan untuk kumpulan dokumen bisa ditambahkan.

1. Masuk ke pustaka dokumen yang berisi kumpulan dokumen yang ingin Anda perbarui, dan klik nama kumpulan dokumen untuk masuk ke halaman Selamat datang.

2. Pada halaman Selamat datang untuk kumpulan dokumen, klik tab file .

   Catatan: Jika Anda menggunakan SharePoint 2010, klik tab dokumen .

3. Lakukan salah satu langkah berikut:

   • Untuk menambahkan file baru ke kumpulan dokumen, klik Dokumen baru, dan kemudian klik tipe dokumen yang ingin Anda buat.

   • Untuk mengunggah dokumen ke kumpulan dokumen, klik Unggah dokumen dan lalu Telusuri ke lokasi file yang Anda inginkan. Pilih file, klik buka dan lalu klik OK. Tentukan informasi properti diperlukan saat Anda diminta, dan lalu klik Simpan.

   • Untuk mengunggah beberapa dokumen ke kumpulan dokumen, di File Explorer, temukan file yang ingin Anda Unggah, lalu tekan Ctrl + klik pada setiap file. Seret dan letakkan file yang dipilih ke halaman Selamat datang. (Saat Anda menyeret file ke halaman, Anda akan lihat sebuah kotak dengan pesan letakkan di sini.)

Secara default, kumpulan dokumen mewarisi izin dari pustaka di mana mereka berada. Anda bisa memilih untuk menentukan izin unik untuk kumpulan dokumen jika Anda perlu membatasi atau mengubah siapa yang memiliki akses ke dokumen dalam kumpulan dokumen individual.

Mengelola izin unik di tingkat item atau folder tingkat bisa rumit dan memakan waktu. Jika kumpulan dokumen yang sebagian besar harus dapat diakses ke grup yang sama, mungkin lebih mudah untuk mengelola izin tingkat pustaka.

Untuk mengelola izin untuk kumpulan dokumen, Anda harus memiliki setidaknya tingkat izin desain atau kontrol penuh.

1. Pada halaman Selamat datang untuk kumpulan dokumen, klik tab Kelola , dan lalu klik izin.

2. Lakukan salah satu langkah berikut:

   • Untuk mengubah pengaturan izin untuk pustaka dokumen itu sendiri, klik Kelola induk.

   • Untuk menghentikan mewarisi izin dari pustaka dokumen dan membuat izin unik untuk kumpulan dokumen ini secara individual, klik Berhenti pewarisan izin.

   • Untuk menampilkan izin spesifik memiliki individu, klik Periksa izin, dan lalu ketik nama pengguna atau grup yang ingin Anda periksa.

   • Mewarisi izin dari induk pustaka dokumen (jika kumpulan dokumen sebelumnya dikonfigurasi untuk menghentikan pewarisan mereka) klik Mewarisi izin.

Jika penerapan versi telah diaktifkan untuk pustaka dokumen di mana kumpulan dokumen telah disimpan, Anda memiliki beberapa pilihan yang berbeda untuk bekerja dengan Riwayat Versi kumpulan dokumen atau masing-masing dokumen dalam kumpulan.

Pada halaman Selamat datang untuk kumpulan dokumen, klik tab Kelola , dan lalu lakukan salah satu hal berikut ini.

Jika Anda menggunakan program email yang kompatibel dengan Microsoft SharePoint Server 2010, seperti Microsoft Outlook 2010, Anda bisa dengan cepat email link ke halaman Selamat datang untuk kumpulan dokumen.

1. Pada halaman Selamat datang untuk kumpulan dokumen, klik tab Kelola , dan lalu klik email Link.

2. Saat Anda diminta untuk memperbolehkan Outlook untuk membuka konten Web, klik Perbolehkan.

3. Ke baris dari pesan email Microsoft Outlook, ketik nama penerima yang diinginkan, tentukan subjek di baris subjek dan lalu ketik informasi tambahan yang ingin Anda sertakan dalam isi pesan email.

4. Jika Anda ingin, Anda dapat menentukan alamat email Anda sendiri di baris dari sehingga tidak muncul pesan untuk dikirim dari server, dan Penerima tidak mengabaikannya. Klik panah bawah di samping dari, dan lalu klik Alamat email lain. Ketik atau pilih alamat email Anda.

5. Bila Anda sudah menyelesaikan menyusun pesan Anda, klik kirim di Outlook.