Membuat dokumen Office yang mudah diakses

Saat membuat konten dengan Office, Anda dapat membuatnya mudah diakses oleh pengguna difabel melalui beberapa penyesuaian sederhana. Anda dapat menggunakan beberapa fitur Office bawaan untuk memastikan bahwa semua orang dapat membaca dan memahami dokumen Anda. Dengan meningkatkan aksesibilitas dalam dokumen, Anda dapat melayani seluruh audiens, dan bukan hanya bagian darinya.

Anda bisa menggunakan pemeriksa aksesibilitas untuk memastikan konten Anda benar-benar mudah diakses. Alat gratis tersedia dalam Word, Excel, Outlook, OneNote, dan PowerPoint di Windows atau Mac, dan Visio di Windows. Pemeriksa aksesibilitas menemukan masalah aksesibilitas apa pun di dokumen Anda dan menjelaskan mengapa masing-masing kemungkinan menjadi masalah bagi seseorang yang memiliki kecacatan. Alat ini juga menawarkan saran tentang cara mengatasi setiap masalah.

Tabel berikut ini berisi beberapa praktik terbaik untuk membuat dokumen Office yang mudah diakses oleh pengguna difabel. Untuk informasi mendetail tentang cara menemukan dan memperbaiki masalah dalam aplikasi Office tertentu, lihat instruksi yang berlaku:

Hal yang perlu diperbaiki

Alasan perbaikan

Penggunaan warna

Jangan pernah mengandalkan warna saja untuk mengirimkan informasi, jika audiens Anda tidak dapat melihatnya dengan benar. Jika warna yang tepat penting untuk diketahui, sebutkan warnanya, misalnya, dalam label gambar.

Hindari penggunaan warna biru pucat, karena ini adalah warna pertama yang menyebabkan masalah seiring dengan usia dan kehilangan kepekaan.

Penggunaan suara

Jika Anda menggunakan suara dalam dokumen, pastikan bahwa informasi tersebut dapat diakses meskipun Anda tidak bisa mendengarnya.

Untuk membuat file video dan audio mudah diakses, Anda bisa menambahkan teks atau subjudul tertutup ke dokumen Anda. Mereka membuat dokumen Anda sesuai dengan audiens yang lebih besar, termasuk orang-orang dengan Disabilitas pendengaran dan mereka yang berbicara bahasa selain yang ada di klip media Anda.

Teks alternatif yang hilang dalam Visual

Jika Anda menggunakan pembaca layar, teks alternatif (Alt) mendeskripsikan elemen visual bagi mereka yang tidak dapat melihatnya. Selalu Terapkan teks ALT yang efektif ke semua bentuk, Gambar, bagan, tabel, dan grafik SmartArt agar dokumen Anda lebih mudah diakses. Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan teks ALT yang tepat, lihat teks alternatif.

Gaya penulisan kompleks

Jika audiens Anda tidak dapat memahami Anda, dokumen Anda secara otomatis gagal tujuannya.

Gunakan kalimat singkat dan tata bahasa sederhana. Jika konten cocok dengan daftar berpoin, Sajikan dengan cara itu. Daftar berpoin adalah cara yang sangat sederhana dalam memberlakukan kalimat singkat.

Saat dihadapkan dengan opsi, selalu pilih kata yang paling sederhana, dan jangan terkesan dengan audiens Anda dengan Kosakata Anda.

Tabel dalam dokumen

Hindari menggunakan tabel di dokumen Anda, jika memungkinkan, karena mengikuti konten tabel melalui pembaca layar mungkin sulit. Jika Anda harus menggunakan tabel, rancang dengan seksama agar sesederhana mungkin. Selalu gunakan judul untuk mengenalkan tabel.

Jika Anda membuat tabel dengan HTML untuk halaman web, gunakan pemberian tag yang sesuai untuk memperbolehkan pembaca layar atau tampilan Braille untuk menyediakan informasi header dan data tabel dalam konteks. Gunakan tag <> untuk header dan <TD> Tag untuk sel data. Dan jangan lupa untuk menyertakan ringkasan tabel dalam <tabel> Tag untuk menjelaskan tujuan tabel.

Tata letak dokumen berbasis tabel

Tata letak berbasis tabel sangat populer terutama dalam Buletin yang dibuat dengan Word dan Outlook. Dengan membuat tabel dengan batas yang tidak terlihat, dan menempatkan artikel buletin berbeda dalam masing-masing sel, Anda bisa dengan mudah membuat dokumen yang tampak mengesankan. Namun, pembaca dengan masalah aksesibilitas tidak akan berterima kasih kepada Anda. Jangan pernah menggunakan tabel sebagai alat tata letak.

Saat menavigasi dokumen dengan tata letak tabel, pembaca layar dan Braille menampilkan tabel baris demi baris yang dibaca di seluruh kolom: jika buletin Anda telah dirancang untuk dibaca dari kolom atas ke bawah dengan kolom, pembaca Anda akan hilang.

Bertujuan untuk menata dokumen Anda tanpa menggunakan tabel. Untuk ide dan kumpulan Templat yang mudah diakses yang bisa Anda gunakan dengan aplikasi Office yang berbeda, lihat membuat Templat Anda lebih mudah diakses dan mendapatkan Templat yang mudah diakses untuk Office. Jika Anda harus menggunakan tata letak tabel, pastikan panel tersebut didesain untuk dibaca baris demi baris di seluruh kolom dan cobalah untuk meminimalkan jumlah tombol tab yang ditekan atau gesekan yang diperlukan untuk mencapai akhir.

Navigasi dan urutan fokus

Pengguna pembaca layar bergantung pada tombol tab atau gesekan untuk menavigasi dokumen Anda. Setiap tekan tombol tab atau Usapkan memindahkan fokus dalam dokumen ke bagian berikutnya, dan memungkinkan pembaca layar untuk membacakan konten di bagian tersebut.

Untuk menerapkan navigasi yang dapat diakses, pastikan bagian dalam konten dokumen telah dipesan secara logis. Ini sangat penting jika konten dokumen terdiri dari teks dan potongan gambar terpisah yang ditempatkan di samping atau di atas satu sama lain, seperti pada slide PowerPoint. Jika bagian tidak diatur secara logis, pembaca layar akan membacanya dalam urutan yang salah, memberi pengguna kesempatan kecil untuk memahami konten. Untuk menguji navigasi, Aktifkan pembaca layar dan Pindahkan dokumen dengan menekan tombol tab atau geser ke kiri atau ke kanan pada layar. Pastikan bahwa fokus berpindah ke dokumen seperti yang diharapkan.

Lihat juga

Video: membuat dokumen yang mudah diakses

Video: membuat tabel yang lebih mudah diakses di Excel

Video: membuat bagan yang lebih mudah diakses di Excel

Video: membuat slide yang lebih mudah diakses di PowerPoint

Membuat PDF yang dapat diakses

Dukungan teknis untuk pelanggan difabel

Microsoft ingin memberikan pengalaman yang terbaik untuk semua pelanggan. Jika Anda merupakan difabel atau memiliki pertanyaan terkait aksesibilitas, silakan hubungi Answer Desk Disabilitas Microsoft untuk mendapatkan bantuan teknis. Tim dukungan Answer Desk Disabilitas dilatih untuk menggunakan berbagai teknologi bantuan populer dan dapat memberikan bantuan dalam bahasa Inggris, Prancis, Spanyol, dan Bahasa Isyarat Amerika. Silakan kunjungi situs Answer Desk Disabilitas Microsoft untuk mendapatkan detail kontak bagi kawasan Anda.

Jika Anda merupakan pengguna paket pemerintah, komersial, atau perusahaan, silakan hubungi Answer Desk Disabilitas perusahaan.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×