Membuat hubungan daftar dengan menggunakan kolom unik dan pencarian

Membuat hubungan daftar dengan menggunakan kolom unik dan pencarian

Anda bisa membuat hubungan antar daftar dengan menggunakan kombinasi kolom unik, kolom pencarian, dan pemberlakuan hubungan (penghapusan bertingkat dan terbatas), semua yang meningkatkan kemampuan Anda untuk membuat solusi bisnis lebih canggih dan membantu mempertahankan integritas data Anda.

Gambaran umum hubungan daftar

Bagian berikut ini menyediakan informasi latar belakang penting tentang membuat hubungan antara daftar sumber dan target, membuat kolom unik dan pencarian, dan memberlakukan perilaku hubungan daftar. Anda akan melihat cara menambahkan kolom pencarian utama dan sekunder, menampilkan, mengedit, dan menghapus item di dalam hubungan daftar, dan mengelola hubungan daftar bila daftar memiliki banyak item.

Menggunakan kolom unik dan pencarian untuk menetapkan buku ke kursus

Daftar Cources dengan callout

Daftar bacaan dengan callout yang sesuai dengan daftar Kursus

  1. Daftar sumber disebut Daftar Baca dan daftar target disebut Kursus.

  2. Setiap daftar memiliki kolom unik untuk memastikan bahwa data yang benar cocok.

  3. Kolom pencarian utama di daftar sumber (Daftar Baca) "mencari" kolom ID di daftar target (Kursus) berdasarkan nilai yang cocok.

  4. Kolom pencarian sekunder di daftar sumber secara otomatis menyisipkan kolom Nama Kursus dari daftar target.

Saat Anda membuat kolom, Anda bisa menentukan kolom tersebut harus berisi nilai unik. Ini berarti bahwa daftar tidak bisa memiliki nilai duplikat di kolom itu. Anda tidak bisa menambahkan item daftar yang berisi nilai duplikat, mengubah item daftar yang sudah ada yang akan berakibat menimbulkan nilai duplikat, atau memulihkan item dari Keranjang Sampah jika itu akan menghasilkan nilai duplikat. Selanjutnya, jika Anda membuat kolom pencarian di daftar sumber, dan Anda menetapkan kolom itu harus unik, kolom di daftar target juga tidak boleh berisi nilai duplikat.

Catatan: Keunikan tidak sensitif huruf besar/kecil. Misalnya, ORD-231 dan ord-231 dianggap sebagai nilai duplikat.

Kolom unik juga harus memiliki indeks. Saat Anda membuat kolom unik, Anda mungkin diminta membuat indeks dan itu otomatis dibuat saat Anda klik OK. Begitu kolom unik memiliki indeks, Anda tidak bisa menghapus indeks dari kolom itu, kecuali Anda pertama-tama menentukan ulang kolom untuk memperbolehkan nilai duplikat.

Tabel berikut ini merangkum tipe kolom apa yang bisa dan tidak bisa digunakan untuk membuat kolom unik.

Tipe Kolom Didukung

Tipe Kolom yang Tidak Didukung

Satu baris teks

Beberapa baris teks

Pilihan (nilai tunggal)

Pilihan (multinilai)

Angka

Terhitung

Mata Uang

Hyperlink atau Gambar

Tanggal dan Waktu

Kolom Kustom

Pencarian (nilai tunggal)

Pencarian (multinilai)

Orang (nilai tunggal)

Orang (multinilai)

Ya/Tidak

Untuk membuat hubungan di antara dua daftar, Anda buat kolom pencarian di daftar sumber yang mengambil (atau "mencari") satu atau beberapa nilai yang cocok dari daftar target. Setelah Anda membuat kolom pencarian ini (kolom utama), Anda bisa terus menambahkan kolom tambahan (kolom sekunder) dari daftar target ke daftar sumber. Kolom sekunder tambahan harus memiliki tipe data yang didukung seperti dijelaskan di bawah ini.

Tabel berikut ini merangkum tipe kolom yang bisa dan tidak bisa digunakan untuk membuat kolom pencarian.

Tipe Kolom yang Didukung

Tipe Kolom yang Tidak Didukung

Satu baris teks

Beberapa garis teks

Angka

Mata Uang

Tanggal dan Waktu

Orang atau Grup

Terhitung

Hyperlink atau Gambar

Kolom Kustom

Ya/Tidak

Pilihan

Pencarian

Ada dua tipe kolom pencarian yang bisa Anda buat, kolom pencarian dengan hubungan diberlakukan dan kolom pencarian dengan hubungan tidak diberlakukan.

Di kolom pencarian dengan hubungan diberlakukan (juga disebut integritas referensial), Anda bisa mencari nilai tunggal dan mempertahankan integritas data Anda dalam daftar target dengan salah satu dari dua cara:

Penghapusan Bertingkat    Saat sebuah item dalam daftar target dihapus, item atau item-item terkait di daftar sumber juga dihapus. Dalam kasus ini, Anda ingin memastikan bahwa semua item terkait dihapus sebagai bagian dari satu transaksi database. Misalnya, jika Anda menghapus sebuah pesanan dalam daftar target, Anda bisa pastikan bahwa item pesanan terkait di daftar sumber juga dihapus. Anda tidak ingin memiliki item pesanan tanpa pesanan terkait, karena itu akan membuat item pesanan "orphan" yang mungkin akan membingungkan nanti.

Penghapusan Terbatas    Saat Anda berusaha menghapus item di daftar target, dan daftar itu memiliki satu atau beberapa item terkait di daftar sumber, Anda dicegah menghapus item di daftar target. Dalam kasus ini, Anda ingin pastikan bahwa item terkait di daftar target dipertahankan. Misalnya, jika seseorang berusaha menghapus item pesanan dari daftar target, pesanan itu mungkin masih tertunda untuk seorang pelanggan, dan Anda ingin mencegah operasi penghapusan terjadi hingga pesanan itu telah diproses. Anda tidak ingin pesanan pelanggan terhapus tanda sengaja karena itu akan mempengaruhi kemampuan Anda untuk menyelesaikan pesanan.

Daftar kursus mencoba menghapus dua item.

Daftar bacaan dengan item dihapus

  • Operasi penghapusan bertingkat memastikan semua item terkait dihapus dalam satu transaksi database. Misalnya, jika Anda menghapus item di daftar Kursus dengan ID daftar 1, ia juga akan menghapus item di Daftar Baca yang mereferensikan item dihapus.

  • Operasi penghapusan terbatas mencegah menghapus item di daftar target jika item daftar sumber terkait ada. Jadi, jika Anda mencoba menghapus item di daftar Kursus dengan ID daftar 3, Anda akan dicegah agar tidak melakukannya, karena masih direferensikan oleh setidaknya satu item di Daftar Baca.

Memberlakukan perilaku hubungan daftar membantu membuat data Anda tetap valid dan mencegah inkonsistensi yang mungkin menimbulkan masalah di masa lalu.

Catatan: Anda harus memiliki izin Kelola Daftar di daftar untuk membuat atau mengubah hubungan yang diberlakukan.

Kolom pencarian yang memberlakukan hubungan juga harus memiliki indeks. Saat Anda membuat kolom pencarian yang memberlakukan hubungan, Anda mungkin diminta membuat indeks. Saat Anda memilih OK,indeks dibuat secara otomatis. Setelah kolom pencarian yang memberlakukan hubungan memiliki indeks, Anda tidak bisa menghapus indeks dari kolom itu, kecuali Anda terlebih dahulu menghapus hubungan diberlakukan itu.

Kolom pencarian dengan hubungan tidak diberlakukan

Di kolom pencarian dengan hubungan tak memaksa, Anda bisa mencari sebuah atau beberapa nilai dari daftar sumber di daftar target. Saat Anda memiliki izin untuk menghapus item di daftar sumber, tidak ada pembatasan penghapusan atau penghapusan operasi tambahan yang terjadi di daftar target.

Salah satu manfaat membuat hubungan daftar adalah Anda bisa menampilkan dan mengedit kolom dari dua atau beberapa daftar, di satu halaman. Saat Anda membuat kolom pencarian di daftar sumber, kolom utama menampilkan nilai dari kolom daftar target, tapi Anda juga bisa menentukan bahwa kolom sekunder tambahan dari daftar target juga muncul berdampingan dengan kolom utama dan kolom daftar sumber lainnya.

Catatan: Anda harus menentukan penerimaan beberapa nilai, dan kolom tambahan yang terkait dengan kolom utama ketika Anda membuat kolom utama. Meskipun Anda bisa mengganti nama kolom dari daftar, Anda tidak bisa menambahkan fitur lain ini. Untuk mengubah ke beberapa nilai, menambahkan kolom, atau opsi lain setelah membuat daftar, masuk ke Pengaturan>Pengaturan Daftar.

Menambahkan beberapa nilai dan kolom tambahan ke kolom pencarian

Nilai kolom utama adalah link yang bisa Anda pilih untuk menampilkan semua nilai kolom item itu di daftar target. Tiap nilai kolom sekunder dari daftar target tampil sebagai teks di kolom daftar sumber. Jika Anda membuat kolom pencarian dengan beberapa nilai, tiap kolom dari daftar target, apakah utama atau sekunder, menampilkan beberapa nilai terkaitnya yang dibatasi oleh titik koma. Anda bisa memanipulasi kolom utama dan sekunder tersebut dalam tampilan daftar persis seperti kolom dari daftar sumber, dengan, misalnya, menambahkan, menghapus, memfilter, dan mengurutkannya.

Nama kolom utama adalah nama yang Anda berikan saat Anda membuat kolom pencarian. Secara default, tiap nama kolom sekunder mengikuti konvensi penamaan standar berupa <nama kolom utama di daftar sumber>: <nama kolom di daftar target>. Karena itu, mengubah nama kolom utama mengubah nama semua kolom sekunder. Tetapi, Anda bisa mengubah nama dan deskripsi kolom sekunder default untuk membuat nama lebih bermakna bagi Anda.

Daftar alat musik dengan ID Instrumen dan Instrumen disorot

daftar ahli musik dengan ID dan Judul disorot

  1. 1. Kolom pencarian utama dengan beberapa nilai.

  2. 2. Kolom pencarian sekunder dengan beberapa nilai.

  3. 3. Nama kolom telah diubah dari nama default Instrumen: Judulmenjadi Instrumen.

Catatan: ID nama kolom tersedia secara default tetapi tersembunyi. Untuk menggunakannya, pilih Opsi Tampilan, lalu pilih Edit tampilan saat ini. Gulir dan centang kotak Tampilan.

Bila Anda membuat hubungan daftar dengan menggunakan kolom pencarian, kolom unik, dan daftar dengan hubungan diberlakukan, Anda bisa mencapai ambang batas atau batas sumber daya dan mungkin diblokir dalam keadaan berikut ini:

  • Jika Anda membuat kolom menjadi unik dalam daftar yang sudah ada yang memiliki lebih banyak item daripada Ambang Batas Tampilan Daftar (tapi perhatikan bahwa menambahkan sebuah item ke daftar, yang membuat daftar lebih besar dari Ambang Batas Tampilan Daftar adalah operasi yang biasanya tidak diblokir).

  • Jika Anda mengaktifkan Penghapusan Bertingkat atau Penghapusan Terbatas untuk bidang pencarian di daftar yang memiliki item lebih banyak dari Ambang Batas Tampilan Daftar.

  • Anda telah melampaui Ambang Batas Pencarian Tampilan Daftar, yang secara default adalah dua belas kolom pencarian.

  • Jumlah item di operasi penghapusan melebihi 1000.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengelola daftar dengan banyak item, lihat Mengelola daftar dan pustaka dengan banyak item.

Peringatan: Anda tidak bisa melakukan hal berikut:

  • Buat kolom unik dalam daftar dengan izin tingkat item yang ditentukan.

  • Memutuskan pewarisan izin dari daftar menjadi item daftar jika daftar berisi kolom yang unik.

  • Buat kolom unik atau ubah kolom menjadi unik dalam daftar yang berisi item dengan izin unik atau kolom yang memiliki persetujuan konten yang diaktifkan.

Untuk menambahkan kolom baru, ikuti langkah-langkah ini:

  1. Navigasilah ke situs yang berisi daftar.

  2. Pilih nama daftar di situs, atau pilih Pengaturan Tombol Pengaturan SharePoint Online , pilih KontenSitus , lalu pilih nama daftar tersebut.

  3. Temukan header kolom di bagian atas daftar. Pilih +Tambahkan Kolom di sebelah kanan header kolom.

    Menambahkan kolom di SharePoint Online.

  4. Menu menurun muncul dengan berbagai tipe kolom yang dapat Anda buat. Pilih salah satu tipe kolom berikut ini:

    • Satu baris teks

    • Beberapa baris teks

    • Lokasi

    • Angka

    • Ya/Tidak

    • Seseorang

    • Tanggal

    • Pilihan

    • Hyperlink

    • Gambar

    • Mata Uang

    Catatan: Jika Anda ingin membuat kolom Pencarian, pilih Lainnya dari turun bawah. Beri nama kolom Anda, lalu pilih tipe Pencarian dari layar opsi kolom. Setelah ini, Anda bisa melewatkan langkah 5 dan 6.

  5. Tambahkan nama dan informasi kolom Anda di panel yang muncul di sisi kanan halaman.

  6. Alihkan Terapkan nilai unik ke Ya.

    Memilih Terapkan nilai unik

    Jika Anda memilih tipe data yang tidak didukung untuk sebuah kolom, Berlakukan nilai unik tidak muncul.

  • Anda tidak bisa menghapus indeks kolom unik. Untuk menghapus indeks, Anda harus mengubah kolom tersebut dari kolom unik menjadi kolom yang memungkinkan nilai duplikat terlebih dahulu, lalu hapus indeks tersebut.

  • Jika Anda berusaha mengubah kolom yang sudah ada dari nilai duplikat menjadi nilai unik, Anda mungkin dicegah melakukan operasi ini jika kolom yang sudah ada berisi nilai duplikat. Anda harus menghapus semua nilai duplikat terlebih dahulu, lalu mengubah kolom agar tidak mengizinkan nilai duplikat menjadi kolom unik.

  • Jika Anda ingin mengubah tipe data kolom unik, lakukan hal berikut:

    • Mengubah kolom untuk memperbolehkan nilai duplikat

    • Menghapus indeks

    • Mengubah kolom ke tipe data lain yang didukung

    • Lalu buat kolom menjadi unik.

Langkah-langkah ini akan memandu Anda menyiapkan kolom pencarian yang menampilkan kolom utama, dan secara opsional kolom sekunder ke dalam daftar. Kolom utama dapat diindeks, tetapi karena kolom sekunder (atau bidang) dikontrol oleh utama, kolom tersebut tidak dapat unik atau terindeks.

  1. Navigasilah ke situs yang berisi daftar.

  2. Pilih nama daftar pada navigasi situs, atau pilih Pengaturan Tombol Pengaturan SharePoint Online , pilih KontenSitus , lalu pilih nama daftar tersebut.

  3. Temukan header kolom di bagian atas daftar. Pilih +Tambahkan Kolom di sebelah kanan header kolom.

    Menambahkan kolom di SharePoint Online.

  4. Dari turun bawah, pilih Lainnya.

    Tombol opsi lainnya dipilih

  5. Di bawah Tipe informasi dalam kolom ini adalah, pilih Pencarian(informasi yang sudah ada di situs ini).

  6. Di bidang Dapatkan informasi dari, pilih daftar target.

  7. Dalam bidang Di kolom ini, pilih kolom utama.

  8. Di bawah Tambahkan kolom untuk memperlihatkan setiap bidang tambahan, untuk setiap kolom sekunder yang ingin Anda tambahkan, centang kotak di samping nama kolom. Hanya kolom dengan tipe data didukung yang dicantumkan.

  9. Nantinya, jika Anda ingin menambahkan atau menghapus kolom sekunder, ubah kolom pencarian dan buat pilihan yang Anda inginkan.

    Catatan: Anda tidak bisa mengindeks kolom sekunder atau membuat kolom sekunder menjadi unik.

  10. Jika Anda ingin kolom pencarian muncul di tampilan default, pilih Tambahkan ke tampilan default.

  11. Untuk membuat hubungan diberlakukan, pilih Berlakukan perilaku hubungan lalu pilih Penghapusan Terbatas atauPenghapusan Bertingkat.

  12. Pilih OK.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×