Membuka dan menutup File Data Outlook (.pst)

Membuka dan menutup File Data Outlook (.pst)

Outlook adalah bagian dari rutinitas harian Anda. Anda menggunakannya untuk mengirim pesan email, untuk menyiapkan acara kalender, dan untuk membuat tugas dan item lain. Tapi apakah Anda ingin tahu bagaimana dan di mana semua item disimpan? Untuk akun Microsoft 365, Exchange, dan Outlook.com, semua informasi Anda disimpan di server, tapi salinan offline juga disimpan di komputer lokal Anda di Outlook Data File (.ost).

Untuk akun POP dan IMAP, Anda dapat menyimpan item Outlook di File Data Outlook (.pst). Jika ingin membuka atau menutup File Data Outlook (.pst), Anda dapat melakukannya dalam beberapa langkah sederhana.

Catatan: Jika organisasi Anda memiliki kebijakan di tempat yang mengarsipkan pesan email secara otomatis, pesan email lama, acara kalender, dan tugas mungkin disimpan di arsip Outlook Data File (.pst). Meskipun akun Anda menggunakan File Data Outlook offline (.ost) untuk semua informasi sehari-harinya, Anda mungkin masih memiliki file archive.pst yang berisi informasi yang lebih lama.

  1. Pilih File> Buka & Ekspor > Buka File Data Outlook.

    Membuka file data Outlook

    Catatan: Bergantung pada cara Outlook disiapkan, kemungkinan folder tempat file .pst disimpan akan terbuka secara otomatis. Jika tidak, telusuri ke lokasi file. Jika tidak yakin di mana file Outlook data Anda berada, lihat Menemukan file data Outlook.

  2. Pilih File Data Outlook (.pst), lalu pilih Buka.

  3. Setelah Anda membuka File Data Outlook (.pst), file akan muncul di panel folder Anda. Biasanya Anda akan menemukannya di bagian bawah daftar folder. Gambar berikut adalah contohnya. Nama File Data Outlook (.pst) kemungkinan bukan merupakan file data Outlook. Biasanya, nama didasarkan pada akun yang terkait dengan file. Misalnya, File Data Outlook untuk akun yang Cheryl.Parsons64@yahoo.com diberi nama Cinta Parson atau Cheryl.Parsons64@yahoo.com.

    Untuk membuka file data outlook, pilih panah di samping file.

Anda dapat menghapus Outlook file data dari panel Folder dengan menutup file. Namun, hal ini tidak menghapus file dari komputer Anda.

  • Di panel Folder, klik kanan nama File Data Outlook, lalu pilih Tutup "File Data Outlook".

Dukungan untuk Office 2010 berakhir pada 13 Oktober 2020

Mutakhirkan ke Microsoft 365 agar dapat bekerja di mana saja dari perangkat apa pun dan terus menerima dukungan.

Tingkatkan sekarang

Apa yang ingin Anda lakukan?

Jika memiliki akun File Data Outlook (.pst) yang tidak muncul di Panel Navigasi, Anda dapat menambahkannya sehingga dapat bekerja dengan item dalam file data.

  1. Pada tab File, klik Pengaturan Akun > Pengaturan Akun.

    Pengaturan Akun dalam tampilan Backstage

  2. Pada tab File Data, klik Tambahkan.

  3. Klik File Data Outlook (.pst) file yang ingin Anda buka, lalu klik OK.

File Data Outlook (.pst) dibuat dengan menggunakan Outlook 2010 disimpan di komputer Anda dalam folder Dokumen\File Outlook. Jika Anda menggunakan Windows XP, file ini dibuat dalam folder Dokumen Saya\File Outlook.

File yang dibuat dalam versi Outlook sebelumnya disimpan di lokasi lain dalam folder tersembunyi.

  • Windows 7 dan Windows Vista
    drive:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

  • Windows XP
    drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Tips:  Untuk informasi tentang folder tersembunyi di Windows, lihat Bantuan dan Dukungan Windows.

Nama file yang Anda tentukan untuk File Data Outlook (.pst) muncul di panel Navigasi. Sebelum Outlook 2010, nama tampilan default untuk folder File Data Outlook (.pst) adalah Folder Pribadi. Hal ini dapat membingungkan jika Anda bekerja dengan beberapa File Data Outlook (.pst) yang dibuat dalam versi file Outlook. Kami menyarankan agar Anda menggunakan nama tampilan deskriptif untuk setiap File Data Outlook (.pst).

  1. Pada tab File, klik Pengaturan Akun > Pengaturan Akun.

  2. Pada tab File Data, klik File Data Outlook (.pst) file > Pengaturan.

  3. Dalam kotak Nama, masukkan nama deskriptif untuk File Data Outlook (.pst).

    Kotak dialog File Data Outlook

    Catatan: Mengubah nama tampilan tidak akan mengganti nama file. Hanya nama yang muncul di panel Navigasi yang berubah.

Ketika tidak lagi memerlukan akses sering ke akun File Data Outlook (.pst), Anda dapat menutup file. File tertutup tidak lagi muncul di panel Navigasi, tetapi tidak dihapus dari komputer Anda.

  • Klik kanan nama halaman File Data Outlook (.pst) yang ingin Anda hapus dari panel Navigasi, lalu klik Tutup nama.

    Perintah Tutup File Data Outlook (.pst)

Perhatian: Jika perintah Tutup tidak tersedia, Anda mungkin mencoba menghapus file File Data Outlook (.pst) default yang digunakan untuk menyimpan pesan baru. Jika Anda ingin menghapus file data itu, pesan baru tidak akan bisa dikirim ke mana pun.

Jika Anda membuat file .pst yang tidak muncul di panel Navigasi, tambahkan file .pst ke Outlook sehingga Anda bisa bekerja dengan item di dalamnya.

  1. Di menu File, arahkan ke Buka, lalu klik File Data Outlook.

  2. Klik file .pst yang ingin Anda buka, lalu klik OK.

    Catatan: Nama folder yang terkait dengan data file muncul di Daftar Folder. Untuk menampilkan Daftar Folder,pada menu Buka, klik Daftar Folder. Secara default, folder akan disebut dengan Folder Pribadi.

Berikut adalah daftar tempat file data Outlook disimpan di komputer Anda. Beberapa folder mungkin merupakan folder tersembunyi. Untuk melihatnya, lakukan salah satu hal berikut ini:

  1. Klik tombol Mulai, lalu klik Panel Kontrol.

  2. Klik Opsi Folder.

    Opsi Folder

  3. Klik tab Tampilan, lalu klik opsi Perlihatkan file dan folder tersembunyi.

Lokasi file di Windows Vista

File data Outlook (.pst)    drive:\User\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

File Folder Offline (.ost)    drive:\User\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Lokasi file di Windows XP

File data Outlook (.pst)    drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

File Folder Offline (.ost)    drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Ingatlah poin-poin ini:

  • Anda bisa menyimpan, menyalin, atau memindahkan file data (selain file yang digunakan sebagai lokasi pengiriman default Anda) ke lokasi lain di hard disk Anda atau untuk dibagikan di jaringan. Ingat bahwa Anda harus memiliki izin baca/tulis untuk membuka file Folder Pribadi (.pst) dari jaringan bersama.

  • Jika Anda perlu mengakses file data apa pun yang disimpan di jaringan bersama atau di komputer lain, tutup program apa pun yang mungkin menggunakan file itu. File data hanya dapat diakses oleh satu pengguna atau program dalam satu waktu.

  • File data .pst tidak mendukung media baca-saja seperti CD dan DVD.

Jika menggunakan akun Microsoft Exchange, biasanya pesan email, kalender, kontak, dan item lainnya akan dikirimkan dan disimpan ke kotak surat Anda di server. Saat menginstal Outlook di komputer baru dan mengonfigurasi akun Exchange, semua item di server akan tersedia lagi untuk Anda. Informasi lainnya dalam artikel ini tidak berlaku untuk Anda, kecuali jika telah mengarsipkan file data lokal atau menentukan bahwa pesan email Exchange akan dikirimkan ke file data lokal.

Jika Anda menggunakan akun email POP3, yang merupakan salah satu tipe akun email pribadi yang lebih umum, pesan email Anda diunduh dari server email POP3 di penyedia layanan Internet (ISP) ke komputer Anda dan dikirimkan dan disimpan secara lokal di file Folder Pribadi (.pst) bernama Outlook.pst (nama file data default). Outlook.pst disimpan di drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook folder.

Catatan: Lokasi default file .pst adalah folder tersembunyi. Untuk menggunakan Windows Explorer guna menavigasi ke folder ini, Anda harus mengaktifkan pengaturan tampilkan folder tersembunyi terlebih dahulu.

  • Di Windows Explorer, di menu Alat, klik Opsi Folder.

  • Pada tab Tampilan, di bawah Pengaturan Tingkat Lanjut, di bawah File dan Folder, di bawah File dan folder tersembunyi, klik Perlihatkan file dan folder tersembunyi.

  • Jika ingin melihat semua ekstensi nama file, kosongkan kotak centang Sembunyikan ekstensi untuk tipe file yang diketahui di bawah File dan Folder.

    Folder tersembunyi tampak redup untuk menunjukkan bahwa folder bukanlah folder umum.

Anda dapat memindahkan file Outlook .pst ke lokasi mana pun di komputer. Misalnya, beberapa orang ingin menyimpan file data Outlook di drive D atau di bawah Dokumen Saya, sehingga membuat file cadangan lebih mudah.

Sebelum memindahkan file .pst, Anda mungkin ingin mengubah nama tampilannya dari Folder Pribadi menjadi sesuatu yang lebih bermakna bagi Anda. Mengubah nama akan membantu Anda untuk membedakan antara file data Outlook berbeda ketika bekerja dengan lebih dari satu file .pst.

  1. Di panel Navigasi, klik kanan Folder Pribadi,lalu klik Properti untuk "Folder Pribadi".

    Properti File

    Folder Pribadi selalu menjadi folder tingkat atas pada panel Navigasi, di Email.

    Properti Folder Pribadi

  2. Klik Tingkat Lanjut.

  3. Dalam kotak teks Nama, ketikkan nama yang bermakna bagi Anda, seperti Data Outlook Ketikkan.

    Folder Pribadi

  4. Klik OK dua kali.

Sekarang Anda bisa mulai memindahkan File Data Outlook ke lokasi lain di komputer Anda.

  1. Dalam Outlook, catat lokasi dan nama file.

    • Di panel Navigasi, klik kanan Folder Pribadi atau nama yang muncul untuk file .pst Anda, lalu klik Properti untuk nama folder.

    • Klik Tingkat Lanjut.

    • Dalam kotak teks Nama file, catat jalur lengkap dan nama file .pst.

  2. Keluar Outlook lalu pindahkan file.

    • Gunakan Windows Explorer untuk menyalin setiap file .pst dari lokasi defaultnya di drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook folder ke folder apa pun di komputer yang diinginkan.

      Catatan: Lokasi defaultnya adalah folder tersembunyi. Untuk menggunakan Windows Explorer guna menavigasi ke folder ini, Anda harus mengaktifkan pengaturan tampilkan folder tersembunyi terlebih dahulu.

      • Di Windows Explorer, di menu Alat, klik Opsi Folder.

      • Pada tab Tampilan, di bawah Pengaturan Tingkat Lanjut, di bawah File dan Folder, di bawah File dan folder tersembunyi, klik Perlihatkan file dan folder tersembunyi.

      • Jika ingin melihat semua ekstensi nama file, kosongkan kotak centang Sembunyikan ekstensi untuk tipe file yang diketahui di bawah File dan Folder.

        Folder tersembunyi tampak redup untuk menunjukkan bahwa folder bukanlah folder umum.

  3. Di Panel Kontrol, klik Akun Pengguna,lalu klik Email.

    Catatan: Jika Anda menggunakan tampilan Klasik di Panel Kontrol, klik Email dua kali.

  4. Klik PerlihatkanProfil, lalu pilih profil yang berisi file .pst.

  5. Klik Properti,lalu klik File Data.

  6. Pilih file data dari daftar, lalu klik Pengaturan.

  7. Saat pesan muncul, beri tahu Anda bahwa file data tidak bisa ditemukan di lokasi lama, klik OK.

  8. Telusuri lokasi folder baru, pilih file data, lalu klik Buka.

  9. Klik OK,lalu klik Tutup dua kali.

  10. Klik OK dan mulai Outlook.

Jika Anda bekerja offline dengan Outlook atau menggunakan Exchange dengan Mode Exchange Singgahan, Anda bisa mengubah lokasi file Folder Offline lokal (.ost) ke folder atau drive hard disk berbeda.

  1. Keluar Outlook.

  2. Klik Mulai, lalu klik Panel Kontrol.

  3. Klik ganda Email,lalu klik Akun Email.

  4. Klik PerlihatkanProfil, lalu pilih profil yang berisi file .pst.

  5. Klik Properti,lalu klik File Data.

  6. Pilih akun Exchange, lalu klik Pengaturan.

  7. Pada tab Tingkat Lanjut, kosongkan kotak centang Gunakan Mode Singgahan Exchange.

    Catatan: Ketika Anda melihat pesan ini: Anda harus memulai ulang Outlook agar perubahan ini dapat diterapkan,klik OK.

  8. Klik Pengaturan,dan pada tab Tingkat Lanjut, klik Pengaturan File Folder Offline.

  9. Klik Nonaktifkan Penggunaan Offline, lalu klik Ya dalam kotak dialog yang muncul.

  10. Klik Pengaturan File Folder Offline.

  11. Klik Telusuri,masuk ke lokasi di mana Anda ingin menyimpan file .ost, masukkan nama dalam kotak Nama file, lalu klik Buka.

  12. Klik OK,lalu pilih kotak centang Gunakan Mode Singgahan Exchange.

  13. Klik OK. Ketika Anda melihat pesan ini: Anda harus memulai ulang Outlook agar perubahan ini dapat diterapkan,klik OK.

  14. Klik Tutup.

    Saat berikutnya Anda memulai dengan Outlook, file .ost baru akan disinkronkan dengan kotak surat Anda di server yang menjalankan Exchange.

Saat ini tidak ada cara untuk memproteksi Outlook dengan kata sandi pada saat startup atau untuk mengunci Outlook jika Anda harus keluar dengan cepat dari komputer Anda, selain dengan menggunakan kata sandi masuk Microsoft Windows Anda atau dengan menggunakan perangkat lunak pihak ketiga yang ditulis secara khusus untuk memproteksi Outlookkata sandi. Namun, Anda dapat membuat kata sandi pada file Folder Pribadi (.pst). Jika Anda menggunakan akun email Internet di Outlook, seperti akun POP3 atau HTTP, pesan email Anda dikirimkan ke file data .pst di hard disk komputer Anda. Anda dapat menggunakan kata sandi pada file .pst untuk membantu mencegah penyusupan yang tidak disengaja oleh orang lain yang berbagi komputer dengan Anda.

  1. Pada menu Buka, klik Daftar Folder.

  2. Lakukan salah satu dari hal berikut ini:

    • Jika Anda memiliki akun email POP3, klik kanan Folder Pribadi,lalu klik Properti Untuk "Folder Pribadi" pada menu pintasan.

      Catatan: Jika Anda menyediakan nama tampilan kustom untuk file data Anda, ganti nama tersebut dengan Folder Pribadi.

    • Jika Anda memiliki akun email IMAP atau HTTP, seperti Microsoft Windows Live Mail, klik kanan nama akun, lalu klik Properti Untuk nama akun di menu pintasan.

  3. Pada tab Umum, klik Tingkat Lanjut.

  4. Klik Ubah Kata Sandi.

  5. Dalam kotak dialog Ubah Kata Sandi, ketikkan kata sandi baru Anda—hingga 15 karakter—dan verifikasi dengan mengetik ulang .

    Catatan: 

    • Gunakan kata sandi yang kuat dengan menggabungkan huruf besar dan huruf kecil, angka, dan simbol. Kata sandi yang lemah tidak menggabungkan elemen ini. Contoh kata sandi yang kuat: Y6dh!et5, dan contoh kata sandi yang lemah: House27. Kata sandi harus terdiri dari 8 karakter atau lebih. Frasa sandi yang menggunakan 14 karakter atau lebih akan lebih baik. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kata sandi yang lebih kuat dan melindunginya.

    • Penting bagi Anda untuk mengingat kata sandi Anda. Jika Anda lupa kata sandi, Microsoft tidak dapat mengembalikannya. Simpan kata sandi yang Anda tulis di tempat yang jauh dari informasi yang diproteksi.

  6. Pastikan kotak centang Simpan kata sandi ini dalam daftar kata sandi Anda dibersihkan. Ini mencegah kata sandi disimpan, jadi Anda harus mengetikkan kata sandi setiap kali Anda menjalankan Outlook. Jangan lupa kata sandi.

    Penting: Baik Microsoft, penyedia layanan internet (ISP), maupun administrator email Anda tidak memiliki akses ke kata sandi Anda, dan mereka juga tidak dapat membantu Anda memulihkan konten file .pst jika Anda lupa kata sandi.

  7. Klik OK tiga kali.

Saat mengklik folder akun email, Anda akan diminta memasukkan kata sandi. Setelah mendapatkan akses, Anda tidak perlu memasukkan kata sandi lagi untuk sesi itu. Jika keluar lalu memulai ulang Outlook, Anda akan diminta memasukkan kata sandi saat mengklik folder akun email.

Penting: Fitur kata sandi .pst tidak dimaksudkan untuk memberikan keamanan terhadap peretas. Ini hanyalah cara untuk mencegah penyusup tidak sengaja oleh orang lain yang Anda percayai dan berbagi komputer dengan Anda, seperti di rumah dengan keluarga Anda. Cara yang lebih aman untuk melindungi data Anda di komputer yang Anda bagikan dengan orang lain adalah dengan membuat akun pengguna Windows yang dilindungi kata sandi untuk setiap individu yang menggunakan komputer.

Nama tampilan default file Folder Pribadi (.pst) adalah Folder Pribadi. Hal ini dapat membingungkan jika Anda bekerja dengan beberapa file .pst, yang semuanya memiliki nama yang sama. Cara terbaik adalah dengan mengkustomisasi nama tampilan.

  1. Di panel Navigasi, klik kanan Folder Pribadi,lalu klik Properti untuk "Folder Pribadi".

    Properti Folder Pribadi

  2. Klik Tingkat Lanjut.

    Folder Pribadi

  3. Dalam kotak Nama, ketikkan nama yang bermakna bagi Anda, seperti Data Outlook Prospekta.

  4. Klik OK dua kali.

Di panel Navigasi, Anda akan melihat folder teratas dengan nama yang dimasukkan. Sekarang Anda bisa dengan cepat membedakan file data Anda dari file lainnya.

Tips: Mengustomisasi nama file juga berguna jika Anda menyimpan beberapa arsip file .pst. Misalnya, jika membuat file .pst bulanan untuk menyimpan semua item yang dikirim dalam bulan tersebut, Anda dapat mengganti nama tampilannya dari Folder Pribadi menjadi sesuatu yang lebih mudah diingat, seperti Arsip Email Terkirim – Desember 2007.

Bahkan jika Anda memiliki kecenderungan untuk hoard email, Anda mungkin ingin membersihkan beberapa kesemrawutan di panel Navigasi. Anda mungkin tidak selalu memerlukan akses langsung ke file .pst arsip. Anda dapat menghapus file data Outlook dari panel Navigasi tanpa menghapus file dari komputer.

  • Klik kanan file Folder Pribadi yang ingin Anda hapus dari panel Navigasi, lalu klik Tutup Folder Pribadi.

Jika opsi Tutup Folder Pribadi tidak tersedia, Anda mungkin mencoba menghapus file .pst yang digunakan Outlook untuk menyimpan pesan baru. Jika Anda menghapus file data itu, pesan baru tidak akan bisa dikirim ke mana pun.

Tips: Khawatir akan menghapus file dan kehilangan data Anda? Menutup file .pst tidak akan menghapus file atau item apa pun di dalamnya. File tersebut tidak lagi muncul di panel Navigasi. Anda selalu dapat menambahkan file .pst kembali ke tampilan dengan melakukan hal berikut:

  1. Di menu File, arahkan ke Buka, lalu klik File Data Outlook.

  2. Klik file .pst yang ingin Anda buka, lalu klik OK.

Selengkapnya tentang Outlook file data

Untuk informasi selengkapnya tentang Outlook file data, lihat topik berikut ini:

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×