Memilih cara menyimpan dan mengelola rekaman

Pusat Rekaman

Konten dari seluruh perusahaan dapat dikirimkan ke Pusat Rekaman kemudian dirutekan ke tempat yang sesuai tempat mengambil izin dan kebijakan yang tepat, misalnya kedaluwarsa dan audit.

Metadata, atau informasi tentang data, memainkan peranan utama dalam membantu mengelola informasi dan mendapatkan kembali nanti. Fitur seperti tipe konten, pengatur konten, dan folder virtual membantu mendukung penggunaan metadata.

Fitur Pusat Rekaman meliputi:

• ID Dokumen    Setiap dokumen dapat diberi pengidentifikasi unik, yang tetap bersama dokumen sekalipun telah diarsipkan. Ini memungkinkan rekaman dengan mudah direferensikan melalui ID, ke manapun dokumen dipindah.

• Penyimpanan Beberapa-Tahap    Kebijakan penyimpanan dapat mempunyai beberapa tahap, yang memungkinkan Anda menentukan siklus hidup seluruh dokumen sebagai satu kebijakan (mis. meninjau Kontrak setiap tahun dan menghapusnya sesudah 7 tahun)

• Laporan Audit Per Item    Anda dapat membuat laporan audit yang dikustomisasi tentang rekaman individual.

• Rencana File Hierarkis    Anda dapat membuat struktur folder yang mendalam dan hierarkis serta mengelola penyimpanan pada setiap folder dalam hierarki (atau mewarisi dari folder induk).

• Laporan rencana file    Anda dapat membuat laporan status memperlihatkan jumlah item dalam setiap tahap file paket, bersama dengan rollup kebijakan penyimpanan pada setiap node di paket. Taksonomi dan tipe konten terpusat: Arsip akan pelanggan perusahaan-lebar taksonomi dan tipe konten, memastikan konsistensi dan konteks transfer antara ruang kolaboratif dan arsip. Kita akan berbicara lebih banyak tentang investasi taksonomi 2010 kami di masa mendatang postingan.

• Taksonomi dan Tipe Konten Terpusat    Arsip akan menjadi konsumen taksonomi skala perusahaan dan tipe konten, sehingga memastikan konsistensi dan transfer konteks antar ruang kolaboratif dan arsip. Kita akan membahas lebih jauh tentang investasi taksonomi 2010 dalam posting mendatang.

• Pengatur Konten    Pengatur rute rekaman dapat menggunakan metadata untuk mengarahkan dokumen yang masuk ke tempat yang tepat dalam rencana file hierarkis. Sebagai contoh, ini memungkinkan Anda secara otomatis memberlakukan aturan atas konten yang dikirim, seperti "Jika Perjanjian Pembelian diberi tag dengan Project Alpha, kirim ke subfolder Kontrak Alpha dan terapkan kebijakan penyimpanan folder itu ke item tersebut".

• Folder virtual   : paket file adalah cara yang hebat untuk mengelola penyimpanan tapi sering kali tidak apa yang ingin Anda gunakan untuk menavigasi dan menemukan konten yang Anda cari. Pusat rekaman SharePoint 2010 menggunakan fitur baru yang disebut navigasi berbasis metadata, yang memungkinkan Anda untuk mengekspos kunci metadata sebagai folder virtual:

Atas halaman

Manajemen rekaman di tempat

Situs apa pun yang dapat diaktifkan untuk manajemen rekaman di tempat dapat dikonfigurasi sebagai sistem manajemen rekaman. Dalam tipe sistem ini, tidak seperti halnya Pusat Rekaman, Anda dapat menyimpan rekaman bersama dokumen aktif dalam ruang kolaboratif.

Manajemen di tempat memungkinkan Anda mengontrol konten dalam ruang kolaboratif. Ini memungkinkan dokumen SharePoint tertentu (atau blog, wiki, halaman web, dan item daftar) menjadi rekaman yang dideklarasikan. Sistem ini dapat mencegah rekaman demikian dihapus atau diedit, jika perlu menurut definisi organisasi Anda atas apa yang dianggap sebagai rekaman.

Audit, Penyimpanan, Kedaluwarsa, Pelaporan, Alur Kerja Rekaman, eDiscovery, dan Penyimpanan Legal adalah semua fitur yang dapat Anda gunakan dalam ruang kolaboratif begitu Anda mencapai keseimbangan antara nilai SharePoint dengan pengguna akhir dan kebutuhan tata kelola informasi.

Rekaman dapat dideklarasikan secara manual, sebagai bagian dari proses yang lebih besar dalam alur kerja, atau sebagai komponen terjadwal pada penyimpanan dokumen, misalnya sesudah 2 tahun. Kuncinya adalah, saat mendeklarasikan rekaman, konten tidak dipindah ke arsip - konten tetap di tempatnya sehingga pengguna akhir masih dapat menemukan dan berinteraksi dengan konten.

Beberapa manfaat tambahan menggunakan sistem manajemen rekaman di tempat adalah:

• Rekaman bisa ada dan dikelola di beberapa situs.

• Dengan mengaktifkan penerapan versi, pemeliharaan versi rekaman menjadi otomatis.

• Pencarian dapat dijalankan lagi untuk rekaman maupun dokumen aktif sekaligus.

• Kontrol lebih besar atas apa yang menjadi rekaman di organisasi Anda dan siapa yang dapat membuat rekaman.

Atas halaman

Pertimbangan saat merencanakan solusi

Saat Anda memikirkan apakah akan mengelola rekaman dalam pusat rekaman terpisah atau dalam situs kolaborasi yang sama tempat dokumen dibuat, pertimbangkan pertanyaan berikut:

• Apakah tata kelola situs kolaborasi sesuai untuk mengelola rekaman?

• Apakah industri Anda tunduk pada persyaratan peraturan yang mengharuskan rekaman dipisahkan dari dokumen aktif?

• Haruskah administrator situs kolaborasi dipercaya untuk mengelola situs yang berisi rekaman?

• Anda mungkin ingin menyimpan rekaman di situs yang menggunakan akses lebih ketat daripada situs kolaborasi, atau di situs yang dicadangkan pada jadwal berbeda.

• Seberapa lama situs kolaborasi akan digunakan? Jika rekaman harus disimpan lebih lama daripada proyek yang berjalan, memilih strategi manajemen rekaman di tempat akan membuat Anda harus memelihara situs kolaborasi bahkan sesudah tidak lagi digunakan.

• Apakah anggota proyek nanti perlu sering mengakses dokumen sesudah dokumen menjadi rekaman? Jika Anda menggunakan pendekatan di-tempat, anggota proyek dapat mengakses dokumen dalam cara yang sama, baik dokumen tersebut aktif maupun berupa rekaman.

• Apakah manajer rekaman di organisasi Anda bertanggung jawab terhadap rekaman saja, atau apakah mereka bertanggung jawab terhadap semua informasi, baik yang aktif maupun berupa rekaman? Jika manajer rekaman hanya bertanggung jawab terhadap rekaman resmi, maka pusat rekaman terpisah akan lebih memudahkan mereka.

Atas halaman