Menambahkan waktu jauh dari kalender Office ke rekan kerja

Anda bisa dengan mudah menandai waktu sebagai "sibuk" atau "di luar kantor" di kalender Outlook Anda. Tapi bagaimana jika Anda tidak menggunakan Microsoft 365 dan Anda tidak mengaktifkan berbagi kalender, tetapi Anda perlu memberi waktu Anda menjauh dari visibilitas Office yang menonjol ke rekan kerja Anda? Artikel ini menjelaskan cara menambahkan permintaan Rapat sepanjang hari ke kalender rekan kerja, tanpa memengaruhi waktu luang yang tersedia di kalender mereka.

Menjadwalkan waktu liburan dengan permintaan Rapat adalah proses dua langkah. Pertama, biarkan rekan kerja Anda tahu bahwa Anda akan Absen dengan menambahkan waktu liburan ke kalender mereka. Lalu, blokir liburan Anda pada kalender Anda sendiri.

Langkah 1: menambahkan waktu liburan Anda ke kalender rekan kerja

Saat Anda menandai waktu sebagai "di luar kantor" di kalender Anda, rekan kerja Anda melihatnya ketika mereka berusaha menjadwalkan Rapat dengan Anda. Tapi Bukankah lebih baik jika Anda bisa memperingatkan semua orang sekaligus jauh-jauh waktu Anda tanpa memengaruhi status bebas/sibuk atau mengacaukan kalender mereka? Anda bisa melakukan ini dengan mengatur informasi Anda untuk muncul di kalender mereka sebagai acara sepanjang hari, namun tidak seperti acara sepanjang hari normal, yang biasanya diatur ke "sibuk," acara sepanjang hari ini ditampilkan sebagai waktu luang. Ketersediaan bebas/sibuk rekan kerja Anda tidak terpengaruh.

Catatan: Permintaan Rapat dirancang untuk dikirim antara pengguna Outlook. Kemampuan untuk melihat jadwal orang lain saat menulis permintaan Rapat di Outlook mengharuskan organisasi Anda untuk menggunakan Microsoft Exchange Server.

  1. Di kalender, pada tab Beranda , klik Rapat baru.

    Pintasan keyboard  Untuk membuat permintaan Rapat baru, tekan CTRL + SHIFT + Q.

  2. Ketikkan Deskripsi dalam kotak subjek ,, dan jika diinginkan, masukkan lokasi di kotak Lokasi .

  3. Di daftar waktu mulai dan waktu akhir , pilih waktu mulai dan berakhir untuk waktu Anda jauh dari Office. Untuk liburan, ini biasanya melibatkan hari penuh. Jika demikian, pilih kotak centang acara sepanjang hari .

    Catatan: Secara default, Outlook menggunakan pengaturan zona waktu saat ini di komputer Anda untuk penjadwalan. Jika Anda ingin menjadwalkan waktu Anda menjauh dari Office berdasarkan zona waktu yang berbeda, di grup opsi , klik zona waktu.

  4. Di grup peserta , untuk opsi respons, Hapus respons permintaan dalam tombol menurun.

  5. Dalam grup opsi , untuk Perlihatkan sebagai, klik gratis di daftar turun bawah. Jika Anda telah menentukan bahwa ini adalah acara sepanjang hari, Perlihatkan sebagai diatur secara otomatis ke gratis.

    Penting: 

    • Pastikan bahwa pengaturan Perlihatkan sebagai diatur ke gratis. Hal ini memungkinkan Rapat meminta penerima untuk menerima permintaan Rapat dan menambahkan waktu liburan Anda ke kalender, tetapi tidak memblokir waktu pada kalender mereka. Kalender penerima akan tetap memperlihatkan ketersediaan gratis untuk penjadwalan selama waktu liburan Anda.

    • Saat memilih acara sepanjang hari, waktu mulai acara adalah pada tengah malam. Untuk menghindari rekan kerja Anda menerima pemberitahuan pada waktu ganjil, setel pengaturan pengingat ke tidak ada.

  6. Ketikkan informasi apa pun yang ingin Anda bagikan dengan penerima.

  7. Tambahkan penerima yang dituju ke baris kepada .

  8. Jika Anda memperingatkan orang lain untuk berulang kali bahwa Anda akan menjauh dari Office, di grup opsi , klik pengulangan, pilih pola pengulangan, lalu klik OK.

  9. Klik Kirim.

Saat Anda mengirimkan permintaan Rapat dengan Perlihatkan sebagai disetel ke gratis, acara muncul di bagian atas setiap hari dalam kalender Outlook rekan kerja Anda — pengingat visual yang tidak menghalangi waktu kerja.

Catatan: Jika Anda tidak memilih acara sepanjang hari, acara ditampilkan dalam kisi waktu; tidak muncul di bagian atas hari. Namun, masih ditandai sebagai waktu luang.

Langkah 2: memblokir waktu liburan di kalender Anda

Jika Anda mengikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya, permintaan Rapat yang Anda kirim ditandai sebagai waktu luang untuk mencegah pemblokiran waktu pada kalender orang lain. Namun, waktu juga ditandai sebagai gratis pada kalender Anda sendiri. Anda sekarang perlu membuat janji tambahan untuk diri Anda sendiri sehingga orang lain bisa melihat bahwa Anda tidak tersedia selama waktu yang Anda tentukan.

Kesalahan umum adalah membuka item permintaan Rapat di kalender Anda dan mengubah pengaturan Perlihatkan sebagai dari gratis ke luar kantor setelah Anda mengirimkan permintaan asli. Namun, saat Anda melakukan ini, pembaruan dikirimkan kepada setiap orang yang Anda kirimi permintaan Rapat, mengubah gratis ke luar kantor dan mengalahkan langkah-langkah yang Anda lakukan untuk menghindari melakukan hal itu. Anda harus membuat janji temu duplikat di kalender Anda dengan pengaturan Perlihatkan sebagai diatur ke luar kantor.

Saat orang menggunakan kalender Outlook untuk menjadwalkan Rapat dan acara lainnya, mereka bisa melihat ketersediaan Anda kecuali Anda telah mengubah izin untuk kalender Anda untuk mencegahnya. Biasanya, janji temu, Rapat, dan acara memiliki acara sebagai pengaturan sibuk. Anda juga dapat membuat item dengan memperlihatkan pengaturan sebagai di luar kantor. Item yang diatur ke luar kantor dianggap sama dengan item yang diatur ke sibuk — seseorang seharusnya tidak mengharapkan Anda tersedia pada saat itu. Secara visual, dua tipe berbeda — item yang diatur ke luar kantor muncul dengan warna ungu, item yang diatur ke sibuk diidentifikasi dengan tema warna biru. Perbedaan dalam tampilan ini membantu menekankan mengapa Anda tidak tersedia. Misalnya, Anda mungkin dapat memindahkan item sibuk yang berkonflik, tapi Anda mungkin tidak bisa atau tidak dapat mengubah item di luar kantor seperti liburan Anda.

  1. Di kalender, pada tab Beranda , klik janji baru.

  2. Dalam kotak subjek , ketikkan nama untuk waktu Anda.

  3. Di waktu mulai dan waktu berakhir, klik tanggal ketika waktu Anda pergi dan berakhir.

  4. Pilih kotak centang acara sepanjang hari .

  5. Mengubah pengaturan Perlihatkan sebagai di luar kantor.

  6. Klik Simpan & Tutup.

Catatan: Anda mungkin mempertimbangkan menghapus (dari kalender Anda saja) permintaan Rapat awal yang Anda kirim ke orang lain. Atau Anda bisa membiarkannya di kalender Anda sehingga Anda bisa menggunakannya untuk mengirim pembaruan atau pembatalan dengan mudah jika rencana Anda berubah.

Langkah 1: menambahkan waktu liburan Anda ke kalender rekan kerja

Saat Anda menandai waktu sebagai "di luar kantor" di kalender Anda, rekan kerja Anda melihatnya ketika mereka berusaha menjadwalkan Rapat dengan Anda. Tapi Bukankah lebih baik jika Anda bisa memperingatkan semua orang sekaligus jauh-jauh waktu Anda tanpa memengaruhi status bebas/sibuk atau mengacaukan kalender mereka? Anda bisa melakukan ini dengan mengatur informasi Anda untuk muncul di kalender mereka sebagai acara sepanjang hari, namun tidak seperti acara sepanjang hari normal, yang biasanya diatur ke "sibuk," acara sepanjang hari ini ditampilkan sebagai waktu luang. Ketersediaan bebas/sibuk rekan kerja Anda tidak terpengaruh.

Catatan: Permintaan Rapat dirancang untuk dikirim antara pengguna Outlook. Kemampuan untuk melihat jadwal orang lain saat menulis permintaan Rapat di Outlook mengharuskan organisasi Anda untuk menggunakan Microsoft Exchange Server.

  1. Pada menu file , arahkan ke baru, lalu klik permintaan Rapat.

    Pintasan keyboard  Untuk membuat permintaan Rapat baru, tekan CTRL + SHIFT + Q.

  2. Ketikkan Deskripsi dalam kotak subjek ,, dan jika diinginkan, masukkan lokasi di kotak Lokasi .

  3. Di daftar waktu mulai dan waktu akhir , pilih waktu mulai dan berakhir untuk waktu Anda jauh dari Office. Untuk liburan, ini biasanya melibatkan hari penuh. Jika demikian, pilih kotak centang acara sepanjang hari .

    Catatan: Secara default, Outlook menggunakan pengaturan zona waktu saat ini di komputer Anda untuk penjadwalan. Jika Anda ingin menjadwalkan waktu Anda menjauh dari Office berdasarkan zona waktu yang berbeda, pada tab Rapat , dalam grup opsi , klik zona waktu.

  4. Dalam grup opsi , untuk Perlihatkan sebagai, klik gratis di kotak Daftar turun bawah. Jika Anda telah menentukan bahwa ini adalah acara sepanjang hari, Perlihatkan sebagai diatur secara otomatis ke gratis.

    Penting: 

    • Pastikan bahwa pengaturan Perlihatkan sebagai diatur ke gratis. Hal ini memungkinkan Rapat meminta penerima untuk menerima permintaan Rapat dan menambahkan waktu liburan Anda ke kalender, tetapi tidak memblokir waktu pada kalender mereka. Kalender penerima akan tetap memperlihatkan ketersediaan gratis untuk penjadwalan selama waktu liburan Anda.

    • Saat memilih acara sepanjang hari, waktu mulai acara adalah pada tengah malam. Untuk menghindari rekan kerja Anda menerima pemberitahuan pada waktu ganjil, setel pengaturan pengingat ke tidak ada.

  5. Ketikkan informasi apa pun yang ingin Anda bagikan dengan penerima.

  6. Tambahkan penerima yang dituju ke baris kepada .

  7. Jika Anda memperingatkan orang lain untuk berulang kali bahwa Anda akan menjauh dari Office, pada tab Rapat , dalam grup opsi , klik pengulangan, pilih pola pengulangan, lalu klik OK.

    Saat Anda menambahkan pola perulangan ke permintaan rapat, tab Rapat berubah menjadi Rapat Berulang.

  8. Pada tab Rapat , dalam grup Perlihatkan , klik janji temu.

  9. Klik Kirim.

Saat Anda mengirimkan permintaan Rapat dengan Perlihatkan sebagai disetel ke gratis, acara muncul di bagian atas setiap hari dalam kalender Outlook rekan kerja Anda — pengingat visual yang tidak menghalangi waktu kerja.

Catatan: Jika Anda tidak memilih acara sepanjang hari, acara ditampilkan dalam kisi waktu; tidak muncul di bagian atas hari. Namun, masih ditandai sebagai waktu luang.

Langkah 2: memblokir waktu liburan di kalender Anda

Jika Anda mengikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya, permintaan Rapat yang Anda kirim ditandai sebagai waktu luang untuk mencegah pemblokiran waktu pada kalender orang lain. Namun, waktu juga ditandai sebagai gratis pada kalender Anda sendiri. Anda sekarang perlu membuat janji tambahan untuk diri Anda sendiri sehingga orang lain bisa melihat bahwa Anda tidak tersedia selama waktu yang Anda tentukan.

Kesalahan umum adalah membuka item permintaan Rapat di kalender Anda dan mengubah pengaturan Perlihatkan sebagai dari gratis ke luar kantor setelah Anda mengirimkan permintaan asli. Namun, saat Anda melakukan ini, pembaruan dikirimkan kepada setiap orang yang Anda kirimi permintaan Rapat, mengubah gratis ke luar kantor dan mengalahkan langkah-langkah yang Anda lakukan untuk menghindari melakukan hal itu. Anda harus membuat janji temu duplikat di kalender Anda dengan pengaturan Perlihatkan sebagai diatur ke luar kantor.

Saat orang menggunakan kalender Outlook untuk menjadwalkan Rapat dan acara lainnya, mereka bisa melihat ketersediaan Anda kecuali Anda telah mengubah izin untuk kalender Anda untuk mencegahnya. Biasanya, janji temu, Rapat, dan acara memiliki acara sebagai pengaturan sibuk. Anda juga dapat membuat item dengan memperlihatkan pengaturan sebagai di luar kantor. Item yang diatur ke luar kantor dianggap sama dengan item yang diatur ke sibuk — seseorang seharusnya tidak mengharapkan Anda tersedia pada saat itu. Secara visual, dua tipe berbeda — item yang diatur ke luar kantor muncul dengan warna ungu, item yang diatur ke sibuk diidentifikasi dengan tema warna biru. Perbedaan dalam tampilan ini membantu menekankan mengapa Anda tidak tersedia. Misalnya, Anda mungkin dapat memindahkan item sibuk yang berkonflik, tapi Anda mungkin tidak bisa atau tidak dapat mengubah item di luar kantor seperti liburan Anda.

  1. Di kalender, pada menu file , arahkan ke baru, lalu klik janji temu.

  2. Dalam kotak subjek , ketikkan nama untuk waktu Anda.

  3. Di waktu mulai dan waktu berakhir, klik tanggal ketika waktu Anda pergi dan berakhir.

  4. Pilih kotak centang acara sepanjang hari .

  5. Mengubah pengaturan Perlihatkan sebagai di luar kantor.

  6. Klik Simpan & Tutup.

Catatan: Anda mungkin mempertimbangkan menghapus (dari kalender Anda saja) permintaan Rapat awal yang Anda kirim ke orang lain. Atau Anda bisa membiarkannya di kalender Anda sehingga Anda bisa menggunakannya untuk mengirim pembaruan atau pembatalan dengan mudah jika rencana Anda berubah.

Lihat juga

Mulai menggunakan kalender Outlook

Menjadwalkan rapat dengan orang lain

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×