Menemukan rekaman yang memiliki tanggal paling baru atau paling baru

Dukungan untuk Office 2010 berakhir pada 13 Oktober 2020

Mutakhirkan ke Microsoft 365 agar dapat bekerja di mana saja dari perangkat apa pun dan terus menerima dukungan.

Tingkatkan sekarang

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan kueri nilai teratas dan kueri total untuk menemukan tanggal paling baru atau paling awal dalam sekumpulan catatan. Ini bisa membantu Anda menjawab berbagai pertanyaan Bisnis, seperti Kapan pelanggan terakhir memesan, atau lima perempat mana yang terbaik untuk penjualan, berdasarkan kota.

Dalam artikel ini

Gambaran Umum

Anda bisa memberi peringkat data dan meninjau item berperingkat tertinggi dengan menggunakan kueri nilai teratas. Kueri nilai teratas adalah kueri pemilihan yang mengembalikan angka atau persentase nilai tertentu dari atas hasil, misalnya, lima halaman paling populer di situs web. Anda bisa menggunakan kueri nilai teratas terhadap setiap tipe nilai, yang tidak harus berupa angka.

Jika Anda ingin mengelompokkan atau merangkum data Anda sebelum berperingkat, Anda tidak harus menggunakan kueri nilai teratas. Misalnya, Anda perlu menemukan nomor penjualan untuk tanggal yang ditentukan untuk setiap kota tempat perusahaan Anda beroperasi. Dalam hal ini, kota menjadi kategori (Anda perlu menemukan data per kota), jadi Anda menggunakan kueri total.

Saat Anda menggunakan kueri nilai teratas untuk menemukan rekaman yang berisi tanggal terbaru atau paling awal dalam tabel atau grup catatan, Anda bisa menjawab berbagai pertanyaan Bisnis, seperti yang berikut ini:

  • Siapa yang telah membuat penjualan paling baru-baru ini?

  • Kapan pelanggan terakhir kali memesan?

  • Kapan tiga ulang tahun berikutnya di tim?

Untuk membuat kueri nilai teratas, mulai dengan membuat kueri pemilihan. Lalu, Urutkan data sesuai dengan pertanyaan Anda – baik Anda mencari bagian atas atau bawah. Jika Anda perlu mengelompokkan atau meringkas data, Ubah kueri pemilihan menjadi kueri total. Anda dapat menggunakan fungsi agregat, seperti maks atau min untuk mengembalikan nilai tertinggi atau terendah, atau yang pertama atau terakhir , untuk mengembalikan tanggal paling awal atau terbaru.

Artikel ini mengasumsikan bahwa nilai tanggal yang Anda gunakan memiliki tipe data tanggal/waktu. Jika nilai tanggal Anda berada dalam bidang teks,.

Pertimbangkan menggunakan filter dan bukan kueri nilai teratas

Filter biasanya lebih baik jika Anda memiliki tanggal tertentu dalam pikiran. Untuk menentukan apakah Anda harus membuat kueri nilai teratas atau menerapkan filter, pertimbangkan hal berikut ini:

  • Jika Anda ingin mengembalikan semua rekaman tempat kecocokan tanggal, sebelum, atau lebih lama dari tanggal tertentu, gunakan filter. Misalnya, untuk melihat tanggal penjualan antara April dan Juli, Anda menerapkan filter.

  • Jika Anda ingin mengembalikan jumlah catatan yang ditentukan yang memiliki tanggal terbaru atau terbaru dalam sebuah bidang, dan Anda tidak mengetahui nilai tanggal yang tepat, atau tidak penting, Anda membuat kueri nilai teratas. Misalnya, untuk melihat lima kuartal penjualan terbaik, gunakan kueri nilai teratas.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat dan menggunakan filter, lihat artikel menerapkan filter untuk menampilkan pilih rekaman dalam database Access.

Atas Halaman

Siapkan data sampel untuk diikuti dengan contoh

Langkah-langkah dalam artikel ini menggunakan data dalam tabel sampel berikut ini.

Tabel karyawan   

LastName

Nama depan

Alamat

Kota

Emegasi

Tanggal Lahir

Tanggal Penyewaan

Barnhill

Joni

1 Main St.

New York

USA

05-Feb-1968

10-Jun-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-Mei-1957

22-Nov-1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-Nov-1960

11-Mar-2000

Inya

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-Mar-1964

22-Jun-1998

Harga

Kenal

Calle Smith 2

Mexico City

Meksiko

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Hughes

Paul

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-Apr-1964

14-Oct-2004

Birkby

Menyukai

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-Oct-1959

29-Mar-1997

Tabel EventType    

TypeID

Tipe acara

1

Peluncuran produk

2

Fungsi Corporate

3

Fungsi Private

4

Penggalangan dana

5

Pameran Dagang

6

Kuli

7

Orchestra

8

Carbide

9

Street Fair

Tabel Pelanggan    

ID Pelanggan

Perusahaan

Kontak

1

Contoso, Ltd. Ano

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Mainan bersayap

Lucio Iallo

5

Untuk. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Desain Institute

Jaka prasasti

8

Sekolah seni rupa

Milena Duomanova

Tabel acara    

IDKejadian

Tipe acara

Pelanggan

Tanggal acara

Harga

1

Peluncuran produk

Contoso, Ltd.

4/14/2011

$10.000

2

Fungsi Corporate

Tailspin Toys

4/21/2011

$8.000

3

Pameran Dagang

Tailspin Toys

5/1/2011

$25.000

4

Carbide

Institut Desain Grafis

5/13/2011

$4.500

5

Pameran Dagang

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55.000

6

Orchestra

Sekolah seni rupa

5/23/2011

$12.000

7

Peluncuran produk

Untuk. Datum

6/1/2011

$15.000

8

Peluncuran produk

Mainan bersayap

6/18/2011

Rp21.000

9

Penggalangan dana

Adventure Works

6/22/2011

$1.300

10

Kuli

Institut Desain Grafis

6/25/2011

$2.450

11

Kuli

Contoso, Ltd.

04/07/2011

$3.800

1.2

Street Fair

Institut Desain Grafis

04/07/2011

$5.500

Catatan: Langkah-langkah di bagian ini mengasumsikan bahwa pelanggan dan tabel tipe kejadian berada di sisi "satu" dari hubungan satu-ke-banyak dengan tabel kejadian. Dalam kasus ini, tabel kejadian berbagi bidang CustomerID dan TypeID. Kueri Total yang diuraikan dalam bagian berikutnya tidak akan berfungsi tanpa hubungan tersebut.

Menempelkan sampel data ke dalam lembar kerja Excel

  1. Buka Excel. Buku kerja kosong terbuka.

  2. Tekan SHIFT + F11 untuk menyisipkan lembar kerja (Anda memerlukan empat).

  3. Salin data dari setiap tabel sampel ke dalam lembar kerja kosong. Sertakan judul kolom (baris pertama).

Membuat tabel database dari lembar kerja

  1. Pilih data dari lembar kerja pertama, termasuk judul kolom.

  2. Klik kanan panel navigasi, lalu klik tempel.

  3. Klik ya untuk mengonfirmasi bahwa baris pertama berisi judul kolom.

  4. Ulangi langkah 1-3 untuk setiap lembar kerja yang tersisa.

Temukan tanggal paling baru atau paling baru

Langkah-langkah dalam bagian ini menggunakan sampel data untuk mengilustrasikan proses pembuatan kueri nilai teratas.

Membuat kueri nilai teratas dasar

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Klik ganda tabel karyawan, lalu klik tutup.

    Jika Anda menggunakan contoh data, tambahkan tabel karyawan ke kueri.

  3. Tambahkan bidang yang ingin Anda gunakan dalam kueri Anda ke kisi desain. Anda bisa mengklik ganda setiap bidang, atau menyeret dan menjatuhkan setiap bidang pada sel kosong di baris bidang .

    Jika Anda menggunakan tabel sampel, tambahkan bidang nama depan, nama belakang, dan tanggal lahir.

  4. Di bidang yang berisi nilai teratas atau terbawah Anda (bidang tanggal lahir, jika Anda menggunakan tabel sampel), klik baris Urutkan dan pilih naik atau turun.

    Urutan menurun mengembalikan tanggal terakhir, dan urutan naik akan mengembalikan tanggal paling awal.

    Penting: Anda harus menetapkan nilai dalam baris pengurutan hanya untuk bidang yang berisi tanggal Anda. Jika Anda menentukan pengurutan untuk bidang lain, kueri tidak mengembalikan hasil yang Anda inginkan.

  5. Pada tab desain , di grup alat , klik panah bawah di samping semua (daftar nilai teratas ), dan masukkan jumlah rekaman yang ingin Anda lihat, atau pilih opsi dari daftar.

  6. Klik jalankan Gambar tombol untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan lembar data.

  7. Simpan kueri sebagai Berikutulang tahun.

Anda dapat melihat bahwa kueri nilai teratas tipe ini dapat menjawab pertanyaan dasar, seperti siapa yang tertua atau termuda di perusahaan. Langkah berikutnya menjelaskan cara menggunakan ekspresi dan kriteria lainnya untuk menambahkan kekuatan dan fleksibilitas pada kueri. Kriteria yang diperlihatkan dalam langkah berikutnya kembali ulang tahun karyawan berikutnya.

Menambahkan kriteria ke kueri

Langkah-langkah ini menggunakan kueri yang dibuat dalam prosedur sebelumnya. Anda dapat mengikuti kueri nilai teratas yang berbeda selama berisi data tanggal/waktu aktual, bukan nilai teks.

Tips:  Jika Anda ingin lebih memahami cara kerja kueri ini, beralih antara tampilan desain dan tampilan lembar data di setiap langkah. Jika Anda ingin melihat kode kueri yang sebenarnya, alihkan ke tampilan SQL. Untuk beralih antar tampilan, klik kanan tab di bagian atas kueri lalu klik tampilan yang Anda inginkan.

  1. Dalam panel navigasi, klik kanan kueri Berikutulang tahun, lalu klik tampilan desain.

  2. Dalam kisi desain kueri, dalam kolom di sebelah kanan tanggal lahir, masukkan yang berikut:
    monthborn: datepart ("m", [Birthdate]).
    Ekspresi ini mengekstrak bulan dari tanggal lahir dengan menggunakan fungsi Datepart .

  3. Pada kolom berikutnya dari kisi desain kueri, masukkan yang berikut ini:
    dayofmonthborn: datepart ("d", [Birthdate])
    ekspresi ini mengekstrak hari dalam bulan dari tanggal lahir dengan menggunakan fungsi datepart .

  4. Kosongkan kotak centang di baris Perlihatkan untuk setiap ekspresi yang baru saja Anda masukkan.

  5. Klik baris pengurutan untuk setiap ekspresi, lalu pilih ascending.

  6. Di baris kriteria dari kolom tanggal lahir , ketikkan ekspresi berikut ini:
    month ([tanggal lahir]) > month (date ()) or month ([tanggal lahir]) = month (date ()) and Day ([tanggal lahir]) >hari (tanggal ())
    ekspresi ini melakukan hal berikut ini:

    • Bulan ( [tanggal lahir]) > month (date ()) menentukan bahwa tanggal lahir setiap karyawan jatuh dalam satu bulan mendatang.

    • Bulan ( [tanggal lahir]) = month (date ()) and Day ([tanggal lahir]) >Day (date ()) menentukan bahwa jika tanggal lahir terjadi di bulan ini, ulang tahun jatuh pada atau setelah hari ini.

      Singkatnya, ekspresi ini tidak menyertakan catatan di mana ulang tahun terjadi antara 1 Januari dan tanggal saat ini.

      Tips:  Untuk contoh ekspresi kriteria kueri lainnya, lihat artikel contoh kriteria kueri.

  7. Pada tab desain , dalam grup penyetelan kueri , ketikkan 3 dalam kotak kembali .

  8. Di tab Desain, dalam grup Hasil, klik Jalankan Gambar tombol .

Catatan:  Dalam kueri Anda sendiri menggunakan data Anda sendiri, terkadang Anda mungkin melihat catatan lebih dari yang Anda tentukan. Jika data Anda berisi beberapa catatan yang berbagi nilai yang berada di antara nilai teratas, kueri Anda akan mengembalikan semua rekaman tersebut meskipun artinya mengembalikan lebih banyak catatan daripada yang Anda inginkan.

Atas Halaman

Menemukan tanggal paling baru atau paling baru untuk grup rekaman

Anda menggunakan kueri total untuk menemukan tanggal paling awal atau terbaru untuk rekaman yang dikelompokkan dalam grup, seperti kejadian yang dikelompokkan menurut kota. Kueri Total adalah kueri pemilihan yang menggunakan fungsi agregat (seperti Kelompokkan menurut, Min, Max, Count, First, dan Last) untuk menghitung nilai untuk setiap bidang output.

Sertakan bidang yang ingin Anda gunakan untuk kategori – untuk mengelompokkan menurut – dan bidang dengan nilai yang ingin Anda Ringkaskan. Jika Anda menyertakan bidang output lain – misalnya, nama pelanggan saat Anda mengelompokkan menurut tipe kejadian – kueri juga akan menggunakan bidang tersebut untuk membuat grup, mengubah hasil sehingga mereka tidak menjawab pertanyaan asli Anda. Untuk memberi label baris menggunakan bidang lain, Anda membuat kueri tambahan yang menggunakan kueri Total sebagai sumber, dan menambahkan bidang tambahan ke kueri tersebut.

Tips:  Kueri pembuatan dalam langkah adalah strategi yang sangat efektif untuk menjawab pertanyaan yang lebih canggih. Jika Anda mengalami masalah dalam mendapatkan kueri yang rumit, pertimbangkan Apakah Anda bisa memecahnya menjadi rangkaian kueri yang lebih sederhana.

Membuat kueri Total

Prosedur ini menggunakan tabel sampel kejadian dan tabel sampel tipe eventuntuk menjawab pertanyaan ini:

Kapan acara terbaru dari setiap tipe acara, tidak termasuk konser?

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Klik ganda kejadian dan tabel EventType.
    Setiap tabel muncul di bagian atas desainer kueri.

  3. Klik ganda bidang EventType tabel EventType dan bidang EventDate dari tabel Events untuk menambahkan bidang ke kisi desain kueri.

  4. Dalam kisi desain kueri, di baris kriteria dari bidang eventtype , masukkan <>Concert.

    Tips:  Untuk contoh ekspresi kriteria lainnya, lihat artikel contoh kriteria kueri.

  5. Di tab Desain, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Total.

  6. Di kisi desain kueri, klik baris Total bidang eventdate lalu klik maks.

  7. Pada tab Desain, dalam grup Hasil, klik Tampilan, lalu klik Tampilan SQL.

  8. Di jendela SQL, di akhir klausa SELECT, tepat setelah kata kunci AS, ganti Maxofeventdate dengan mostrecent.

  9. Simpan kueri sebagai MostRecentEventByType.

Membuat kueri kedua untuk menambahkan lebih banyak data

Prosedur ini menggunakan kueri MostRecentEventByType dari prosedur sebelumnya untuk menjawab pertanyaan ini:

Siapa pelanggan pada acara terbaru dari setiap tipe acara?

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Pada tab kueri , klik ganda kueri MostRecentEventByType.

  3. Pada tab tabel , klik ganda tabel kejadian dan tabel pelanggan.

  4. Dalam desainer kueri, klik ganda bidang berikut:

    1. Pada tabel acara, klik ganda EventType.

    2. Pada kueri MostRecentEventByType, klik ganda terlampau.

    3. Pada tabel pelanggan, klik ganda perusahaan.

  5. Dalam kisi desain kueri, di baris pengurutan dari kolom eventtype , pilih ascending.

  6. Pada tab Desain, dalam grup Hasil, klik Jalankan.

Atas Halaman

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×