Menerbitkan daftar tugas untuk membuat dan melacak pekerjaan di organisasi Anda

Menerbitkan daftar tugas untuk membuat dan melacak pekerjaan di organisasi Anda

Sebagai pengguna tim yang telah diaktifkan untuk penerbitan tugas oleh organisasi Anda, Anda bisa membuat daftar tugas untuk dikirim ke sejumlah tim di organisasi Anda. Setiap tim mendapatkan salinan daftarnya sendiri untuk menetapkan dan menyelesaikan tugas dan melacak kemajuan tim. Jika Anda adalah manajer tim, Cari tahu cara menetapkan dan melacak tugas di teams.

Anda membuat dan menerbitkan daftar tugas dari satu tempat: tab Daftar yang diterbitkan di aplikasi tugas. 

Teks alternatif

Catatan: Tab semua daftar Anda memperlihatkan tugas individual untuk diri Anda sendiri dan tugas yang sedang Anda kerjakan secara langsung dengan rekan tim (dalam tim/saluran Anda). Tab Daftar yang diterbitkan memungkinkan Anda menerbitkan secara luas kepada tim yang bukan merupakan anggota. Sebagai hasilnya, rencana dalam semua daftar Anda tidak dapat diterbitkan.  

Penerbitan daftar tugas adalah bagaimana manajer operasi dan perencana organisasi lain mendistribusikan tugas ke tim yang melakukan pekerjaan tersebut. Setiap tim menerima satu salinan daftar tersebut, sehingga manajer lokal dapat menetapkan tugas kepada pekerja mereka. Manajer yang merupakan bagian dari teams dalam hierarki antara manajer lokal dan penerbit daftar tugas bisa melacak tugas dan penyelesaian tugas, namun tidak bisa mengubah apa pun. 

Sebagai contoh, say Anna adalah manajer operasi di markas contoso Markets, sebuah jaringan penyimpanan 250, yang diselenggarakan di teams menurut kawasan. Setiap kawasan setidaknya memiliki satu penyimpanan, dan setiap pekerja toko menerima instruksi kerja melalui tugas di aplikasi teams. Anna merencanakan penjualan musim panas, dan telah menyiapkan daftar tugas ia akan menerbitkan ke seluruh rantai. 

  • Anna masuk ke aplikasi tugas di teams dan membuat daftar tugas untuk menyiapkan penjualan, dan menamakannya penjualan musim panas. Dia melepaskan beberapa pengaturan produk visual untuk memandu lalu ia menerbitkan daftar tugasnya ke semua toko 250.

  • Srina mengelola kawasan Barat, yang toko memiliki kategori produk tambahan: barang olahraga. Dia memutuskan untuk menduplikasi daftar tugas Obral musim panas, menambahkan tugas untuk olah raga, dan menerbitkannya ke toko wilayahnya sebagai Summer Sale Western.

  • Frank mengelola Store 004, Toko terbesar di kawasan Barat. Dia membuka teams di PC pada hari sebelum persiapan penjualan dimulai. Dia melihat dua daftar yang diterbitkan baru dan melihat-lihat. Ia menugaskan tugas ke pekerja garis depan dan beberapa untuk dirinya sendiri.  

  • Will, seorang pegawai saham di Store 004, membuka teams di telepon untuk melihat apa yang ada di toko untuknya. Ia meninjau pengaturan produk visual yang dilampirkan pada tugas mereka dan ia mulai menerapkannya di tokonya.

Saat menerbitkan daftar, manajer bisa mengedit bidang tugas apa pun kecuali untuk judul tugas dan catatan. Manajer tidak dapat menghapus tugas yang diterbitkan. 

  1. Di bagian kiri bawah tab Daftar yang diterbitkan , pilih Daftar baru.

  2. Namai daftar Anda.

  3. Jika Anda termasuk dalam lebih dari satu tim dalam tugas, pilih tim untuk menerbitkan dari. Tim yang menerima publikasi daftar tugas akan bisa melihat daftar tugas yang diterbitkan oleh tim mana.

  4. Pilih Buat. Daftar baru muncul di bawah draf, di sebelah kiri.

  5. Di bawah judul tugas, beri judul tugas pertama dan pilih Enter.

  6. Pilih judul tugas untuk membuka tugas dan menambahkan atau mengedit salah satu hal berikut ini.   

    • Judul

    • Tanggal mulai atau jatuh tempo

    • Prioritas (mendesak, penting, sedang, atau rendah)

    • Bucket (digunakan untuk mengkategorikan tugas – misalnya ember meja penjualan atau gudang bisa digunakan untuk mengidentifikasi grup kerja yang akan melakukan tugas tersebut)

    • Lampiran 

    • Catatan

  7. Untuk menambahkan tugas lain, masukkan nama tugas di bidang tugas baru

    Catatan: Jika Anda baru saja kembali ke daftar tugas setelah melakukan hal lain, sebelum memasukkan nama dalam tugas baru , Anda mungkin perlu memilih Tambahkan tugas.

Tips: Setelah Anda membuat tugas, Anda bisa mengedit prioritas, tanggal jatuh tempo, atau wadah untuk semua tugas yang dipilih. Untuk instruksi, lihat mengubah banyak tugas sekaligus

Anda dapat menyalin daftar draf atau daftar yang diterbitkan. Lalu, Anda dapat mengedit salinan untuk menyiapkannya untuk menerbitkan secara terpisah. 

  1. Pada tab Daftar yang diterbitkan , pilih daftar tugas yang ingin Anda duplikat, pilih opsi lainnya Tombol opsi lainnya , lalu pilih duplikat. Salinan daftar tugas muncul di bawah draf.

     

    Catatan: Saat Anda menerima daftar tugas yang diterbitkan, jika Anda juga bisa menerbitkan daftar tugas, daftar baru muncul di tab Daftar yang diterbitkan , di panel kiri, di bawah diterima.  

    Memilih duplikat dari menu untuk daftar yang dipilih di bawah diterima

  2. Setelah daftar diduplikasi, Anda dapat berinteraksi dengan daftar sama seperti daftar draf lainnya.  

Anda mungkin ingin mengganti nama daftar draf sebelum Anda menerbitkannya. Anda bisa mengganti nama daftar tugas dalam status draf.

  1. Pada tab Daftar yang diterbitkan , di bawah draf, arahkan ke daftar yang ingin Anda ganti namanya.

  2. Pilih opsi lainnya Tombol opsi lainnya , lalu pilih ganti nama daftar.

    Teks alternatif

  3. Masukkan nama baru dalam kotak judul . Teams memeriksa nama untuk memastikan tidak ada konflik. Jika tanda centang muncul di tepi kotak judul , nama akan berfungsi. Pilih Simpan untuk menerapkan perubahan nama.

Catatan: Daftar yang diterbitkan tapi sekarang tidak diterbitkan tidak lagi dapat diterbitkan. Tapi, Anda bisa menduplikatnya, dan salinannya dapat diterbitkan.

  1. Pada tab draf , pilih daftar tugas yang ingin Anda edit. 

  2. Untuk mengubah tugas, pilih judulnya untuk membuka tugas, lalu lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk mengubah bidang tugas apa pun, pilih bidang dan edit sesuai keperluan. Anda juga dapat menambahkan catatan dan lampiran.  

    • Untuk menghapus tugas, di sebelah kanan nama tugas, pilih opsi lainnya Tombol opsi lainnya lalu pilih Hapus.

Penting: Anda tidak bisa menghapus daftar yang diterbitkan kecuali Anda tidak menerbitkannya terlebih dahulu. (Setelah Batalkan penerbitan, maka akan muncul di bawah draf.)

Anda dapat menghapus daftar tugas di bawah draf, termasuk daftar yang belum diterbitkan.

  1. Pada tab Daftar yang diterbitkan , di bawah draf, arahkan ke daftar tugas yang ingin Anda hapus.

  2. Pilih opsi lainnya Tombol opsi lainnya , lalu pilih Hapus.

Saat daftar tugas Anda siap digunakan, terbitkan ke tim yang anggotanya akan melakukan pekerjaannya. 

Peringatan: Setelah menerbitkan, Anda tidak bisa membuat perubahan apa pun ke daftar tugas-jadi pastikan Anda memiliki judul, tugas, dan detail yang tepat sebelum menerbitkan daftar tugas. Namun, Anda dapat membatalkan penerbitan daftar tugas, menyalinnya, lalu mengedit dan menerbitkan salinan tersebut-tapi jika ada orang yang menerima daftar tersebut dan melakukan pekerjaan apa pun pada item tugas, pekerjaan tersebut akan hilang.   

  1. Di aplikasi tugas, pilih Daftar yang diterbitkan.
      Teks alternatif

  2. Dalam daftar draf , pilih daftar tugas, lalu pilih terbitkan di sudut kanan atas.

  3. Pilih tim yang akan menerima daftar tugas. Gunakan daftar tim utama dan/atau filter yang tersedia untuk menemukan tim yang akan disertakan.

    Dialog untuk memilih siapa yang menerima daftar tugas yang diterbitkan

    • Untuk memilih semua grup dalam kategori, pilih kotak centang untuk judul kategori. Dalam kasus berikut, memilih "kawasan 1" memilih semua toko di kawasan tersebut. 

    • Untuk menerbitkan hanya ke toko di kawasan 1 yang memiliki departemen pakaian, pilih filter "pakaian" Selain ke judul kawasan.
       

  4. Pilih berikutnya untuk meninjau rencana publikasi Anda. Untuk membuat perubahan, pilih kembali.  

  5. Pilih konfirmasi untuk melanjutkan lalu terbitkan

    Catatan: 

    • Segera setelah proses penerbitan dimulai, daftar tugas akan berpindah dari draf ke diterbitkan untuk menunjukkan bahwa tugas sedang dikirim dan menjadi terlihat oleh Penerima. 

    • Di berbagai titik dalam proses penerbitan, teams memeriksa instruksi penerbitan Anda dan memberi tahu Anda tentang masalah yang dihadapi.

    • Penerbitan tugas dapat memakan waktu sebentar jika ada banyak tugas dalam daftar tugas Anda atau jika Anda memilih tim penerima dalam jumlah besar. Tidak apa-apa untuk meninggalkan layar penerbitan dan kembali lagi nanti — tugas akan melanjutkan penerbitan di latar belakang. 

  6. Setelah penerbitan selesai, di bagian atas tab daftar yang diterbitkan , sebuah pesan menunjukkan bahwa tugas Anda berhasil terkirim.

    Penting: Jika ikon pemberitahuan muncul, pilih Tampilkan detail untuk membantu mengatasi masalah tersebut.

Jika Anda perlu membatalkan penerbitan, sebaiknya lakukan sesegera mungkin untuk mengurangi tugas dan penyelesaian tugas yang dihapus. Daftar yang tidak diterbitkan berpindah ke bagian draf dan dapat digandakan tetapi tidak dapat diterbitkan ulang.  

Perhatian: Membatalkan penerbitan daftar tugas akan menghapus semua tugas dalam daftar dari semua tim yang menerimanya.

  • Mereka akan kehilangan semua komentar dan lampiran yang mungkin telah mereka Tambahkan.

  • Anda tidak akan lagi melihat pelaporan tentang status tugas dan penyelesaian untuk daftar tersebut.

  1. Di samping daftar yang ingin Anda batalkan penerbitan, pilih opsi lainnya Tombol opsi lainnya lalu pilih Batalkan penerbitan.

  2. Setelah daftar kembali ke dalam bagian draf , Anda bisa menyalinnya, mengedit salinan, dan menerbitkan salinan yang diedit.

Setelah menerbitkan daftar tugas, Anda mungkin ingin melacak kemajuan tim dalam menetapkan dan menyelesaikan tugas yang Anda kirimkan. Anda bisa menampilkan detail untuk tugas yang diterbitkan dengan beberapa cara berbeda. 

Catatan: Pengguna di organisasi Anda bisa menampilkan pelaporan untuk setiap tim yang menjadi bagian dari dan untuk tim apa pun yang melapor ke tim mereka/s dalam hierarki yang ditentukan oleh organisasi Anda.

Tampilan tugas memperlihatkan kemajuan yang dikelompokkan menurut tugas. Anda dapat memilih tugas untuk melihat detail tambahan untuk tugas dan penyelesaian tugas tersebut di seluruh tim yang menerimanya. 

Tab tugas dari daftar tugas yang diterima

  • Pilih Tombol opsi lainnya di sebelah kanan tugas untuk meninjau detail tugas.

Tampilan teams memungkinkan Anda melihat kemajuan tim demi tim untuk semua tugas dalam daftar. Anda dapat memilih pengelompokan seperti kawasan atau Kabupaten untuk mengembangkannya, dan Anda bisa memilih tim individu yang menerima daftar tugas untuk melihat detail tim tersebut.. 

Tab tim dari daftar tugas yang diterima

Dan untuk melihat bagaimana tim melakukan pada setiap tugas, pilih nama tim. 

Teks alternatif

Untuk kembali ke tampilan tingkat tinggi setelah melihat detailnya, klik nama daftar tugas di sebelah kiri nama tim. 

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×