Artikel ini menjelaskan cara mengatur nilai default untuk bidang tabel atau kontrol pada formulir dalam database Access. Nilai default yang Anda setel akan muncul di bidang atau kontrol setiap kali Anda membuat catatan baru di database Anda.
Di artikel ini
Memahami nilai default
Anda menambahkan nilai default ke bidang tabel atau kontrol formulir kapan pun Anda ingin memasukkan nilai dalam catatan baru secara otomatis. Misalnya, Anda bisa memiliki akses yang selalu menambahkan tanggal saat ini ke pesanan baru.
Biasanya, Anda menambahkan nilai default ke bidang tabel Anda. Anda menambahkan nilai dengan membuka tabel dalam tampilan desain lalu memasukkan nilai dalam properti nilai default untuk bidang tersebut. Jika Anda mengatur nilai default untuk bidang tabel, Access akan menerapkan nilai Anda ke kontrol apa pun yang Anda mendasarkan pada bidang tersebut. Jika Anda tidak mengikat kontrol ke bidang tabel, atau Anda menautkan ke data di tabel lain, Anda menetapkan nilai default untuk kontrol formulir tersebut.
Anda dapat mengatur nilai default untuk bidang tabel yang diatur ke teks, memo, angka, tanggal/waktu, mata uang, ya/tidak, dan tipe data hyperlink. Jika Anda tidak memberikan nilai, bidang tetap kosong (kosong) hingga Anda memasukkan nilai. Setelah Anda menentukan nilai default, Access menerapkan nilai tersebut ke rekaman baru yang Anda tambahkan. Jika Anda ingin, Anda bisa mengubah nilai dalam rekaman dari nilai default ke nilai lain, kecuali jika aturan validasi melarang hal ini.
Menetapkan nilai default untuk bidang tabel
Saat Anda mengatur nilai default untuk bidang tabel, kontrol apa pun yang Anda ikat ke bidang tersebut akan menampilkan nilai default.
Mengatur nilai default
-
Dalam panel navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ubah, lalu klik tampilan desain.
-
Pilih bidang yang ingin Anda ubah.
-
Pada tab umum , ketikkan nilai dalam kotak properti nilai default .
Nilai yang bisa Anda masukkan tergantung pada tipe data yang diatur untuk bidang tersebut. Misalnya, Anda bisa mengetik = date () untuk menyisipkan tanggal saat ini dalam bidang tanggal/waktu. Untuk contoh nilai default, lihat contoh nilai default, selanjutnya di artikel ini.
-
Simpan perubahan yang Anda buat.
Mengatur nilai default untuk kontrol
Biasanya, Anda menetapkan nilai default untuk kontrol hanya saat Anda tidak mengikat kontrol ke bidang tabel, atau saat Anda menautkan ke data di tabel lain.
Mengatur nilai default
-
Di Panel Navigasi, klik kanan formulir yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain.
-
Klik kanan kontrol yang ingin Anda ubah, lalu klik properti atau tekan F4.
-
Klik tab semua di lembar properti, temukan properti nilai default , lalu masukkan nilai default Anda.
-
Tekan CTRL+S untuk menyimpan perubahan Anda.
Mengatur baris default untuk kotak Daftar atau kotak kombo
Secara default, kotak daftar dan kotak kombo mengontrol tampilan dua tipe daftar: daftar nilai dan daftar pencarian. Daftar nilai adalah daftar item berkode keras yang berada dalam properti sumber baris kotak Daftar atau kontrol kotak kombo. Sebaliknya, daftar pencarian membawa data dari bidang pencarian (bidang yang menggunakan kueri untuk mengambil data dari tabel lain), lalu memuat data tersebut ke dalam kontrol kotak kombo.
Untuk daftar nilai dan daftar pencarian, Anda bisa menentukan item daftar yang muncul secara default, tetapi Anda mengikuti prosedur berbeda untuk setiap tipe daftar. Langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara mengatur nilai default untuk daftar nilai dan daftar pencarian.
Mengatur default untuk daftar nilai
-
Di Panel Navigasi, klik kanan formulir yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain.
-
Klik kanan kotak Daftar atau kontrol kotak teks, lalu klik properti atau tekan F4.
-
Pastikan bahwa properti sumber baris berisi daftar nilai. Item dalam daftar nilai dikelilingi tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma. Misalnya, Anda mungkin melihat daftar seperti ini: "baik"; " Wajar ";" Miskin".
-
Jika properti sumber baris berisi kueri (string teks yang dimulai dengan Select), buka rangkaian langkah berikutnya.
-
Dalam kotak properti nilai default , ketikkan yang berikut ini:
[control_name]. ItemData (n)
Dalam kasus ini, control_name adalah nama kotak Daftar atau kontrol kotak kombo, dan n adalah jumlah item daftar yang ingin Anda jadikan default. Jika Anda tidak mengetahui nama kontrol, lihat nilai dalam properti nama , yang terletak di bagian atas lembar properti.
Misalnya, Anda memiliki kontrol kotak kombo bernama pemilik, dan Anda ingin menggunakan nilai ketiga dalam daftar sebagai nilai default. Anda mengetikkan hal berikut dalam kotak properti nilai default :
[Pemilik]. ItemData (2)
Anda mengetik 2 , bukan 3 karena itemdata berbasis nol, artinya mulai menghitung dari nol, bukan satu.
-
Simpan perubahan Anda, lalu beralih kembali ke tampilan formulir. Nilai default yang Anda pilih akan muncul dalam kotak Daftar atau kombo saat Anda menambahkan catatan ke database Anda.
Mengatur nilai default untuk daftar pencarian
-
Buka tabel yang menyediakan data sumber untuk bidang pencarian Anda dalam tampilan lembar data.
-
Catat nilai kunci yang terkait dengan item yang ingin Anda jadikan nilai defaultnya.
Catatan: Secara default, Access menyembunyikan bidang utama dan kunci asing. Jika Anda tidak melihat bidang kunci, klik kanan sel mana pun di baris header tabel, klik munculkan kolom, dan dalam kotak dialog munculkan kolom , pilih bidang kunci Anda dan klik tutup.
-
Di panel navigasi, klik kanan tabel yang berisi bidang pencarian Anda, lalu klik tampilan desain.
-
Pilih bidang pencarian, dan pada tab umum , dalam kotak properti nilai default , ketikkan nilai kunci yang Anda catat di langkah 1 dan 2. Ini adalah nilai yang terkait dengan item daftar yang ingin Anda jadikan default.
Misalnya, Anda memiliki 10 pemasok, dan Anda menginginkan nama pemasok yang paling sering digunakan untuk muncul secara default. Untuk melakukannya, Anda menemukan nilai kunci yang secara unik mengidentifikasi pemasok, dan Anda memasukkan nilai kunci tersebut dalam kotak properti nilai default dari bidang foreign key.
-
Simpan perubahan Anda, beralih ke tampilan lembar data, dan masukkan catatan baru. Nilai default Anda muncul di bidang pencarian saat Anda menambahkan catatan.
Contoh nilai default
Tabel berikut ini mencantumkan dan menjelaskan beberapa nilai default. Anda dapat menyesuaikan contoh ini untuk digunakan dengan data Anda sendiri.
|
Ekspresi |
Nilai bidang default |
|
1 |
1 |
|
"MT" |
MT |
|
"New York, N.Y." |
New York, NY (Perhatikan bahwa Anda harus melampirkan nilai dalam tanda kutip jika termasuk tanda baca) |
|
"" |
String panjang nol |
|
Date( ) |
Tanggal hari ini |
|
= Ya |
"Ya" ditampilkan dalam bahasa lokal komputer |
