Mengelola ukuran kotak surat saya

Apakah Anda mendapatkan peringatan pesan mingguan atau bahkan harian bahwa Anda akan kehabisan ruang kotak surat? Pembersihan Kotak Surat adalah alat pembersihan satu sisi yang dapat Anda gunakan untuk memangkas ukuran kotak surat.

  1. Di Outlook, pilih Alat>File > Pembersihan Kotak Surat.

    Pembersihan Kotak Surat

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Tampilkan ukuran total kotak surat dan masing-masing folder di dalamnya.

    • Menemukan item yang lebih lama dari tanggal tertentu atau lebih besar dari ukuran tertentu.

    • Arsipkan item menggunakan Arsip Otomatis.

    • Tampilkan ukuran folder Item Dihapus dan kosongkan folder Item Dihapus Anda.

    • Tampilkan ukuran folder Konflik Anda dan hapus folder ini.

Praktik terbaik agar kotak surat Anda tetap ramping

Jika email Anda disimpan di server email seperti Exchange, saat kotak surat Anda mencapai batas atas, administrator Anda mungkin mulai membatasi fungsionalitas. Misalnya, pada 90 MB Anda mungkin mendapatkan peringatan, pada 100 MB Anda mungkin tidak bisa mengirim email, dan pada 110 MB Anda mungkin tidak bisa menerima email.

Berikut adalah beberapa cara untuk menjaga ukuran kotak surat Anda tetap di bawah kontrol:

  • Mengarsipkan item lama – Pindahkan item lama yang ingin Anda simpan ke arsip. Anda bisa membuat jendela File Data Outlook (.pst) lain yang bisa Anda buka Outlook saja saat Anda membutuhkannya. Secara default, Outlookmengarsipkan item secara otomatis pada interval rutin. Anda juga dapat mengarsipkan item secara manual kapan pun diinginkan. Dengan demikian, Anda dapat memutuskan item mana yang diarsipkan, kapan mengarsipkannya, dan tempat penyimpanannya.

    Catatan: Jika tidak melihat perintah Arsipkan, organisasi Anda mungkin telah menonaktifkan fitur ini.

  • Kosongkan folder Item TerhapusKosongkan folder Item Terhapus seringkali untuk memastikan Anda tidak menyimpan pesan yang tidak Diperlukan.

  • Kosongkan folder Email SampahKosongkan folder Email Sampah secara berkala untuk menghemat ruang kotak masuk Anda untuk pesan yang benar-benar Anda inginkan.

  • Menyimpan lampiran di luar kotak surat Anda – Karena lampiran terakumulasi seiring waktu, lampiran bisa memakan banyak ruang. Untuk lampiran yang ingin Anda simpan, pertimbangkan untuk menyimpannya ke situs tim, ke OneDrive, atau ke folder di komputer Anda.

  1. Di Outlook, pilih File> Cleanup Tools > Mailbox Cleanup.

    Alat pembersihan kotak surat

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Tampilkan ukuran total kotak surat dan masing-masing folder di dalamnya.

    • Menemukan item yang lebih lama dari tanggal tertentu atau lebih besar dari ukuran tertentu.

    • Arsipkan item menggunakan Arsip Otomatis.

    • Tampilkan ukuran folder Item Dihapus dan kosongkan folder Item Dihapus Anda.

    • Tampilkan ukuran folder Konflik Anda dan hapus folder ini.

Praktik terbaik agar kotak surat Anda tetap ramping

Jika email Anda disimpan di server email seperti Exchange, saat kotak surat Anda mencapai batas atas, administrator Anda mungkin mulai membatasi fungsionalitas. Misalnya, pada 90 MB Anda mungkin mendapatkan peringatan, pada 100 MB Anda mungkin tidak bisa mengirim email, dan pada 110 MB Anda mungkin tidak bisa menerima email.

Berikut adalah beberapa cara untuk menjaga ukuran kotak surat Anda tetap di bawah kontrol:

  • Mengarsipkan item lama – Pindahkan item lama yang ingin Anda simpan ke arsip. Anda bisa membuat jendela File Data Outlook (.pst) lain yang bisa Anda buka Outlook saja saat Anda membutuhkannya. Secara default, Outlookmengarsipkan item secara otomatis pada interval rutin. Anda juga dapat mengarsipkan item secara manual kapan pun diinginkan. Dengan demikian, Anda dapat memutuskan item mana yang diarsipkan, kapan mengarsipkannya, dan tempat penyimpanannya.

    Catatan: Jika tidak melihat perintah Arsipkan, organisasi Anda mungkin telah menonaktifkan fitur ini.

  • Kosongkan folder Item TerhapusKosongkan folder Item Terhapus seringkali untuk memastikan Anda tidak menyimpan pesan yang tidak Diperlukan.

  • Kosongkan folder Email SampahKosongkan folder Email Sampah secara berkala untuk menghemat ruang kotak masuk Anda untuk pesan yang benar-benar Anda inginkan.

  • Menyimpan lampiran di luar kotak surat Anda – Karena lampiran terakumulasi seiring waktu, lampiran bisa memakan banyak ruang. Untuk lampiran yang ingin Anda simpan, pertimbangkan untuk menyimpannya ke situs tim, ke OneDrive, atau ke folder di komputer Anda.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×