Mengimpor atau menautkan ke data dalam file teks

Dalam artikel ini

• Tentang file teks dan format yang didukung

• Mengimpor data dari file teks

• Apa lagi yang harus saya ketahui tentang pengimporan?

• Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah dalam tabel yang diimpor

• Menautkan ke file teks

• Memecahkan masalah nilai salah dan #Num! dalam tabel yang ditautkan

Tentang file teks dan format yang didukung

File teks berisi karakter yang dapat dibaca dan tidak diformat, seperti huruf dan angka, serta karakter khusus seperti tab, umpan baris, dan karakter kembali ke awal. Access mendukung ekstensi nama file berikut ini: .txt, .csv, .asc, dan .tab.

Untuk menggunakan file teks sebagai file sumber untuk mengimpor atau menautkan, konten file harus disusun sedemikian rupa sehingga panduan pengimporan dan penautan dapat membaginya ke dalam sekumpulan rekaman (baris), dan setiap rekaman ke dalam kumpulan bidang (kolom). File teks yang diatur dengan benar dikategorikan ke salah satu dari dua tipe ini:

• File yang dipisahkan    Dalam file ini, setiap rekaman muncul pada baris yang terpisah dan bidang-bidangnya dipisahkan oleh karakter tunggal, yang disebut pemisah. Pemisah dapat berupa karakter apa pun yang tidak muncul dalam nilai bidang, seperti tab, titik koma, koma, spasi, dan sebagainya. Berikut ini adalah contoh teks yang dipisahkan koma.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• File dengan lebar tetap    Dalam file ini, setiap rekaman muncul pada baris yang terpisah dan lebar setiap bidang tetap konsisten di seluruh rekaman. Sebagai contoh, lebar bidang pertama dari setiap rekaman selalu sepanjang tujuh karakter, bidang kedua selalu 12 karakter, dan seterusnya. Jika nilai panjang bidang sebenarnya berbeda dari satu rekaman ke yang lain, nilai yang kurang dari ketetapan lebar harus diisi dengan karakter spasi akhir. Berikut adalah contoh teks yang lebarnya tetap.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Atas Halaman

Mengimpor data dari file teks

Jika ingin menyimpan beberapa atau semua data dalam file teks ke database Access, impor konten file ke dalam tabel baru atau tambahkan data ke tabel yang sudah ada. Anda dapat menampilkan dan mengedit data yang diimpor, dan perubahan yang dibuat pada data tidak akan memengaruhi file teks sumber.

Selama operasi impor, Anda dapat menentukan cara penataan file sumber, dan apakah ingin membuat tabel baru atau menambahkan data ke tabel yang sudah ada.

Di akhir operasi impor, pilih untuk menyimpan detail operasi impor sebagai suatu spesifikasi. Spesifikasi impor akan membantu Anda mengulangi operasi ini di lain waktu tanpa perlu mengikuti Panduan Impor Teks setiap kali membuat operasi.

Mempersiapkan file sumber

1. Buka file teks sumber di editor teks, seperti Notepad.

   Catatan: Anda hanya dapat mengimpor satu file selama operasi impor. Untuk mengimpor beberapa file, ulangi operasi impor untuk setiap file.

2. Tinjau konten file teks sumber dan lakukan tindakan seperti yang diuraikan dalam tabel ini.

   Elemen	Deskripsi
   Dipisahkan atau lebar tetap	Pastikan bahwa file secara konsisten mengikuti salah satu format. Jika file dipisahkan, identifikasi pemisahnya. Jika file memiliki bidang lebar tetap, pastikan setiap bidang memiliki lebar yang sama dalam setiap rekaman.
   Pengualifikasi teks	Beberapa file yang dipisahkan mungkin berisi nilai bidang yang diapit tanda kutip tunggal atau ganda, seperti yang ditampilkan di sini: "Pernille Halberg",25,4/5/2017,"New York" "Daniel Brunner",27,2018,"Chicago" Karakter yang mengapit nilai bidang disebut pengualifikasi teks. Pengualifikasi teks tidak diperlukan, namun penting jika salah satu hal berikut ini benar: Pembatas bidang muncul sebagai bagian dari nilai bidang. Misalnya, jika koma digunakan sebagai pembatas bidang, dan New York, Chicago adalah nilai bidang yang valid, Anda harus menyertakan nilai di dalam sepasang pengkualifikasi, seperti ini: "New York, Chicago" Anda ingin Access memperlakukan nilai nonteks, seperti 0452934 dan 0034539 sebagai nilai teks dan menyimpannya di bidang Teks. Selama operasi impor, Anda dapat menentukan apakah file menggunakan pengualifikasi, dan jika demikian, tentukan karakter yang bertindak sebagai pengualifikasi. Pastikan bahwa pengualifikasi teks yang sama digunakan di seluruh file, dan hanya nilai teks yang diapit oleh sepasang pengualifikasi.
   Jumlah bidang	Jumlah bidang sumber tidak boleh melebihi 255. Access tidak dapat mendukung lebih dari 255 bidang dalam tabel.
   Melewatkan rekaman dan nilai	Jika hanya menginginkan sebagian file teks, edit file sumber sebelum memulai operasi impor. Anda tidak dapat melewatkan rekaman selama operasi impor. Jika menambahkan data ke tabel baru, Anda dapat melewatkan bidang tertentu, tetapi opsi ini tidak tersedia untuk menambahkan konten ke tabel yang sudah ada. Saat menambahkan data ke tabel yang sudah ada, struktur data sumber harus sesuai dengan struktur tabel tujuan. Dengan kata lain, sumber data harus memiliki jumlah kolom yang sama dengan tabel tujuan, dan tipe data dari data sumber harus sesuai dengan tipe data tabel tujuan.
   Baris dan bidang kosong	Hapus semua baris kosong dalam file. Jika terdapat bidang kosong, coba tambahkan data yang hilang. Jika berencana untuk menambahkan rekaman ke tabel yang sudah ada, pastikan bahwa bidang terkait dalam tabel tersebut menerima nilai null. Suatu bidang akan menerima nilai null jika properti bidang Diperlukan diatur ke Tidak, dan pengaturan properti AturanValidasi tidak melarang nilai null.
   Karakter asing	Tinjau dan hapus karakter asing, seperti tab, maju baris, dan karakter kembali ke awal.
   Tipe data	Untuk menghindari kesalahan selama pengimporan, pastikan setiap bidang sumber berisi tipe data yang sama dalam setiap baris. Access akan memindai 25 baris pertama file untuk menentukan tipe data bidang dalam tabel. Kami sangat menyarankan Anda untuk memastikan bahwa 25 baris sumber pertama tidak mencampur nilai tipe data yang berbeda dalam bidang apa pun. Pastikan juga bahwa nilai non-teks yang harus diperlakukan sebagai nilai teks diapit dalam tanda kutip tunggal atau ganda. Jika file sumber berisi nilai campuran dalam baris setelah baris ke-25, operasi impor mungkin masih akan melewatkannya atau mengonversinya dengan tidak benar. Untuk informasi pemecahan masalah, lihat bagian Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah dalam tabel yang diimpor, selanjutnya dalam artikel ini.
   Nama bidang	Untuk file teks yang dipisahkan, jika file tidak menyertakan nama bidang, ada baiknya untuk menempatkannya di baris pertama. Selama operasi impor, Anda dapat menentukan agar Access memperlakukan nilai di baris pertama sebagai nama bidang. Ketika mengimpor file teks dengan lebar tetap, Access tidak memberikan opsi untuk menggunakan nilai di baris pertama sebagai nama bidang. Catatan: Saat Anda menambahkan file teks yang dipisahkan ke tabel yang ada, pastikan bahwa nama setiap kolom sama persis dengan nama bidang yang terkait. Jika nama kolom berbeda dengan nama bidang terkait dalam tabel, operasi impor akan gagal. Untuk menemukan nama bidang, buka tabel tujuan dalam tampilan Desain.

3. Tutup file sumber, jika terbuka. Membiarkan file sumber terbuka dapat mengakibatkan kesalahan konversi data selama operasi impor.

Memulai proses impor di Access

1. Buka database Access yang akan menjadi tujuan untuk menyimpan data yang diimpor. Jika tidak ingin menyimpan data dalam database yang sudah ada, buat sebuah database kosong.

2. Sebelum memulai operasi impor, tentukan apakan Anda ingin menyimpan data dalam tabel baru atau yang sudah ada.

   • Membuat tabel baru    Jika memilih untuk menyimpan data dalam tabel baru, Access akan membuat sebuah tabel dan menambahkan data yang diimpor ke dalamnya. Jika sudah ada tabel dengan nama yang sama, Access akan menimpa konten tabel tersebut dengan data yang diimpor.

   • Menambahkan ke tabel yang sudah ada    Jika menambahkan data ke tabel yang sudah ada, proses impor akan menambahkan data ke tabel yang ditentukan.

     Saat melanjutkan, ingat bahwa sebagian besar operasi penambahan gagal karena data sumber tidak cocok dengan pengaturan bidang dan struktur tabel tujuan. Untuk menghindari hal ini, buka tabel dalam tampilan Desain, lalu tinjau hal berikut:

     • Baris pertama    Jika baris pertama file teks sumber tidak berisi nama bidang, pastikan bahwa tipe data dan posisi setiap kolom sesuai dengan yang ada di bidang terkait dalam tabel. Untuk file teks dipisahkan, jika baris pertama berisi judul kolom, urutan kolom dan bidang tidak perlu cocok, namun tipe data dan nama setiap kolom harus sama persis dengan bidang yang terkait. Ketika mengimpor file teks dengan lebar tetap, Access tidak memberikan opsi untuk menggunakan nilai di baris pertama sebagai nama bidang.

     • Bidang yang hilang atau tambahan    Jika satu atau beberapa bidang tidak ada dalam tabel tujuan, tambahkan bidang tersebut sebelum memulai operasi impor. Namun, jika tabel tujuan berisi bidang yang tidak ada dalam file sumber, Anda tidak perlu menghapusnya dari tabel selama bidang menerima nilai null.

       Tips: Suatu bidang akan menerima nilai null jika properti bidang yang Diperlukan diatur ke Tidak dan pengaturan properti AturanValidasi tidak melarang nilai null.

     • Kunci utama    Jika tabel berisi bidang kunci utama, file sumber harus berisi kolom dengan nilai yang kompatibel dengan bidang kunci utama. Selain itu, nilai kunci yang diimpor harus bersifat unik. Jika rekaman yang diimpor berisi nilai kunci utama yang sudah ada dalam tabel tujuan, operasi impor akan menampilkan pesan kesalahan. Anda harus mengedit data sumber agar berisi nilai kunci yang unik dan memulai operasi impor kembali.

     • Bidang terindeks    Jika properti bidang Terindeks dalam tabel diatur ke Ya (Tanpa Duplikat), kolom terkait dalam file teks sumber harus berisi nilai yang unik.

3. Lokasi panduan impor/tautkan teks berbeda sedikit tergantung pada versi Access Anda. Pilih langkah-langkah yang sesuai dengan versi Access Anda:

   • Jika Menggunakan versi terbaru access atau Access 2019 versi langganan Microsoft 365 , pada tab Data Eksternal , dalam grup Impor & Tautan , klik Sumber Data Baru > DariFile > File Teks.

   • Jika menggunakan Access 2016, Access 2013, atau Access 2010, di tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautkan, klik File Teks.

4. Access akan membuka kotak dialog Dapatkan Data Eksternal – File Teks.

   

5. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - File Teks, dalam kotak Nama file, ketik nama file sumber.

6. Tentukan bagaimana Anda ingin mengimpor data.

   • Untuk menyimpan data dalam tabel baru, pilih Impor data sumber ke tabel yang baru di database saat ini. Anda akan diminta untuk menamai tabel ini nanti.

   • Untuk menambahkan data ke tabel yang ada, pilih Tambahkan salinan rekaman ke tabel lalu pilih tabel dari daftar menurun.

     Catatan: Untuk menautkan ke sumber data dengan membuat tabel tertaut, lihat bagian Menautkan ke file teks, selanjutnya dalam artikel ini.

7. Klik OK.

   Access akan memindai konten file dan menyarankan cara untuk menata file. Jika file menggunakan pemisah untuk memisahkan bidang, pastikan bahwa opsi Dipisahkan dipilih. Jika file memiliki bidang dengan lebar tetap, pastikan bahwa opsi Lebar Tetap dipilih. Jika tidak yakin apakah file Anda memiliki bidang lebar tetap atau dipisahkan, lihat bagian sebelumnya, Mempersiapkan file sumber.

   Catatan: Jika file teks sumber berisi tab atau karakter khusus lain, karakter akan ditampilkan dalam Panduan Impor Teks sebagai kotak kecil di antara kolom data.

8. Klik Berikutnya.

   Informasi yang ditampilkan oleh panduan bergantung pada opsi yang dipilih, antara opsi Dipisahkan atau opsi Lebar Tetap.

   Dipisahkan

   Pilih atau tentukan karakter yang memisahkan nilai bidang, Tab, Titik koma, Koma, Spasi, atau Lainnya. Jika file menggunakan pengualifikasi teks, dalam kotak Pengualifikasi Teks, pilih tanda kutip ganda (") atau tanda kutip tunggal ('). Jika baris pertama file sumber berisi nama bidang, centang kotak Baris Pertama berisi Nama Bidang. Lalu, klik Berikutnya.

   Lebar tetap

   Panduan akan menampilkan konten file. Jika Access mendeteksi struktur berkolom dalam data, program akan menempatkan baris vertikal dalam data untuk memisahkan bidang. Tinjau struktur yang disarankan oleh panduan, dan jika diperlukan, ikuti instruksi di halaman panduan untuk menambahkan, menghapus, atau menyesuaikan garis. Kemudian, klik Berikutnya.

9. Jika memilih untuk menambahkan data, lompat ke langkah 13. Jika mengimpor data ke tabel baru, klik Berikutnya. Pada tahap ini, Anda sebaiknya meninjau properti bidang yang ditampilkan dalam panduan.

   Catatan: Halaman panduan untuk menentukan informasi tentang bidang yang diimpor tidak akan ditampilkan jika Anda menambahkan catatan ke tabel yang sudah ada.

10. Klik kolom di tengah bagian bawah halaman panduan untuk menampilkan properti bidang yang terkait. Tinjau dan ubah nama dan tipe data di bidang tujuan jika diinginkan.

    Access meninjau 25 baris pertama dalam setiap kolom untuk menyarankan tipe data default bagi bidang yang terkait. Jika ada tipe nilai yang berbeda dalam 25 baris pertama kolom, seperti nilai teks dan numerik, panduan akan menyarankan tipe data yang kompatibel dengan semua atau sebagian besar nilai dalam kolom, yang biasanya adalah tipe data Teks. Meskipun dapat memilih tipe data lain, ingat bahwa nilai yang tidak kompatibel dengan tipe data yang Anda pilih akan diabaikan atau dikonversi dengan tidak benar. Untuk informasi selengkapnya tentang cara memperbaiki nilai yang hilang atau salah, lihat bagian Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah dalam tabel yang diimpor, selanjutnya dalam artikel ini.

11. Untuk membuat indeks pada bidang, atur Terindeks ke Ya. Untuk melewatkan kolom sumber sekaligus, centang kotak Jangan impor bidang (Lewati). Lalu klik Berikutnya.

12. Jika rekaman ditambahkan ke tabel baru, panduan akan meminta Anda menentukan kunci utama untuk tabel tersebut. Jika memilih Biarkan Access menambahkan kunci utama, Access akan menambahkan bidang AutoNumber sebagai bidang pertama dalam tabel tujuan, lalu mengisinya dengan ID yang unik, dimulai dengan 1. Klik Berikutnya.

    Catatan: Halaman panduan untuk menentukan informasi tentang bidang yang diimpor tidak akan ditampilkan jika Anda menambahkan catatan ke tabel yang sudah ada.

13. Access akan menampilkan halaman terakhir panduan. Jika Anda mengimpor rekaman ke tabel baru, tentukan nama untuk tabel tujuan. Dalam kotak Impor ke Tabel, ketikkan nama untuk tabel tersebut. Jika tabel sudah ada, akan muncul perintah yang menanyakan apakah Anda ingin menimpa konten tabel yang sudah ada. Klik Ya untuk melanjutkan atau Tidak untuk menentukan nama lain bagi tabel tujuan.

    Apa fungsi tombol Tingkat Lanjut?

    Tombol Tingkat Lanjut dalam Panduan Impor Teks memungkinkan Anda membuat atau membuka spesifikasi impor dalam format yang digunakan oleh versi lama Access. Jika tidak memiliki spesifikasi impor dari versi Access yang lebih lama (sebelum Access 2007), lebih baik Anda tidak menggunakan tombol Tingkat Lanjut. Sebaliknya, jika ingin menyimpan detail operasi impor ini, silakan pelajari selengkapnya tentang prosedur ini di bagian berikutnya.

14. Klik Selesai untuk mengimpor data.

    Access akan berusaha mengimpor data. Jika salah satu data berhasil diimpor, panduan akan menampilkan kotak dialog yang memberi tahu status operasi impor. Sebaliknya, jika operasi sepenuhnya gagal, Access akan menampilkan pesan kesalahan Terjadi kesalahan saat mencoba mengimpor file.

15. Buka tabel tujuan dalam tampilan Lembar Data. Bandingkan data dalam tabel dengan file sumber dan pastikan bahwa data sudah benar.

Apa lagi yang harus saya ketahui tentang pengimporan?

• Untuk informasi mengenai cara menyimpan detail impor menjadi spesifikasi yang dapat Anda gunakan di kemudian hari, lihat artikel Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi.

• Untuk informasi mengenai cara menjalankan spesifikasi impor yang tersimpan, lihat artikel Menjalankan operasi impor atau ekspor yang tersimpan.

• Untuk informasi tentang cara menjadwalkan spesifikasi untuk dijalankan pada waktu tertentu, lihat artikel Menjadwalkan operasi impor atau ekspor.

• Untuk informasi tentang cara mengubah nama spesifikasi, menghapus spesifikasi, atau memperbarui nama file sumber di spesifikasi, lihat artikel Mengelola Tugas Data.

Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah dalam tabel yang diimpor

Jika melihat pesan Terjadi kesalahan saat mencoba mengimpor file, artinya operasi impor sepenuhnya gagal. Sebaliknya, jika operasi impor menampilkan halaman yang meminta Anda menyimpan detail operasi, artinya operasi berhasil mengimpor semua atau beberapa data. Pesan status juga menyebutkan nama tabel log kesalahan yang berisi deskripsi kesalahan yang terjadi selama operasi impor.

Penting untuk dicatat, meskipun pesan status menunjukkan bahwa operasi berhasil, Anda harus meninjau konten dan struktur tabel untuk memastikan semuanya sudah benar sebelum mulai menggunakan tabel.

Buka tabel tujuan dalam tampilan Lembar Data untuk melihat apakah semua data berhasil ditambahkan ke tabel. Anda harus membuka tabel dalam tampilan Desain untuk meninjau tipe data dan pengaturan properti lain bidang tersebut.

Tabel berikut menguraikan langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk memperbaiki nilai yang hilang atau salah.

Selain itu, Anda mungkin ingin meninjau tabel log kesalahan dari halaman terakhir panduan dalam tampilan Lembar Data. Tabel memiliki tiga bidang: Kesalahan, Bidang, dan Baris. Setiap tabel berisi informasi tentang kesalahan tertentu, dan konten bidang Kesalahan akan membantu Anda memecahkan masalah.

Daftar lengkap string kesalahan dan petunjuk pemecahan masalah

Atas Halaman

Menautkan ke file teks

Gunakan penautan untuk menghubungkan ke data dalam file lain tanpa mengimpornya. Dengan demikian, Anda dapat menampilkan data terbaru baik dalam program asli maupun dalam file Access tanpa membuat dan menyimpan salinan di Access. Jika tidak ingin menyalin konten file teks ke dalam database Access tetapi masih ingin menjalankan kueri dan menghasilkan laporan berdasarkan data tersebut, tautkan teks file, bukan mengimpornya.

Ketika Anda menautkan ke file teks, Access akan membuat tabel baru yang ditautkan ke file sumber. Setiap perubahan yang dibuat pada file sumber akan terlihat dalam tabel yang tertaut, namun, Anda tidak akan dapat mengedit konten tabel yang terkait di Access. Jika ingin membuat perubahan pada konten atau struktur data, buka file sumber dan buat perubahan di dalamnya.

Memecahkan masalah nilai salah dan #Num! dalam tabel yang ditautkan

Meskipun pesan Selesai menautkan tabel kemudian muncul, Anda tetap harus membuka tabel dalam tampilan Lembar Data untuk memastikan bahwa semua baris dan kolom sudah menampilkan data yang benar.

Jika melihat kesalahan atau data yang tidak benar dalam tabel, lakukan tindakan perbaikan seperti yang diuraikan dalam tabel berikut, lalu cobalah menautkan lagi. Ingat, Anda tidak akan dapat menambahkan nilai langsung ke tabel yang ditautkan karena tabel bersifat baca-saja.

Atas Halaman