Menyetel pustaka agar mengharuskan cek keluar file

Menyetel pustaka agar mengharuskan cek keluar file

Salah satu cara untuk mengontrol kolaborasi dokumen adalah memerlukan Check Out file, terutama ketika beberapa pengguna memiliki akses ke pustaka. Jika sebuah pustaka diperlukan, orang lain tidak bisa menimpa pustaka. Namun, Anda berisiko mencegah orang lain melihat perubahan terbaru atau melakukan perubahan. Jika orang lain perlu mengerjakan dokumen, penting agar file diperiksa dengan cepat.

Catatan: Jangan mengonfigurasi Pustaka Anda untuk meminta cek keluar jika pengguna berencana untuk menulis dokumen bersama di pustaka. Pengguna tidak bisa bekerja secara bersamaan pada dokumen saat pemeriksaan yang diperlukan diaktifkan.

Memerlukan Check Out file untuk pengeditan

Catatan: Hanya pengguna yang memiliki izin kontrol penuh atau desain yang bisa menyiapkan pustaka untuk meminta Check Out file.

  1. Masuk ke pustaka yang ingin Anda kerjakan.

  2. Pilih pengaturan Pengaturan: perbarui profil Anda, instal perangkat lunak, dan sambungkan ke awan pengaturan pustaka>.

    Jika Anda tidak melihat item menu ini, pada pita, pilih pustaka, dan dalam grup pengaturan, pilih pengaturan pustaka.

  3. Pada halaman pengaturan , di bawah pengaturan umum, pilih pengaturanpembuatan versi.

  4. Di bagian memerlukan Check Out , di bawah perlu dokumen yang akan diperiksa sebelum mereka bisa diedit?, pilih ya.

  5. Untuk menyimpan pengaturan Anda dan kembali ke halaman pengaturan pustaka , pilih OK.

Jika Anda melakukan ini...

Ini yang terjadi...

Membuat atau menambahkan file ke pustaka

File pertama kali dicek kepada Anda. Anda harus memeriksanya ke pustaka sebelum orang lain bisa melihatnya dan mengerjakannya.

Membuka file untuk pengeditan

File secara otomatis dicek kepada Anda ketika memilih Edit. Dialog pesan memberi tahu Anda bahwa Anda akan melihat file, dan menawarkan kesempatan untuk mengeditnya dalam folder draf lokal Anda.

Setelah Check Out, ikon file ditutup dengan panah hijau yang mengarah ke bawah, yang mengindikasikan bahwa file tersebut telah dicek keluar. Tidak ada orang lain yang bisa mengubah file, dan tidak ada orang lain yang bisa melihat perubahan Anda, selagi Anda memeriksanya.

Membuat perubahan pada informasi tentang file (properti)

Jika file belum dicek keluar untuk Anda, Anda harus memeriksanya sebelum Anda bisa membuat perubahan pada propertinya, seperti judul, nama penulis, tanggal jatuh tempo, hitungan kata, dan seterusnya. Perubahan Anda tidak akan diterapkan hingga Anda memeriksa kembali file tersebut.

Mencoba membuka file yang dicek ke orang lain

Opsi cek keluar dan cek masuk tidak tersedia. Anda tidak dapat melihat file yang telah diperiksa orang lain. Jika Anda mencoba untuk melakukannya, dialog pesan akan muncul memberitahukan kepada Anda bahwa file tersebut telah diperiksa oleh orang lain.

Untuk mencari tahu siapa yang memiliki file yang dicek keluar, arahkan mouse ke atas ikon file. Nama orang yang memeriksanya akan muncul dalam tooltip. Anda dapat menghubungi individu tersebut untuk meminta Check in file tersebut jika memerlukannya dengan cepat.

Check in file

Anda diminta untuk memasukkan komentar tentang perubahan yang Anda buat. Jika Pustaka Anda melacak versi, komentar Anda menjadi bagian dari Riwayat Versi. Jika versi utama dan minor dilacak, Anda akan diminta untuk memilih tipe versi yang sedang Anda Check in. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Lihat juga.

Membuat file dicek keluar untuk waktu yang lama

Tidak ada orang lain yang bisa melihat perubahan Anda atau mengedit file selagi Anda memeriksanya. Meskipun hal ini berguna selama waktu Anda membuat perubahan, hal tersebut juga mungkin mencegah orang lain melakukan tugas yang ditetapkan. Ini adalah praktik bisnis yang baik dan kesopanan umum untuk memeriksa file kembali secepat mungkin setelah Anda memeriksanya. Dalam beberapa situasi, administrator mungkin harus memaksa Check-in file.

Bagaimana cara mengonfigurasi pustaka situs agar perlu diperiksa?

Hanya orang yang memiliki izin kontrol penuh atau desain yang bisa menyiapkan pustaka untuk meminta Check Out file.

Untuk meminta keluar dari file

Catatan: Jika informasi ini tidak cocok dengan apa yang Anda lihat, Anda mungkin menggunakan Microsoft 365 setelah pemutakhiran layanan. Untuk menemukan info yang berlaku pada Anda, pilih tab online, 2016, 2013 .

  1. Navigasikan ke pustaka yang ingin Anda kerjakan. Jika nama pustaka tidak muncul di panel luncur cepat , pilih semua konten situs, lalu pilih nama Pustaka Anda.

  2. Pada pita, dalam grup alat pustaka , pilih tab pustaka .

  3. Pilih pengaturan pustaka Tombol Pengaturan Pustaka di pita Pustaka SharePoint Foundation .

  4. Pada halaman pengaturan pustaka , di bawah pengaturan umum, pilih pengaturanpembuatan versi.

  5. Di bagian memerlukan Check Out , di bawah perlu dokumen yang akan diperiksa sebelum mereka bisa diedit? , pilih ya.

  6. Untuk menutup dialog dan kembali ke halaman pengaturan pustaka , pilih OK.

Bagaimana cara menghapus persyaratan Check Out dari pustaka situs?

Jika, setelah beberapa saat, organisasi Anda memutuskan bahwa Check-Out yang diperlukan tidak benar-benar diperlukan, Anda bisa menghapus persyaratan jika Anda memiliki izin kontrol penuh atau desain.

Untuk menghapus persyaratan untuk memeriksa file

Catatan: Jika informasi ini tidak cocok dengan apa yang Anda lihat, Anda mungkin menggunakan Microsoft 365 setelah pemutakhiran layanan. Untuk menemukan info yang berlaku pada Anda, pilih tab online, 2016, 2013 .

  1. Navigasikan ke pustaka yang ingin Anda kerjakan. Jika nama pustaka tidak muncul di panel luncur cepat , pilih semua konten situs, lalu pilih nama Pustaka Anda.

  2. Pada pita, dalam grup alat pustaka , pilih tab pustaka .

  3. Pilih pengaturan pustaka Tombol Pengaturan Pustaka di pita Pustaka SharePoint Foundation .

  4. Pada halaman pengaturan pustaka , di bawah pengaturan umum, pilih pengaturanpembuatan versi.

  5. Di bagian memerlukan Check Out , di bawah perlu dokumen yang akan diperiksa sebelum mereka bisa diedit? , pilih tidak.

  6. Untuk menutup dialog dan kembali ke halaman pengaturan pustaka , pilih OK.

Apa yang terjadi jika pustaka situs memiliki persyaratan Check-Out?

Salah satu cara untuk mengontrol kolaborasi dokumen adalah memerlukan Check-Out file, terutama ketika beberapa pengguna memiliki akses ke pustaka. Jika Anda memiliki sebuah file yang dicek keluar, Anda bisa yakin bahwa orang lain tidak bisa menimpa file tersebut. Namun, Anda juga mencegah orang lain melihat perubahan terbaru atau membuat perubahan sendiri, sehingga penting untuk memeriksa kembali file segera.

Penting: Jangan mengonfigurasi pustaka situs Anda untuk meminta cek keluar jika orang berencana untuk menulis dokumen bersama di pustaka. Pengguna tidak bisa bekerja secara bersamaan pada dokumen saat Check Out yang diperlukan berlaku.

Saat Anda bekerja di Pustaka yang memerlukan Check Out file, sangat berguna jika Anda memahami dampak tindakan Anda.

Jika Anda melakukan ini...

Ini yang terjadi...

Membuat atau menambahkan file ke pustaka situs

File pertama kali dicek kepada Anda. Anda harus memeriksanya ke pustaka sebelum orang lain bisa melihatnya dan mengerjakannya.

Membuka file untuk pengeditan

File secara otomatis dicek kepada Anda saat Anda memilih Edit di <nama aplikasi>. Dialog pesan memberi tahu Anda bahwa Anda akan melihat file, dan menawarkan kesempatan untuk mengeditnya dalam folder draf lokal Anda.

Pesan check-out file SharePoint

Setelah Check Out, ikon file ditutupi dengan panah hijau yang mengarah ke bawah gambar ikon , yang mengindikasikan bahwa file tersebut telah dicek keluar. Tidak ada orang lain yang bisa mengubah file, dan tidak ada orang lain yang bisa melihat perubahan Anda, selagi Anda memeriksanya.

Membuat perubahan pada informasi tentang file (properti)

Jika file belum dicek keluar untuk Anda, Anda harus memeriksanya sebelum Anda bisa membuat perubahan pada propertinya, seperti judul, nama penulis, tanggal jatuh tempo, hitungan kata, dan seterusnya. Perubahan Anda tidak akan diterapkan hingga Anda memeriksa kembali file tersebut.

Mencoba membuka file yang dicek ke orang lain

Opsi cek keluar dan cek masuk tidak tersedia. Anda tidak dapat melihat file yang telah diperiksa orang lain. Jika Anda mencoba melakukannya, dialog pesan akan memberi tahu bahwa file tersebut telah diperiksa oleh orang lain.

Pesan memberitahukan kepada Anda bahwa file dikunci oleh orang lain

Untuk mencari tahu siapa yang memiliki file yang dicek keluar, arahkan mouse ke atas ikon file. Nama orang yang telah memeriksanya muncul dalam tooltip.

ToolTip yang muncul di bawah ikon file Check-Out. Memungkinkan pengguna mengetahui nama file dan yang telah dicek keluar.

Anda dapat menghubungi individu tersebut untuk meminta Check-in file tersebut jika Anda membutuhkannya dengan cepat.

Check in file

Anda diminta untuk memasukkan komentar tentang perubahan yang Anda buat. Jika Pustaka Anda melacak versi, komentar Anda menjadi bagian dari Riwayat Versi. Jika versi utama dan minor dilacak, Anda akan diminta untuk memilih tipe versi yang sedang Anda Check in. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Lihat juga.

Membuat file dicek keluar untuk waktu yang lama

Tidak ada orang lain yang bisa melihat perubahan Anda atau mengedit file selagi Anda memeriksanya. Meskipun hal ini berguna selama waktu Anda membuat perubahan, hal tersebut juga mungkin mencegah orang lain melakukan tugas yang ditetapkan. Ini adalah praktik bisnis yang baik dan kesopanan umum untuk memeriksa file kembali secepat mungkin setelah Anda memeriksanya. Dalam beberapa situasi, administrator mungkin harus memaksa Check-in file.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×