Opsi dan tipe kolom pustaka dan daftar

Opsi dan tipe kolom pustaka dan daftar

Tipe kolom menentukan cara data disimpan dan ditampilkan dalam daftar atau pustaka. Saat Anda membuat kolom untuk daftar atau pustaka, Anda memilih tipe kolom yang menunjukkan tipe data yang ingin Anda simpan di kolom seperti angka saja, teks yang diformat, atau angka yang dihitung secara otomatis. Kolom kemudian ditambahkan ke satu atau beberapa tampilan daftar atau pustaka untuk membantu Anda menampilkan data dengan cara yang bermakna.

Bagian berikut ini menyediakan informasi tentang tipe kolom default yang bisa Anda buat dan kapan menggunakan setiap tipe kolom. Bergantung pada organisasi Anda, tipe kolom tambahan mungkin tersedia.

Catatan: Anda dapat menambahkan, mengubah, memperlihatkan/menyembunyikan, atau menghapus kolom dalam daftar atau pustaka, serta membuat atau menghapus daftar dari halaman atau situs di SharePoint. Untuk informasi selengkapnya tentang mengelola daftar atau pustaka dengan banyak item, lihat mengelola daftar dan pustaka yang besar di SharePoint.

Pilih tampilan SharePoint Anda dari salah satu tab berikut ini:

Kolom membantu Anda membuat tampilan yang bermakna dari item dalam daftar atau pustaka. Dengan menggunakan kolom, Anda bisa mengurutkan, mengelompokkan, dan memfilter item, dan Anda juga bisa menghitung data tentang item secara otomatis dan menampilkan hasil perhitungan tersebut. Kolom juga memungkinkan Anda untuk menentukan informasi apa yang harus dimasukkan tentang item ketika seseorang menambahkan item ke daftar atau pustaka. Saat item ditambahkan, formulir muncul dan menyediakan bidang serta opsi untuk memasukkan informasi. Saat Anda membuat daftar atau pustaka, kolom tertentu, seperti judul atau dimodifikasi oleh, dibuat secara otomatis. Anda dapat membuat kolom tambahan agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Kolom yang Anda buat menentukan bidang dan opsi yang muncul di formulir tersebut, dan kolom yang bisa ditambahkan ke tampilan daftar atau pustaka.

Anda menentukan tipe kolom yang Anda inginkan saat membuat kolom. Dalam beberapa kasus, Anda juga bisa memilih tipe kolom yang berbeda untuk kolom yang sudah ada, tapi ini tergantung pada jenisnya dan berapa banyak data yang disimpan dalam kolom. Mengubah tipe kolom dari kolom yang sudah ada dapat merusak data yang sudah disimpan dalam kolom. Untuk alasan ini, penting untuk memutuskan tipe data yang ingin Anda simpan sebelum membuat kolom. Saat memutuskan tipe kolom yang Anda inginkan, pertimbangkan hal berikut:

  • Jenis data apa yang ingin Anda Simpan? Hanya huruf? Angka saja? Teks yang diformat? Misalnya, Anda tidak bisa menyimpan huruf dalam kolom angka . Mengetahui tipe data yang ingin Anda Simpan adalah langkah pertama menuju pemilihan kolom yang paling sesuai.

  • Apakah Anda ingin menggunakan data dalam perhitungan keuangan? Jika demikian, tipe kolom currency adalah opsi terbaik.

  • Apakah Anda ingin menggunakan data dalam perhitungan matematika? Seberapa tepat perhitungan tersebut harus dilakukan? Anda bisa menghitung data dalam kolom angka atau mata uang , tetapi bukan kolom teks . Selain itu, penghitungan dalam kolom mata uang paling tepat.

  • Bagaimana Anda ingin mengurutkan data di kolom? Dalam kolom teks , angka diurutkan sebagai string karakter (1, 10, 100, 2, 20, 200, dan seterusnya), bukan sebagai nilai numerik. Untuk mengurutkan angka sebagai nilai numerik, gunakan kolom angka atau mata uang . Selain itu, banyak format tanggal yang tidak diurutkan dengan benar jika disimpan dalam kolom teks . Untuk memastikan pengurutan tanggal yang tepat, gunakan kolom tanggal dan waktu .

  • Apakah Anda ingin memastikan bahwa orang memasukkan informasi dalam kolom? Jika demikian, Anda bisa menentukan bahwa kolom diperlukan dan orang tidak bisa menambahkan item tanpa memasukkan informasi.

Digunakan untuk mengumpulkan dan menampilkan teks dalam jumlah kecil yang tidak diformat dalam satu baris, termasuk:

  • Teks saja, seperti nama depan, nama belakang, atau nama Departemen

  • Kombinasi teks dan angka, seperti alamat jalan atau nomor rekening

  • Angka yang tidak digunakan dalam penghitungan, seperti nomor ID karyawan, nomor telepon, kode pos, atau nomor komponen

Satu baris kolom teks bisa menampilkan hingga 255 karakter dalam satu baris. Jika Anda membuat kolom untuk daftar atau pustaka dan ingin menampilkan teks yang diformat atau lebih dari satu baris teks dalam satu waktu, Buatlah beberapa baris kolom teks . Anda dapat mengubah satu baris kolom teks yang sudah ada menjadi beberapa baris kolom teks tanpa kehilangan data yang disimpan dalam kolom.

Anda dapat mengustomisasi satu baris kolom teks dengan cara berikut:

  • Menetapkan batas karakter    Batasi jumlah karakter dengan mengatur jumlah maksimum karakter yang Anda inginkan. Misalnya, jika kolom menyimpan lima digit nomor ID karyawan, Anda bisa menggunakan fitur ini untuk membantu memastikan bahwa orang hanya memasukkan lima karakter.

  • Menampilkan nilai default    Menampilkan teks tertentu secara otomatis saat seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang memasukkan teks berbeda jika mereka perlu melakukannya. Saat Anda mengatur nilai default, orang bisa memasukkan informasi lebih cepat dengan menerima default kecuali mereka perlu mengubahnya. Misalnya, jika kolom menyimpan nama perusahaan yang ditetapkan untuk proyek dan organisasi Anda bekerja dengan perusahaan tertentu untuk sebagian besar proyek, Anda bisa memasukkan nama perusahaan tersebut sebagai nilai default. Sebagai hasilnya, nama perusahaan muncul secara otomatis saat proyek baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memasukkan nama tersebut.

    Nilai default dapat berupa teks yang Anda tentukan atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan teks tertentu secara otomatis tapi teks mungkin berbeda, tergantung siapa yang menambahkan item, ketika item ditambahkan, atau alasan lain. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan teks tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung nilai berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lain seperti [hari ini], untuk menunjukkan tanggal saat ini, atau [saya], untuk menampilkan nama orang yang menambahkan atau mengubah item

Digunakan dalam daftar atau pustaka untuk mengumpulkan dan menampilkan teks yang diformat atau teks dan angka yang panjang pada lebih dari satu baris, seperti deskripsi item. Beberapa baris kolom teks bisa menyimpan hingga 63.999 karakter, dan Anda bisa menentukan jumlah baris teks yang ingin Anda Tampilkan saat orang memasukkan informasi tentang item. Tipe kolom ini menampilkan semua teks saat kolom ditampilkan dalam daftar atau pustaka.

Anda dapat mengustomisasi beberapa baris kolom teks dengan cara berikut:

  • Menetapkan batas tampilan    Batasi jumlah baris yang muncul saat orang memasukkan informasi tentang item dengan jumlah garis untuk pengeditan pengaturan. Misalnya, jika kolom menyimpan catatan panjang tentang acara kalender, Anda mungkin memilih untuk menampilkan sepuluh baris teks. Hal ini memudahkan orang untuk memasukkan informasi karena mereka bisa dengan mudah melihat semua teks yang telah dimasukkan. Sebaliknya, jika kolom hanya menyimpan satu atau dua kalimat tentang suatu acara, Anda mungkin memilih untuk menampilkan dua atau tiga baris teks saja.

    Jika Anda menetapkan batas tampilan, tidak akan membatasi jumlah teks yang muncul ketika kolom muncul dalam daftar. Semua teks yang dimasukkan untuk item muncul di kolom.

  • Memperbolehkan panjang tak terbatas    (hanya tersedia di pustaka dokumen) saat menggunakan beberapa baris teks di pustaka dokumen, Anda bisa menentukan bahwa bidang tidak terbatas.

  • Mengaktifkan atau menonaktifkan pemformatan teks   (hanya tersedia dalam daftar) menggunakan teks kaya yang disempurnakan (teks kaya dengan gambar, tabel, dan hyperlink) mengatur apakah orang bisa menerapkan pemformatan seperti tebal, miring, atau warna ke teks. Jika dinonaktifkan, daftar tidak akan mendukung opsi pemformatan apa pun; Jika diaktifkan, daftar akan mendukung pemformatan dasar seperti tebal, miring, daftar berpoin atau bernomor, teks berwarna, dan warna latar belakang, serta hyperlink, Gambar, dan tabel.

  • Menambahkan perubahan   (hanya tersedia dalam daftar) jika penerapan versi telah diaktifkan untuk daftar, menambahkan perubahan ke teks yang sudah ada menentukan apakah orang bisa menambahkan teks baru tentang item tanpa mengganti teks yang sudah ada tentang item tersebut. Jika Anda memilih untuk tidak menambahkan perubahan, teks baru tentang item mengganti teks yang ada tentang item tersebut dalam kolom. Jika Anda memilih untuk menambahkan perubahan, orang bisa memasukkan informasi tambahan tentang item, sambil juga menampilkan teks yang sebelumnya dimasukkan dan tanggal dan waktu teks tersebut dimasukkan. Ketika ditampilkan dalam daftar, bukan sebagai bidang dalam formulir item, kolom menampilkan entri tampilanhyperlink, sebagai Ganti teks, dan orang-orang bisa mengklik hyperlink untuk melihat semua informasi yang disimpan di kolom untuk item tersebut.

    Penting: Jika Anda menonaktifkan opsi ini setelah Anda membuat kolom, Semua informasi kecuali entri paling baru dihapus.

Tambahkan data lokasi kaya dari Bing Maps atau direktori organisasi Anda. Kolom lokasi menyediakan kolom tambahan untuk memfilter, mengurutkan, dan mencari berdasarkan informasi terkait termasuk alamat, kota, negara bagian, negara atau kawasan, kode pos, koordinat, atau nama.

Digunakan untuk menyimpan nilai numerik yang bukan nilai moneter.

Tips untuk memilih kolom angka atau mata uang

Tipe kolom angka dan mata uang menyimpan nilai numerik. Gunakan kolom angka untuk menyimpan data numerik untuk perhitungan matematis yang bukan perhitungan keuangan atau tidak memerlukan tingkat akurasi yang tinggi. Gunakan kolom mata uang untuk menyimpan data numerik untuk perhitungan keuangan atau dalam kasus di mana Anda tidak menginginkan angka bulat dalam penghitungan. Tidak seperti kolom angka , kolom currency akurat 15 digit di sebelah kiri koma desimal dan 4 digit ke kanan. Tipe kolom angka dan mata uang menyediakan format yang ditentukan sebelumnya untuk menentukan cara data muncul.

Anda dapat mengustomisasi kolom angka dengan cara ini:

  • Menentukan nilai minimum dan maksimum    Batasi rentang angka yang dapat dimasukkan orang. Misalnya, jika kolom menyimpan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan untuk tugas sebagai persentase, Anda bisa menentukan nol sebagai nilai minimum dan 100 sebagai nilai maksimum. Demikian pula, jika kolom menyimpan jumlah peserta untuk sebuah acara dan Anda ingin membatasi peserta ke nomor tertentu, Anda bisa memasukkan jumlah maksimum peserta sebagai nilai maksimum.

  • Menyertakan tempat desimal    Tentukan apakah angka berisi tempat desimal dan jumlah tempat desimal untuk disimpan. Jika kolom mungkin perlu menyimpan angka yang memiliki lebih dari lima tempat desimal, Anda bisa memilih otomatis saat memilih jumlah tempat desimal yang akan disertakan. Otomatis juga merupakan pilihan yang baik jika kolom menyimpan hasil perhitungan dan Anda menginginkan hasil seakurat mungkin. Namun, jika Anda ingin memastikan bahwa semua nilai dalam kolom memiliki jumlah tempat desimal yang sama, sebaiknya Batasi jumlah tempat desimal menjadi nol, untuk bilangan bulat saja, atau angka desimal lainnya hingga lima.

  • Menampilkan nilai default    Secara otomatis menampilkan nomor tertentu ketika seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang untuk memasukkan angka yang berbeda jika mereka perlu melakukannya. Nilai default membantu orang memasukkan informasi lebih cepat. Misalnya, jika kolom menyimpan jumlah komputer yang dimiliki oleh setiap anggota tim dan setiap anggota tim setidaknya memiliki satu komputer, masukkan 1 sebagai nilai default. Akibatnya, 1 muncul secara otomatis ketika item baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memasukkan angka.

    Nilai default dapat berupa angka yang Anda tentukan atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan angka tertentu secara otomatis tapi nomornya mungkin berbeda, tergantung siapa yang menambahkan item, ketika item ditambahkan, atau alasan lain. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan angka tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung angka berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lainnya.

  • Memformat angka sebagai persentase    Pengaturan Perlihatkan sebagai persentase memungkinkan Anda menampilkan dan menyimpan angka sebagai persentase, dan untuk memperlakukannya sebagai persentase saat digunakan untuk menghitung nilai lain.

Digunakan untuk menyimpan informasi true/false atau ya/tidak, seperti apakah seseorang akan menghadiri acara. Kolom ya/tidak muncul sebagai satu kotak centang saat orang memasukkan informasi tentang item. Untuk menunjukkan ya, anggota tim memilih kotak centang. Untuk mengindikasikan tidak, anggota tim Kosongkan kotak centang.

Data dalam kolom ya/tidak dapat digunakan dalam penghitungan untuk kolom lain. Dalam kasus ini, ya dikonversi ke nilai numerik satu (1) dan tidak dikonversi ke nilai numerik nol (0).

Anda bisa mengkustomisasi kolom ya/tidak dengan memilih nilai default untuk itu. Nilai default adalah pilihan yang muncul secara otomatis saat seseorang menambahkan item baru. Orang dapat memilih nilai yang berbeda jika perlu melakukannya. Untuk kolom ya/tidak , Anda bisa menentukan apakah kotak centang dipilih secara otomatis, menunjukkan nilai ya , atau tidak, mengindikasikan nilai tidak .

Digunakan untuk menyediakan daftar orang dan grup yang bisa dicari yang dapat dipilih orang saat mereka menambahkan atau mengedit item. Misalnya, di daftar tugas, kolom orang atau grup bernama yang ditetapkan untuk menyediakan daftar orang-orang yang bisa ditetapkan tugas. Konten daftar tergantung pada cara layanan direktori dan grup SharePoint telah dikonfigurasikan untuk situs tersebut. Untuk mengustomisasi konten daftar, Anda mungkin perlu menghubungi administrator Anda.

Anda dapat mengustomisasi kolom orang atau grup dengan cara berikut:

  • Memperbolehkan beberapa pilihan    Izinkan orang memilih opsi sebanyak yang mereka suka atau membatasi jumlah pilihan untuk satu opsi saja.

  • Menyertakan atau mengecualikan grup orang    Tentukan apakah daftar hanya menyertakan individu, atau juga menyertakan daftar distribusi email dan grup SharePoint . Misalnya, di daftar tugas, Anda mungkin hanya ingin menyertakan orang individu untuk memastikan bahwa orang tertentu bertanggung jawab untuk setiap tugas. Di daftar proyek, Anda mungkin ingin menyertakan daftar distribusi email dan grup SharePoint untuk memastikan bahwa tim terkait dengan setiap proyek.

Catatan: Status kehadiran, yang sebelumnya tersedia dengan nama (dengan kehadiran), tidak tersedia di browser modern. Organisasi Anda mungkin memilih untuk membuat kehadiran tersedia dengan mengikuti langkah-langkah dalam menampilkan situs SharePoint klasik dalam mode Internet Explorer 10 Document.

Digunakan untuk menyimpan tanggal kalender, atau kedua tanggal dan waktu. Format tanggal bervariasi berdasarkan pengaturan kawasan untuk situs. Jika format yang Anda inginkan tidak tersedia, mintalah administrator Anda untuk menambahkan dukungan untuk area yang sesuai ke situs tersebut.

Anda dapat mengustomisasi kolom tanggal dan waktu dengan cara berikut:

  • Hanya menyertakan tanggal atau tanggal dan waktu    Tentukan apakah Anda ingin menyertakan hanya tanggal kalender atau tanggal dan waktu kalender.

  • Menampilkan nilai default    Secara otomatis menampilkan tanggal atau tanggal dan waktu tertentu ketika seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang untuk memasukkan nilai yang berbeda jika mereka perlu melakukannya. Nilai default membantu orang memasukkan informasi lebih cepat. Misalnya, jika kolom menyimpan tanggal ketika pengeluaran terjadi dan sebagian besar biaya dikeluarkan pada hari pertama dalam tahun fiskal, Anda bisa menentukan hari pertama dari tahun fiskal sebagai nilai default. Sebagai hasilnya, tanggal tersebut muncul secara otomatis ketika item baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memasukkan tanggal.

    Nilai default dapat berupa nilai yang Anda tentukan, tanggal item ditambahkan ke daftar atau pustaka, atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan tanggal atau waktu tertentu secara otomatis tapi tanggal atau waktu mungkin berbeda, tergantung pada item. Untuk menggunakan nilai terhitung, masukkan rumus sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung nilai berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lain seperti [hari ini], untuk menunjukkan tanggal saat ini. Misalnya, jika Anda ingin kolom menampilkan tanggal 30 hari setelah tanggal saat ini, ketikkan persamaan = [hari ini] + 30 dalam kotak nilai terhitung .

Digunakan untuk memungkinkan orang memilih dari daftar opsi yang Anda sediakan. Tipe kolom ini adalah pilihan ideal dalam kasus di mana Anda ingin memastikan bahwa semua data dalam kolom konsisten karena Anda bisa membatasi nilai yang disimpan dalam kolom.

Anda dapat mengustomisasi kolom pilihan dengan cara ini:

  • Menentukan daftar pilihan    Berikan daftar nilai yang tepat yang dapat dipilih orang. Untuk menyediakan daftar ini, Ganti teks sampel dalam kotak pilihan dengan nilai yang Anda inginkan. Ketikkan setiap nilai pada baris terpisah. Untuk memulai baris baru, tekan ENTER.

  • Mengaktifkan pilihan kustom tambahan    Untuk memperbolehkan orang memasukkan nilai yang tidak disertakan dalam daftar pilihan, Aktifkan bisa menambahkan nilai secara manual. Melakukan hal tersebut adalah ide yang bagus jika Anda mungkin tidak mengetahui semua nilai yang perlu dimasukkan orang tentang item. Jika Anda lebih suka menggunakan nilai yang Anda tentukan saja, Nonaktifkan bisa menambahkan nilai secara manual.

  • Menampilkan nilai default    Pilih nilai tertentu secara otomatis saat seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang memilih nilai berbeda jika mereka perlu melakukannya. Nilai default membantu orang memasukkan informasi lebih cepat. Misalnya, jika kolom menyimpan nama perusahaan yang ditetapkan untuk proyek dan organisasi Anda bekerja dengan perusahaan tertentu untuk sebagian besar proyek, Anda bisa memasukkan nama perusahaan tersebut sebagai nilai default. Sebagai hasilnya, nama perusahaan muncul secara otomatis saat proyek baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memilih nama tersebut.

    Nilai default dapat berupa nilai yang Anda tentukan atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan teks tertentu dalam kolom secara otomatis namun teks mungkin berbeda, tergantung siapa yang menambahkan item, ketika item ditambahkan, atau alasan lain. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan teks tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung nilai berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lainnya seperti [hari ini], untuk menunjukkan tanggal saat ini, atau [saya], untuk menampilkan nama orang yang menambahkan atau mengubah item tersebut.

    Dari menu turun bawah, pilih pilihan default yang ingin Anda Tampilkan, atau pilih tidak ada untuk membiarkan pilihan default kosong.

  • Memilih format tampilan    Menampilkan pilihan melalui menu turun bawah atau tombol radio. Pertama, pilih opsi lainnya, lalu di bawah pilihan tampilan, pilih format pilihan Anda.

Opsi untuk kolom pilihan dalam pengalaman modern

Digunakan untuk menyimpan hyperlink ke halaman web atau untuk menampilkan grafik pada intranet atau internet.

Kolom hyperlink atau gambar menyimpan Uniform Resource LOCATOR (URL) untuk halaman web, grafik, atau sumber daya lainnya. Bergantung pada format tampilan yang Anda pilih, akan menampilkan hyperlink yang bisa diklik untuk mengakses sumber daya, atau grafik dan bukan URL untuk file grafis.

Untuk menampilkan URL sebagai hyperlink, pilih format hyperlink . Saat orang memasukkan informasi tentang item, mereka bisa memasukkan URL dan teks deskriptif yang muncul di kolom, dan bukan URL. Untuk menampilkan grafik, dan bukan URL untuk file grafis, pilih format gambar . Saat orang memasukkan informasi tentang item, mereka harus memasukkan URL lengkap untuk file grafik, seperti http://www.example.com/image.gif, dan mereka bisa secara opsional memasukkan teks alternatif yang deskriptif untuk grafik, yang muncul untuk orang yang menonaktifkan grafik di browser mereka atau mengandalkan perangkat lunak pembaca layar untuk mengonversi grafik di layar untuk kata yang diucapkan.

Digunakan untuk menyimpan nilai moneter.

Tips untuk memilih kolom angka atau mata uang

Tipe kolom angka dan mata uang menyimpan nilai numerik. Gunakan kolom angka untuk menyimpan data numerik untuk perhitungan matematis yang bukan perhitungan keuangan atau tidak memerlukan tingkat akurasi yang tinggi. Gunakan kolom mata uang untuk menyimpan data numerik untuk perhitungan keuangan atau dalam kasus di mana Anda tidak menginginkan angka bulat dalam penghitungan. Tidak seperti kolom angka , kolom currency akurat 15 digit di sebelah kiri koma desimal dan 4 digit ke kanan. Tipe kolom angka dan mata uang menyediakan format yang ditentukan sebelumnya untuk menentukan cara data muncul.

Anda dapat mengustomisasi kolom mata uang dengan cara ini:

  • Menentukan nilai minimum dan maksimum yang diizinkan    Batasi rentang nilai mata uang yang bisa dimasukkan orang. Misalnya, jika kolom menyimpan pengeluaran yang dilaporkan untuk acara dan organisasi Anda membatasi pelaporan ke jumlah dalam rentang tertentu, Anda bisa menentukan batas tersebut sebagai nilai minimum dan maksimum.

  • Menyertakan tempat desimal    Tentukan apakah nilai menyertakan tempat desimal dan jumlah tempat desimal untuk disimpan. Untuk nilai mata uang, Anda bisa memilih dua tempat desimal atau, jika Anda lebih suka menyimpan nilai bulat saja, Anda bisa memilih nol. Untuk nilai non-moneter yang digunakan dalam penghitungan yang memerlukan tingkat akurasi yang tinggi, Anda bisa memilih untuk membatasi jumlah tempat desimal menjadi nol hingga lima atau, untuk nilai yang lebih tepat, pilih otomatis untuk menggunakan jumlah tempat desimal yang sesuai untuk hasil perhitungan.

  • Menampilkan nilai default    Secara otomatis menampilkan nilai tertentu ketika seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang untuk memasukkan nilai yang berbeda jika mereka perlu melakukannya. Nilai default membantu orang memasukkan informasi lebih cepat. Misalnya, jika kolom menyimpan pengeluaran yang dikeluarkan untuk menyiapkan akun baru dan bahwa pengeluaran biasanya sama untuk semua akun baru, Anda bisa menentukan jumlah tersebut sebagai nilai default. Sebagai hasilnya, nilai tersebut muncul secara otomatis ketika item baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memasukkan angka.

    Nilai default dapat berupa nilai yang Anda tentukan atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan nilai tertentu secara otomatis tapi nilainya mungkin bervariasi tergantung pada item, yang menambahkan item, ketika item ditambahkan, atau alasan lain. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan teks tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung nilai berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lainnya.

  • Pilih format mata uang    Pastikan bahwa semua nilai dalam kolom didasarkan pada mata uang yang sama dengan memilih format mata uang tertentu untuk kolom tersebut. Kotak turun bawah menawarkan lebih dari 100 pilihan negara sehingga Anda dapat menentukan mata uang dalam sebagian besar format lokal.

Kolom membantu Anda membuat tampilan yang bermakna dari item dalam daftar atau pustaka. Dengan menggunakan kolom, Anda bisa mengurutkan, mengelompokkan, dan memfilter item, dan Anda juga bisa menghitung data tentang item secara otomatis dan menampilkan hasil perhitungan tersebut. Kolom juga memungkinkan Anda untuk menentukan informasi apa yang harus dimasukkan tentang item ketika seseorang menambahkan item ke daftar atau pustaka. Saat item ditambahkan, formulir muncul dan menyediakan bidang serta opsi untuk memasukkan informasi. Saat Anda membuat daftar atau pustaka, kolom tertentu, seperti judul dan dimodifikasi oleh, dibuat secara otomatis. Anda dapat membuat kolom tambahan agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Kolom yang Anda buat menentukan bidang dan opsi yang muncul di formulir tersebut, dan kolom yang bisa ditambahkan ke tampilan daftar atau pustaka.

Anda menentukan tipe kolom yang Anda inginkan saat membuat kolom. Dalam beberapa kasus, Anda juga bisa memilih tipe kolom yang berbeda untuk kolom yang sudah ada, tapi ini tergantung pada jenisnya dan berapa banyak data yang disimpan dalam kolom. Mengubah tipe kolom dari kolom yang sudah ada dapat merusak data yang sudah disimpan dalam kolom. Untuk alasan ini, penting untuk memutuskan tipe data yang ingin Anda simpan sebelum membuat kolom. Saat memutuskan tipe kolom yang Anda inginkan, pertimbangkan hal berikut:

  • Jenis data apa yang ingin Anda Simpan? Hanya huruf? Angka saja? Teks yang diformat? Misalnya, Anda tidak bisa menyimpan huruf dalam kolom angka . Mengetahui tipe data yang ingin Anda Simpan adalah langkah pertama menuju pemilihan kolom yang paling sesuai.

  • Apakah Anda ingin menggunakan data dalam perhitungan keuangan? Jika demikian, tipe kolom currency adalah opsi terbaik.

  • Apakah Anda ingin menggunakan data dalam perhitungan matematika? Seberapa tepat perhitungan tersebut harus dilakukan? Anda bisa menghitung data dalam kolom angka atau mata uang , tetapi bukan kolom teks . Selain itu, penghitungan dalam kolom mata uang paling tepat.

  • Bagaimana Anda ingin mengurutkan data di kolom? Dalam kolom teks , angka diurutkan sebagai string karakter (1, 10, 100, 2, 20, 200, dan seterusnya), bukan sebagai nilai numerik. Untuk mengurutkan angka sebagai nilai numerik, gunakan kolom angka atau mata uang . Selain itu, banyak format tanggal yang tidak diurutkan dengan benar jika disimpan dalam kolom teks . Untuk memastikan pengurutan tanggal yang tepat, gunakan kolom tanggal dan waktu .

  • Apakah Anda ingin memastikan bahwa orang memasukkan informasi dalam kolom? Jika demikian, Anda bisa menentukan bahwa kolom diperlukan dan orang tidak bisa menambahkan item tanpa memasukkan informasi.

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk mengumpulkan dan menampilkan teks dalam jumlah kecil yang tidak diformat dalam satu baris, termasuk:

  • Teks saja, seperti nama depan, nama belakang, atau nama Departemen

  • Kombinasi teks dan angka, seperti alamat jalan atau nomor rekening

  • Angka yang tidak digunakan dalam penghitungan, seperti nomor ID karyawan, nomor telepon, kode pos, atau nomor komponen

Satu baris kolom teks menampilkan karakter 255 dalam satu baris. Jika Anda membuat kolom untuk daftar atau pustaka dan ingin menampilkan teks yang diformat atau lebih dari satu baris teks dalam satu waktu, Buatlah beberapa baris kolom teks . Anda bisa mengubah satu baris kolom teks yang sudah ada menjadi beberapa baris kolom teks tanpa kehilangan data apa pun yang disimpan di kolom.

Anda dapat mengustomisasi satu baris kolom teks dengan cara berikut:

  • Menetapkan batas karakter    Batasi jumlah karakter dengan mengatur jumlah maksimum karakter yang Anda inginkan. Misalnya, jika kolom menyimpan lima digit nomor ID karyawan, Anda bisa menggunakan fitur ini untuk membantu memastikan bahwa orang hanya memasukkan lima karakter.

  • Menampilkan nilai default    Menampilkan teks tertentu secara otomatis saat seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang memasukkan teks berbeda jika mereka perlu melakukannya. Saat Anda mengatur nilai default, orang bisa memasukkan informasi lebih cepat dengan menerima default kecuali mereka perlu mengubahnya. Misalnya, jika kolom menyimpan nama perusahaan yang ditetapkan untuk proyek dan organisasi Anda bekerja dengan perusahaan tertentu untuk sebagian besar proyek, Anda bisa memasukkan nama perusahaan tersebut sebagai nilai default. Sebagai hasilnya, nama perusahaan muncul secara otomatis saat proyek baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memasukkan nama tersebut.

    Nilai default dapat berupa teks yang Anda tentukan atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan teks tertentu secara otomatis tapi teks mungkin berbeda, tergantung siapa yang menambahkan item, ketika item ditambahkan, atau alasan lain. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan teks tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung nilai berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lain seperti [hari ini], untuk menunjukkan tanggal saat ini, atau [saya], untuk menampilkan nama orang yang menambahkan atau mengubah item

    Pilihan untuk satu baris kolom teks

Gunakan tipe bidang kolom ini dalam daftar atau pustaka untuk mengumpulkan dan menampilkan teks yang diformat atau teks panjang dan angka pada lebih dari satu baris, seperti deskripsi item. Beberapa baris kolom teks bisa menyimpan hingga 63.999 karakter, dan Anda bisa menentukan jumlah baris teks yang ingin Anda Tampilkan saat orang memasukkan informasi tentang item. Tipe kolom ini menampilkan semua teks saat kolom ditampilkan dalam daftar atau pustaka.

Anda dapat mengustomisasi beberapa baris kolom teks dengan cara berikut:

  • Menetapkan batas tampilan    Batasi jumlah baris yang muncul saat orang memasukkan informasi tentang item dengan jumlah garis untuk pengeditan pengaturan. Misalnya, jika kolom menyimpan catatan panjang tentang acara kalender, Anda mungkin memilih untuk menampilkan sepuluh baris teks. Hal ini memudahkan orang untuk memasukkan informasi karena mereka bisa dengan mudah melihat semua teks yang telah dimasukkan. Sebaliknya, jika kolom hanya menyimpan satu atau dua kalimat tentang suatu acara, Anda mungkin memilih untuk menampilkan dua atau tiga baris teks saja.

    Jika Anda menetapkan batas tampilan, tidak akan membatasi jumlah teks yang muncul ketika kolom muncul dalam daftar. Semua teks yang dimasukkan untuk item muncul di kolom.

  • Memperbolehkan panjang tak terbatas    (hanya tersedia di pustaka dokumen) saat menggunakan beberapa baris teks di pustaka dokumen, Anda bisa menentukan bahwa bidang tidak terbatas.

  • Mengaktifkan atau menonaktifkan pemformatan teks   (hanya tersedia dalam daftar) menentukan tipe teks untuk memperbolehkan kumpulan Apakah orang bisa menerapkan pemformatan seperti tebal, miring, atau warna ke teks. Ada dua opsi: teks biasa, yang tidak mendukung opsi pemformatan apa pun; atau teks kaya yang disempurnakan, yang mendukung pemformatan dasar seperti tebal, miring, daftar berpoin atau bernomor, teks berwarna, dan warna latar belakang. Ini juga memiliki opsi tambahan untuk hyperlink, Gambar, dan tabel.

  • Menambahkan perubahan   (hanya tersedia dalam daftar) jika penerapan versi telah diaktifkan untuk daftar, menambahkan perubahan ke teks yang sudah ada menentukan apakah orang bisa menambahkan teks baru tentang item tanpa mengganti teks yang sudah ada tentang item tersebut. Jika Anda memilih untuk tidak menambahkan perubahan, teks baru tentang item mengganti teks yang ada tentang item tersebut dalam kolom. Jika Anda memilih untuk menambahkan perubahan, orang bisa memasukkan informasi tambahan tentang item, sambil juga menampilkan teks yang sebelumnya dimasukkan dan tanggal dan waktu teks tersebut dimasukkan. Ketika ditampilkan dalam daftar, bukan sebagai bidang dalam formulir item, kolom menampilkan entri tampilanhyperlink, sebagai Ganti teks, dan orang-orang bisa mengklik hyperlink untuk melihat semua informasi yang disimpan di kolom untuk item tersebut.

    Penting: Jika Anda menonaktifkan opsi ini setelah Anda membuat kolom, Semua informasi kecuali entri paling baru dihapus.

Pilihan untuk beberapa kolom teks

Pengaturan untuk daftar

Teks kolom Multiline untuk pustaka dokumen

Pengaturan untuk pustaka

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk memperbolehkan orang memilih dari daftar opsi yang Anda sediakan. Tipe kolom ini adalah pilihan ideal dalam kasus di mana Anda ingin memastikan bahwa semua data dalam kolom konsisten karena Anda bisa membatasi nilai yang disimpan dalam kolom.

Tips: Untuk membatasi nilai dalam kolom ke nilai yang disimpan di situs, gunakan kolom pencarian dan bukan kolom pilihan . Anda dapat mempelajari selengkapnya tentang kolom pencarian nanti di artikel ini.

Anda dapat mengustomisasi kolom pilihan dengan cara ini:

  • Menentukan daftar pilihan    Berikan daftar nilai yang tepat yang dapat dipilih orang. Untuk menyediakan daftar ini, Ganti teks sampel dalam kotak ketik setiap pilihan pada baris terpisah dengan nilai yang Anda inginkan. Ketikkan setiap nilai pada baris terpisah. Untuk memulai baris baru, tekan ENTER.

  • Memilih format tampilan    Izinkan beberapa pilihan dengan kotak centang atau satu pilihan tanpa. Perhatikan bahwa SharePoint hanya akan menampilkan tombol radio di SharePointklasik.

  • Mengaktifkan pilihan kustom tambahan    Untuk memperbolehkan orang memasukkan nilai yang tidak disertakan dalam daftar pilihan, Aktifkan isian pilihan. Melakukan hal tersebut adalah ide yang bagus jika Anda mungkin tidak mengetahui semua nilai yang perlu dimasukkan orang tentang item. Jika Anda lebih suka menggunakan nilai yang Anda tentukan saja, Nonaktifkan pilihan isian .

  • Menampilkan nilai default    Pilih nilai tertentu secara otomatis saat seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang memilih nilai berbeda jika mereka perlu melakukannya. Nilai default membantu orang memasukkan informasi lebih cepat. Misalnya, jika kolom menyimpan nama perusahaan yang ditetapkan untuk proyek dan organisasi Anda bekerja dengan perusahaan tertentu untuk sebagian besar proyek, Anda bisa memasukkan nama perusahaan tersebut sebagai nilai default. Sebagai hasilnya, nama perusahaan muncul secara otomatis saat proyek baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memilih nama tersebut.

    Nilai default dapat berupa nilai yang Anda tentukan atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan teks tertentu dalam kolom secara otomatis namun teks mungkin berbeda, tergantung siapa yang menambahkan item, ketika item ditambahkan, atau alasan lain. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan teks tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung nilai berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lainnya seperti [hari ini], untuk menunjukkan tanggal saat ini, atau [saya], untuk menampilkan nama orang yang menambahkan atau mengubah item tersebut.

Opsi untuk kolom pilihan

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk menyimpan nilai numerik yang bukan nilai moneter.

Tips untuk memilih kolom angka atau mata uang

Tipe kolom angka dan mata uang menyimpan nilai numerik. Gunakan kolom angka untuk menyimpan data numerik untuk perhitungan matematis yang bukan perhitungan keuangan atau tidak memerlukan tingkat akurasi yang tinggi. Gunakan kolom mata uang untuk menyimpan data numerik untuk perhitungan keuangan atau dalam kasus di mana Anda tidak menginginkan angka bulat dalam penghitungan. Tidak seperti kolom angka , kolom currency akurat 15 digit di sebelah kiri koma desimal dan 4 digit ke kanan. Tipe kolom angka dan mata uang menyediakan format yang ditentukan sebelumnya untuk menentukan cara data muncul.

Anda dapat mengustomisasi kolom angka dengan cara ini:

  • Menentukan nilai minimum dan maksimum    Batasi rentang angka yang dapat dimasukkan orang. Misalnya, jika kolom menyimpan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan untuk tugas sebagai persentase, Anda bisa menentukan nol sebagai nilai minimum dan 100 sebagai nilai maksimum. Demikian pula, jika kolom menyimpan jumlah peserta untuk sebuah acara dan Anda ingin membatasi peserta ke nomor tertentu, Anda bisa memasukkan jumlah maksimum peserta sebagai nilai maksimum.

  • Menyertakan tempat desimal    Tentukan apakah angka berisi tempat desimal dan jumlah tempat desimal untuk disimpan. Jika kolom mungkin perlu menyimpan angka yang memiliki lebih dari lima tempat desimal, Anda bisa memilih otomatis saat memilih jumlah tempat desimal yang akan disertakan. Otomatis juga merupakan pilihan yang baik jika kolom menyimpan hasil perhitungan dan Anda menginginkan hasil seakurat mungkin. Namun, jika Anda ingin memastikan bahwa semua nilai dalam kolom memiliki jumlah tempat desimal yang sama, sebaiknya Batasi jumlah tempat desimal menjadi nol, untuk bilangan bulat saja, atau angka desimal lainnya hingga lima.

  • Menampilkan nilai default    Secara otomatis menampilkan nomor tertentu ketika seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang untuk memasukkan angka yang berbeda jika mereka perlu melakukannya. Nilai default membantu orang memasukkan informasi lebih cepat. Misalnya, jika kolom menyimpan jumlah komputer yang dimiliki oleh setiap anggota tim dan setiap anggota tim setidaknya memiliki satu komputer, masukkan 1 sebagai nilai default. Akibatnya, 1 muncul secara otomatis ketika item baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memasukkan angka.

    Nilai default dapat berupa angka yang Anda tentukan atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan angka tertentu secara otomatis tapi nomornya mungkin berbeda, tergantung siapa yang menambahkan item, ketika item ditambahkan, atau alasan lain. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan angka tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung angka berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lainnya.

  • Memformat angka sebagai persentase    Pengaturan Perlihatkan sebagai persentase memungkinkan Anda menampilkan dan menyimpan angka sebagai persentase, dan untuk memperlakukannya sebagai persentase saat digunakan untuk menghitung nilai lain.

Pilihan untuk kolom numerik

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk menyimpan nilai moneter.

Tips untuk memilih kolom angka atau mata uang

Tipe kolom angka dan mata uang menyimpan nilai numerik. Gunakan kolom angka untuk menyimpan data numerik untuk perhitungan matematis yang bukan perhitungan keuangan atau tidak memerlukan tingkat akurasi yang tinggi. Gunakan kolom mata uang untuk menyimpan data numerik untuk perhitungan keuangan atau dalam kasus di mana Anda tidak menginginkan angka bulat dalam penghitungan. Tidak seperti kolom angka , kolom currency akurat 15 digit di sebelah kiri koma desimal dan 4 digit ke kanan. Tipe kolom angka dan mata uang menyediakan format yang ditentukan sebelumnya untuk menentukan cara data muncul.

Pilihan untuk kolom mata uang

Anda dapat mengustomisasi kolom mata uang dengan cara ini:

  • Menentukan nilai minimum dan maksimum    Batasi rentang nilai mata uang yang bisa dimasukkan orang. Misalnya, jika kolom menyimpan pengeluaran yang dilaporkan untuk acara dan organisasi Anda membatasi pelaporan ke jumlah dalam rentang tertentu, Anda bisa menentukan batas tersebut sebagai nilai minimum dan maksimum.

  • Menyertakan tempat desimal    Tentukan apakah nilai menyertakan tempat desimal dan jumlah tempat desimal untuk disimpan. Untuk nilai mata uang, Anda bisa memilih dua tempat desimal atau, jika Anda lebih suka menyimpan nilai bulat saja, Anda bisa memilih nol. Untuk nilai non-moneter yang digunakan dalam penghitungan yang memerlukan tingkat akurasi yang tinggi, Anda bisa memilih untuk membatasi jumlah tempat desimal menjadi nol hingga lima atau, untuk nilai yang lebih tepat, pilih otomatis untuk menggunakan jumlah tempat desimal yang sesuai untuk hasil perhitungan.

  • Menampilkan nilai default    Secara otomatis menampilkan nilai tertentu ketika seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang untuk memasukkan nilai yang berbeda jika mereka perlu melakukannya. Nilai default membantu orang memasukkan informasi lebih cepat. Misalnya, jika kolom menyimpan pengeluaran yang dikeluarkan untuk menyiapkan akun baru dan bahwa pengeluaran biasanya sama untuk semua akun baru, Anda bisa menentukan jumlah tersebut sebagai nilai default. Sebagai hasilnya, nilai tersebut muncul secara otomatis ketika item baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memasukkan angka.

    Nilai default dapat berupa nilai yang Anda tentukan atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan nilai tertentu secara otomatis tapi nilainya mungkin bervariasi tergantung pada item, yang menambahkan item, ketika item ditambahkan, atau alasan lain. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan teks tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung nilai berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lainnya.

  • Pilih format mata uang    Pastikan bahwa semua nilai dalam kolom didasarkan pada mata uang yang sama dengan memilih format mata uang tertentu untuk kolom tersebut. Kotak turun bawah menawarkan lebih dari 100 pilihan negara sehingga Anda dapat menentukan mata uang dalam sebagian besar format lokal.

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk menyimpan tanggal kalender, atau kedua tanggal dan waktu. Format tanggal bervariasi berdasarkan pengaturan kawasan untuk situs. Jika format yang Anda inginkan tidak tersedia, mintalah administrator Anda untuk menambahkan dukungan untuk area yang sesuai ke situs tersebut.

Anda dapat mengustomisasi kolom tanggal dan waktu dengan cara berikut:

  • Hanya menyertakan tanggal atau tanggal dan waktu    Tentukan apakah Anda ingin menyertakan hanya tanggal kalender atau tanggal dan waktu kalender.

  • Menampilkan nilai default    Secara otomatis menampilkan tanggal atau tanggal dan waktu tertentu ketika seseorang menambahkan item baru, sementara juga memperbolehkan orang untuk memasukkan nilai yang berbeda jika mereka perlu melakukannya. Nilai default membantu orang memasukkan informasi lebih cepat. Misalnya, jika kolom menyimpan tanggal ketika pengeluaran terjadi dan sebagian besar biaya dikeluarkan pada hari pertama dalam tahun fiskal, Anda bisa menentukan hari pertama dari tahun fiskal sebagai nilai default. Sebagai hasilnya, tanggal tersebut muncul secara otomatis ketika item baru ditambahkan ke daftar, dan anggota tim tidak harus memasukkan tanggal.

    Nilai default dapat berupa nilai yang Anda tentukan, tanggal item ditambahkan ke daftar atau pustaka, atau hasil perhitungan, yang disebut nilai terhitung. Nilai terhitung sangat membantu saat Anda ingin menampilkan tanggal atau waktu tertentu secara otomatis tapi tanggal atau waktu mungkin berbeda, tergantung pada item. Untuk menggunakan nilai terhitung, masukkan rumus sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung nilai berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lain seperti [hari ini], untuk menunjukkan tanggal saat ini. Misalnya, jika Anda ingin kolom menampilkan tanggal 30 hari setelah tanggal saat ini, ketikkan persamaan = [hari ini] + 30 dalam kotak nilai terhitung .

Pilihan untuk kolom tanggal waktu

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk memperbolehkan orang memilih nilai berdasarkan informasi yang sudah disimpan dalam situs. Misalnya, jika Anda menginginkan kolom untuk menyimpan nama akun pelanggan tempat karyawan ditetapkan dan daftar akun harus dibatasi ke daftar akun pelanggan di situs, Anda bisa membuat kolom pencarian yang menampilkan nama dalam daftar akun pelanggan. Daftar pilihan dalam kolom pencarian muncul dalam kotak yang meluas, yang disebut menu turun bawah, atau kotak Daftar, tergantung pada apakah Anda memperbolehkan orang memilih lebih dari satu nilai.

Anda dapat mengustomisasi kolom pencarian dengan cara ini:

  • Pilih sumber nilai pencarian    Menentukan daftar, pustaka, atau papan diskusi yang ada di situs Anda yang berisi nilai yang ingin Anda simpan di kolom. Sumbernya tidak boleh subsitus, situs ruang kerja, wiki, atau blog. Setelah Anda menentukan daftar, pustaka, atau papan diskusi yang Anda inginkan, Anda bisa menentukan kolom mana dalam daftar, pustaka, atau papan diskusi berisi nilai yang Anda inginkan untuk dipilih orang lain.

  • Memperbolehkan beberapa pilihan    Izinkan orang memilih nilai sebanyak yang mereka suka atau membatasi jumlah nilai yang bisa mereka pilih untuk satu nilai saja. Jika orang bisa memilih beberapa nilai, semua nilai muncul dalam kolom, dipisahkan oleh titik koma (;).

  • Memilih kolom untuk ditampilkan    Anda dapat menambahkan satu atau beberapa kolom untuk memperlihatkan nilai bidang tertentu untuk tipe kolom ini.

Dialog pilihan kolom pencarian

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk menyimpan informasi true/false atau ya/tidak, seperti apakah seseorang akan menghadiri acara. Kolom ya/tidak muncul sebagai satu kotak centang saat orang memasukkan informasi tentang item. Untuk menunjukkan ya, anggota tim memilih kotak centang. Untuk mengindikasikan tidak, anggota tim Kosongkan kotak centang.

Data dalam kolom ya/tidak dapat digunakan dalam penghitungan untuk kolom lain. Dalam kasus ini, ya dikonversi ke nilai numerik satu (1) dan tidak dikonversi ke nilai numerik nol (0).

Anda bisa mengkustomisasi kolom ya/tidak dengan memilih nilai default untuk itu. Nilai default adalah pilihan yang muncul secara otomatis saat seseorang menambahkan item baru. Orang dapat memilih nilai yang berbeda jika perlu melakukannya. Untuk kolom ya/tidak , Anda bisa menentukan apakah kotak centang dipilih secara otomatis, menunjukkan nilai ya , atau tidak, mengindikasikan nilai tidak .

Pilihan untuk kolom ya/tidak

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk menyediakan daftar pencarian orang dan grup yang bisa Anda pilih saat mereka menambahkan atau mengedit item. Misalnya, di daftar tugas, kolom orang atau grup bernama yang ditetapkan untuk menyediakan daftar orang-orang yang bisa ditetapkan tugas. Konten daftar tergantung pada cara layanan direktori dan grup SharePoint telah dikonfigurasikan untuk situs tersebut. Untuk mengustomisasi konten daftar, Anda mungkin perlu menghubungi administrator Anda.

Anda dapat mengustomisasi kolom orang atau grup dengan cara berikut:

  • Memperbolehkan beberapa pilihan    Izinkan orang memilih opsi sebanyak yang mereka suka atau membatasi jumlah pilihan untuk satu opsi saja.

  • Menyertakan atau mengecualikan grup orang    Tentukan apakah daftar hanya menyertakan individu, atau juga menyertakan daftar distribusi email dan grup SharePoint . Misalnya, di daftar tugas, Anda mungkin hanya ingin menyertakan orang individu untuk memastikan bahwa orang tertentu bertanggung jawab untuk setiap tugas. Di daftar proyek, Anda mungkin ingin menyertakan daftar distribusi email dan grup SharePoint untuk memastikan bahwa tim terkait dengan setiap proyek.

  • Batasi daftar ke pengguna situs saja    Tentukan apakah daftar tersebut menyertakan semua orang dan grup dalam layanan direktori atau hanya orang dan grup yang memiliki akses ke situs sebagai anggota grup SharePoint .

  • Menentukan informasi yang akan ditampilkan    Pilih informasi yang ingin Anda Tampilkan tentang orang atau grup. Misalnya, di daftar kontak untuk organisasi besar, Anda mungkin memilih untuk menampilkan nama, Gambar, dan detail orang seperti keterampilan dan keahlian. Di daftar kontak untuk tim kecil, Anda mungkin memilih untuk hanya menampilkan nama atau alamat email orang tersebut.

Catatan: Status kehadiran, yang sebelumnya tersedia dengan nama (dengan kehadiran), tidak tersedia di browser modern. Organisasi Anda mungkin memilih untuk membuat kehadiran tersedia dengan mengikuti langkah-langkah dalam menampilkan situs SharePoint klasik dalam mode Internet Explorer 10 Document.

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk menyimpan hyperlink ke halaman web atau untuk menampilkan grafik pada intranet atau internet.

Kolom hyperlink atau gambar menyimpan Uniform Resource LOCATOR (URL) untuk halaman web, grafik, atau sumber daya lainnya. Bergantung pada format tampilan yang Anda pilih, akan menampilkan hyperlink yang bisa diklik untuk mengakses sumber daya, atau grafik dan bukan URL untuk file grafis.

Untuk menampilkan URL sebagai hyperlink, pilih format hyperlink . Saat orang memasukkan informasi tentang item, mereka bisa memasukkan URL dan teks deskriptif yang muncul di kolom, dan bukan URL. Untuk menampilkan grafik, dan bukan URL untuk file grafis, pilih format gambar . Saat orang memasukkan informasi tentang item, mereka harus memasukkan URL lengkap untuk file grafik, seperti http://www.example.com/image.gif, dan mereka bisa secara opsional memasukkan teks alternatif yang deskriptif untuk grafik, yang muncul untuk orang yang menonaktifkan grafik di browser mereka atau mengandalkan perangkat lunak pembaca layar untuk mengonversi grafik di layar untuk kata yang diucapkan.

Pilihan kolom gambar/hyperlink

Gunakan tipe bidang kolom ini untuk menampilkan informasi yang hanya didasarkan pada hasil perhitungan kolom lain dalam daftar atau pustaka. Misalnya menggunakan = [Quantity] * [harga item] untuk menghitung total harga.

Saat Anda menambahkan kolom terhitung ke daftar atau pustaka, Anda membuat rumus yang berisi operator, seperti pengurangan (-) dan penambahan (+), fungsi, nilai tertentu, dan referensi ke kolom lain. Rumus dapat menghitung tanggal dan waktu, melakukan persamaan matematika, atau memanipulasi teks. Misalnya, di daftar tugas, Anda bisa menggunakan tipe kolom ini untuk menghitung jumlah hari kalender yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas berdasarkan kolom tanggal mulai dan tanggal selesai (= [tanggal selesai]-[tanggal mulai]). Dalam daftar kontak, Anda bisa menggunakan kolom terhitung untuk menggabungkan nama depan dan belakang kontak dan memisahkannya dengan spasi, berdasarkan nama depan dan kolom nama belakang (= [nama depan] & "" & [nama belakang]). Perhatikan bahwa rumus dalam kolom terhitung hanya dapat mereferensikan kolom lain dalam daftar atau Pustaka yang sama.

Selain memasukkan rumus untuk perhitungan, Anda menentukan tipe data yang ingin Anda kembalikan perhitungan dan cara menyimpan dan menampilkan data tersebut. Untuk mempelajari selengkapnya tentang setiap tipe data, lihat bagian yang sesuai di artikel ini.

Untuk informasi selengkapnya tentang rumus dan fungsi yang akan digunakan dengan bidang terhitung, lihat contoh rumus umum dalam daftar SharePoint. Artikel ini memiliki banyak rumus umum, serta link ke deskripsi dari semua fungsi yang bisa digunakan dalam SharePoint.

Opsi kolom terhitung

Gunakan kolom ini untuk membuat pilihan tambahan untuk pemberi persetujuan ketika menggunakan alur kerja tugas.

Alur kerja tugas biasanya hanya menyediakan hasil dari persetujuan atau Tolak, membatasi bagaimana item atau dokumen ditangani. Anda mungkin perlu menetapkan tugas ke orang lain, atau mengembalikannya ke pengirim untuk informasi selengkapnya. Dengan kolom hasil tugas, Anda bisa menawarkan bidang kolom pilihan yang memungkinkan Anda memilih opsi kriteria penyelesaian yang berbeda. Misalnya, Anda dapat meminta klarifikasi pada item atau menetapkannya kepada seseorang untuk memberi bidang pemberi persetujuan lebih fleksibel dalam alur kerja.

Pilihan kolom hasil tugas

Kolom hasil tugas mirip dengan bidang pilihan saat Anda mengetikkan opsi ke dalam bidang Choice. Anda dapat mengatur pilihan individual sebagai default, atau menggunakan nilai terhitung. Untuk menggunakan nilai terhitung, Anda memasukkan rumus, dan bukan angka tertentu, sebagai nilai default. Rumus dapat menghitung angka berdasarkan informasi dalam kolom atau fungsi sistem lainnya. Anda juga dapat memilih apakah nilai kolom diperlukan, serta membuat nilai unik di antara semua entri.

Untuk tutorial tentang cara menggunakan tugas dan hasil tugas di SharePoint, lihat bekerja dengan tugas di alur kerja SharePoint 2013 menggunakan Visual Studio 2012

Gunakan kolom ini untuk menampilkan data dari sumber eksternal seperti aplikasi CRM, database, atau lembar bentang.

Kolom data eksternal memungkinkan Anda menyambungkan ke sumber data eksternal untuk menyediakan database, lembar bentang, dan aplikasi CRM. Misalnya, menyambungkan dengan aplikasi lini bisnis seperti SAP atau Microsoft CRM bisa menyediakan informasi pelanggan terkini dari sumber data eksternal yang bisa ditampilkan dan digunakan dalam daftar. Menggunakan database inventaris eksternal, daftar Anda bisa menyajikan harga, deskripsi, atau bobot pengiriman terbaru yang bisa digunakan untuk penghitungan atau pencarian menurut kolom lain.

Pilihan kolom data eksternal

Data eksternal harus memiliki beberapa prasyarat yang terpenuhi sebelum Anda dapat mengakses data eksternal. Tugas ini biasanya dilakukan oleh administrator Anda, dan memerlukan pembuatan akun dan izin untuk akses ke data, mengaktifkan konektivitas data bisnis dan layanan penyimpanan aman.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat, memperbarui, dan me-refresh kolom data eksternal, lihat membuat dan memperbarui kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka atau bekerja dengan data eksternal di Excel Services (SharePoint Server).

Gunakan tipe kolom ini untuk mengaktifkan pengguna situs untuk memilih nilai dari kumpulan istilah terkelola tertentu dan menerapkan nilai ini ke kontennya. Pengguna bisa membuat dan mengonfigurasikan kolom metadata terkelola untuk dipetakan ke kumpulan istilah atau istilah yang sudah ada, atau mereka bisa membuat kumpulan istilah baru secara khusus untuk kolom metadata terkelola. Kolom metadata terkelola memiliki beberapa fitur dan karakteristik unik yang membantu pengguna memilih dan menerapkan istilah ke konten, seperti dukungan untuk "ketik-maju," serta dukungan untuk disambiguasi istilah, deskripsi, sinonim, dan nilai multibahasa.

Kolom metadata terkelola mempromosikan penggunaan metadata yang konsisten di seluruh situs karena menyediakan daftar istilah yang bisa diterapkan pada konten miliknya. Ketentuan ini berasal dari kumpulan istilah yang dikelola secara terpusat di alat manajemen penyimpanan istilah oleh administrator penyimpanan istilah atau orang lain dengan izin untuk mengelola istilah. Setiap kali kumpulan istilah yang ditetapkan oleh kolom metadata terkelola tertentu diperbarui, ketentuan yang diperbarui akan secara otomatis tersedia untuk pengguna di mana saja kolom metadata terkelola tersedia. Anda dapat mengustomisasi kolom metadata terkelola dengan cara berikut ini.

Pilihan untuk kolom metadata terkelola

Bidang beberapa nilai    Memilih kotak centang Perbolehkan beberapa nilai memungkinkan kolom memuat lebih dari satu nilai. Perhatikan bahwa mengaktifkan fitur ini akan mencegah pengurutan data dalam tampilan daftar.

Menampilkan format    Nilai yang dipilih dari kumpulan istilah dapat ditampilkan sebagai satu nilai atau dengan jalur hierarki penuh.

  • Pilih label istilah tampilan di kotak centang bidang untuk menampilkan nilai kumpulan istilah sebagai satu nilai. Misalnya: kota.

  • Pilih tampilan seluruh jalur ke istilah dalam kotak centang bidang untuk menampilkan nilai istilah yang ditetapkan sebagai jalur hierarki penuh. Misalnya: lokasi, benua, negara/kawasan, kota.

Pengaturan kumpulan istilah    Tampilkan istilah dari kumpulan istilah terkelola Enterprise, atau buat kumpulan istilah kustom untuk dibagikan dengan orang lain dalam kumpulan situs.

  • Menggunakan kumpulan istilah terkelola    Masukkan satu atau beberapa istilah, yang dipisahkan oleh titik koma, dan pilih temukan untuk memfilter opsi agar hanya menyertakan istilah yang berisi persyaratan yang diinginkan. Setelah menemukan kumpulan istilah yang berisi daftar nilai yang akan ditampilkan di kolom ini, klik istilah untuk memilih tingkat hierarki pertama yang akan ditampilkan di kolom. Semua tingkatan di bawah istilah yang Anda pilih akan terlihat saat pengguna memilih nilai.

Membuat kumpulan istilah kustom    Masukkan Deskripsi untuk kumpulan istilah kustom Anda dan masukkan ketentuan Anda untuk mengatur hierarki secara langsung ke dalam kotak yang disediakan, atau klik Edit menggunakan Manajer kumpulan istilah untuk membuka dan menggunakan alat manajemen istilah.

Untuk informasi selengkapnya tentang metadata terkelola, lihat pengenalan ke metadata terkelola. Artikel ini menguraikan metadata terkelola dan cara menggunakannya.

Catatan: Meskipun istilah kustom tersedia untuk semua pengguna dalam kumpulan situs, ketentuan dalam kumpulan tidak akan tersedia sebagai kata kunci perusahaan.

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×