Pengenalan Access

Mulai menggunakan database

Foto perangkat Surface Book

Cobalah!

Database dan aplikasi web dapat menghasilkan keuntungan bisnis besar. Desain database sangat penting untuk mencapai tujuan Anda, baik Anda ingin mengelola informasi karyawan, menyediakan laporan mingguan terhadap data, atau melacak pesanan pelanggan. Menginvestasikan waktu untuk memahami desain database akan membantu Anda membuat database yang berfungsi dengan benar untuk pertama kalinya dan yang mengakomodasi perubahan kebutuhan.

Penting: Aplikasi Web Access berbeda dari database desktop. Artikel ini tidak membahas desain aplikasi web.

Konsep dan syarat

Mari kita mulai dengan mempelajari beberapa istilah dasar dan konsep. Untuk mendesain database yang berguna, Anda membuat tabel yang memfokuskan pada satu subjek. Dalam tabel, Anda akan mengambil semua data yang diperlukan untuk subjek tersebut dalam bidang, yang memegang satuan data terkecil.

Database relasional

Database di mana data dibagi menjadi tabel, yang jenisnya seperti lembar bentang. Setiap tabel hanya memiliki satu subjek, seperti pelanggan (satu tabel) atau produk (tabel lain).

Catatan dan bidang

Penyimpanan untuk data diskrit dalam tabel. Baris (atau catatan) menyimpan setiap poin data yang unik, seperti nama pelanggan. Kolom (atau bidang) mengisolasi informasi yang ditangkap tentang setiap poin data ke unit terkecil mungkin — nama depan mungkin satu kolom dan nama belakang mungkin lain.

Kunci utama

Nilai yang memastikan tiap rekaman unik. Misalnya, mungkin ada dua pelanggan dengan nama yang sama, Elizabeth Andersen. Tapi salah satu catatan Elizabeth Andersen memiliki angka 12 sebagai kunci utama dan yang lainnya memiliki kunci utama 58.

Hubungan induk-anak

Hubungan umum antar tabel. Misalnya, pelanggan tunggal mungkin memiliki beberapa pesanan. Tabel induk memiliki kunci utama. Tabel anak memiliki kunci asing, yang merupakan nilai dari kunci utama yang memperlihatkan bagaimana catatan tabel anak ditautkan ke tabel induk. Tombol ini ditautkan oleh sebuah hubungan.

Apa itu desain database yang baik?

Dua prinsip adalah fundamental untuk desain database yang baik:

  • Hindari informasi duplikat (juga disebut data berlebihan). Ini membuang-buang ruang dan meningkatkan kemungkinan kesalahan.

  • Pastikan bahwa data sudah benar dan lengkap. Informasi yang tidak lengkap atau tidak tepat mengalir melalui kueri dan laporan dan pada akhirnya mungkin menyebabkan keputusan yang salah.

Untuk membantu mengatasi masalah ini:

  • Membagi informasi database ke dalam tabel berbasis subjek dengan fokus yang sempit. Hindari duplikasi informasi dalam beberapa tabel. (Misalnya, nama pelanggan harus masuk dalam satu tabel saja.)

  • Gabungkan tabel bersama-sama menggunakan tombol dan bukan menduplikasi data.

  • Sertakan proses yang mendukung dan memastikan keakuratan dan integritas informasi database.

  • Rancang database Anda dengan mempertimbangkan pemrosesan data dan pelaporan.

Untuk menyempurnakan kegunaan jangka panjang database Anda, ikuti lima langkah desain ini:

Langkah 1: menentukan tujuan database Anda

Sebelum Anda mulai, miliki tujuan untuk database Anda.

Agar desain Anda tetap fokus, Ringkaskan tujuan database dan lihat sering ringkasan. Jika Anda menginginkan database kecil untuk bisnis berbasis rumah, misalnya, Anda mungkin menulis sesuatu yang sederhana, seperti, "database pelanggan menyimpan daftar informasi pelanggan untuk tujuan pembuatan surat dan laporan." Untuk database perusahaan, Anda mungkin memerlukan beberapa paragraf untuk menjelaskan Kapan dan bagaimana orang dalam peran yang berbeda akan menggunakan database dan datanya. Buat pernyataan misi yang spesifik dan mendetail untuk dirujuk di seluruh proses desain.

Langkah 2: menemukan dan menata informasi yang diperlukan

Kumpulkan semua tipe informasi yang ingin Anda Rekam, seperti nama produk dan nomor pesanan Anda.

Mulai dengan informasi dan metode pelacakan yang sudah ada. Misalnya, mungkin Anda saat ini merekam pesanan pembelian dalam buku besar atau menyimpan informasi pelanggan pada formulir kertas. Gunakan sumber tersebut untuk mencantumkan informasi yang saat ini Anda ambil (misalnya, semua kotak pada formulir Anda). Di mana Anda saat ini tidak menangkap informasi penting, pikirkan informasi diskrit apa yang Anda perlukan. Setiap tipe data individual menjadi bidang dalam database Anda.

Jangan khawatir membuat daftar pertama Anda sempurna — Anda bisa menyelaraskan semuanya dari waktu ke waktu. Tapi pertimbangkan semua orang yang menggunakan informasi ini, dan mintalah ide mereka.

Berikutnya, pikirkan tentang apa yang Anda inginkan dari database dan tipe laporan atau surat yang ingin Anda hasilkan. Lalu, pastikan Anda menangkap informasi yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut. Misalnya, jika Anda menginginkan laporan yang memperlihatkan penjualan menurut kawasan, Anda perlu menangkap data penjualan di tingkat kawasan. Cobalah untuk membuat sketsa laporan dengan informasi aktual seperti yang Anda inginkan. Lalu, cantumkan data yang Anda perlukan untuk membuat laporan. Lakukan hal yang sama untuk surat atau output lain yang Anda inginkan dari database.

Contoh

Misalkan Anda memberi pelanggan kesempatan untuk ikut (atau keluar dari) pembaruan email berkala, dan Anda ingin mencetak daftar orang yang telah memilih ikut. Anda memerlukan kolom kirim email dalam tabel pelanggan, dengan nilai Ya dan tidak yang diijinkan.

Bagi mereka yang bersedia menerima email, Anda memerlukan alamat email, yang juga memerlukan bidang. Jika Anda ingin menyertakan salam yang tepat (seperti Mr., Mrs., atau MS.), sertakan bidang salam. Jika Anda ingin alamat pelanggan dengan nama depan mereka dalam email, tambahkan bidang nama depan.

Tips: Ingatlah untuk memisahkan setiap bagian informasi ke bagian terkecil yang berguna, seperti nama depan dan nama belakang untuk tabel pelanggan. Secara umum, jika Anda ingin mengurutkan, mencari, menghitung, atau melaporkan berdasarkan item informasi (seperti nama belakang pelanggan), Anda harus meletakkan item tersebut di bidangnya sendiri.

Langkah 3: membagi informasi ke dalam tabel

Membagi item informasi Anda ke dalam entitas utama atau subjek, seperti produk, pelanggan, dan pesanan. Setiap subjek menjadi tabel.

Setelah Anda memiliki daftar informasi yang diperlukan, tentukan entitas utama (atau subjek) yang Anda perlukan untuk menata data Anda. Hindari duplikasi data di seluruh entitas. Misalnya, daftar awal untuk database penjualan produk mungkin terlihat seperti ini:

Cuplikan layar item informasi yang dikelompokkan menjadi subjek

Entitas utama adalah: pelanggan, pemasok, produk, dan pesanan. Jadi, mulailah dengan empat tabel tersebut: satu untuk fakta tentang pelanggan, satu untuk fakta tentang pemasok, dan seterusnya. Ini mungkin bukan desain akhir Anda, tetapi ini adalah titik awal yang baik.

Catatan: Database terbaik berisi beberapa tabel. Hindari godaan untuk meletakkan semua informasi Anda dalam satu tabel. Ini menghasilkan informasi duplikat, ukuran database yang lebih besar, dan kesalahan yang ditingkatkan. Desain untuk merekam setiap fakta sekali saja. Jika Anda menemukan informasi berulang, seperti alamat pemasok, restrukturisasi database Anda untuk menempatkan informasi tersebut dalam tabel terpisah.

Untuk memahami mengapa lebih banyak tabel lebih sedikit, pertimbangkan tabel yang diperlihatkan di sini:

Cuplikan layar data produk dan pemasok

Setiap baris berisi informasi tentang produk dan pemasoknya. Karena Anda mungkin memiliki banyak produk dari pemasok yang sama, nama pemasok dan informasi alamat harus diulang berkali-kali. Ruang disk kosong ini. Sebagai gantinya, Rekam informasi pemasok hanya sekali dalam tabel pemasok terpisah lalu tautkan tabel tersebut ke tabel produk.

Masalah kedua dengan desain ini terbukti jika Anda perlu mengubah informasi tentang pemasok. Misalkan Anda perlu mengubah alamat pemasok. Karena muncul di banyak tempat, Anda mungkin secara tidak sengaja mengubah alamat di satu tempat, tapi lupa untuk mengubahnya di yang lain. Merekam alamat pemasok hanya dalam satu tempat menyelesaikan masalah tersebut.

Terakhir, anggaplah hanya ada satu produk yang dipasok oleh kilang anggur Coho, dan Anda ingin menghapus produknya tapi mempertahankan nama pemasok dan informasi alamatnya. Dengan desain ini, bagaimana Anda menghapus catatan produk tanpa juga kehilangan informasi pemasok? Anda tidak bisa. Karena setiap catatan berisi fakta tentang produk selain fakta tentang pemasok, tidak mungkin menghapusnya tanpa menghapusnya. Untuk mempertahankan fakta yang terpisah, pisahkan tabel ini menjadi dua: yang pertama untuk informasi produk dan informasi kedua untuk pemasok. Lalu, saat Anda menghapus catatan produk, Anda hanya menghapus fakta tentang produk — bukan fakta tentang pemasok.

Langkah 4: Ubah item informasi menjadi kolom

Putuskan informasi apa yang perlu Anda simpan di setiap tabel. Potongan data diskrit ini menjadi bidang dalam tabel. Misalnya, tabel karyawan mungkin menyertakan bidang seperti nama belakang, nama depan, dan tanggal Penyewaan.

Setelah memilih subjek untuk tabel database, kolom dalam tabel tersebut hanya boleh menyimpan fakta tentang subjek tunggal tersebut. Misalnya, tabel produk sebaiknya menyimpan fakta hanya tentang produk — bukan tentang pemasoknya.

Untuk memutuskan informasi apa yang akan dilacak dalam tabel, gunakan daftar yang Anda buat sebelumnya. Misalnya, tabel pelanggan mungkin menyertakan: nama depan, nama belakang, alamat, kirim email, salam, dan alamat email. Setiap catatan (pelanggan) dalam tabel berisi kumpulan kolom yang sama, sehingga Anda menyimpan informasi yang sama persis untuk setiap pelanggan.

Buat daftar pertama Anda, lalu tinjau dan perbaiki. Ingatlah untuk memecah informasi ke dalam bidang terkecil yang memungkinkan. Misalnya, jika daftar awal Anda memiliki alamat sebagai bidang, pisahkan menjadi alamat, kota, negara bagian, dan kode pos, atau, jika pelanggan Anda global, ke dalam lebih banyak bidang. Dengan cara tersebut, misalnya, Anda dapat melakukan surat-menyurat dalam format atau laporan yang sesuai dengan pesanan menurut negara bagian.

Setelah Anda menyempurnakan kolom data dalam setiap tabel, Anda siap untuk memilih setiap kunci utama tabel.

Langkah 5: menentukan kunci utama

Pilih kunci utama setiap tabel. Kunci utama, seperti ID Produk atau ID pesanan, dengan unik mengidentifikasi setiap catatan. Jika Anda tidak memiliki pengidentifikasi unik yang jelas, gunakan Access untuk membuatnya untuk Anda.

Anda memerlukan cara untuk secara unik mengidentifikasi setiap baris dalam setiap tabel. Ingat contoh sebelumnya di mana dua pelanggan memiliki nama yang sama? Karena mereka berbagi nama, Anda memerlukan cara untuk secara terpisah mengidentifikasi masing-masing.

Jadi setiap tabel harus menyertakan kolom (atau sekumpulan kolom) yang secara unik mengidentifikasi setiap baris. Ini disebut kunci utama dan sering kali merupakan nomor unik, seperti nomor id karyawan atau nomor seri. Access menggunakan kunci utama untuk mengaitkan data dengan cepat dari beberapa tabel dan untuk menyatukan data untuk Anda.

Terkadang kunci utama terdiri dari dua bidang atau lebih. Misalnya, tabel detail pesanan yang menyimpan item baris untuk pesanan mungkin menggunakan dua kolom dalam kunci utamanya: ID pesanan dan ID Produk. Saat kunci utama menggunakan lebih dari satu kolom, kunci utama juga disebut tombol komposit.

Cuplikan layar tabel produk

Jika Anda sudah memiliki pengidentifikasi unik untuk informasi dalam tabel, seperti nomor produk yang secara unik mengidentifikasi setiap produk dalam Katalog Anda, gunakan itu, tapi hanya jika nilai memenuhi aturan ini untuk kunci utama:

  • Pengidentifikasi akan selalu berbeda untuk setiap catatan. Nilai duplikat tidak diperbolehkan dalam kunci utama.

  • Selalu ada nilai untuk item tersebut. Setiap catatan dalam tabel Anda harus memiliki kunci utama. Jika Anda menggunakan beberapa kolom untuk membuat kunci (seperti bagian keluarga dan nomor komponen), kedua nilai harus selalu ada.

  • Kunci utama adalah nilai yang tidak berubah. Karena tombol direferensikan oleh tabel lain, perubahan apa pun pada kunci utama dalam satu tabel berarti perubahan di mana saja yang direferensikan. Perubahan yang sering menambah risiko kesalahan.

Jika Anda tidak memiliki pengidentifikasi yang jelas, gunakan nomor arbitrer yang unik sebagai kunci utama. Misalnya, Anda dapat menetapkan setiap pesanan nomor pesanan unik untuk tujuan tunggal mengidentifikasi pesanan.

Tips: Untuk membuat nomor unik sebagai kunci utama, tambahkan kolom menggunakan tipe data AutoNumber. Tipe data AutoNumber secara otomatis menetapkan nilai numerik yang unik untuk setiap rekaman. Tipe pengidentifikasi ini tidak berisi informasi faktual yang mendeskripsikan baris yang diwakilinya. Sangat ideal untuk digunakan sebagai kunci utama karena angka tidak berubah — tidak seperti kunci utama yang berisi fakta tentang baris, seperti nomor telepon atau nama pelanggan.

Ingin tahu selengkapnya?

Panduan penamaan bidang, kontrol, dan objek

Pengantar tabel

Pelatihan Excel

Pelatihan Outlook

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×