Dengan Layanan Konektivitas Bisnis, Anda dapat menyambungkan data eksternal ke situs SharePoint dan menggunakannya seolah-olah data tersebut asli dari situs Anda. Berikut adalah kumpulan informasi tentang apa itu data eksternal, di mana mendapatkannya, dan cara menggunakannya.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menemukan konten tentang data eksternal.
Di artikel ini
Memahami gambaran besarnya
Ada banyak alasan untuk menggunakan data eksternal. Dan tim kecil dapat melakukan hal-hal besar ketika bekerja sama untuk menciptakan solusi bisnis berdasarkan data eksternal. Inilah cara sering dilakukan dan imbalan yang dapat dihasilkannya.
Mengapa menggunakan data eksternal?
Karena Anda menggunakan produk SharePoint untuk membantu merampingkan aktivitas bisnis, Anda mungkin perlu menggabungkan data eksternal, seperti database, aplikasi Line-of-Business, dan layanan Web. Tetapi data eksternal ini seringkali seperti pulau terpencil yang terbatas untuk orang-orang istimewa, atau hanya sulit untuk dijangkau. Apakah ada cara untuk memasukkan data eksternal ini dengan lancar ke dalam produk SharePoint, serta produk Office, sehingga Anda dapat memanfaatkan antarmuka yang sudah tak asing lagi dan meningkatkan bisnis Anda lebih lanjut?
Itulah yang dimaksud dengan Layanan Konektivitas Bisnis. Ini memungkinkan akses baca/tulis yang aman, efisien ke berbagai data eksternal. Ini dilakukan melalui kerangka kerja komprehensif yang menyediakan antarmuka pengguna dan pemrograman standar. Selain itu, Anda dapat membuat berbagai solusi bisnis, baik no-code, solusi SharePoint Composite untuk aktivitas sederhana hingga menengah dan solusi berbasis kode untuk kebutuhan tingkat lanjut. Misalnya, Anda dapat:
- Buat daftar eksternal SharePoint dari data personel karyawan yang disimpan dalam database back-end yang dapat dibaca dan ditulis oleh pengguna, mirip dengan daftar SharePoint asli.
- Sambungkan data pelanggan terkini dalam sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) organisasi Anda sebagai sekumpulan kontak Outlook, dan bahkan sediakan akses offline.
- Buat solusi perencanaan acara yang ditautkan ke aplikasi Line-of-Business yang terkontrol, tetapi menggunakan kalender SharePoint untuk dilihat semua orang.
- Buat aplikasi Microsoft Silverlight dengan antarmuka pengguna visual keren yang berfungsi dengan data eksternal dari Web.
Singkatnya, Layanan Konektivitas Bisnis memungkinkan Anda terhubung, berinteraksi dengan, dan membuka nilai data eksternal.
Tiga skenario penting
Ingin mendengar selengkapnya? Berikut adalah tiga contoh solusi penting yang didasarkan pada Layanan Konektivitas Bisnis.
Staf bantuan Perusahaan besar memiliki meja bantuan, yang menyediakan dukungan teknis internal. Permintaan dukungan dan Pangkalan Pengetahuan dukungan teknis disimpan dalam database eksternal, tetapi terintegrasi sepenuhnya dalam situs SharePoint dengan menggunakan daftar eksternal dan Komponen Web Data Bisnis. Pekerja informasi juga dapat melihat permintaan mereka saat ini di Microsoft Outlook 2013 online. Spesialis dukungan teknis dapat melihat permintaan yang ditetapkan kepada mereka di akses online dan offline Outlook 2013. Alur kerja secara otomatis mengelola masalah dukungan melalui setiap tahap: Dibuka, Ditetapkan, Dieskalakan, Diatasi, dan Ditutup. Manajer di tim dukungan teknis, dengan izin yang sesuai, dapat melihat dasbor yang menampilkan laporan staf dukungan yang menunjukkan jumlah masalah dukungan yang ditetapkan untuk setiap spesialis dukungan, masalah terbaru atau kritis, dan jumlah insiden dukungan yang ditangani oleh setiap spesialis dukungan selama periode waktu tertentu. Manajer juga dapat mengekspor data ke Microsoft Excel 2013 untuk analisis mendetail lebih lanjut menggunakan pemformatan bersyarat dan bagan.
Pelacak artis Agensi talenta mengintegrasikan database artisnya ke dalam situs tim SharePoint internalnya, yang mencakup daftar lengkap artis, informasi kontak mereka, dan jadwal pertunjukan. Rekaman kontrak dalam bentuk templat dokumen Word dibuat dan secara otomatis diisi dengan informasi artis terbaru. Alur kerja memandu setiap kontrak melalui berbagai tahapnya. Agen dapat menambahkan artis baru ke daftar eksternal menggunakan formulir InfoPath. Dengan menggunakan solusi ini, agen talenta selalu memiliki informasi yang mereka butuhkan, dan mereka dapat melakukan banyak tugas penting dengan menggunakan produk Office yang sudah tak asing lagi.
Dasbor penjualan Aplikasi dasbor penjualan membantu rekan penjualan dengan cepat menemukan pesanan penjualan dan informasi pelanggan yang dikelola dalam sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM). Tergantung pada peran dan izin masing-masing, anggota tim dapat melihat informasi analitik penjualan, data kinerja penjualan masing-masing anggota tim, prospek penjualan, serta informasi kontak dan pesanan pelanggan. Profesional penjualan dapat melihat kalender harian mereka, melihat tugas yang ditetapkan oleh manajer mereka, berkolaborasi dengan anggota tim, dan membaca berita industri. Diagram wilayah penjualan Visio memetakan penjualan setiap bulan dan berisi data langsung dari database back-end yang mudah diperbarui. Dengan menggunakan dokumen Word, manajer dapat dengan cepat menulis laporan status bulanan yang secara otomatis menyertakan data dari sistem eksternal.
Berjalan ke sana adalah setengah dari kesenangan ini
Layanan Konektivitas Bisnis seperti payung besar yang mencakup banyak fitur SharePoint dan Office. Tetapi tidak berfungsi "out-of-the-box" karena setiap sumber data eksternal unik dan setiap organisasi memiliki kebutuhan tertentu. Setelah Anda meletakkan dasar, lokal atau di cloud, Anda dapat menampilkan data eksternal di dalam produk SharePoint dan produk Office. Saat bekerja dengan data eksternal, Anda biasanya melalui tiga fase yang berbeda:
Fase kerja dasar Selama fase ini, Anda merencanakan, mempersiapkan, dan menyiapkan cara mengakses data eksternal. Hal ini biasanya berarti bekerja sama dengan administrator dan terkadang pengembang untuk memahami apa yang perlu terjadi. Tujuan penting adalah mengidentifikasi persyaratan bisnis dan teknis, menyiapkan sumber data eksternal, memastikan akses aman ke data menggunakan Layanan Penyimpanan Aman, dan mencakupan solusi secara keseluruhan. Tujuan penting adalah membuat tipe konten eksternal, yang merupakan paket terperinci koneksi, metadata, dan informasi lain yang digunakan untuk mengambil data eksternal.
Fase SharePoint Setelah dasar diletakkan, kini Anda dapat menampilkan data eksternal dalam produk SharePoint dengan berbagai cara, termasuk daftar eksternal, kolom data eksternal, Komponen Web Data Bisnis, alur kerja, hasil pencarian, halaman profil, tindakan, Aplikasi untuk SharePoint, dan komponen atau solusi SharePoint berbasis kode.
Fase Office Setelah membuat akses ke data eksternal di produk SharePoint, kini Anda dapat menampilkan data di berbagai produk Office (termasuk Excel, Word, Outlook, Visio, Access, dan InfoPath), Aplikasi untuk Office, dan komponen, add-in, atau solusi Office berbasis kode.
Anda akan menemukan detail selengkapnya tentang setiap fitur ini nanti dalam artikel ini.
Topi mana yang Anda kenakan?
Mengembangkan solusi berdasarkan data eksternal biasanya merupakan upaya tim dan cara Anda bekerja tergantung pada peran Anda. Diagram berikut memperlihatkan tampilan tingkat tinggi dari peran dan solusi yang terlibat dalam siklus hidup pengembangan secara keseluruhan.
Pengguna Pengguna menyusun solusi sederhana dengan menggunakan kemampuan dasar produk SharePoint dan produk Office. Contohnya antara lain:
- Membuat daftar eksternal, tampilan daftar yang berbeda, dan menambahkan berbagai filter dan pengurutan.
- Mengekspor daftar eksternal ke Excel 2013 untuk analisis data lebih lanjut.
- Menyambungkan daftar eksternal ke Outlook 2013 untuk bekerja dengan data eksternal secara online dan offline.
Pengguna yang kuat Pengguna daya menciptakan solusi bisnis tanpa kode yang sederhana hingga menengah dan seringkali memerlukan keterampilan analis bisnis untuk memahami sistem basis data dan keseluruhan proses bisnis dalam organisasi. Mereka juga mengomunikasikan persyaratan kepada administrator dan pengembang, serta manajer bisnis dan mungkin desainer situs. Contohnya antara lain:
- Membuat tipe konten eksternal menggunakan Microsoft SharePoint Designer 2013.
- Membuat kolom data eksternal dalam pustaka dan menautkan kolom ke kontrol konten dalam templat Word yang disesuaikan, seperti kontrak atau faktur.
- Menyesuaikan formulir InfoPath untuk menggantikan formulir daftar SharePoint default.
- Merancang halaman Web yang menghubungkan Komponen Web Data Bisnis dengan cara yang berguna untuk membuat ruang kerja informasi.
- Membuat solusi berbasis Outlook yang menyediakan formulir, tampilan, perintah pita, tindakan, dan panel tugas yang disesuaikan.
- Membuat alur kerja yang menggunakan data daftar eksternal.
Administrator Administrator mengelola izin dan keamanan pengguna untuk beberapa komponen SharePoint yang berbeda, termasuk tipe konten eksternal dan database eksternal. Aktivitas penting melibatkan penyiapan aplikasi target Layanan Penyimpanan Aman, pemetaan kredensial, dan penentuan metode autentikasi terbaik. Contoh operasi lainnya meliputi:
- Mengelola dan menyiapkan akses, izin, dan kueri data eksternal.
- Mengimpor dan mengekspor tipe konten eksternal dari penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis.
- Menyiapkan halaman profil, tindakan, dan hasil pencarian kustom.
Pengembang Pengembang membuat berbagai solusi kustom yang berkisar mulai dari komponen yang ditargetkan dan dapat digunakan kembali hingga solusi berbasis kode tingkat lanjut. Contohnya antara lain:
- Tipe konten eksternal tingkat lanjut yang dikembangkan di Microsoft Visual Studio, seperti tipe bidang kustom yang menggunakan data hierarkis kompleks.
- Data agregat dari beberapa layanan yang disajikan sebagai satu model BDC.
- Komponen yang dapat digunakan kembali, Komponen Web kustom, aktivitas alur kerja kustom, dan formulir InfoPath di balik kode.
- Komponen data eksternal kustom untuk solusi Outlook.
- Aplikasi Microsoft Silverlight dan add-in Office.
- Pemberitahuan kustom menggunakan Kerangka Kerja Peristiwa.
- Koneksi atau solusi kustom menggunakan kode terkelola.
Meletakkan dasar
Apa pun solusi data eksternal yang Anda putuskan untuk dibuat, Anda perlu membuat fondasi yang kuat, dan itu berarti: mendapatkan dan menyiapkan perangkat lunak yang tepat, memilih dan menyiapkan sumber data eksternal, mengaktifkan layanan dan akun SharePoint, serta membuat tipe konten eksternal.
Mengetahui lingkungan SharePoint Anda
Ketika Anda menggunakan atau membuat solusi data eksternal, terdapat perbedaan dalam fitur dan fungsionalitas yang harus Anda ketahui berdasarkan lingkungan SharePoint Anda:
- Lokal Jika Anda membuat solusi di mana pengguna dan solusi Anda sepenuhnya on-premise (di belakang firewall), maka semua fitur Layanan Konektivitas Bisnis didukung.
- Cloud Jika Anda menggunakan SharePoint (Paket 2, E3, dan E4) di Microsoft 365, sebagian fitur tersedia. Misalnya, daftar eksternal, Komponen Web Data Bisnis, dan kerangka kerja Acara didukung, tetapi halaman profil, tindakan, dan kerangka kerja Konektor tidak. Selain itu, Anda hanya dapat tersambung ke sumber data berikut: WCF Web Services, OData, dan SQL Server Azure.
- Hibrid Organisasi Anda mungkin sudah memiliki investasi yang signifikan dalam sumber data lokal, seperti aplikasi Line-of-Business dan sistem ERP. Namun, organisasi Anda mungkin juga berada dalam lingkungan SharePoint hibrid, di mana beberapa karyawan berada di lokasi dan beberapa lainnya berada di cloud. Di lingkungan Hibrid, Anda juga dapat membuat solusi data eksternal hibrid sehingga pengguna di cloud dapat mengakses sumber data lokal. Misalnya, pengguna dapat menyelesaikan laporan pengeluaran saat dalam perjalanan bisnis menggunakan SharePoint, dan biaya dapat segera direkonsiliasi dengan sistem SAP lokal. Anda dapat terhubung ke sumber data lokal apa pun yang didukung, tetapi Anda harus menggunakan Layanan OData dan pengembangan dan konfigurasi yang ekstensif mungkin diperlukan.
Dapatkan perangkat lunak yang tepat
Fitur Layanan Konektivitas Bisnis (BCS) didistribusikan di berbagai edisi SharePoint. Gunakan tabel berikut untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat.
| Fitur Layanan Konektivitas Bisnis | SharePoint Foundation 2013 | SharePoint Server 2013 (Standar) | SharePoint Server 2013 (Enterprise) | SharePoint (SPO) Paket 2 (E3, E4) |
Komentar |
|---|---|---|---|---|---|
| daftar eksternal | √ | √ | √ | √ | |
| Kolom data eksternal | √ | √ | √ | √ | |
| Layanan Konektivitas Data Bisnis | √ | √ | √ | √ | SPO hanya mendukung Konektor WCF dan SQL Server Azure |
| Layanan Penyimpanan Aman | √ | √ | √ | √ | SPO hanya mendukung kredensial grup |
| Pencarian Data Eksternal | √ | √ | |||
| Halaman profil | √ | √ | |||
| Tindakan | √ | √ | |||
| Komponen Web Data Bisnis | √ | √ | |||
| Dukungan produk Office | √ | √ | √ | ||
| Ekstensi Klien Kaya * | √ | ||||
| BCS cakupan aplikasi | √ | √ | |||
| Kerangka kerja konektor | √ | √ | √ | ||
| Kerangka kerja acara | √ | √ | √ | ||
| Konektor OData | √ | √ | √ | ||
| API BCS OM | √ | √ | |||
| Hybrid (SPO ke On-premise) | √ | √ | Hanya dengan menggunakan Konektor OData |
* Menyertakan kontrol formulir untuk menampilkan data eksternal dan tata letak untuk menampilkan data di panel tugas Outlook dan wilayah formulir. Hanya tersedia di Microsoft Office Professional Plus 2013.
Menyiapkan perangkat lunak dengan benar
Setelah menginstal perangkat lunak yang tepat, pastikan Anda menyiapkannya dengan benar. Secara khusus:
Menyiapkan sumber data eksternal Administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat memiliki akses ke data dan data tidak berakhir di tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.
Mengonfigurasi layanan SharePoint Administrator harus mengaktifkan Layanan Konektivitas Data Bisnis, Layanan Penyimpanan Aman, dan Layanan Visio.
Mengonfigurasi layanan Penyimpanan Aman Administrator harus menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target.
Mengonfigurasi Layanan Konektivitas Data Bisnis Administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal memiliki izin ke penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis (BDC) dan bahwa pengguna yang sesuai memiliki akses ke tipe konten eksternal yang menjadi dasar daftar eksternal.
Pastikan produk Office siap digunakan Untuk menyinkronkan data eksternal dengan produk Office, Anda harus memiliki Windows 7 atau yang lebih baru dan produk perangkat lunak gratis berikut, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4, dan WCF Data Services 5.0 untuk OData V3 di setiap komputer klien (Jika perlu, Anda akan secara otomatis diminta untuk mengunduh perangkat lunak). Pastikan juga opsi penginstalan Office, Layanan Konektivitas Bisnis diaktifkan (Ini adalah default). Opsi ini menginstal Runtime Klien Layanan Konektivitas Bisnis yang melakukan hal berikut: membuat cache dan menyinkronkan dengan data eksternal, memetakan data bisnis ke tipe konten eksternal, menampilkan pemilih item eksternal di produk Office, dan menjalankan solusi kustom di dalam produk Office.
Pilih data eksternal Anda dengan bijak
Anda dapat bekerja dengan berbagai sumber data eksternal, termasuk database, Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP), OData, dan konektor tingkat lanjut.
Database Organisasi dan perusahaan dalam segala bentuk dan ukuran bergantung pada database untuk operasi sehari-hari mereka. Database berisi berbagai macam tipe data termasuk teks, angka, gambar, dan dokumen, serta memiliki banyak tujuan termasuk situs web perusahaan keuangan, manufaktur, asuransi, dan berbasis data. Database umum yang didukung meliputi: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, dan database apa pun yang mematuhi standar antarmuka ODBC atau OLE DB.
Sistem ERP Sistem ERP mengintegrasikan data dan proses Line-of-Business di seluruh organisasi dan melakukan banyak aktivitas mendasar untuk bisnis apa pun termasuk:
| Fungsi bisnis | Proses Bisnis |
|---|---|
| Keuangan dan Akuntansi | Buku besar, hutang dan piutang, manajemen kas, aset tetap, dan penganggaran |
| Sumber daya manusia | Penggajian, pelatihan, tunjangan, pensiun, perekrutan, dan manajemen keragaman. |
| Manajemen hubungan pelanggan (CRM) | Penjualan dan pemasaran, komisi, layanan, kontak pelanggan, dan dukungan pusat panggilan. |
| Manufaktur | Teknik, daftar material, perintah kerja, penjadwalan, manajemen alur kerja, kontrol kualitas, dan manajemen siklus hidup produk. |
| Rantai pasokan | Inventaris, entri pesanan, pembelian, perencanaan, inspeksi, dan pemrosesan klaim. |
| Manajemen proyek | Pengerugian biaya, tagihan, waktu dan pengeluaran, unit kinerja, dan manajemen aktivitas. |
Sistem ERP umum yang didukung meliputi SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel, dan JD Edwards.
OData Protokol Data Terbuka (OData) menyediakan standar berbasis REST untuk operasi Buat (Posting), Baca (Dapatkan), Perbarui (Tempatkan), dan Hapus (Hapus) yang mengakses Layanan Web. Anggap OData sebagai ekuivalen berbasis web dari ODBC dan OLE DB. Data dikembalikan dalam format XML atau JavaScript Object Notation (JSON). Sumber OData yang umum mencakup situs Web yang sudah tak asing lagi (seperti Amazon, E-bay, Azure Data Market, dan Netflix), database, dan bahkan situs SharePoint lainnya.
Konektor tingkat lanjut Untuk sumber data lain, pengembang dapat menyediakan akses data eksternal tingkat lanjut dengan:
- Menggunakan ADO.NET, yang memungkinkan akses ke sumber data apa pun dengan penyedia ADO.NET.
- Menggunakan WCF dan layanan Web, yang memungkinkan akses ke layanan Web dan Windows Communication Foundation (WCF).
- Menggunakan Rakitan Konektivitas .NET, yang memungkinkan akses ke sumber data saat penyedia ADO.NET atau layanan Web tidak tersedia.
- Mengonversi tipe data kepemilikan yang tidak didukung ke tipe data .NET yang didukung.
- Membuat solusi kustom untuk sumber data berskala lebih besar dengan struktur data yang sering berubah yang memerlukan koneksi data kustom, metode transfer, dan penginstalan konektor.
Pertimbangkan performa
Setiap solusi bisnis harus mempertimbangkan kinerja, dan data eksternal tidak terkecuali. Untungnya, Layanan Konektivitas Bisnis telah dirancang untuk meringankan banyak kemacetan dan kekhawatiran kinerja. Secara umum, pengambilan, paging, pemfilteran, dan penyortiran data diturunkan ke sumber data eksternal untuk membantu mengurangi memori dan sumber daya pemrosesan yang diperlukan oleh produk SharePoint.
Selain itu, Layanan Konektivitas Bisnis memiliki cache bawaan di komputer server (Layanan Konektivitas Bisnis) dan komputer klien (Cache runtime Klien Layanan Konektivitas Bisnis) dan mungkin tidak langsung menampilkan nilai terbaru dari sistem data eksternal. Namun, Anda dapat menyesuaikan interval refresh berdasarkan kebutuhan pengguna dan solusi yang Anda buat. Tidak semua pengguna perlu langsung melihat data terbaru, tetapi jika mereka melakukannya, mereka dapat, misalnya, me-refresh daftar eksternal atau folder kontak Outlook.
Kemampuan untuk bekerja secara offline di komputer klien juga berarti bahwa pengguna dapat melakukan pekerjaan yang diperpanjang tanpa tersambung ke data eksternal, tetapi ketahuilah bahwa ketika mereka kembali online, data akan diperbarui dan direkonsiliasi dengan benar.
Secara keseluruhan, fitur performa ini membantu mempercepat operasi tampilan, refresh, dan data data data eksternal di halaman Web SharePoint dan dalam produk Office.
Latih keselamatan terlebih dahulu
Sangat penting bahwa solusi data eksternal aman karena data seringkali penting bagi bisnis dan tidak boleh dilihat atau diubah oleh pengguna yang salah. Selain itu, ada banyak cara untuk mengamankan data dan Anda ingin solusi Anda sederhana dan aman. Untungnya, ada cara untuk meminimalkan kerumitan, terutama dengan menggunakan Layanan Penyimpanan Aman.
Singkatnya, mengamankan data eksternal Anda memerlukan jawaban dua pertanyaan dasar:
Siapa Anda? Ini juga disebut autentikasi dan ini adalah proses memverifikasi identitas Anda dengan mendapatkan kredensial Anda (nama pengguna dan kata sandi Anda).
Apa yang boleh Anda lakukan? Ini disebut otorisasi dan ini adalah proses menentukan tugas apa yang dapat Anda lakukan pada item data mana dengan mendapatkan daftar izin yang telah Anda berikan.
Pertama, administrator membantu menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal. Perhatikan bahwa sangat umum bagi solusi bisnis untuk mengautentikasi akses ke data eksternal yang akunnya pengguna saat ini memiliki akun yang berbeda. Tetapi masuk dengan kredensial yang berbeda bisa jadi rumit dan merepotkan. Layanan Penyimpanan Aman datang untuk menyelamatkan dengan menyediakan penyimpanan dan pemetaan kredensial. Ini mempermudah penggunaan sumber data eksternal dengan masuk hanya sekali.
Misalnya, jika Anda masuk ke situs SharePoint dengan satu kumpulan kredensial, tetapi ingin mengakses daftar eksternal berdasarkan aplikasi Siebel yang menggunakan kumpulan kredensial lain, administrator dapat menyiapkan Layanan Penyimpanan Aman untuk memetakan dua kumpulan kredensial secara otomatis sehingga Anda tidak perlu masuk lagi.
Layanan Penyimpanan Aman juga membantu mengelola masalah "lompatan ganda" yang terkenal, di mana setiap autentikasi memerlukan "lompat" antara dua komputer, yang dapat disusupi, kecuali jika langkah-langkah diambil untuk mencegahnya.
Berikutnya, administrator membuat beberapa lapisan keamanan berdasarkan izin, seperti beberapa garis pertahanan di sekitar benteng, untuk memastikan otorisasi dan akses yang tepat ke:
- Data dalam database atau sistem eksternal.
- Tipe konten eksternal di penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis.
- Daftar eksternal atau kolom data eksternal.
Terakhir, administrator dapat menambahkan lapisan perlindungan tambahan melalui enkripsi. jika solusi data eksternal Anda juga menggunakan aplikasi Office, administrator dapat melindungi cache Runtime Klien Layanan Konektivitas Bisnis dengan menggunakan Sistem File Enkripsi Windows. Beberapa sumber data eksternal juga menyediakan cara untuk mengenkripsi data.
Tetapkan landasan: tipe konten eksternal
Tipe konten eksternal adalah inti dari setiap solusi data eksternal. Mereka seperti perantara antara Anda dan sumber data eksternal. Tipe konten eksternal umum adalah paket informasi terorganisir yang berisi berikut ini:
- Informasi koneksi ke sumber data, seperti lokasi, nama, dan mode autentikasi.
- Definisi tabel, bidang, kunci primer dan asing, validasi, dan tipe data (juga disebut metadata).
- Operasi data yang dapat Anda lakukan, seperti Buat, Baca, Pembaruan, Hapus, dan Kueri (juga disebut CRUDQ).
- Informasi dan perilaku lainnya, seperti tipe data Office yang dipetakan atau mengaktifkan sinkronisasi offline.
- Berbagai filter, yang mengkueri data dan membantu mengisolasi hasil, dan batasan untuk meningkatkan performa.
- Kolom identitas dan tampilan untuk pemilih konten eksternal digunakan untuk mengambil data eksternal di seluruh antarmuka pengguna.
- Asosiasi berdasarkan kunci utama dan asing antara dua tabel terkait, seperti Pesanan dan Pelanggan.
Satu pengguna setia mendefinisikan tipe konten eksternal dan karenanya melindungi pengguna lain dari kompleksitas yang melekat dalam bekerja dengan data eksternal. Selain itu, semua informasi ini disimpan dalam file BDCM khusus (.bdcm), dalam format XML, dan disimpan di penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis. Pendekatan ini mempermudah pemeliharaan, pembaruan, aman, dan penggunaan kembali tipe konten eksternal di berbagai situs. Misalnya, Anda dapat dengan mudah mengekspor dan mengimpor file untuk disebarkannya dari pengembangan ke lingkungan produksi, atau dibagikan dengan kumpulan situs lainnya.
Omong-omong, pengguna setia Anda tidak perlu ahli dalam XML. Untuk membantu membuat tipe konten eksternal, ada dua alat pilihan:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Anda dapat menentukan dan memperbarui tipe konten eksternal secara deklaratif lalu menerbitkannya ke penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis.
- Microsoft Visual Studio 2012 Jika data eksternal Anda kompleks atau tidak didukung oleh SharePoint Designer 2013, Anda dapat menggunakan Editor XML di Visual Studio (yang menyediakan Intellisense) untuk membuat model XML, atau menggunakan Visual Studio External Content Type Designer untuk membuat Rakitan Konektivitas .NET yang menyediakan logika integrasi back-end kustom melalui .NET Framework.
Data eksternal Surface di produk SharePoint
Setelah Anda membuat fondasi yang kuat dan aman untuk data eksternal, berikut yang dapat Anda lakukan dengan data tersebut di produk SharePoint.
Membaca dan menulis data dalam daftar eksternal
Daftar eksternal adalah blok penyusun kunci untuk solusi SharePoint berdasarkan data eksternal. Anda bisa membaca dan menulis data eksternal dengan pengalaman yang tak asing menggunakan daftar SharePoint. Daftar eksternal terlihat dan berperilaku sangat mirip seperti daftar asli, tapi ada beberapa perbedaan dalam perilakunya. Misalnya, Anda bisa membuat tampilan dan menggunakan nilai terhitung dengan rumus, tapi tidak bisa melampirkan file atau melacak versi.
Anda juga dapat membuat daftar eksternal menggunakan SharePoint Designer 2013.
Menambahkan kolom data eksternal ke daftar dan pustaka
Anda dapat menggabungkan kolom data eksternal dengan kolom lain dalam daftar atau pustaka asli. Karena kolom data eksternal ditambahkan ke daftar atau pustaka asli, semua daftar atau fitur pustaka terkait berfungsi, termasuk penerapan versi, persetujuan, peninjauan masuk dan check-out, serta lampiran file.
Katakanlah Anda telah membuat pustaka gambar yang berisi foto produk yang dijual organisasi Anda. Anda dapat menambahkan kolom data eksternal ke pustaka yang mengakses nama produk, kode produk, dan harga saat ini dari database eksternal. Karena aturan dan proses perusahaan Anda mengharuskan setiap perubahan pada informasi produk hanya dilakukan melalui sistem database, Anda menentukan bahwa data eksternal bersifat baca-saja saat Anda membuat tipe konten eksternal. Namun, kini lebih banyak orang di organisasi Anda dapat dengan mudah melihat semua informasi produk umum bersama-sama dalam satu tampilan pustaka.
Membuat solusi dengan Komponen Web Data Bisnis
Komponen Web Data Bisnis dirancang untuk bekerja dengan data dari daftar eksternal, dan Anda dapat menggabungkan Komponen Web ini dengan cara yang berguna untuk membuat situs, ruang kerja, atau dasbor. Misalnya, Anda dapat menghubungkan Komponen Web Daftar dan Item sehingga saat memilih item laporan pengeluaran di Komponen Web Daftar, seperti biaya Kamis, detail item ditampilkan di Komponen Web Item, seperti biaya hotel, perjalanan, dan makan.
Tabel berikut secara singkat merangkum setiap Komponen Web Data Bisnis.
| Komponen Web | Deskripsi |
|---|---|
| Daftar Data Bisnis | Menampilkan daftar item dari daftar eksternal. |
| Item Data Bisnis | Menampilkan satu atau beberapa item dari daftar eksternal. |
| Tindakan Data Bisnis | Menampilkan tindakan dari daftar eksternal. |
| Filter Konektivitas Data Bisnis | Memfilter konten Komponen Web Data Bisnis yang terhubung menggunakan daftar nilai dari daftar eksternal. |
| Penyusun Item Data Bisnis | Membuat item Data Bisnis dari parameter dalam string kueri URL dan menyediakannya ke Komponen Web Data Bisnis lainnya. |
| Daftar Terkait Data Bisnis | Menampilkan daftar item turunan yang terkait dengan item induk dari daftar eksternal. |
Menggunakan data eksternal di halaman profil, tindakan, atau pencarian
Halaman profil, tindakan, dan pencarian merupakan fitur yang terkait erat.
Halaman profil
Secara default, Layanan Konektivitas Bisnis secara otomatis membuat halaman profil berdasarkan tipe konten eksternal. Halaman profil adalah halaman Web yang menampilkan informasi dari satu baris data eksternal, berdasarkan bidang ID, seperti semua bidang individu tentang pelanggan tertentu.
Halaman profil default sebenarnya adalah halaman Web yang berisi Pembuat Item Data Bisnis dan Komponen Web Item Data Bisnis yang tersambung bersama. Komponen Web Pembuat Item menganalisis parameter string kueri URL halaman profil, misalnya, http://contoso/Customer.aspx? CustID=345, dan meneruskan nilai CustID ke Komponen Web Item Data, yang kemudian menampilkan semua bidang pelanggan terkait.
Anda dapat membuat halaman profil Anda sendiri untuk menampilkan informasi kustom, atau administrator dapat menyesuaikan halaman profil untuk Anda.
Tindakan
Anda bahkan dapat melakukan tindakan berdasarkan halaman profil untuk melakukan sesuatu yang berguna. Misalnya, Anda dapat membuat tindakan yang menggabungkan informasi alamat tentang pelanggan dengan peta Bing untuk melihat lokasi pelanggan atau mendapatkan petunjuk arah. Anda dapat membuat tindakan berdasarkan parameter string kueri URL halaman profil atau melalui kode kustom. Atau, pengembang dapat menulis kode kustom yang memungkinkan Anda memperbarui informasi karyawan dalam database back-end.
Secara default, Anda menggunakan tindakan saat mengklik perintah tindakan Tampilkan Profil di Komponen Web Tindakan Data Bisnis atau Daftar Data Bisnis. Saat menggunakan kolom data eksternal, Anda juga dapat menjalankan tindakan dari perintah menu.
Cari
Terakhir, jika menginginkannya, administrator dapat mengaktifkan pencarian data eksternal. Data eksternal dapat dirayapi dan diindeks seperti data SharePoint internal, tetapi dengan pemangkasan keamanan untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang sesuai yang dapat mengeklik dan melihat hasil pencarian, yang ditampilkan menggunakan halaman profil.
Dengan mengintegrasikan pencarian SharePoint ke dalam sistem data eksternal, pengguna dapat menemukan data yang tidak akan dapat mereka temukan. Misalnya, jika mengetahui perusahaan tempat pelanggan bekerja, tetapi lupa namanya, Anda dapat mencari berdasarkan nama perusahaan untuk membantu menemukan halaman profil pelanggan.
Menggunakan data eksternal dalam alur kerja
Alur kerja menyediakan alat yang canggih untuk memodelkan dan mengotomatiskan proses bisnis berdasarkan daftar, pustaka, atau situs SharePoint. Proses bisnis ini bisa sesederhana proses persetujuan dokumen dengan satu pemberi persetujuan, atau sekompleks proses bisnis terstruktur lainnya. Meskipun Anda tidak dapat secara langsung mengaitkan alur kerja dengan daftar eksternal, Anda dapat membuat hal berikut:
Alur kerja daftar asli Alur kerja yang terkait dengan daftar asli yang membaca atau memperbarui data dari daftar eksternal menggunakan tindakan Buat Item Daftar, Perbarui Item Daftar, dan Hapus Item Daftar. Misalnya, Anda dapat memperbarui item daftar eksternal setiap kali daftar asli atau item pustaka berubah. Anda dapat menggunakan tindakan lain dengan daftar eksternal, seperti Atur Variabel Alur Kerja untuk mengubah bidang daftar eksternal. Anda juga dapat menggunakan item daftar eksternal sebagai tujuan untuk proses tugas, tetapi tautan ke tugas tidak menampilkan judul untuk item daftar eksternal.
Alur kerja situs Alur kerja situs tidak memerlukan pemicu kejadian untuk memulai dan dapat dimulai secara manual. Untuk mencegah akses yang tidak sah, alur kerja yang mengakses daftar eksternal selalu berjalan di akun layanan, bahkan dengan mode autentikasi yang menggunakan peniruan.
Acara Pengembang dapat membuat peristiwa yang dipicu di sumber data eksternal dan pengguna dapat membuat peringatan yang merespons kejadian ini. Misalnya, Anda dapat menggunakan alur kerja SharePoint untuk mengirim pesan email ke karyawan ketika akun pelanggan ditetapkan kepada karyawan tersebut di sumber data eksternal.
Untuk alasan performa, sebaiknya baca hanya sejumlah kecil kolom dalam daftar eksternal, atau membuat, memperbarui, atau menghapus sejumlah kecil item dalam daftar eksternal.
Data eksternal Surface di produk Office
Setelah memunculkan data di produk SharePoint, berikut yang dapat Anda lakukan dengan data tersebut di berbagai produk Office.
Menganalisis data eksternal di Excel
Anda dapat mengekspor data dari daftar eksternal ke Excel 2013 dan tetap menyinkronkan data. Misalnya, Anda mungkin ingin mempertahankan inventaris produk dalam daftar eksternal sehingga mudah dibagikan dan diperbarui, tetapi juga melakukan analisis inventaris berkala di Excel 2013. Data eksternal yang diekspor ke Excel 2013 ditentukan oleh tampilan daftar eksternal saat ini, filter yang ditentukan pada tipe konten eksternal dan dalam daftar eksternal, serta pengaturan bahasa untuk situs SharePoint.h
Saat Anda mengekspor daftar eksternal, Tabel Excel dibuat dengan koneksi data ke daftar eksternal berdasarkan file kueri Web. Untuk melihat perubahan lebih lanjut yang dibuat pada daftar SharePoint di Tabel Excel, Anda dapat me-refresh data. Perhatikan bahwa Anda tidak dapat membuat perubahan pada sumber data eksternal dan operasi refresh Excel akan menimpa perubahan apa pun yang telah Anda buat di Tabel Excel.
Menambahkan data eksternal ke dokumen Word
Dengan menambahkan kolom data eksternal dan templat Word dengan kontrol konten ke pustaka dokumen, Anda juga dapat mempermudah dan efisien untuk memasukkan data yang akurat dan terkini dalam dokumen terstruktur Microsoft Word 2013.
Katakanlah Anda memiliki pustaka dokumen yang berisi kontrak pelanggan. Namun, semua informasi pelanggan Anda disimpan dalam aplikasi Line-of-Business, seperti SAP. Anda dapat melacak kontrak pelanggan di pustaka dokumen, tetapi memastikan bahwa informasi pelanggan terkait telah diperbarui dan tidak diduplikasi secara tidak perlu. Berikut caranya:
- Pertama, tambahkan kolom data eksternal ke pustaka untuk mengaitkan nama pelanggan, nama perusahaan, dan nomor telepon yang sesuai dengan setiap kontrak yang disimpan di pustaka Kontrak.
- Kemudian, buat templat Word yang berisi kontrol konten dan teks boilerplate kontrak pelanggan untuk memasukkan nama pelanggan, nama perusahaan, dan nomor telepon. Word 2013 akan menggunakan pemilih item eksternal untuk membantu Anda memasukkan atau memperbarui informasi yang benar dengan menampilkan dan mengambil informasi pelanggan yang benar secara otomatis.
- Terakhir, setiap kali Anda membuat kontrak, memasukkan data pelanggan, dan menyimpan kontrak kembali ke pustaka, nilai data pelanggan dipromosikan ke kolom data eksternal yang terkait.
Menyinkronkan data eksternal di Outlook
Jika daftar eksternal berisi pelanggan, tugas, janji temu, atau postingan, Anda dapat menghubungkan daftar tersebut dengan Outlook 2013. Setelah tersambung, Anda dapat menampilkan, mengedit, dan mencetak data menggunakan antarmuka pengguna Outlook yang sudah tak asing lagi. Jika data tersebut adalah informasi kontak, seperti pelanggan, Anda bahkan dapat menghubungi mereka, mengirimi mereka pesan email, dan membuat permintaan rapat.
Sinkronisasi data bersifat dua arah atau dua arah. Perubahan yang dibuat di Outlook 2013 disinkronkan secara otomatis dengan sumber data eksternal. Perubahan yang dibuat pada sumber data eksternal disinkronkan dengan item di Outlook 2013, meskipun operasi refresh mungkin diperlukan.
Secara default, data secara otomatis diperbarui setiap enam jam, tetapi nilai ini dapat diubah. Untuk memastikan Anda melihat data saat ini dari sumber data eksternal, klik kanan folder, lalu klik Sinkronkan perubahan DB.
Saat membuat tipe konten eksternal, lakukan hal berikut:
- Jika Anda menginginkan akses offline, aktifkan opsi dukungan Sinkronisasi Offline .
- Atur bidang Tipe Item Office ke salah satu hal berikut: Kontak, Janji Temu, Tugas, atau Postingan.
- Petakan masing-masing bidang dalam tipe konten eksternal, seperti Nama Depan Pelanggan, Nama Belakang Pelanggan, Alamat Pelanggan, dan Telepon Pelanggan, ke bidang Tipe Item Outlook masing-masing, seperti Nama Depan, Nama Belakang, Alamat Bisnis, dan Telepon Bisnis kontak.
Selain itu, dengan beberapa kode yang ditulis oleh pengembang, Anda dapat membuat solusi Outlook yang melakukan hal berikut:
- Tampilkan komponen data asli atau kustom di panel tugas kustom untuk menyajikan data eksternal kepada pengguna.
- Sertakan perintah pita kustom untuk melakukan tindakan kustom.
- Buat definisi tampilan kustom untuk menampilkan kolom data eksternal tertentu.
- Desain wilayah formulir kustom untuk menyajikan data eksternal.
Tingkatkan akses data eksternal dengan formulir InfoPath
Ada beberapa alasan mengapa Microsoft InfoPath 2013 berguna untuk digunakan dengan data eksternal:
Bekerja dengan tipe data kompleks Jika bidang data eksternal bersifat hierarkis, seperti bidang alamat yang berisi Jalan, Kota, dan Kode pos sebagai subbidang, Anda tidak dapat bekerja dengan bidang ini dalam formulir SharePoint untuk daftar eksternal, dan sebenarnya bidang tersebut bahkan belum dibuat. Namun, Anda dapat mengonversi formulir SharePoint ke formulir InfoPath untuk membuat dan memperbarui bidang menggunakan InfoPath 2013.
Menyematkan kontrol pemilih item eksternal Anda dapat menyeret dan melepaskan kontrol Pemilih Item Eksternal ke formulir InfoPath, menautkannya ke daftar eksternal sebagai sumber data sekunder, dan memudahkan pengguna untuk memilih item berdasarkan bidang unik, seperti Nama Pelanggan atau ID Produk.
Selain itu, jika Anda menyiapkan asosiasi untuk tipe konten eksternal, seperti pelanggan dan pesanan, dan formulir InfoPath untuk daftar eksternal berisi kunci asing, seperti ID Pelanggan, kontrol Pemilih Item Eksternal bahkan akan otomatis ditambahkan ke formulir. Hal ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan pelanggan yang mereka inginkan saat mengerjakan pesanan.
Membuat beberapa tampilan formulir Terkadang, Anda mungkin ingin formulir memiliki beberapa tampilan data eksternal, terutama jika ada banyak bidang dan daftar eksternal atau formulir SharePoint tidak efektif. Beberapa tampilan juga berguna dalam skenario write-once di mana sistem eksternal tidak mengizinkan pembaruan bidang setelah dibuat. Dalam kasus tersebut, Anda dapat membuat dua tampilan, satu untuk operasi buat dan satu lagi untuk operasi pembaruan.
Menambahkan Aturan atau kode di belakang ke formulir Anda dapat menambahkan aturan deklaratif atau formulir kode di belakang untuk melakukan logika bisnis tambahan, seperti validasi dan penghitungan. Misalnya, Anda dapat memastikan kode negara/kawasan valid dengan menggunakan aturan, atau kode pos A.S. valid menggunakan Layanan Web.
Menambahkan data eksternal untuk menerbitkan diagram Visio
Dengan Microsoft Visio 2013, Anda dapat menautkan data dari daftar eksternal ke diagram dan bentuknya. Anda kemudian dapat menerbitkan diagram ke pustaka dokumen SharePoint sebagai gambar Web interaktif sehingga pengguna dapat menampilkan diagram dan menampilkan data eksternal terkait. Ada tiga cara untuk menautkan baris data ke bentuk dalam gambar. Tautkan baris ke bentuk yang sudah ada satu per satu, tautkan baris ke bentuk secara otomatis, atau buat bentuk dari data tersebut.
Mengimpor dan merefresh data eksternal di Access
Microsoft Access 2013 adalah landasan pendaratan untuk semua jenis data dan data eksternal tidak terkecuali. Anda dapat mengimpor daftar eksternal ke database Access di komputer klien dan me-refresh data secara berkala. Data bersifat baca-saja.
Langkah-langkah dasar yang harus diikuti adalah:
- Ekspor tipe konten eksternal dari SharePoint Designer 2013 atau langsung dari penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis sebagai file BDCM.
- Di Access 2013, buat koneksi data Layanan Web menggunakan file BDCM.
- Di Access 2013, buat tabel tertaut berdasarkan koneksi data Layanan Web.
Perhatikan bahwa dalam kasus ini, cache Runtime Klien Layanan Konektivitas Bisnis tidak digunakan untuk menyinkronkan dengan daftar eksternal saat Anda me-refresh data.