Artikel ini menjelaskan cara menampilkan balasan pengumpulan data, cara memverifikasi pengaturan pemrosesan email, dan langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah umum tipe pesan kesalahan atau masalah dengan balasan tersebut.
Kotak dialog Kelola Pesan Pengumpulan Data membantu Anda mengelola kedua pesan pengumpulan data yang telah Anda kirim ke penerima email, dan balasan yang telah Anda terima untuk setiap pesan tersebut di Kotak Masuk Outlook Anda.
Jika kotak dialog tidak terlihat, lakukan hal berikut ini untuk membukanya:
-
Buka database yang berisi pesan yang ingin Anda kelola.
-
Pada tab Data Eksternal , dalam grup Kumpulkan Data , klik Kelola Balasan.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Menampilkan balasan
Inilah yang terjadi setelah Anda mengirim formulir pengumpulan data melalui email. Penerima merespons pesan dengan mengklik Balas, menyelesaikan formulir, lalu mengklik Kirim. Bagian ini menjelaskan bagaimana Anda bisa menampilkan balasan dan apa yang harus dilakukan jika salah satu dari mereka tidak diproses dengan benar. Apakah Anda memilih agar balasan diproses secara otomatis atau manual, Anda bisa membuka balasan secara manual atau mencari tahu siapa yang merespons. Untuk informasi selengkapnya tentang menyiapkan opsi prosesi balasan, lihat artikel, Menambahkan data yang dikumpulkan melalui email ke database Access Anda.
Untuk menampilkan balasan, lakukan hal berikut:
-
Buka Microsoft Outlook 2007 atau 2010, lalu telusuri folder yang Anda tetapkan untuk menyimpan balasan pengumpulan data.
Tips:Â Jika Anda tidak mengingat nama folder, pada tab Data Eksternal , dalam grup Kumpulkan Data , klik Kelola Balasan. Dalam kotak dialog Kelola Pesan Kumpulan Data , Anda akan menemukan nama folder dalam kolom Folder Outlook , di baris yang terkait dengan pesan yang balasannya ingin Anda tampilkan.
-
Untuk membuka balasan di Outlook, klik ganda balasan. Anda akan melihat formulir, karena formulir telah diselesaikan oleh pengirim.
Access tidak akan memproses balasan ke pesan balasan. Oleh karena itu, jika Anda melihat bahwa satu atau beberapa formulir dari penerima kosong, tidak lengkap, atau tidak diselesaikan dengan benar, Anda harus mengirim ulang pesan email asli ke pengguna tersebut, bukan menggunakan perintah Balas . Untuk informasi selengkapnya tentang mengirim ulang pesan pengumpulan data, lihat Mengirim ulang pesan pengumpulan data.
Demikian pula, jika Anda ingin mengirim permintaan ke orang lain, Anda harus mengirim ulang pesan asli, bukan meneruskannya.
Memverifikasi pengaturan untuk memproses balasan secara otomatis
Jika Anda memilih agar balasan Anda diproses secara otomatis, lakukan hal berikut ini untuk memastikan bahwa balasan diproses dengan benar:
-
Untuk setiap balasan, tinjau nilai dalam kolom Bendera Tindak Lanjut, Status Pengumpulan Data, dan Kategori .
Tips:Â Jika Anda tidak melihat kolom Bendera Tindak Lanjut, Status Pengumpulan Data, dan Kategori dalam tampilan Anda, tambahkan kolom tersebut menggunakan Pemilih Bidang. Klik kanan header kolom, lalu klik Pemilih Bidang. Dalam kotak dialog Pemilih Bidang , seret setiap bidang dan letakkan ke kanan atau kiri header kolom yang sudah ada.
Dalam folder Outlook, jika Bendera Tindak Lanjut diatur ke operasi Pengumpulan Data berhasil, kolom Status Pengumpulan Data kosong, dan terdapat indikator berwarna hijau di kolom Kategori , balasan berhasil diproses.
-
Selain itu, Anda mungkin ingin meninjau konten tabel tujuan untuk memastikan bahwa Anda melihat data yang dikumpulkan disimpan baik sebagai catatan baru atau sebagai pembaruan untuk catatan yang sudah ada.
Catatan:Â Anda tidak akan bisa menambahkan data dari balasan email jika penerima Anda menggunakan Hotmail atau Yahoo untuk mengirimi Anda formulir pengumpulan data.
Memecahkan masalah balasan yang diproses secara otomatis
Penerima email Anda mungkin melaporkan bahwa mereka telah mengisi formulir dan mengirimkannya kembali kepada Anda sebagai balasan. Namun, Anda tidak melihat hasil yang diharapkan di Access atau Outlook. Misalnya:
-
Anda tidak melihat data dalam tabel tujuan di Access. Catatan baru tidak ditambahkan, atau rekaman yang sudah ada tidak diperbarui.
-
Kolom Status Pengumpulan Data untuk pesan di Outlook menampilkan pesan kesalahan atau string "Pesan yang tidak diprosces." Selain itu, kolom Kategori untuk pesan menampilkan persegi berwarna merah atau kosong.
Jika Anda mengalami tipe masalah ini, lihat langkah-langkah pemecahan masalah dalam Balasan pengumpulan data saya tidak diproses secara otomatis.
Selain itu, lihat Menambahkan data yang dikumpulkan melalui email ke database Access jika Anda ingin memverifikasi bahwa Anda telah menyiapkan pemrosesan otomatis dengan benar.
Memproses balasan secara manual
Pemrosesan balasan secara manual melibatkan memulai operasi ekspor dari Outlook. Anda hanya bisa mengekspor satu balasan dalam satu waktu. Hindari balasan di mana kolom Status Pengumpulan Data diatur ke Pengumpulan data menggunakan email berhasil. Status ini menunjukkan bahwa balasan telah berhasil diproses. Balasan di mana kolom Status Pengumpulan Data diatur ke Pesan yang tidak diproses harus diproses secara manual. Balasan yang memiliki pesan kesalahan dalam kolom ini gagal diproses secara otomatis, dan akan memerlukan beberapa pemecahan masalah sebelum Anda bisa mengekspornya secara manual. Untuk bantuan dalam pemecahan masalah, lihat Balasan pengumpulan data saya tidak diproses secara otomatis.
-
Di Outlook, klik kanan balasan yang ingin Anda proses secara manual.
-
Klik Ekspor data ke Microsoft Office Access.
-
Dalam kotak dialog Ekspor data ke Microsoft Access , tinjau detail balasan, lalu klik OK untuk mengekspor. Jika operasi ekspor berhasil, Anda akan melihat pesan Data berhasil diekspor ke database. Jika operasi gagal, Anda melihat pesan Tidak dapat mengimpor data karena kesalahan, diikuti dengan deskripsi masalah yang menyebabkan kegagalan. Tabel berikut ini mencantumkan masalah yang mungkin menyebabkan operasi ekspor gagal.
Memecahkan masalah balasan yang diproses secara manual
|
Pesan kolom Status Masalah atau Pengumpulan Data |
Penyebab |
Resolusi |
|
Saat saya mengklik kanan balasan, saya tidak melihat perintah Ekspor data ke Microsoft Access . |
Pesan yang dipilih bukanlah balasan pengumpulan data yang valid. |
Hapus pesan yang bukan merupakan balasan pengumpulan data dari folder yang ditentukan. |
|
Balasan tidak masuk ke folder yang tepat. |
Hanya balasan asli untuk pesan yang akan masuk ke folder yang ditentukan. Balasan ke pesan Anda sendiri (kecuali Anda menggunakan salinan pesan dalam folder Item Terkirim untuk menghasilkan balasan) dan balasan yang merupakan bagian dari utas pesan email yang digunakan untuk diskusi mungkin tidak berpindah ke folder yang ditentukan. Kemungkinan alasan lainnya termasuk: bahwa Access tidak diinstal, atau bahwa add-in yang diperlukan untuk memproses balasan hilang atau rusak. |
Jika salah satu balasan Anda tidak diproses, isi formulir yang ada dalam pesan terkirim yang ditemukan di folder Item Terkirim. Jika pengguna mengisi formulir dalam balasan balasan, mintalah pengguna untuk membalas pesan asli. Jika Anda menduga bahwa add-in hilang atau rusak beralih ke Outlook dan menyelesaikan langkah-langkah berikut:
Jika Anda melihat entri di bawah Add-in Aplikasi yang Dinonaktifkan, klik panah dalam kotak Kelola , pilih Item Dinonaktifkan, lalu dalam kotak dialog Item Dinonaktifkan , pilih Add-in Microsoft Access Outlook untuk Pengumpulan dan Penerbitan Data, lalu klik Aktifkan. Jika Tidak melihat Add-in Microsoft Access Outlook untuk Pengumpulan dan Penerbitan Data , coba instal Access lagi. |
|
Tidak dapat menemukan database. Temukan database dan impor data secara manual. |
Database telah dipindahkan ke lokasi lain, telah diganti namanya atau dihapus, atau menjadi rusak. |
Pulihkan database ke lokasi aslinya, lalu coba lagi. |
|
Database sudah digunakan. |
Database terbuka dalam mode eksklusif, dan perubahan tidak dapat dilakukan pada database hingga kunci eksklusif dirilis. |
Mintalah pengguna yang membuka database dalam mode eksklusif untuk menutup dan membuka database dalam mode normal. Kemudian, coba ekspor balasan secara manual. |
|
Tabel, kueri, atau bidang tidak ditemukan. |
Tabel atau kueri tujuan telah dihapus atau diganti namanya, atau strukturnya telah dimodifikasi serakah sehingga konten formulir tidak dapat ditambahkan ke tabel. |
Buat tabel dan kueri tujuan yang hilang, atau buat dan kirim pesan pengumpulan data baru. |
|
Formulir rusak atau telah diubah. |
Formulir dalam balasan rusak, atau seseorang (penerima atau pengirim) mengubah formulir. |
Jika penerima mengubah formulir, minta mereka untuk mengirim ulang formulir kepada Anda, lalu ekspor balasan secara manual. Jika formulir dalam pesan asli rusak atau tidak valid, Anda harus membuat dan mengirim pesan baru. |
|
Informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pemrosesan tidak ditemukan. |
Informasi yang diperlukan untuk memetakan balasan ke catatan yang sudah ada yang harus diperbarui hilang. |
Pengaturan pesan harus disinkronkan dengan Outlook. Di Access, pada tab Data Eksternal , dalam grup Kumpulkan Data , klik Kelola Balasan. Dalam kotak dialog Kelola Balasan , pilih pesan. Di bawah Detail Pesan, Access menampilkan kotak peringatan. Klik peringatan untuk menyinkronkan pengaturan, lalu tutup kotak dialog. Beralih kembali ke Outlook, lalu coba ekspor balasan secara manual. |
|
Tidak dapat menambahkan atau memperbarui data karena data akan menghasilkan nilai duplikat dalam bidang yang hanya menerima nilai unik. |
Bidang yang properti Terindeksnya diatur ke Ya (Tanpa Duplikat) tidak dapat berisi nilai duplikat. Jika nilai yang ditetapkan ke bidang formulir sudah ada di bidang terkait dalam tabel, operasi akan gagal. |
Minta penerima untuk mengirim balasan lain, dengan nilai berbeda dalam bidang formulir. |
|
Nilai yang Anda masukkan bukanlah item dalam daftar pilihan. |
Formulir menyertakan bidang wajib yang mencari nilai, tetapi pengguna tidak menentukan nilai untuk bidang tersebut, atau properti LimitToList bidang diatur ke Ya dan pengguna menentukan nilai yang tidak ada dalam daftar. |
Minta penerima untuk mengirim ulang balasan setelah mengisi semua bidang, atau mengisi dan menyimpan formulir , lalu mencoba mengekspor lagi. |
|
Nilai tidak valid dalam bidang formulir. |
Penerima memasukkan data yang tidak valid dalam satu atau beberapa bidang. |
Minta penerima untuk mengirim ulang balasan setelah mengisi semua bidang, atau mengisi dan menyimpan formulir lalu coba mengekspor lagi. |
|
Balasan berisi formulir yang perlu Anda isi. Bila sudah selesai, kirimkan ke pengirim pesan email ini. |
Penerima tidak mengisi formulir. |
Minta penerima untuk mengirim balasan lain setelah mengisi formulir. |
Jika pesan asli tidak menjangkau beberapa pengguna, cobalah mengirim ulang pesan daripada meneruskannya. Untuk informasi selengkapnya tentang mengirim ulang pesan, lihat Mengirim ulang pesan pengumpulan data.
