Utilizzare Access o Excel per gestire i dati

Access e Microsoft Excel presentano molte analogie, il che può rendere difficile la scelta del programma da usare. Ad esempio, entrambi i programmi possono memorizzare grandi quantità di dati, eseguire potenti query e strumenti di analisi per analizzare i dati ed eseguire calcoli sofisticati che restituiscono i dati necessari.

Tuttavia, ogni programma presenta chiari vantaggi, a seconda del tipo di dati che stai gestendo e di cosa vuoi fare con tali dati. Ad esempio, se si vuole mantenere l'integrità dei dati in un formato accessibile da più utenti, Access è la scelta migliore. Excel è più adatto per dati numerici complessi che si desidera analizzare in modo approfondito.

In molti casi, è possibile utilizzare entrambi i programmi, impiegando ciascuno per lo scopo a cui è più adatto. In generale, Access è migliore per la gestione dei dati, perché consente di mantenere i dati organizzati, facili da cercare e disponibili per più utenti simultanei. Excel è in genere migliore per analizzare i dati, perché esegue calcoli complessi, esplora i possibili risultati e produce grafici di alta qualità. Utilizzando Access per archiviare i dati e Excel per analizzarli, è possibile sfruttare i vantaggi di entrambi i programmi.

Excel supporta anche la creazione condivisa in tempo reale, quindi più persone possono modificare la stessa cartella di lavoro contemporaneamente su tutti i dispositivi. Access viene in genere usato per scenari di database strutturati multiutente in Windows.

Prima di decidere quale programma usare, confronta i vantaggi di ciascun programma, scopri quando è meglio usare l'uno o l'altro e scopri come lavorare con entrambi i programmi per ottenere esattamente i risultati desiderati.

Confronta i vantaggi di ciascun programma

La scelta del programma giusto è fondamentale se si desidera accedere e aggiornare le proprie informazioni con le massime prestazioni e accuratezza. Per scoprire quale programma è più adatto per le attività che si desidera eseguire, confrontare i vantaggi offerti da ciascun programma in termini di archiviazione dei dati, analisi dei dati, collaborazione multiutente e sicurezza.

Archiviazione di dati

Dati flat e relazionali Per decidere quale programma è migliore per archiviare i dati, poniti la seguente domanda: i dati sono relazionali o no? I dati che è possibile contenere in modo efficiente in una tabella o in un foglio di lavoro sono denominati dati flat o non relazionali . Ad esempio, se si vuole creare un semplice elenco di clienti, con un solo indirizzo e una sola persona di contatto per ogni cliente, Excel potrebbe essere la scelta migliore. Tuttavia, se si desidera archiviare un elenco di clienti più complesso contenente indirizzi di fatturazione e spedizione per ogni cliente o più referenti per ogni cliente, Access rappresenta la soluzione migliore.

In un database relazionale le informazioni vengono organizzate in più tabelle. In un database relazionale correttamente progettato ogni tabella è piatta e contiene informazioni su un solo tipo di dati. Se ad esempio si crea un database dei clienti, i nomi dei clienti vengono inseriti in una tabella, mentre gli indirizzi di fatturazione e spedizione vengono inseriti in una tabella distinta. Archiviare gli indirizzi separati dai nomi è una buona idea perché ogni cliente può avere più di un indirizzo e si desidera essere in grado di immettere più indirizzi per ogni cliente senza dover immettere nuovamente il nome del cliente per ogni indirizzo.

Dati locali ed esterni È possibile usare Access per connettersi ai dati da più origini dati esterne in modo da poter visualizzare, eseguire query e modificare tali dati senza doverli importare. Ad esempio, Access fornisce comandi per la connessione a dati esistenti in un database di Microsoft SQL Server, un file dBASE o una cartella di Outlook, insieme a molte altre origini dati. È possibile usare Excel per connettersi a un'ampia gamma di origini dati, tra cui database di Access, SQL Server e Analysis Services, file di testo e XML e origini dati ODBC e OLE DB. Non è tuttavia possibile modificare i dati per modificare i dati di origine tramite l'interfaccia utente di Excel.

Sia Access che Excel forniscono comandi per la connessione ai dati negli elenchi di Windows SharePoint Services. Tuttavia, Excel fornisce solo una connessione di sola lettura agli elenchi di SharePoint. mentre Access consente di leggere e scrivere dati negli elenchi di SharePoint.

Integrità dei dati contro flessibilità Gli identificatori univoci consentono di preservare l'integrità dei dati e assicurano che nessuna riga (o record) contenga esattamente gli stessi dati. Gli identificatori univoci consentono inoltre di recuperare i dati più rapidamente quando si eseguono ricerche o ordinamenti. In Access è possibile usare il tipo di dati Numerazione automatica per generare automaticamente un identificatore univoco per ogni record. È quindi possibile utilizzare tali identificatori per correlare i record in una tabella con uno o più record in un'altra tabella.

La struttura applicata da Access ai dati consente di garantirne l'integrità. Access può richiedere che i nuovi record in una tabella abbiano un valore corrispondente esistente in un'altra tabella, in modo che non sia possibile creare record "orfani". Ad esempio, non vuoi avere un ordine che non includa le informazioni sui clienti. Access può richiedere che a ogni nuovo record della tabella Ordini corrisponda un valore cliente nella tabella Clienti. Questa corrispondenza richiesta di valori è nota come integrità referenziale.

È anche possibile imporre vincoli e regole personalizzati per garantire che i dati vengano immessi correttamente. Excel consente di immettere i dati in modo più libero, ma poiché non supporta i dati relazionali, non può supportare l'integrità referenziale. È tuttavia possibile usare il comando Convalida dati per controllare l'immissione di dati in Excel.

Analisi dati

Esecuzione di query Se è necessario visualizzare spesso i dati in vari modi, a seconda delle condizioni o degli eventi mutevoli, Access potrebbe essere la scelta migliore per archiviare e usare i dati. Access consente di usare query SQL (Structured Query Language) per recuperare rapidamente solo le righe e le colonne di dati desiderate, indipendentemente dal fatto che i dati siano contenuti in un'unica tabella o in più tabelle. È anche possibile usare le espressioni nelle query per creare campi calcolati. L'uso di un'espressione in Access è simile al processo con cui si usano le formule in Excel per calcolare i valori. È anche possibile usare le query di Access per riepilogare i dati e presentare valori aggregati, ad esempio somme, medie e conteggi.

Modellazione In Excel è possibile usare gli strumenti di analisi di simulazione per prevedere il risultato di un modello di foglio di lavoro. L'analisi di simulazione consente di eseguire diversi scenari sui dati, ad esempio gli scenari migliori e peggiori, e di confrontare i dati risultanti di diversi scenari in un report di riepilogo. Nessuna funzionalità simile è disponibile in Access.

Pivot e grafici In entrambi i programmi è possibile creare rapporti di tabella pivot e grafici di tabella pivot. Excel offre invece caratteristiche più avanzate per la creazione di grafici e relazioni sulle tabelle pivot rispetto ad Access. Se si prevede di creare rapporti completi sulle tabelle pivot o di fornire regolarmente grafici dall'aspetto professionale, è consigliabile usare le relazioni di tabella pivot o i grafici di tabella pivot in Excel invece delle stesse funzionalità di Access.

Collaborazione multiutente

Sia Access che Excel supportano ambienti di collaborazione, ad esempio Windows SharePoint Services e condivisioni file di rete. Tuttavia, differiscono nel modo in cui più utenti accedono ai dati.

Accesso di più utenti ai dati In condizioni di normale funzionamento, Access consente a più utenti di aprire un singolo database contemporaneamente. Questo approccio funziona bene perché Access blocca solo i dati che un utente sta modificando. Di conseguenza, altri utenti possono modificare record diversi senza conflitti. In Excel è possibile condividere una cartella di lavoro con altri utenti, ma la collaborazione tra più utenti funziona meglio quando gli utenti lavorano sui dati in tale cartella di lavoro in momenti diversi anziché contemporaneamente. In effetti, gli utenti di un database di Access collaborano su un insieme di dati e gli utenti di una cartella di lavoro di Excel collaborano su un documento.

Uso di Windows SharePoint Services per la collaborazione Entrambi i programmi si integrano con le tecnologie di Microsoft Windows SharePoint Services, come gli elenchi e le raccolte documenti di SharePoint.

Access offre molti modi per collaborare con più utenti in un sito di SharePoint. Ad esempio, è possibile caricare un database completo in una raccolta documenti di Windows SharePoint Services, rendere disponibili maschere e report come visualizzazioni di Windows SharePoint Services e collegare un database ai dati archiviati negli elenchi di SharePoint.

Excel offre un solo modo per collaborare con più utenti in un sito di SharePoint Services. È possibile caricare una cartella di lavoro in raccolte documenti di Windows SharePoint Services, in cui singoli utenti possono estrarre la cartella di lavoro per apportare modifiche, impedendo ad altri utenti di modificarla contemporaneamente. Gli utenti possono modificare una cartella di lavoro senza estrarla dalla raccolta documenti, nel qual caso devono coordinarsi con altri utenti per evitare conflitti di dati.

Uso delle cartelle di rete per la collaborazione Se si archivia un database di Access in una cartella di rete condivisa, più utenti possono aprire il database e usarne i dati contemporaneamente. Il database blocca i singoli record quando un utente li modifica. Se si archivia una cartella di lavoro di Excel in una cartella di rete condivisa, solo un utente alla volta può modificarla. Ai fini della visualizzazione, più utenti possono aprire la cartella di lavoro mentre un altro utente la sta modificando, ma tali utenti non possono apportare modifiche ai dati finché l'utente che sta modificando la cartella di lavoro non la chiude.

Sicurezza

Entrambi i programmi offrono funzionalità simili, come password e crittografia, che consentono di evitare la perdita di dati e proteggere i dati da accessi non autorizzati. Esistono tuttavia alcune differenze tra Access ed Excel nel funzionamento della protezione dei dati a livello di utente.

Prevenzione della perdita dei dati In Access il lavoro viene salvato continuamente in modo che, in caso di errore imprevisto, sia improbabile che si perda molto lavoro (se non nessuno). Tuttavia, poiché Access salva il lavoro continuamente, è anche possibile apportare modifiche che in seguito si decide di non confermare di non volere eseguire. Per assicurare che sia possibile ripristinare il database nel modo desiderato, creare una copia di backup del file di database in base alle proprie esigenze. È possibile recuperare un intero database da un backup oppure solo la tabella o un altro oggetto di database necessario. Se si utilizza un'utilità di backup del file system, è anche possibile utilizzare una copia di un database da un backup del file system per ripristinare i dati. In Excel è possibile salvare le informazioni di salvataggio automatico a intervalli prestabiliti durante l'aggiornamento dei dati.

Protezione dei dati a livello di utente In Excel è possibile rimuovere dalla visualizzazione i dati critici o privati nascondendo colonne e righe di dati e quindi proteggere l'intero foglio di lavoro per controllare l'accesso degli utenti ai dati nascosti. Oltre a proteggere un foglio di lavoro e i relativi elementi, è anche possibile bloccare e sbloccare le celle di un foglio di lavoro per impedire ad altri utenti di modificare inavvertitamente dati importanti.

Sicurezza a livello di file A livello di file è possibile utilizzare la crittografia in entrambi i programmi per impedire a utenti non autorizzati di visualizzare i dati. È anche possibile richiedere l'immissione di una password per aprire un file di database o una cartella di lavoro. È inoltre possibile proteggere un file di database o una cartella di lavoro usando una firma digitale.

Accesso limitato ai dati In Excel è possibile specificare autorizzazioni basate sugli utenti per l'accesso ai dati o impostare diritti di sola lettura che impediscano ad altri utenti di apportare modifiche ai dati a cui hanno accesso. Access non fornisce funzionalità di sicurezza a livello di utente, ma supporta il modello di sicurezza utente di qualsiasi server database a cui si connette. Ad esempio, se si crea un collegamento a un elenco di SharePoint, Access rispetta le autorizzazioni utente per l'elenco di SharePoint. Se si vuole impedire l'accesso ai dati di Access per gli utenti non autorizzati, è possibile crittografare il database impostando una password. Gli utenti devono immettere la password per leggere i dati dal database, anche se vi accedono usando un altro programma, ad esempio Excel.

Per altre informazioni su come proteggere i dati, vedere Impostare o modificare la sicurezza a livello di utente di Access 2003 in Access 2007 o versione successiva e Protezione e sicurezza in Excel.

Quando usare Access

In generale, Access è la scelta migliore quando si desidera tenere traccia e registrare regolarmente i dati e quindi visualizzare, esportare o stampare sottoinsiemi di tali dati. Le maschere di Access offrono un'interfaccia più pratica rispetto a un foglio di lavoro di Excel per l'uso dei dati. È possibile usare Access per automatizzare le azioni eseguite di frequente e i report di Access consentono di riepilogare i dati in formato cartaceo o elettronico. Access offre una maggiore struttura per i dati. Ad esempio, è possibile controllare quali tipi di dati possono essere immessi, quali valori sono accettabili e come è possibile specificare in che modo i dati di una tabella sono collegati ai dati di altre tabelle. Questa struttura consente di assicurare che vengano immessi solo i tipi di dati corretti.

Access archivia i dati in tabelle che sembrano molto simili ai fogli di lavoro, ma le tabelle di Access sono progettate per eseguire query complesse in relazione ai dati archiviati in altre tabelle.

Usare Access per:

• Se si prevede che molte persone che lavorano nel database vorranno opzioni affidabili che gestiscano in modo sicuro gli aggiornamenti dei dati, ad esempio il blocco dei record e la risoluzione dei conflitti.
• Si prevede la necessità di aggiungere altre tabelle a un set di dati originato come tabella piatta o non relazionale.
• Si vogliono eseguire query complesse.
• Si vogliono produrre diversi report o etichette di spedizione.

Scenari comuni per l'uso di Access

• Gestione dei contatti È possibile gestire i contatti e gli indirizzi postali e quindi creare report in Access o unire i dati con Microsoft Office Word per stampare lettere, buste o etichette postali.
• Inventario e tracciamento delle risorse È possibile creare un inventario degli oggetti della propria casa o azienda e archiviare foto o altri documenti correlati insieme ai dati.
• Tracciamento dell'ordine È possibile immettere informazioni su prodotti, clienti e ordini e quindi creare report che mostrino le vendite per dipendente, area geografica, periodo di tempo o altri valori.
• Rilevamento attività È possibile tenere traccia delle attività per un gruppo di utenti e immetterne di nuove nello stesso momento in cui altri utenti aggiornano le attività esistenti nello stesso database.
• Organizzare le biblioteche prestanti Puoi usare Access per archiviare i dati sui tuoi libri e CD e tenere traccia di chi li hai prestati.
• Pianificazione eventi È possibile immettere informazioni su date, luoghi e partecipanti degli eventi e quindi stampare pianificazioni o riepiloghi sugli eventi.
• Controllo alimentazione Tenere traccia delle ricette e registrare le attività legate alla dieta e all'esercizio fisico.

Quando usare Excel

Come programma di fogli di calcolo, Excel può archiviare grandi quantità di dati in cartelle di lavoro contenenti uno o più fogli di lavoro. Tuttavia, invece di fungere da sistema di gestione di database, ad esempio Access, Excel è ottimizzato per l'analisi e il calcolo dei dati. È possibile utilizzare questo programma flessibile per creare modelli per l'analisi dei dati, scrivere formule semplici e complesse per eseguire calcoli su tali dati, trasformare i dati tramite Pivot nel modo desiderato e presentare i dati in un'ampia gamma di grafici dall'aspetto professionale. Microsoft Create offre diversi modelli di progettazione di Excel tra cui scegliere.

Usare Excel per:

• Richiedere una visualizzazione piatta o non relazionale dei dati anziché un database relazionale che usa più tabelle e quando i dati sono per lo più numerici.
• Eseguire spesso calcoli e confronti statistici sui dati.
• Si vogliono usare i rapporti di tabella pivot per visualizzare i dati gerarchici in un layout compatto e flessibile.
• Si prevede di creare grafici regolarmente e si vogliono usare i nuovi formati disponibili in Excel.
• Per mettere in risalto i dati, usare icone di formattazione condizionale, barre dei dati e scale di colori.
• Si vogliono eseguire sofisticate operazioni di analisi di simulazione sui dati, ad esempio analisi statistiche, ingegneristiche e di regressione.
• Si vuole tenere traccia degli elementi di un elenco semplice, per uso personale o per scopi di collaborazione limitati.

Scenari comuni per l'uso di Excel

• Contabilità È possibile utilizzare le potenti caratteristiche di calcolo di Excel in molti rendiconti finanziari, ad esempio un rendiconto finanziario, un conto economico o un conto profitti e perdite.
• Definizione del budget Indipendentemente dal fatto che le proprie esigenze siano personali o aziendali, è possibile creare qualsiasi tipo di budget in Excel, ad esempio un piano di budget di marketing, un budget per eventi o un budget pensionistico.
• Fatturazione e vendita Excel è utile anche per gestire i dati di fatturazione e vendita ed è possibile creare facilmente i moduli necessari, ad esempio fatture di vendita, documenti di trasporto o ordini di acquisto.
• Creazione di relazioni È possibile creare vari tipi di report in Excel che riflettono l'analisi dei dati o riepilogano i dati, ad esempio report che misurano le prestazioni del progetto, prevedono dati, riepilogano i dati o presentano dati sulla varianza.
• Pianificazione Excel è un ottimo strumento per creare piani professionali o utili planner, ad esempio un piano settimanale delle lezioni, un piano di ricerche di mercato, un piano fiscale di fine anno o planner che aiutano a pianificare pasti settimanali, feste o vacanze.
• Rilevamento eventi È possibile usare Excel per tenere traccia dei dati in un foglio presenze o in un elenco, ad esempio un foglio presenze per tenere traccia del lavoro o un elenco di inventario che tiene traccia delle attrezzature.
• Uso dei calendari A causa della sua natura a griglia, Excel si presta bene alla creazione di qualsiasi tipo di calendario, ad esempio un calendario accademico per tenere traccia delle attività durante l'anno scolastico o un calendario dell'anno fiscale per tenere traccia di eventi aziendali e traguardi.

Per modelli di Excel utili in una di queste categorie, vedere Modelli per Excel in Microsoft Office Online.

Uso combinato di Access ed Excel

Potresti voler sfruttare i vantaggi offerti da entrambi i programmi. Ad esempio, è possibile creare un foglio di lavoro in Excel in cui è possibile calcolare e analizzare i dati. Tuttavia, il foglio di lavoro diventa troppo grande e complesso e molti altri utenti devono avere accesso ai dati. A questo punto, è consigliabile importare o collegare il foglio di lavoro in Access e usarlo come database invece di usarlo in Excel. Oppure, forse si hanno dati in un database di Access per i quali si vogliono creare rapporti dettagliati di tabella pivot di Excel e grafici di Excel dall'aspetto professionale.

Indipendentemente dal programma utilizzato per primo, è sempre possibile trasferire i dati da un programma all'altro, dove è possibile continuare a utilizzarlo. Con o senza una connessione dati, è possibile importare dati in Access da Excel (e viceversa) copiandoli, importandoli o esportandoli.

Per altre informazioni su come scambiare dati tra i due programmi, vedere Spostare i dati da Excel ad Access.