I calendari di Outlook consentono di creare appuntamenti, eventi e riunioni con altre persone. È possibile avere più calendari per scopi diversi, importare calendari da altri provider di posta elettronica e servizi come squadre sportive o organizzazioni professionistiche.
Creare appuntamenti, riunioni ed eventi
Gli appuntamenti, le riunioni e gli eventi condividono diverse analogie. Tutti hanno una data e un'ora di inizio e di fine, un oggetto e un luogo. È possibile creare appuntamenti, riunioni ed eventi ricorrenti.
Gli appuntamenti sono blocchi di tempo che puoi contrassegnare come disponibili, occupati, provvisori, fuori sede o che lavorano altrove.
Gli eventi sono proprio come gli appuntamenti, con la differenza che per impostazione predefinita durano almeno un giorno intero.
Le riunioni sono appuntamenti o eventi con altri partecipanti.
Nella cartella Calendar selezionare Nuovo appuntamento, Nuova riunione oppure fare clic su Nuovi elementi e scegliere Evento giornata intera per iniziare. Per altre informazioni, vedere Creare o pianificare un appuntamento, una riunione o un evento.
Creare ulteriori calendari
È possibile creare ulteriori calendari in Outlook per mantenere determinate categorie di appuntamenti, riunioni ed eventi separate da altre. Ad esempio, se si usa Outlook per motivi aziendali, creare un secondo calendario per gli appuntamenti personali. È possibile aggiungere calendari per squadre sportive e altre organizzazioni professionistiche oppure importare questi eventi nel calendario principale.
Per creare un calendario aggiuntivo, passare a una cartella del calendario. Sul lato sinistro dello schermo fare clic con il pulsante destro del mouse su Calendari personali. Selezionare quindi Aggiungi Calendar. È possibile specificare un nome e un luogo per il nuovo calendario. Dopo aver fatto clic su OK, la nuova cartella del calendario verrà visualizzata accanto alla cartella del calendario esistente. Per ulteriori informazioni, vedere Creare ulteriori calendari.
Aggiungere un calendario Internet o importare eventi da un file di .ics
Molte organizzazioni professionistiche, tra cui squadre e club sportivi, consentono di scaricare un file che è possibile usare per aggiungere una serie di appuntamenti o eventi a un calendario esistente. Ad esempio, è possibile importare tutti i giochi di una particolare squadra di baseball o di football.
Per sottoscrivere un calendario Internet, scaricare un file di calendario con estensione .ics. Fare doppio clic sul file scaricato e pronunciare Sì se Outlook chiede se si vuole importare o sottoscrivere il calendario. Per ulteriori informazioni, vedere Introduzione alla pubblicazione di calendari Internet.
Aggiungere persone alle riunioni
Se si crea una riunione e in un secondo momento si vuole aggiungere un altro partecipante, è sufficiente aprire la riunione dal calendario e aggiungere il partecipante alla riga A o dall'Assistente Pianificazione. Quindi selezionare Invia aggiornamento per inviare la convocazione riunione al nuovo partecipante.
Se si vuole aggiungere un partecipante a una riunione creata da qualcun altro, è possibile inoltrare la riunione. Quando la persona che riceve la riunione inoltrata riceve la richiesta nella propria posta in arrivo, sembrerà provenire dall'organizzatore della riunione. Inoltre, l'organizzatore della riunione riceverà un avviso che indica che la riunione è stata inoltrata al partecipante. Non è possibile aggiungere una persona a una riunione tramite il campo Ccn .
Nota
Per informare qualcuno di una riunione, ma non per invitarlo, è sufficiente trascinare la convocazione di riunione dal calendario all'icona Posta nell'angolo in basso a sinistra di Outlook. Verrà aperto un messaggio di posta elettronica con informazioni sulla riunione che è possibile inviare. Si noti che questo messaggio di posta elettronica non aggiunge i destinatari alla riunione e contiene solo informazioni sulla riunione come data, ora, oggetto e agenda.
Crea un appuntamento, una riunione o un evento ricorrente
Per rendere ricorrente un appuntamento, una riunione o un evento, quando si crea l'elemento del calendario, selezionare il pulsante Ricorrenza sulla barra multifunzione. Outlook offre un'ampia gamma di opzioni di ricorrenza.
- Ogni giorno: usare questa opzione per creare una riunione ogni giorno o ogni X giorni (dove X è un numero qualsiasi compreso tra 1 e 999). È anche possibile selezionare ogni giorno della settimana.
- Settimanale: usare questa opzione per creare una riunione che si svolge in uno o più giorni specifici ogni X settimane (dove X è un numero qualsiasi compreso tra 1 e 99). Ad esempio, se si vuole creare una riunione che si svolge ogni due lunedì, selezionare la casella per lunedì e immettere 2 nella casella Ricorre ogni [ ] settimana.
- Mensile: usare questa opzione per creare una riunione che si verifica in un giorno specifico di ogni mese o ogni pochi mesi. È anche possibile selezionare opzioni come il primo mercoledì di ogni mese, il secondo giovedì di ogni due mesi o l'ultimo lunedì di ogni tre mesi.
- Annuale: usare questa opzione per creare appuntamenti che si ripetono in un giorno specifico di ogni anno, ad esempio un compleanno o un anniversario, oppure in un giorno specifico di un mese, ad esempio il terzo giovedì di novembre.
Per altre informazioni su appuntamenti, riunioni ed eventi ricorrenti, vedere Impostare una riunione ricorrente.