Creare e aggiornare una colonna di dati esterni in un elenco o in una raccolta

È possibile aggiungere un tipo speciale di colonna a un elenco o a una raccolta nativa denominata colonna di dati esterni. Questa colonna consente di combinare una colonna di dati da un'origine dati esterna con altre colonne in un elenco o una raccolta nativa. Poiché una colonna di dati esterni viene aggiunta a un elenco o a una raccolta nativa, tutte le caratteristiche correlate di elenchi o raccolte funzionano, tra cui controllo delle versioni, approvazioni, archiviazione e estrazione e file allegati.

Per altre informazioni, vedere Trovare contenuto sui dati esterni.

Per saperne di più

• Prima di iniziare,
• Esempi di utilizzo di colonne di dati esterni
• Creare una colonna di dati esterni in un elenco o in una raccolta
• Aggiornare una colonna di dati esterni
• Aggiornare una colonna di dati esterni

Prima di iniziare

L'uso di dati esterni richiede diverse attività prerequisiti per consentire l'accesso sicuro ai dati. Le informazioni seguenti possono essere utili per pianificare i passaggi successivi. Inoltre, se si verificano problemi nel tentativo di usare dati esterni, queste informazioni consentono di identificare il problema. Per accedere a dati esterni, l'utente o un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti:

Preparare l'origine dati esterna Un amministratore potrebbe dover creare un account e fornire le autorizzazioni per l'origine dati per garantire che le persone giuste abbiano accesso ai dati e che i dati non finiscano nelle mani sbagliate. In un database esterno l'amministratore può anche scegliere di creare tabelle, visualizzazioni e query specifiche per restituire solo i risultati necessari e migliorare le prestazioni.

Configurare i servizi e gli account di SharePoint Un amministratore deve attivare il servizio di integrazione applicativa dei dati e il servizio di archiviazione sicura.

Configurare i servizi di archiviazione sicura Un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti: determinare la modalità di accesso migliore per l'origine dati esterna, creare un'applicazione di destinazione e impostare le credenziali per l'applicazione di destinazione.

Configurare Servizi di integrazione applicativa dei dati Un amministratore deve assicurarsi che l'utente che crea il tipo di contenuto esterno disponga dell'autorizzazione per l'archivio dei metadati del servizio di integrazione applicativa dei dati e che gli utenti appropriati abbiano accesso al tipo di contenuto esterno su cui si basa l'elenco esterno.

Creare un tipo di contenuto esterno Un utente deve definire un tipo di contenuto esterno contenente informazioni su connessioni, accesso, metodi operativi, colonne, filtri e altri metadati usati per recuperare i dati dall'origine dati esterna.

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Esempi di utilizzo di colonne di dati esterni

Le sezioni seguenti descrivono alcuni usi pratici dell'aggiunta di una colonna di dati esterni a un elenco o a una raccolta.

Contratti dei clienti e informazioni di contatto Si dispone di una raccolta documenti che contiene contratti dei clienti. Tutte le informazioni sui clienti vengono tuttavia mantenute in un'applicazione line-of-business, ad esempio SAP o Microsoft CRM, che dispone di un'origine dati esterna ai prodotti SharePoint. Si desidera tenere traccia dei contratti del cliente nella raccolta documenti, ma assicurarsi che le informazioni correlate sul cliente siano aggiornate e non vengano duplicate inutilmente. A questo scopo, aggiungere una o più colonne di dati esterni alla raccolta per associare il nome del cliente e il numero di telefono appropriati a ogni contratto archiviato nella raccolta. La colonna dei dati esterni semplifica l'immissione o l'aggiornamento delle informazioni corrette e recupera automaticamente le informazioni sul cliente dall'origine dati esterna. In questo scenario è anche possibile creare un documento Word strutturato che promuove i valori delle colonne di dati esterne in un documento Word in modo da poter modificare i valori nel riquadro informazioni documento o usando Word controlli contenuto.

Dati di prodotto di base con immagini È stata creata una raccolta immagini contenente le foto dei prodotti venduti dall'organizzazione. Si aggiunge una colonna di dati esterni alla raccolta che accede al nome del prodotto, al codice prodotto e al prezzo corrente da un database esterno. Al momento della creazione del tipo di contenuto esterno, tuttavia, è necessario verificare che i dati esterni siano di sola lettura. Le regole e i processi aziendali richiedono che le modifiche alle informazioni sui prodotti vengano apportate tramite il sistema di database. Ma ora più persone all'interno dell'organizzazione possono vedere facilmente tutte le informazioni comuni sul prodotto in un'unica visualizzazione raccolta.

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Creare una colonna di dati esterni in un elenco o in una raccolta

1. Passare al sito di SharePoint e quindi passare all'elenco o alla raccolta.

   Nota

   Non è possibile aggiungere una colonna di dati esterni a un elenco esterno.

2. Fare clic suImpostazioni elenco o Impostazioni elencoraccolta>.

3. Nella sezione Colonne fare clic su Crea colonna.

4. Immettere il nome della colonna, ad esempio Cliente, quindi in Tipi di colonna fare clic su Dati esterni.

5. In Tipo di contenuto esterno fare clic su Selezione tipo di contenuto esterno e quindi selezionare l'elemento appropriato nell'elenco dei tipi di contenuto esterno, ad esempio CustomerCRM.

6. Decidere come gestire le azioni definite per il tipo di contenuto esterno eseguendo una o più delle operazioni seguenti:

   • Per visualizzare un menu di una o più azioni, fare clic su Visualizza il menu Azioni.
   • Per fare in modo che la colonna di dati esterni esegua l'azione predefinita quando selezionata, fare clic su Collega questa colonna all'azione predefinita del tipo di contenuto esterno.

7. In Aggiungi una colonna per visualizzare ognuno di questi campi aggiuntivi fare clic su Seleziona tutti i campi o selezionare uno o più nomi di campo specifici, ad esempio NomeCliente e Numero Phone.

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Aggiornare una colonna di dati esterni

1. Passare al sito di SharePoint e quindi passare all'elenco o alla raccolta.
2. Aggiungere o modificare un elemento nell'elenco o le proprietà della raccolta documenti.
3. Nella casella di testo della colonna di dati esterni, ad esempio il nome del cliente, fare clic su Selezione elemento dati esterni.
   L'autore del tipo di contenuto esterno deve definire il funzionamento della selezione elementi di dati esterni selezionando un campo di identità appropriato e creando uno o più filtri in modo da poter individuare rapidamente il valore corretto. In caso contrario, contattare l'autore del tipo di contenuto esterno o l'amministratore per assistenza.
4. Nella finestra di dialogo selezionare la voce appropriata, ad esempio Giorgi, e quindi fare clic su OK.

I dati vengono aggiornati nell'elenco esterno e nell'origine dati esterna.

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Aggiornare una colonna di dati esterni

Per motivi di prestazioni, i dati in una colonna di dati esterni vengono memorizzati nella cache di un server o di un servizio e potrebbero non visualizzare i valori più recenti del sistema dati esterno. Per assicurarsi che i dati esterni visualizzati siano aggiornati, è possibile aggiornare la colonna di dati esterni. Prestare tuttavia attenzione quando si esegue un'operazione di aggiornamento perché l'operazione potrebbe richiedere molto tempo, a seconda di come sono configurati i dati esterni.

1. Passare al sito di SharePoint e quindi passare all'elenco o alla raccolta.
2. Nell'intestazione di colonna della colonna di dati esterni fare clic su Aggiorna.
3. Nella pagina Aggiorna decidere se aggiornare solo la cartella corrente o la cartella corrente e tutte le relative sottocartelle.
4. Fare clic su OK.

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