Quando si configura lo spostamento basato su metadati in elenchi e raccolte di grandi dimensioni, è più facile per gli utenti trovare contenuto. Lo spostamento basato su metadati consente agli utenti di Microsoft SharePoint di filtrare e trovare contenuto in elenchi e raccolte usando una struttura di spostamento.
È anche possibile applicare filtri chiave, che funzionano in combinazione con l'albero di spostamento per perfezionare l'elenco di elementi visualizzati. Quando si configura lo spostamento basato su metadati, è possibile determinare quali colonne della raccolta vengono visualizzate nell'albero e specificare Filtri chiave.
La figura seguente mostra un esempio di struttura di spostamento semplice basata sul tipo di contenuto.
Per impostazione predefinita, lo spostamento basato su metadati e il filtro sono abilitati nella maggior parte dei siti. Se non è abilitata in un particolare sito, è possibile abilitarla nella pagina Caratteristiche sito.
Nota
Per abilitare l'esplorazione e il filtro dei metadati, è necessario essere un proprietario del sito o un amministratore della raccolta siti.
Abilitare l'esplorazione e il filtro basato su metadati
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Nel sito di SharePoint selezionare Impostazioni
e quindi impostazioni sito. A seconda della versione di SharePoint, il percorso potrebbe essere diverso: Impostazioni> ImpostazioniInformazioni> sitoVisualizzare tutte le impostazioni del sito. - In Azioni sito selezionare Gestisci caratteristiche sito.
- Nell'elenco Caratteristiche trovare Filtro e spostamento basato su metadati e quindi selezionare Attiva.
Aggiungere parole chiave e metadati dell'organizzazione
In SharePoint in Microsoft 365 l'aggiunta di una colonna Parole chiave dell'organizzazione consente agli utenti di immettere uno o più valori di testo che verranno condivisi con altri utenti e applicazioni per semplificare la ricerca e il filtro, nonché la coerenza e il riutilizzo dei metadati.
L'aggiunta di una colonna Parole chiave dell'organizzazione consente anche la sincronizzazione tra i campi delle parole chiave legacy esistenti e l'infrastruttura dei metadati gestiti. I tag dei documenti vengono copiati nelle parole chiave dell'organizzazione al caricamento.
Nota
Per configurare metadati e parole chiave per un elenco o una raccolta, è necessario almeno il livello di autorizzazione Gestione elenchi.
Passare all'elenco o alla raccolta per cui si vuole configurare lo spostamento basato su metadati e selezionare il titolo.
Selezionare Impostazioni
e quindi selezionare Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta. Dopo aver selezionato Impostazioni raccolta, a seconda della versione di SharePoint potrebbe essere necessario selezionare Altre impostazioni raccolta.In Autorizzazioni e gestione selezionare Impostazioni metadati e parole chiave dell'organizzazione.
Nota
Per impostazione predefinita, lo spostamento basato su metadati e il filtro sono abilitati nella maggior parte dei siti. Se l'opzione Impostazioni spostamento basato su metadati non è visualizzata, è possibile che sia disabilitata nel sito. Per informazioni su come abilitarlo, vedere Abilitare il filtro e lo spostamento basato su metadati.
Nella sezione Impostazioni metadati e parole chiave dell'organizzazione selezionare la casella di controllo Parole chiave dell'organizzazione per aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione all'elenco e abilitare la sincronizzazione delle parole chiave.
Selezionare OK.
Ora, quando si aggiunge una colonna all'elenco, è possibile aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione all'elenco. Per informazioni sull'aggiunta di una colonna che usa metadati gestiti, vedere Creare una colonna di metadati gestiti. Per informazioni su come filtrare i metadati gestiti, vedere Usare i filtri per modificare una visualizzazione di SharePoint.
Alberi di spostamento e filtri chiave
Quando lo spostamento basato su metadati è configurato per un elenco o una raccolta, il sito di SharePoint visualizza un controllo albero sul lato sinistro della pagina. L'albero visualizza una gerarchia di cartelle e termini di metadati gestiti. Gli utenti possono selezionare gli elementi nell'albero per filtrare gli elementi visualizzati nella pagina. In questo modo gli utenti possono creare visualizzazioni dinamiche del contenuto. Gli utenti possono perfezionare questa impostazione usando il controllo Filtri chiave visualizzato sotto l'albero di spostamento e che funziona in combinazione con l'albero di spostamento.
- Controllo albero
- Gerarchia di cartelle per l'elenco o la raccolta
- Termine
- Termini figlio discendenti
- Filtri chiave
Gli utenti del sito possono usare l'albero di spostamento per esplorare un elenco o una raccolta in base alla cartella o ai metadati. Quando gli utenti selezionano un termine di metadati gestiti nella struttura di spostamento, nella visualizzazione vengono visualizzati solo gli elementi contrassegnati con il termine o i relativi termini discendenti. È possibile selezionare di nuovo l'elemento per applicare un filtro basato esclusivamente su un termine specifico, escludendo i termini figlio discendenti. Lo spostamento basato su metadati è compatibile con altri filtri per l'elenco, ad esempio visualizzazioni e filtri di colonna.
È possibile configurare e usare lo spostamento basato su metadati per elenchi e raccolte anche se questi elenchi e raccolte non usano colonne di metadati gestiti. È inoltre possibile usare alcuni tipi di colonna come campi in una gerarchia di spostamento basata su metadati, ad esempio Tipo di contenuto e Scelta a valore singolo.
L'elenco seguente mostra i tipi di colonna che il controllo Filtri chiave può usare come campi:
- Metadati gestiti
- Tipo di contenuto
- Opzione
- Utente o gruppo
- Data e ora
- Numero
Per informazioni su come configurare una colonna che usa metadati gestiti, vedere Creare una colonna di metadati gestiti.
Creazione automatica degli indici
Per impostazione predefinita, SharePoint esegue la creazione automatica degli indici. Quando è abilitata la creazione automatica degli indici, gli indici vengono creati automaticamente per i campi aggiunti all'albero di spostamento e ai filtri chiave. Gli indici a colonna singola vengono creati in tutti i campi Filtro chiave supportati, ad eccezione dei campi Tipo di contenuto e Scelta. Gli indici composti vengono creati in tutte le combinazioni supportate di gerarchie di spostamento e filtri chiave.
Quando gli indici vengono creati automaticamente, le query vengono abilitate per gli elenchi con più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco. In alcuni casi, tuttavia, potrebbe essere necessario disabilitare questa impostazione e configurare gli indici manualmente. Ad esempio, se la combinazione di colonna singola e indici composti supera 20 (il numero massimo di indici per elenco), è necessario disabilitare l'indicizzazione automatica e configurare manualmente gli indici.
Query indicizzate e di fallback
Per impostazione predefinita, lo spostamento basato su metadati e il filtro sono abilitati nella maggior parte dei siti creati nei prodotti SharePoint. Anche se lo spostamento basato su metadati non è configurato per una raccolta o un elenco specifico, le relative caratteristiche funzionano in background per migliorare le prestazioni delle visualizzazioni in elenchi e raccolte. La funzionalità filtro e spostamento basato su metadati seleziona automaticamente l'indice migliore da usare ogni volta che viene caricata una visualizzazione. Quando gli utenti caricano nuove visualizzazioni, cancellano i filtri o applicano un ordinamento, l'ottimizzazione query determina il modo migliore per eseguire query sul database per evitare la limitazione della visualizzazione elenco.
Se un utente carica una visualizzazione che supera la soglia, il filtro e lo spostamento basato su metadati creano una versione modificata della query utente originale denominata query di fallback. La query di fallback viene eseguita su una parte dell'elenco anziché sull'elenco completo. Di conseguenza, viene visualizzato un set parziale degli elementi richiesti. Le query di fallback forniscono risultati utili quando la query originale non è consentita a causa di una limitazione di elenchi di grandi dimensioni. In alcuni casi, se nessuna parte dell'elenco analizzata dalla query contiene risultati corrispondenti alla query utente originale, una query di fallback non restituisce alcun risultato.
Quando si verifica una query di fallback, viene visualizzato un messaggio che avvisa l'utente che i risultati sono parziali. Il messaggio suggerisce che l'utente applica altri filtri per vedere un set completo.
Il messaggio della query di fallback funge anche da avviso per i proprietari di elenchi o raccolte che gli utenti non possono accedere al contenuto.