La formula per siti e utenti soddisfatti è un approccio ben pianificato e sostenibile alla gestione dei siti e degli utenti. Ecco alcune attività e concetti chiave che è possibile usare per pianificare i siti e gestire gli utenti per l'organizzazione.
Informazioni sulle raccolte siti
Non importa se non si ha familiarità con SharePoint o se sono state usate molte versioni, l'esperienza moderna di SharePoint offre maggiore flessibilità, navigazione più semplice e tutti i siti sono ottimizzati per i dispositivi mobili. È consigliabile creare raccolte siti per ogni carico di lavoro dell'organizzazione. L'esperienza moderna di SharePoint semplifica l'esplorazione e la manutenzione, perché ogni sito è ora una raccolta siti. Altre informazioni sull'esperienza moderna in SharePoint e sui vantaggi dell'uso dei siti Hub. È consigliabile creare raccolte siti per ogni carico di lavoro e quindi associarle tutte a un sito hub. Ciò offre una maggiore flessibilità e adotta facilmente le mutevoli esigenze dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedere Che cos'è un sito hub SharePoint?.
L'amministratore di SharePoint delega la gestione delle raccolte siti a diverse persone dell'organizzazione. Il modello di autorizzazioni di SharePoint consente di assegnare autorizzazioni a ruoli diversi come l'amministratore della raccolta siti, il proprietario del sito e altri ruoli. Per informazioni su come aggiungere e rimuovere amministratori di raccolte siti, vedere Gestire gli amministratori delle raccolte siti.
L'amministratore della raccolta siti ha il livello di autorizzazione Controllo completo per la raccolta siti. Questo significa che è possibile aggiungere o eliminare siti o modificare le impostazioni per qualsiasi sito all'interno di una raccolta siti. È anche possibile visualizzare, aggiungere, eliminare o modificare tutto il contenuto di tali siti. L'amministratore secondario della raccolta siti può essere designato dall'amministratore della raccolta siti. L'amministratore della raccolta siti può aggiungere un altro amministratore della raccolta siti o modificare l'amministratore della raccolta siti tramite la pagina Impostazioni. Per altre informazioni su questa attività, vedere Gestire gli amministratori della raccolta siti.
Una raccolta siti tradizionale è un gruppo di siti di SharePoint che hanno lo stesso proprietario e condividono le impostazioni di amministrazione, ad esempio le autorizzazioni. I siti secondari ereditano la struttura di spostamento, le autorizzazioni e la struttura del sito dalla raccolta siti. in modo che ogni volta che i membri e i progetti del sito cambiano, anche i siti devono cambiare,
Scelta dei siti per ogni carico di lavoro
È importante pianificare il tipo di raccolta siti di SharePoint necessario per i carichi di lavoro. Quindi, si vuole semplificare gli spostamenti degli utenti e trovare ciò di cui hanno bisogno. Questa sezione fornisce dettagli su alcuni dei moderni siti di SharePoint disponibili e illustra anche la struttura di spostamento di questi siti. Un ottimo articolo sulla pianificazione della struttura di spostamento è Pianificazione della struttura di spostamento per l'esperienza moderna di SharePoint.
Un sito hub SharePoint può essere considerato come una cornice o una base che consente di organizzare diversi siti del team e di comunicazione. Quando si creano raccolte siti per ogni carico di lavoro dell'organizzazione, un sito hub connette queste raccolte siti in modi logici che semplificano l'individuazione e la gestione. È quindi possibile spostare e gestire raccolte siti tra siti hub ogni volta che i carichi di lavoro cambiano. Per altre informazioni, vedere Pianificazione dei siti hub di SharePoint.
Un sito del team di SharePoint e tutte le pagine create al suo interno sono disponibili solo per gli utenti invitati concedendo loro l'autorizzazione per il sito. È anche possibile connettere il sito del team a un gruppo di Microsoft 365. Con un sito del team, l'organizzazione, il team o il gruppo può connettersi tra loro e collaborare su documenti e altri file, pubblicare annunci, pianificare riunioni, gestire attività, tenere traccia di problemi o attività e archiviare le informazioni negli elenchi. Per altre informazioni, vedere Che cos'è un sito del team di SharePoint?
Un sito di comunicazione di SharePoint consente di condividere informazioni come notizie, report e stato con altri utenti. Un sito di comunicazione ha in genere alcuni collaboratori, ma molti membri.
Governance
La governance è l'insieme di criteri, ruoli, responsabilità e processi che guidano, indirizzano e controllano il modo in cui le divisioni aziendali e i team tecnici di un'organizzazione collaborano per raggiungere gli obiettivi aziendali. Per quanto riguarda la raccolta siti di SharePoint, un piano di governance può essere una guida per pianificare i ruoli, le responsabilità e i criteri necessari per supportare la raccolta siti. A titolo di esempio, il piano può tenere conto degli aspetti seguenti:
- Architettura delle informazioni, inclusi documenti, elenchi, dati e pagine Web
- Attività di manutenzione, inclusa la gestione degli account utente
- Politiche di personalizzazione e gestione dei marchi
- Formazione
È importante preparare un piano di governance per l'organizzazione. Partecipando alla stesura di un piano di governance, è possibile individuare con maggiore facilità i ruoli da assegnare ai team commerciali e tecnici, nonché stabilire chi è responsabile per quali aree del sistema. Per altre informazioni sullo sviluppo di un piano di governance, vedere Panoramica: procedure consigliate per la gestione dell'uso del sito del team da parte degli utenti.
Gestire gli utenti
Nota
Potrebbe essere necessario rivolgersi all'amministratore di SharePoint per gestire gli utenti. Ad esempio, l'amministratore di SharePoint gestisce i profili utente.
Account utente in Microsoft 365
L'amministratore globale aggiunge nuovi utenti a Microsoft 365 usando il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, che è il portale per la gestione degli utenti e la configurazione dei servizi. Per altre informazioni, vedere Utenti e ruoli. Per l'aggiunta di un nuovo utente, l'amministratore globale esegue le operazioni seguenti:
- Specifica se l'utente può accedere anche all'interfaccia di amministrazione
- Imposta la posizione geografica per l'utente
- Seleziona il tipo di licenza per l'utente
- Crea nome utente e password per l'utente
Utenti del sito del team
È possibile aggiungere utenti al sito del team e modificare le autorizzazioni per gli utenti. I livelli di autorizzazione e l'appartenenza ai gruppi di SharePoint sono disponibili in Impostazioni. Tuttavia, Microsoft 365 ora crea un gruppo di sicurezza denominato Tutti tranne gli utenti esterni che contiene tutti gli utenti inclusi nella directory di Microsoft 365 (ad eccezione delle persone esterne all'organizzazione e invitate tramite la funzionalità di condivisione esterna). A questo gruppo di sicurezza viene automaticamente concesso l'accesso come membro in SharePoint. Ciò significa che gli utenti aggiunti alla directory di Microsoft 365 possono modificare siti, elenchi e raccolte per impostazione predefinita.
Livelli di autorizzazione e appartenenza ai gruppi
I livelli di autorizzazione sono raccolte di diritti di SharePoint che consentono agli utenti di eseguire un set di attività correlate. Ad esempio, il livello di autorizzazione Lettura include, tra gli altri, le autorizzazioni Visualizza elementi, Apri elementi, Visualizza pagine e Visualizza versioni, tutte necessarie per visualizzare pagine, documenti ed elementi in un sito di SharePoint. Le autorizzazioni possono essere incluse in più livelli di autorizzazione. Per altre informazioni, vedere Pianificare la strategia di gestione delle autorizzazioni.
Non è consigliabile assegnare livelli di autorizzazione direttamente ai singoli utenti perché ciò può rendere molto difficile tenere traccia e gestire chi ha accesso ai siti. A volte è necessario, ma deve essere ridotto al minimo per evitare la complessità. Assegnare invece le autorizzazioni ai gruppi e quindi assegnare singoli utenti ai gruppi appropriati. Un gruppo è un insieme di utenti definiti a livello di raccolta siti per semplificare la gestione delle autorizzazioni. Per altre informazioni, vedere Gruppi di SharePoint predefiniti e Personalizzare le autorizzazioni del sito. Ad ogni gruppo viene assegnato un livello di autorizzazione predefinito. Ad esempio, alcuni dei gruppi di SharePoint predefiniti di base includono i livelli di autorizzazione seguenti:
| Gruppo | Livello di autorizzazione |
|---|---|
| Proprietari | Controllo completo |
| Visitatori | Lettura |
| Membri | Collaborazione |
Chiunque disponga dell'autorizzazione Controllo completo può creare gruppi personalizzati.
Quando si assegnano livelli di autorizzazione ai gruppi di SharePoint a livello di raccolta siti, per impostazione predefinita tutti i siti e il contenuto del sito ereditano tali livelli di autorizzazione. Questo comportamento predefinito è denominato ereditarietà delle autorizzazioni. È possibile specificare se impostare autorizzazioni esclusive durante la creazione di un sito secondario o interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni in un sito, un elenco o una raccolta o un elemento. Per altre informazioni, vedere Informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni.
Poiché il livello di autorizzazione di un utente determina cosa può visualizzare e a cui può accedere all'interno di un sito, è necessario valutare attentamente l'appartenenza al gruppo. Un utente responsabile della creazione e personalizzazione dei siti, ad esempio, dovrà essere perlomeno membro del gruppo dei progettisti. D'altra parte, un utente che deve solo leggere e scaricare contenuto e potrebbe dover solo essere membro del gruppo Visitatori. Per altre informazioni, vedere Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint.
Pianificare l'uso delle caratteristiche di siti e raccolte siti
L'amministratore di una raccolta siti può aver bisogno di SharePoint per gestire le caratteristiche a livello di raccolta siti e di sito. Le attività in questo contesto potrebbero includere l'attivazione o la disattivazione delle caratteristiche in base al piano di governance definito. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare o disabilitare le caratteristiche delle raccolte siti. Vedere anche Gestire il Cestino di una raccolta siti di SharePoint.