Puoi ammetterlo: hai utilizzato un foglio di calcolo di Microsoft Excel per gestire i tuoi progetti e non vedi davvero una buona ragione per cambiare. Non sei da solo.
Si è tentati di iniziare un piano di progetto in Excel perché consente di elencare rapidamente tutti i progetti, organizzarli come si desidera e persino creare qualcosa di simile alla visualizzazione di un diagramma di Gantt. Ma un foglio di calcolo non è all'altezza quando si tratta di calcolare le modifiche al tuo progetto.
Quando ci si trova a destreggiarsi tra più progetti, pianificazioni interrotte e risorse condivise, mantenere una pianificazione in un foglio di calcolo diventa un compito travolgente. Grazie al motore di programmazione dinamico, agli strumenti di gestione delle risorse e al supporto per una migliore comunicazione, Microsoft Project consente di rispettare le scadenze.
Per saperne di più
- Sfruttare i vantaggi della gestione delle risorse a livello aziendale
- Consentire a Project di calcolare l'effetto delle modifiche apportate alla data
- Utilizza metodi di reporting flessibili
- Integrare con Excel
Sfruttare i vantaggi della gestione delle risorse a livello aziendale
Quando si usano fogli di calcolo per tenere traccia dei progetti, cosa succede quando una singola risorsa viene assegnata a più progetti? È necessario gestire le risorse all'esterno del piano di progetto, manualmente o con un programma di terze parti. Le risorse spesso finiscono per essere involontariamente sovraassegnate e puoi dedicare molto tempo a cercare di riprogrammare il lavoro.
Con Microsoft Project Server, tutti i progetti dell'organizzazione possono attingere da un pool di risorse centrale a livello aziendale. Ciò consente ai project manager di visualizzare rapidamente la disponibilità di una risorsa prima di assegnarla a un'attività.
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Consentire a Project di calcolare l'effetto delle modifiche apportate alla data
Supponiamo di aver monitorato un progetto in un foglio di calcolo. Questo progetto ha un'attività che non può essere avviata finché un altro progetto non produce un risultato finale specifico. Il risultato finale è previsto per il 18 giugno. Ora è il 25 giugno e lo stai ancora aspettando. Quanto tempo sarà necessario per aggiornare il foglio di calcolo con una nuova data per l'attività che dipende da tale risultato finale? Forse non molto se l'attività è verso la fine del progetto, ma cosa succede se è vicino all'inizio? E se il tuo progetto ha ben più di 50 attività? Più di 100 attività?
Project consente di modificare rapidamente la programmazione del progetto e le assegnazioni delle risorse con il suo motore di programmazione dinamica. Gestisce una modifica della data e i relativi effetti senza problemi, tenendo conto di tutte le dipendenze, i risultati finali e le assegnazioni delle risorse. Project non solo ricalcola automaticamente la programmazione, ma evidenzia anche le date in cui è stata modificata, in modo da poter vedere rapidamente l'effetto di ogni spostamento della programmazione.
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Utilizza metodi di reporting flessibili
Hai un incontro improvvisato con il tuo manager tra dieci minuti per discutere lo stato del tuo progetto. Vuoi portare un rapporto sullo stato di avanzamento del tuo progetto, ma con un preavviso così breve, il meglio che puoi fare è stampare il tuo foglio di calcolo e sperare che tutti i dati siano accurati. Vorresti fornire al tuo manager un report più solido sul tuo progetto, ma non è possibile con un preavviso così breve quando si utilizza un foglio di calcolo.
Con Project è possibile generare rapidamente una relazione grafica che usa un modello che esporta i dati in un diagramma pivot in Microsoft Visio Professional. È possibile scegliere i campi da evidenziare nel report, inclusi eventuali campi personalizzati configurati per il progetto, e presentare un report chiaro e conciso per la riunione con la direzione.
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Integrare con Excel
Esportando i dati del progetto in Excel, è possibile continuare a usare la potente funzionalità del foglio di calcolo sfruttando Project per tenere traccia della programmazione e delle risorse del progetto. È anche possibile importare o incorporare dati di Excel nel piano di progetto.
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