Come puoi stabilire se il tuo progetto rispetta il budget? Tramite il monitoraggio dei costi in Project. Usare Project per confrontare le stime dei costi originali, i costi effettivi, i costi previsti e vedere gli scostamenti tra i costi in qualsiasi momento e a qualsiasi livello di dettaglio.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è il processo di monitoraggio dei costi?
- Potete fornirmi un esempio di monitoraggio dei costi?
- Dove è possibile visualizzare le informazioni sui costi?
Che cos'è il processo di monitoraggio dei costi?
Per tenere traccia al meglio dei costi, è consigliabile creare innanzitutto un budget creando e immettendo i valori di costo per le risorse del budget assegnate all'attività di riepilogo del progetto. È quindi possibile identificare altre risorse e costi delle attività da monitorare e misurare rispetto alle risorse di budget. È possibile immettere tariffe retributive, costi per uso e fissi per attività, risorse e, se necessario, assegnazioni. Quindi, specificare il lavoro o la durata stimati per le attività e assegnare le risorse alle attività.
Solo quando tutti questi passaggi sono stati completati, Project può calcolare i costi totali stimati per il progetto. È quindi possibile perfezionare le stime. Al termine, è possibile categorizzare e raggruppare tutte le risorse per confrontarle con i costi preventivati. È anche possibile impostare una previsione con i costi preventivati e usarla per confrontarla con i costi effettivi man mano che il progetto avanza.
Dopo l'avvio del progetto, è possibile aggiornare lo stato delle attività, ovvero la quantità di lavoro svolto sulle attività o la percentuale di attività completate. Project calcola automaticamente i costi in base all'avanzamento delle attività.
Nota
È anche possibile scegliere di disattivare il calcolo automatico dei costi e immettere autonomamente i costi effettivi, oltre all'avanzamento delle attività.
Combinando i costi effettivi del lavoro completato con i costi stimati per il lavoro rimanente, Project calcola i costi programmati (previsti). Ancora più importante, calcola la differenza tra i costi programmati e quelli previsti. Questa differenza, o scostamento dei costi, indica se il progetto rispetta il budget.
È possibile eseguire un semplice monitoraggio dei costi visualizzando i costi effettivi e programmati (previsti) per attività, risorse, assegnazioni e progetto.
Se il budget è stato creato mediante una previsione, è possibile eseguire un monitoraggio più completo confrontando i costi effettivi e pianificati con i costi previsti.
Per determinare se si rispetta il budget o meno, è possibile visualizzare gli scostamenti tra i costi programmati e i costi previsti. Ad esempio, se per un'attività il budget è previsto un costo di $ 50, ma l'attività è a metà e costa già $ 35, il costo programmato è di $ 60 (i $ 35 costi effettivi fino a oggi, più i $ 25 costi previsti per il lavoro rimanente sull'attività). La varianza dei costi è pari a $ 10 ($ 60 del costo effettivo meno $ 50 del costo preventivato).
Monitorando regolarmente le variazioni dei costi, puoi adottare misure per assicurarti che il tuo progetto rimanga vicino al suo budget.
Nota
È possibile visualizzare gli scostamenti dei costi solo se sono stati immessi i costi iniziali e aver salvato una previsione. Ad esempio, se non è stato immesso le tariffe per una risorsa prima di salvare la previsione, non sarà possibile visualizzare gli scostamenti dei costi per tale risorsa.
Potete fornirmi un esempio di monitoraggio dei costi?
Puoi inserire l'attività chiamata "Test the program" nel tuo piano di progetto e assegnare un tester del contratto all'attività a $ 40 all'ora (supponendo che la retribuzione del tester sia l'unico contributo al costo dell'attività). Immetti una durata di 10 giorni (a 8 ore al giorno), quindi salva una previsione.
Alla fine dei 5 giorni, si determina che l'attività è completata a metà e si contrassegna l'attività in Project come completata al 50%. Nella visualizzazione Elenco attività applicare la tabella Costi e vedere quanto segue:
- Nel campo Previsto, Project visualizza il costo previsto dell'attività, $ 3.200, che viene calcolato moltiplicando la stima della durata originale di 10 giorni (o 80 ore) per la tariffa standard del tester di $ 40 all'ora.
- Poiché l'attività non ha comportato costi imprevisti nei primi 5 giorni, il campo Effettivo visualizza accuratamente i costi effettivi sostenuti fino a quel momento. In questo caso, il lavoro effettivo viene calcolato dalla formula Lavoro effettivo * Tariffa standard = Costo effettivo o 40 ore * $ 40 all'ora = $ 1.600. (I costi straordinari, i costi per uso e i costi fissi non sono inclusi in questo esempio, ma possono essere inclusi in un costo effettivo.)
- Il costo rimanente viene calcolato dalla formula Lavoro rimanente * Tariffa standard = Costo rimanente o 40 ore * 40 USD all'ora = 1.600 USD.
- Nel campo Costo totale Project visualizza il costo programmato, calcolato in base alla formula Costo effettivo + costo rimanente = costo programmato oppure $ 1.600 + $ 1.600 = $ 3.200. Poiché il costo programmato è uguale al costo previsto, il campo Varianza visualizza uno scostamento del costo (CV) pari a $ 0, il che indica che l'attività è esattamente in linea con il budget.
Dove è possibile visualizzare le informazioni sui costi?
In Project è possibile visualizzare i costi per attività, risorse e assegnazioni. È anche possibile visualizzare il costo del progetto, che in genere si basa su questi costi più dettagliati. È possibile visualizzare sia i costi totali sia i costi rapportati alla scala cronologica, ovvero i costi distribuiti nel tempo.
Per informazioni dettagliate e procedure dettagliate per la visualizzazione delle informazioni sui costi in Project, vedere Visualizzare i totali dei costi del progetto.