Uno dei primi passaggi per gestire un progetto consiste nell'aggiungere le attività per completare il progetto. L'elenco di attività può essere semplice come un elenco di controllo per le attività da completare oppure può essere un po' più complesso, con le date di inizio e di fine, le relazioni con altre attività e altre informazioni sulle attività associate. Un semplice elenco di controllo delle attività e un elenco pianificato di attività usano entrambi lo stesso elenco nel sito, quindi è possibile iniziare con un semplice elenco di controllo e quindi aggiungere dettagli alle attività in un secondo momento per renderlo un elenco programmato di attività.
Aggiungere un semplice elenco di controllo delle attività
Se si sta appena iniziando a pianificare il progetto o se non si prevede che il progetto sia particolarmente complicato, un semplice elenco di controllo delle attività può essere sufficiente per gestire efficacemente il progetto. L'elenco di controllo può includere date di scadenza per le attività del progetto e assegnazioni ai membri del team di progetto.
Per aggiungere un semplice elenco di controllo di attività:
- Sulla barra di avvio veloce del sito fare clic su Attività.
- Nella pagina Attività fare clic su Modifica.
- Nella colonna Nome attività digitare un nome per ogni attività che deve essere completata nel progetto. Premere INVIO per passare alla riga successiva dopo l'aggiunta di un'attività.
Suggerimento
Si vuole aggiungere una nuova attività tra due attività già elencate? Fare clic nello spazio a sinistra della casella di controllo per un'attività esistente e quindi premere INSERISCI. Viene aggiunta una nuova riga sopra l'attività esistente selezionata. È anche possibile fare clic su Inserisci nel gruppo Gerarchie della scheda Attività .
Nella colonna Scadenza digitare o selezionare una data per il completamento di ogni attività nell'elenco. In caso di dubbi sulla necessità di completare un'attività, lasciare vuota questa colonna per l'attività.
Nella colonna Assegnata a digitare o selezionare il nome di ogni persona che lavorerà a ogni attività nell'elenco.
Suggerimento
Una procedura consigliata consiste nell'assegnare una sola persona a ogni attività. Se è necessario assegnare più persone, possono verificarsi problemi nel contrassegnare le attività come completate. Se Ann completa il lavoro relativo all'attività, può spuntarla come completata nella pagina Attività personali. Tuttavia, l'attività viene contrassegnata come completata per tutti gli utenti assegnati, non solo per Ann. Un altro utente dell'attività potrebbe avere ancora del lavoro da fare. Se si decide di assegnare più persone a un'attività, è possibile separare i nomi con un punto e virgola (;).
Dopo aver aggiunto il semplice elenco di controllo delle attività, fare clic su Interrompi.
Un altro modo rapido per aggiungere un semplice elenco di controllo delle attività consiste nell'incollare un elenco da un foglio di lavoro di Excel. Se le colonne usate nel foglio di lavoro sono allineate alle colonne visualizzate nella pagina Attività , è sufficiente fare clic nell'elenco attività e incollare i dati del foglio di lavoro. I nomi verranno associati agli account, se possibile, nella colonna Assegnato a .
Mentre si lavora al progetto, è possibile selezionare la casella di controllo accanto al nome di ogni attività al termine dell'attività.
Se si ritiene necessario un maggiore controllo sulle attività nel semplice elenco di controllo, è possibile usare i passaggi della sezione successiva per aggiungere dettagli alle attività e creare un elenco pianificato più efficace.
Inizio pagina
Aggiungere un elenco pianificato di attività
Se il progetto è complesso, è possibile che un elenco pianificato di attività consenta di tenere traccia del lavoro in modo più gestibile.
Per aggiungere un elenco pianificato di attività:
Sulla barra di avvio veloce del sito fare clic su Attività.
Nella pagina Attività fare clic su Nuova attività. In alternativa, nella scheda Attività della barra multifunzione fare clic su Nuovo elemento.
Nota
Se inizialmente è stato creato un semplice elenco di controllo delle attività, ma il progetto è diventato un po' più complesso, è possibile aggiungere facilmente altri dettagli alle attività esistenti. Per selezionare un'attività, fare clic sullo spazio a sinistra della relativa casella di controllo e quindi, nella scheda Attività della barra multifunzione, fare clic su Modifica elemento. L'attività verrà aperta in modo da poter aggiungere maggiori dettagli di programmazione.
Digitare un nome per l'attività nella casella Nome attività .
Digitare o selezionare una data di inizio e di fine per l'attività nelle caselle Data inizio e Scadenza . In caso di dubbi su una di queste date, lasciare disponibili queste informazioni per il momento. È sempre possibile tornare in un secondo momento e aggiungere informazioni modificando l'attività.
Digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona a cui si vuole assegnare l'attività nella casella Assegnata a .
Suggerimento
Una procedura consigliata consiste nell'assegnare una sola persona a ogni attività. Se è necessario assegnare più persone, possono verificarsi problemi nel contrassegnare le attività come completate. Se Ann completa il lavoro relativo all'attività, può spuntarla come completata nella pagina Attività personali. Tuttavia, l'attività viene contrassegnata come completata per tutti gli utenti assegnati, non solo per Ann. Un altro utente dell'attività potrebbe avere ancora del lavoro da fare. Se si decide di assegnare più persone a un'attività, è possibile separare i nomi con un punto e virgola (;).
Se il lavoro è già iniziato per l'attività, immettere una percentuale nella casella % completamento , per indicare approssimativamente la quantità di lavoro svolto e il lavoro rimanente.
Suggerimento
Si tratta di un ottimo campo su cui i membri del team del progetto possono eseguire regolarmente l'aggiornamento. Può essere utile per comprendere lo stato di avanzamento del lavoro sul progetto e se il progetto deve essere completato puntualmente.
Digitare una breve descrizione dell'attività nella casella Descrizione , per fornire maggiori dettagli sul lavoro coinvolto. Questo può risultare utile per i dirigenti o altre parti interessate che stanno cercando di comprendere il progetto.
Usare le caselle e i pulsanti accanto a Predecessori per indicare quali attività nel progetto devono essere completate prima dell'inizio dell'attività corrente.
Si supponga ad esempio di creare un'attività denominata "Pubblica comunicato stampa", che non può iniziare finché l'attività "Write press release" non viene completata. Selezionare l'attività "Write press release" dalla casella a sinistra e quindi fare clic su Aggiungi per spostarla nella casella a destra. Ciò indica che l'attività "Write press release" è un predecessore (ovvero precede) l'attività "Pubblica comunicato stampa".Selezionare il livello di priorità appropriato nell'elenco Priorità .
Selezionare il livello di stato appropriato nell'elenco Stato attività .
Suggerimento
Si tratta di un altro campo utile per aggiornare regolarmente i membri del team di progetto. Può essere utile per tenere il controllo su blocchi di lavoro, ritardi della pianificazione e altri problemi critici di pianificazione.
Fare clic su Salva.
Inizio pagina
Usare l'elenco attività
Mentre si lavora con l'elenco di attività, quelle con date di scadenza elencate in rosso sono in ritardo. Dopo aver contrassegnato un'attività in ritardo come completata, selezionando la casella di controllo accanto all'attività, la data di scadenza non viene più visualizzata come testo rosso.
È anche possibile passare da una visualizzazione all'altra dell'elenco attività facendo clic sui collegamenti di visualizzazione sopra l'elenco. È possibile scegliere tra Tutte le attività, Calendar, Completate, Diagramma di Gantt, Attività in ritardo, Attività personali e In scadenza oppure modificare una visualizzazione esistente o creare una visualizzazione personalizzata dell'elenco attività. Se la visualizzazione che si vuole usare non è elencata sopra l'elenco attività, fare clic su Fare clic per altre opzioni (...) accanto ai collegamenti della visualizzazione e scegliere la visualizzazione da usare. Per altre informazioni sulla creazione di una visualizzazione personalizzata, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.
Dopo aver aggiunto attività dettagliate al progetto, è possibile:
- Impostare attività come livello di struttura inferiore oppure superiore, spostarle e cancellarle
- Caricare, visualizzare e rimuovere file o documenti di progetto
- Aggiungere attività alla sequenza temporale
Inizio pagina