SharePoint offre un'esperienza scalabile e ricca di funzionalità per la gestione del contenuto. Se si ha un volume elevato di file da gestire, è consigliabile usare un modello di sito Centro documenti. Questo modello è ottimizzato per la gestione di documenti su larga scala. Può risparmiare tempo e aiutarti a essere più efficiente. Versioni, ID documento, set di documenti, spostamento basato su metadati e tipi di contenuto sono inclusi nel modello.
Un sito Centro documenti funziona in entrambi questi scenari:
- Ambiente di creazione In un ambiente di creazione del Centro documenti gli utenti creano e modificano migliaia di documenti o risorse multimediali archiviati in un archivio centrale.
- Archivio del contenuto In un archivio di contenuto, ad esempio un knowledge base, gli utenti archiviano o visualizzano i documenti.
Questo articolo illustra le caratteristiche di un modello di sito Centro documenti.
Per creare un centro documenti, vedere Usare i modelli per creare diversi tipi di siti di SharePoint.
Cosa c'è in un sito Centro documenti?
Il modello di sito Centro documenti contiene caratteristiche che consentono di creare e gestire grandi set di documenti in modo più semplice ed efficiente. Nella maggior parte dei casi, il proprietario di un sito può aggiungere ognuna di queste caratteristiche separatamente. Il modello di sito Centro documenti abilita automaticamente le caratteristiche di gestione dei documenti consigliate. Le sezioni seguenti descrivono brevemente queste caratteristiche.
È possibile usare un sito Centro documenti come ambiente di creazione e modifica o come archivio di contenuti. In un ambiente di creazione e modifica gli utenti estraggono e archiviano frequentemente i file e creano strutture di cartelle per tali file. Il controllo delle versioni è abilitato e vengono mantenute le versioni precedenti di ogni documento. Inoltre, i flussi di lavoro possono controllare i cicli di vita dei documenti.
Al contrario, la creazione di contenuti in un archivio di contenuti è molto piccola. Gli utenti si limitano a visualizzare o caricare documenti. Il modello di sito Centro documenti supporta la creazione di un tipo di archivio di contenuto denominato archivi knowledge base. In genere, le knowledge base contengono singole versioni di documenti e un sito può essere ridimensionato a milioni di file. In uno scenario tipico, ad esempio un centro di supporto tecnico per un'organizzazione di grandi dimensioni, migliaia di persone potrebbero accedere al contenuto, principalmente per leggerlo. Solo alcuni caricherebbero nuovo contenuto nel sito.
Gli elementi seguenti descrivono alcune caratteristiche di SharePoint che è possibile includere in un sito Centro documenti. Oltre a queste funzionalità, alcune organizzazioni personalizzano l'aspetto e la struttura di spostamento di un Centro documenti. Alcune aggiungono web part personalizzate.
Spostamento basato su metadati
I metadati gestiti sono un sistema che assegna determinati termini ai documenti in SharePoint. È quindi possibile usare questi termini per classificare i documenti. È anche possibile usare i metadati per creare un potente strumento di spostamento per gli utenti che li aiuta a trovare rapidamente ciò che desiderano.
Si supponga, ad esempio, che l'azienda abbia un knowledge base che contiene articoli che consentono agli utenti di risolvere i problemi relativi ai prodotti. È possibile creare termini di metadati che consentono agli utenti di filtrare le informazioni in base al prodotto, al tipo di problema o ad altre proprietà.
ID documento
In un sito Centro documenti ogni parte di contenuto ottiene un ID univoco non correlato al percorso del documento, ad esempio un collegamento URL. Questo significa che se si sposta o si rinomina il documento, l'ID rimane invariato. È possibile usare l'ID per creare un collegamento permanente per il documento e ridurre al minimo i collegamenti interrotti.
Versioni
Le versioni vengono abilitate automaticamente in un sito Centro documenti. Questo significa che si ha automaticamente una cronologia di tutte le diverse versioni di un file. In un processo di revisione del documento, ad esempio, ciò significa che si dispone di un record di tutti gli aggiornamenti immessi durante il ciclo di revisione. È possibile tenere traccia di aggiornamenti, contattare i partecipanti e così via. Inoltre, se si verifica un problema con la versione corrente di un articolo, è possibile ripristinare rapidamente l'ultima versione valida nota.
Tipi di contenuto
Un tipo di contenuto è un tipo specifico di contenuto insieme a un gruppo di impostazioni per il contenuto. Quando un utente crea un documento di un tipo di contenuto definito, riceve automaticamente tutte le impostazioni appropriate per tale tipo di contenuto. Un Centro documenti potrebbe avere una raccolta di tipi di contenuto, ad esempio diversi tipi di documenti, video, modelli e così via.
Content Organizer
Content Organizer non viene incluso automaticamente in un sito Centro documenti, tuttavia molti utenti lo aggiungono. Content Organizer è una caratteristica di SharePoint che consente di gestire l'organizzazione e la struttura complessiva degli elementi. Usando metadati o tipi di contenuto, Content Organizer può instradare automaticamente documenti e altri elementi in posizioni specifiche. Ad esempio, in una knowledge base, è possibile che Content Organizer instrada automaticamente tutti i nuovi invii a una raccolta speciale che raccoglie articoli per un prodotto specifico.