È possibile usare Access per lavorare offline con i dati collegati agli elenchi di SharePoint. Ciò può essere utile, ad esempio, se è necessario essere lontani dall'ufficio o se si deve continuare a lavorare quando un server non è disponibile o si sono perse le connessioni al server.
Panoramica
Prima di lavorare offline con i dati di un sito di SharePoint, è innanzitutto necessario creare collegamenti tra le tabelle di Access e gli elenchi di SharePoint. È quindi possibile portare gli elenchi offline per aggiornarli o analizzarli tramite Access. Quando si riconnette, è possibile sincronizzare i dati in modo che il database e gli elenchi vengano aggiornati. Se il database contiene query e report, è possibile usarli per analizzare i dati collegati.
Se si aggiornano i dati mentre si è offline, è possibile sincronizzare le modifiche quando Access si connette di nuovo al server. Se si verificano conflitti tra dati, ad esempio se un utente aggiorna un record nel server mentre un altro utente aggiorna lo stesso record offline, è possibile risolvere il conflitto durante la sincronizzazione.
È possibile collegare le tabelle di Access agli elenchi in diversi modi. Ad esempio, è possibile spostare il database in un sito di SharePoint, che collega anche le tabelle del database agli elenchi del sito. In alternativa, è possibile esportare dati da un elenco in visualizzazione Foglio dati in un sito di SharePoint in una tabella di Access. È ad esempio possibile usare un report in Access per riepilogare i dati. Per altre informazioni sul collegamento ai dati di SharePoint da Access, vedere Importare o creare un collegamento ai dati in un elenco di SharePoint.
Lavorare offline con gli elenchi di SharePoint in Access
A partire da Access 2010, l'uso offline con gli elenchi SharePoint collegati è più che altro un processo automatico gestito da Access. Se Access non riesce a connettersi al sito di SharePoint in cui risiedono gli elenchi di SharePoint collegati, ad esempio perché si è persa la connettività Internet, Access passa alla modalità offline. Nella barra di stato in basso a destra della finestra di Access verrà visualizzato un messaggio che indica che tutte le tabelle di SharePoint sono disconnesse. Se si fa clic su Informazioni file>, verrà visualizzato un messaggio simile che indica che le tabelle sono state disconnesse. Quando si è in modalità offline, è possibile continuare ad aggiungere, modificare ed eliminare i dati in una copia locale memorizzata nella cache dei dati dell'elenco SharePoint.
Access continua a provare a riconnettersi a intervalli regolari con gli elenchi collegati nel server SharePoint. Quando Access ristabilisce una connessione al sito di SharePoint, sotto la barra multifunzione compare una barra dei messaggi che chiede se si vogliono sincronizzare i dati offline con il server.
Fare clic su Sincronizza e accedi, si riconnette agli elenchi di SharePoint collegati e quindi tenta di unire le modifiche ai dati.
Risoluzione delle modifiche ai dati in conflitto
Un conflitto sorge quando due utenti apportano una modifica alla stessa parte dei dati o della struttura di un elenco. L'utente che invia una modifica per primo riuscirà a eseguire il commit delle modifiche, ma il secondo utente riceverà una notifica di conflitto.
Ad esempio, l'utente A modifica la colonna Città della terza riga da Dallas a Seattle e nello stesso momento la cella da Dallas a Houston. Le modifiche dell'utente A vengono inviate prima al server, seguite dalle modifiche dell'utente. Il server informa l'utente di un conflitto e consente di risolverlo.
Nota
Un conflitto si verificherà anche quando gli utenti modificano celle diverse nella stessa riga.
Non sarà possibile apportare modifiche a un record con un conflitto finché non si risolve il conflitto.
Se Access rileva conflitti di dati durante la sincronizzazione delle modifiche offline con il server SharePoint, viene visualizzata la finestra di dialogo Risolvi conflitti .
Eseguire una delle operazioni seguenti:
- Per risolvere il conflitto o l'errore attualmente visualizzato ignorando le modifiche apportate al record, fare clic su Rimuovi modifiche. Le modifiche andranno perse.
- Per risolvere tutti i conflitti e gli errori in sospeso ignorando tutte le modifiche apportate all'elenco, fare clic su Ignora tutte le modifiche.
- Per risolvere il conflitto o l'errore attualmente visualizzato riapplicando le modifiche, fare clic su Riprova modifiche. In caso di conflitto, se l'utente e l'altro utente modificano la stessa colonna, le modifiche apportate all'altro utente verranno sovrascritte. Se si modificano colonne diverse, le modifiche verranno unite alle modifiche dell'altro utente.
- Per risolvere tutti i conflitti e gli errori in sospeso riapplicando le modifiche, fare clic su Riprova tutte le modifiche.
- Per visualizzare i dettagli del conflitto o dell'errore successivo, fare clic su Avanti nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo.
- Per visualizzare i dettagli del conflitto o dell'errore precedente, fare clic su Precedente nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo.
- Per risolvere i conflitti e gli errori in un secondo momento, fare clic su Chiudi nella barra del titolo della finestra di dialogo.
Note
- La griglia dei dettagli mostra tutte le colonne nella visualizzazione corrente. Se le colonne non sono visibili, usare la barra di scorrimento orizzontale per scorrere oppure trascinare il bordo destro della finestra di dialogo per aumentare la larghezza della griglia dei dettagli.
Per ingrandire il contenuto di una colonna, fare clic sulla colonna nella griglia dei dettagli. Le modifiche proprie e degli altri utenti verranno visualizzate nella finestra di dialogo Dettagli campo . La finestra di dialogo è utile anche per visualizzare le modifiche apportate alla formattazione RTF. - Nella griglia dei dettagli viene visualizzata una riga eliminata invece di una riga di dati, se l'utente o l'altro utente elimina una riga. Se la riga viene eliminata dall'altro utente, nella finestra di dialogo non verrà visualizzato il nome dell'utente né la data e l'ora dell'eliminazione. Inoltre, non sarà possibile ripetere le modifiche.
Impostazione dell'opzione Memorizzazione nella cache per tabelle di SharePoint e servizio Web
L'impostazione predefinita per i nuovi database in Access 2010 e versioni successive prevede di memorizzare nella cache le tabelle collegate di SharePoint e del servizio Web.
Utilizzare un formato di cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive Selezionare questa opzione per fare in modo che Access memorizzi nella cache una copia locale dei dati collegati. Questa impostazione può migliorare le prestazioni durante l'uso di dati collegati. Con questa opzione il caricamento e la visualizzazione dei dati collegati saranno più rapidi.
Cancella cache alla chiusura Selezionare questa opzione per indicare ad Access di cancellare dalla memoria i dati memorizzati nella cache locale alla chiusura del database.
Non memorizzare mai nella cache Selezionare questa opzione per indicare ad Access di non memorizzare nella cache una copia locale dei dati quando si usano le origini dati di SharePoint collegate.
Nota
Le opzioni Cancella cache alla chiusura e Non memorizzare mai nella cache non sono disponibili se si deseleziona la casella di controllo Usa formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive.
È possibile lavorare manualmente offline in Access?
Per avere il controllo manuale del lavoro offline con i dati di SharePoint collegati in Access, è necessario deselezionare l'impostazione Usa il formato di cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive per il database corrente disponibile nella finestra di dialogo Opzioni di Access. Vedi la sezione precedente su come trovare e impostare questa opzione.
Nota
Dopo la modifica dell'impostazione, potrebbe essere richiesto di chiudere e riaprire il database.
Dopo aver cancellato l'impostazione Usa il formato di cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive, nella scheda Dati esterni verrà visualizzato un gruppo di comandi Elenchi collegati Web.
Per lavorare offline con i dati dell'elenco SharePoint in questa modalità, fare clic su Offline.
Per sincronizzare gli elenchi offline con i dati del server, fare clic su Sincronizza.
Per riconnettere le tabelle collegate dopo aver lavorato offline, fare clic su Lavora online.
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