Gli elementi seguenti possono influire sulla privacy, rendendo disponibili a terzi informazioni potenzialmente sensibili o consentendo all'utente di controllare quali informazioni possono essere disponibili.
Usare i modelli di Office.com
La scheda Nuovo (fare clic sulla scheda File e quindi su Nuovo) può fornire assistenza aggiornata scaricata da Office.com per le cartelle di lavoro basate su modelli. È anche possibile inviare un feedback sui modelli e fornire una valutazione numerica per ogni modello scaricato.
Quando si apre un modello o un file basato su un modello, i contatti di Excel (a seconda delle impostazioni della Guida online) Office.com. Invia l'ID per quel modello, il programma e la versione che stai attualmente utilizzando, insieme alle informazioni standard sul computer.
L'ID del modello viene usato per identificare il modello originale come scaricato da Office.com o incluso nell'installazione di Excel. Non identifica in modo univoco la cartella di lavoro. L'ID è lo stesso per tutti gli utenti dello stesso modello.
Collegamento a immagini e altri documenti
Se si sceglie di creare un collegamento a un'immagine, un file, un'origine dati o un altro documento sul disco rigido o su un server, il percorso del file viene salvato nella cartella di lavoro. In alcuni casi, il collegamento potrebbe includere il nome utente o informazioni sui server della rete. Nel caso di una connessione dati, è possibile scegliere di salvare un nome utente o una password nel collegamento alla connessione dati.
Inoltre, quando si applica uno schema XML a una cartella di lavoro, nella cartella di lavoro viene salvato un percorso dello schema XML creato. In alcuni casi, il percorso potrebbe includere il nome utente.
Funzioni dati foglio e rapporti di tabella pivot
Quando si crea una funzione dati foglio o un rapporto di tabella pivot da un'origine dati esterna, i dati richiesti da tale origine vengono archiviati come parte del foglio di lavoro, insieme a un identificatore univoco per l'origine dati. Viene archiviato anche il nome utente dell'ultima persona che ha aggiornato la cache.
A seconda di come è stata configurata la cartella di lavoro o il rapporto di tabella pivot, è possibile che venga visualizzato solo un sottoinsieme dei dati archiviati. Per rimuovere tutti questi dati memorizzati, rimuovere la connessione all'origine dati dalle funzioni dei fogli dati e rimuovere tutti i pivot che fanno riferimento ai dati.
Grafici
Quando si crea un grafico in Excel, è possibile filtrare i dati selezionati in modo da visualizzarne solo una parte. Tuttavia, tutti i dati selezionati vengono archiviati con il grafico. Per impedire ad altri utenti di modificare il grafico o visualizzarne i dati, quando lo si copia in un programma Microsoft incollare il grafico come bitmap. Se i dati provengono da un'origine dati esterna, è possibile proteggere il grafico con una password per impedire ad altri utenti di aggiornare il grafico con i dati più recenti provenienti dall'origine esterna. Se il grafico è basato sui dati della cartella di lavoro, proteggerlo con una password può impedire ad altre persone di modificare i dati visualizzati nel grafico.
Stampa
Quando si stampa una cartella di lavoro di Excel e quindi la si salva, il percorso della stampante viene salvato insieme al documento. In alcuni casi, il percorso potrebbe includere un nome utente o un nome computer.
Testo alternativo
Excel consente di aggiungere e modificare testo alternativo per tabelle, forme, immagini, grafici, elementi grafici SmartArt e altri oggetti nelle cartelle di lavoro. Il testo alternativo viene salvato con la cartella di lavoro e potrebbe contenere informazioni personali aggiunte da qualsiasi collaboratore della presentazione. Per alcuni oggetti, ad esempio le immagini inserite nella cartella di lavoro, il testo alternativo predefinito include il percorso del file per l'oggetto inserito.
Il testo alternativo può essere usato dalle funzionalità di accessibilità, ad esempio le utilità per la lettura dello schermo. Il testo alternativo è disponibile per chiunque abbia accesso al file.
Siti area di lavoro documenti
Excel consente di accedere a un'area di lavoro documenti in SharePoint. Un'area di lavoro documenti è uno spazio condiviso in cui è possibile collaborare con altri membri del team su una o più cartelle di lavoro.
Quando si accede a un'area di lavoro documenti, Excel scarica i dati dal sito area di lavoro documenti per fornire informazioni sul sito. Questi dati includono:
- Nome del sito
- URL o indirizzo del sito
- Nomi, indirizzi di posta elettronica e livelli di autorizzazione degli utenti del sito
- Elenchi dei documenti, delle attività e delle altre informazioni disponibili nel sito
Excel archivia inoltre un elenco dei siti area di lavoro documenti visitati sul computer, sotto forma di cookie. Questo elenco viene utilizzato per fornire un accesso rapido ai siti visitati in precedenza. Microsoft non accede all'elenco dei siti visitati e non è esposto a Internet a meno che non si scelga di rendere l'elenco più ampiamente disponibile.
Servizio fax
Il servizio fax consente di inviare un fax tramite Internet e organizzare i fax inviati in Microsoft Outlook. Per usare il servizio fax, è necessario iscriversi con un provider di servizi fax, distinto da Microsoft, che elabora i fax e li invia tramite Internet. Microsoft non raccoglie alcun dato tramite la funzionalità del servizio fax.
Quando ci si iscrive al servizio fax, il provider di servizi fax crea un pacchetto di registrazione che viene archiviato dal provider di servizi fax e da Excel. Il pacchetto è costituito dall'indirizzo del sito Web del provider di servizi fax e da un "token" che conferma l'accesso al provider di servizi fax. Quando si invia un fax da Excel, il pacchetto di registrazione viene aggiunto al documento.
È inoltre possibile utilizzare il servizio fax per calcolare il prezzo di un fax senza effettivamente inviare il fax. Se si sceglie di calcolare il prezzo di un fax, Excel usa una connessione crittografata per inviare il token di registrazione, il numero di telefono a cui inviare il fax e il numero di pagine del fax al provider di servizi fax. Microsoft non riceve né archivia queste informazioni.
Servizio di ricerca
Excel consente di richiedere informazioni su un termine o una frase specifica ai provider di contenuti premium. Quando si richiede una ricerca su una determinata parola o frase, Excel utilizza Internet per inviare il testo richiesto, il prodotto software in uso, le impostazioni locali su cui è impostato il sistema e le informazioni di autorizzazione che indicano che si dispone del diritto di scaricare le informazioni relative alla ricerca, se richiesto da terze parti.
Excel invia queste informazioni a un servizio fornito da Microsoft o da un provider di terze parti selezionato dall'utente. Questo servizio restituisce informazioni sulla parola o la frase richiesta.
Spesso le informazioni ricevute includono un collegamento a informazioni aggiuntive dal sito Web del servizio. Se si fa clic su questo collegamento, il provider del servizio potrebbe aggiungere un cookie al sistema per identificare l'utente per le transazioni future. Microsoft non è responsabile delle procedure relative alla privacy di siti Web e servizi di terze parti. Microsoft non riceve né memorizza queste informazioni a meno che l'utente non abbia consultato un servizio di proprietà di Microsoft.
Puoi disattivare la ricerca e i riferimenti eseguendo le operazioni seguenti:
Questa impostazione potrebbe essere limitata dall'amministratore. In tal caso, non sarà possibile abilitarlo o disabilitarlo autonomamente.
Fare clic sulla scheda File.
Fai clic su Account.
In Privacy account fare clic su Gestisci impostazioni.
In Servizi connessi facoltativi deselezionare la casella di controllo Abilita esperienze connesse facoltative .
Importante
Questo disabiliterà tutti i servizi connessi opzionali, non solo la ricerca e il riferimento.
Servizio di traduzione
Excel consente di tradurre tutto o parte del documento utilizzando un dizionario bilingue o una traduzione automatica. È possibile scegliere come tradurre il documento.
È possibile selezionare o immettere una parola o una frase da tradurre oppure è possibile scegliere di tradurre l'intero documento, in entrambi i casi, selezionando l'opzione di traduzione applicabile nel riquadro Ricerche e riferimenti.
Se si seleziona o si immette una parola o una frase che si desidera tradurre, la frase immessa viene confrontata con un dizionario bilingue. Alcuni dizionari bilingue sono inclusi nel software, mentre altri sono disponibili presso Office.com. Se una parola o una frase immessa dall'utente non è presente nel dizionario bilingue incluso nel software, la parola o la frase viene inviata non crittografata a un servizio di traduzione Microsoft o di terze parti.
Se si desidera tradurre l'intera cartella di lavoro, questa viene inviata non crittografata a un servizio di traduzione di Microsoft o di terze parti. Come per tutte le informazioni inviate non crittografate su Internet, la parola, la frase o la cartella di lavoro che si sta traducendo potrebbero essere visibili ad altre persone.
Se si sceglie di usare uno dei dizionari disponibili in Office.com o un servizio di traduzione di terze parti, Excel utilizzerà Internet per inviare il testo richiesto, il tipo di software in uso, le impostazioni locali e la lingua su cui è impostato il sistema. Per i servizi di traduzione di terze parti, Excel può anche inviare informazioni di autenticazione memorizzate nella cache in precedenza che indicano che vi siete iscritti in precedenza per accedere al sito Web.
SharePoint
Microsoft SharePoint offre spazi di lavoro condivisi e basati sul Web in cui è possibile collaborare a documenti o riunioni.
Quando si accede a un sito di SharePoint, usando il Web browser o un'applicazione di Office, il sito salva i cookie nel computer dell'utente se si dispone delle autorizzazioni per creare un nuovo sito secondario in tale sito. L'insieme di questi cookie costituisce un elenco dei siti per i quali si dispone delle autorizzazioni. Tale elenco viene utilizzato da diversi programmi Office per consentire un rapido accesso ai siti visitati in precedenza.
Microsoft non accede all'elenco dei siti visitati e non è esposto a Internet a meno che non si scelga di rendere l'elenco più ampiamente disponibile.
In SharePoint, quando si crea un nuovo sito Web o un elenco oppure si aggiungono o invitano utenti a un sito Web o un elenco esistente, il sito salva quanto segue per ogni persona, tra cui:
- Nome e cognome
- Indirizzo di posta elettronica
Un ID utente viene aggiunto a ogni elemento che un qualsiasi utente del sito aggiunge o modifica all'interno del sito stesso. Come per tutto il contenuto del sito di SharePoint, solo gli amministratori e i membri del sito devono avere accesso a queste informazioni.
Tutti gli elementi del sito di SharePoint includono due campi: Creato da e Autore modificato. Il campo Creato da viene compilato con il nome utente della persona che ha originariamente creato l'elemento e la data in cui è stato creato. Il campo Autore modifica viene compilato con il nome utente dell'ultima modifica della cartella di lavoro e la data dell'ultima modifica.
Gli amministratori dei server in cui i siti di SharePoint sono ospitati hanno accesso ad alcuni dei dati provenienti dai siti stessi. Tali dati sono utilizzati per l'analisi delle dinamiche d'uso del sito e per migliorarne la percentuale di tempo di disponibilità del sito stesso. Questi dati sono disponibili solo agli amministratori di server e non vengono condivisi con Microsoft, a meno che sia Microsoft ad ospitare il sito SharePoint. I dati acquisiti in modo specifico includono i nomi, gli indirizzi di posta elettronica e le autorizzazioni di tutti gli utenti che hanno accesso al sito.
Tutti gli utenti che dispongono dell'accesso a un sito di SharePoint specifico possono eseguire ricerche e visualizzare tutto il contenuto disponibile nel sito.
Controllo
Microsoft SharePoint offre funzionalità di controllo che consentono agli amministratori di mantenere un audit trail affidabile sul modo in cui gli utenti utilizzano determinati contenuti.
Quando gli amministratori di SharePoint abilitano la caratteristica di controllo, il server registra automaticamente nel database del contenuto di SharePoint alcune azioni eseguite dall'utente. Queste azioni includono la visualizzazione, la modifica, l'archiviazione e l'estrazione. Per ogni azione registrata, il server registra informazioni identificative sul file, sull'azione e sull'ID SharePoint dell'utente. Nessun dato è inviato a Microsoft come parte di questa funzionalità.
Questa funzionalità è disattivata per impostazione predefinita ed è disponibile solo per gli amministratori dei siti di SharePoint in cui il contenuto è archiviato.
Messaggistica istantanea e notifiche
Excel consente di inviare messaggi istantanei dall'interno del programma stesso e di ricevere avvisi quando le persone sono online o quando vengono apportate determinate modifiche a cartelle di lavoro o aree di lavoro condivise.
Excel può usare un client di messaggistica istantanea per consentire di vedere la presenza online di altre persone e di inviare loro messaggi. Excel include un controllo Web che consente la visualizzazione della presenza di messaggistica istantanea all'interno di una pagina Web. Le pagine di Microsoft SharePoint fanno uso di questo controllo. Queste pagine non trasmettono i dati di presenza al server Web.
Questo controllo Web può essere utilizzato per trasmettere i dati di presenza dal programma di messaggistica istantanea al server Web. Per impostazione predefinita, i dati sulla presenza possono essere inviati solo a siti Intranet, siti attendibili e siti nel computer locale.
Nuovi formati di file
Excel utilizza formati di file basati su XML. Si tratta di formati estendibili, ovvero gli utenti possono specificare altri schemi o tag all'interno dei file. Un componente aggiuntivo o altro codice di terze parti può inoltre allegare a questi formati di file XML informazioni di metadati aggiuntivi che non sono visualizzabili in Excel.
È possibile verificare i metadati associati a un file XML aprendolo in un visualizzatore di testo.
Commenti
Per impostazione predefinita, se si salvano i commenti in un file, Excel aggiunge le iniziali a ogni commento. Queste informazioni sono quindi disponibili a chiunque abbia accesso al file.
Puoi rimuovere le tue informazioni personali da questi commenti procedendo come segue:
- Fare clic sulla scheda File.
- Fare clic su Informazioni.
- Fare clic su Verifica documento e quindi su Controlla documento.
Rilevare le modifiche
Per impostazione predefinita, quando si apportano modifiche a un file con la funzionalità Revisioni attivata, il nome utente e/o le iniziali vengono archiviati nella cartella di lavoro e associati alle modifiche apportate. Queste informazioni, inclusi il testo originale e quello modificato, saranno disponibili a chiunque abbia accesso al file.
Dopo che le modifiche sono state accettate o rifiutate, il tuo nome viene rimosso. L'utente può anche rimuovere i propri dati personali da queste modifiche procedendo come segue:
- Fare clic sulla scheda File.
- Fare clic su Informazioni.
- Fare clic su Verifica documento e quindi su Controlla documento.
Dove potrebbe essere archiviato il nome
In alcuni casi, Excel memorizza il nome dell'utente per offrire un'esperienza migliore durante l'uso di alcune funzionalità. Ad esempio, il nome è archiviato nelle posizioni seguenti:
- Campi autore
- Proprietà file AuthorName
È possibile rimuovere il proprio nome da questi campi e proprietà eseguendo le operazioni seguenti:
- Fare clic sulla scheda File.
- Fare clic su Informazioni.
- Fare clic su Verifica documento e quindi su Controlla documento.
Anche le soluzioni Microsoft Office create da altre società potrebbero includere il nome o altre informazioni personali dell'utente nelle proprietà personalizzate associate al file.
Se si utilizza Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc o altre funzionalità che consentono di connettersi direttamente a un'altra origine dati, è possibile che le informazioni di autorizzazione (ID utente e password) vengano salvate nella cartella di lavoro. Per modificare o eliminare queste informazioni di autorizzazione, è necessario cambiare le proprietà della connessione usando il metodo specifico del metodo di connessione.
Altri dati e metadati nascosti
Per impostazione predefinita, ogni file salvato da Excel include proprietà come le seguenti:
- Autore
- Responsabile
- Società
- Autore ultimo salvataggio
- Nomi dei revisori delle cartelle di lavoro
È inoltre possibile che nel file vengano salvate altre proprietà, a seconda delle funzionalità o delle soluzioni usate da terze parti. Ad esempio, se la cartella di lavoro fa parte di un flusso di lavoro di un documento, vengono salvate le proprietà aggiuntive del file per tenere traccia del flusso di lavoro.
Queste informazioni sono quindi disponibili a chiunque abbia accesso al file.
È possibile rimuovere il proprio nome da queste proprietà eseguendo le operazioni seguenti:
- Fare clic sulla scheda File.
- Fare clic su Informazioni.
- Fare clic su Verifica documento e quindi su Controlla documento.
La funzionalità Controlla documento può essere usata anche per rimuovere altri tipi di dati che potrebbero non essere disponibili in tutte le visualizzazioni, ad esempio commenti e revisioni. Microsoft consiglia di eseguire Controllo documento in qualsiasi cartella di lavoro che si intende rendere disponibile pubblicamente.
I dati e i metadati nascosti possono essere inclusi anche nei file di Microsoft Office usando il modello a oggetti di Microsoft Office. Ad esempio, è possibile rendere le immagini invisibili nel modello a oggetti di Microsoft Office, il che significa che non saranno visibili quando si apre il file, ma l'immagine verrà archiviata nel file e potrà essere resa visibile in un secondo momento.
Registrazione di macro
La registrazione delle macro consente di registrare una sequenza di azioni in modo da poterle riprodurre in un secondo momento. Se si sceglie di registrare una macro, il nome utente viene salvato come commento nel codice quando la macro viene inizialmente creata. È possibile rimuovere manualmente il proprio nome utente da questi percorsi.
Firme digitali
La firma digitale è una funzionalità facoltativa che consente di autenticare l'identità della persona che ha inviato una cartella di lavoro. Una firma digitale è un valore crittografato univoco dei dati nella cartella di lavoro che si sta firmando. Quando si invia una cartella di lavoro con una firma digitale, la firma viene inviata al destinatario, insieme ai dati contenuti nella cartella di lavoro e a un certificato digitale attendibile inviato dall'utente (mittente). Il certificato digitale viene emesso da un'Autorità di certificazione, ad esempio VeriSign, e contiene le informazioni per autenticare il mittente e verificare che il contenuto originale della cartella di lavoro non sia stato modificato. Excel potrebbe contattare automaticamente l'Autorità di certificazione online per verificare la firma digitale.
Quando si firma una cartella di lavoro, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui sono visualizzate le informazioni incluse nella firma digitale, come la data e l'ora del sistema, il numero di versione del sistema operativo, il numero di versione di Microsoft Office e il numero di versione di Excel.
Gestione dei diritti di informazione
Information Rights Management (IRM) consente di assegnare a determinati utenti o gruppi il diritto di accedere a una cartella di lavoro e di modificarla. Nonostante alcune analogie, IRM non è uguale a Protezione documenti. IRM consente di impostare le autorizzazioni per l'intera cartella di lavoro per azioni molto specifiche, ad esempio la stampa del documento o l'inoltro del documento ad altri utenti, nonché per la lettura o la modifica della cartella di lavoro.
Quando si archivia una cartella di lavoro con IRM abilitato, Excel salva nella cartella di lavoro un elenco di tutti gli utenti che dispongono dei diritti per tale cartella di lavoro e le relative autorizzazioni. Queste informazioni vengono crittografate in modo che solo i proprietari delle cartelle di lavoro possano accedervi.
Inoltre, le cartelle di lavoro con IRM abilitato contengono licenze per contenuto. Una licenza di contenuto contiene un indirizzo e-mail, un'autorizzazione e le informazioni di autenticazione. Ogni volta che un utente prova ad aprire una cartella di lavoro con IRM abilitato, Excel verifica le licenze di contenuto salvate nella cartella di lavoro rispetto all'identità dell'utente. Se l'utente non ha mai aperto la cartella di lavoro prima, Excel contatta un server IRM, verifica l'identità dell'utente, scarica una nuova licenza per i contenuti per l'utente (a condizione che l'utente disponga dei diritti necessari) e salva tale licenza per i contenuti nella cartella di lavoro.
I proprietari delle cartelle di lavoro possono evitare di salvare le licenze dei contenuti nella cartella di lavoro. Tuttavia, se la licenza per il contenuto non viene salvata nella cartella di lavoro, Excel deve contattare il server IRM ogni volta che si apre la cartella di lavoro. Se Excel non è connesso a una rete o non riesce a contattare il server IRM, la cartella di lavoro non può essere aperta.
Protezione delle cartelle di lavoro
La protezione della cartella di lavoro consente di proteggere la cartella di lavoro di Excel in vari modi, ad esempio concedendo solo a determinati utenti i diritti di modifica, creazione di commenti o lettura della cartella di lavoro.
Quando si usa Protezione cartelle di lavoro, viene richiesto di immettere gli ID utente. Questi ID utente potrebbero avere la forma di account di dominio di Windows NT (ad esempio, DOMINIO\nome utente) o indirizzi di posta elettronica di Windows Live ID (ad esempio, someone@example.com). Gli ID utente vengono memorizzati ogni volta che si concede a un utente il diritto di leggere o modificare un intervallo di testo.
È possibile proteggere la cartella di lavoro di Excel senza usare una password. Se si sceglie di proteggere la cartella di lavoro senza una password, chiunque la legga potrà vedere gli ID utente degli utenti a cui è stato concesso l'accesso. Inoltre, se la cartella di lavoro viene salvata in formato XML o HTML, gli ID utente sono disponibili per chiunque legga il file.
Se si desidera limitare ulteriormente l'accesso agli ID utente, è possibile scegliere di salvare il file con una password o con Information Rights Management (IRM). Questi ID utente sono visibili solo all'utente e alle altre persone a cui è stato concesso l'accesso.
Errori di convalida dei file di Office
Quando si aprono versioni precedenti dei file di Excel in Microsoft Office, la convalida dei file di Office controlla se la struttura del file corrisponde alle specifiche di Microsoft per tale formato di file. Se non supera questa convalida, Microsoft Office lo apre in una Visualizzazione protetta.
Una copia di ogni file che non supera la convalida dei file di Office viene salvata nel computer dopo la chiusura di Excel. La Segnalazione errori Microsoft chiede periodicamente all'utente se accetta di inviare una copia di questi file a Microsoft. Per altre informazioni su Segnalazione errori Microsoft, inclusa un'informativa sulla privacy completa, vedi l'Informativa sulla privacy di Segnalazione errori Microsoft.
Revisioni automatiche di Office
Excel salva automaticamente le copie della cartella di lavoro durante la modifica. In questo modo è possibile recuperare le cartelle di lavoro se si chiude accidentalmente una cartella di lavoro senza salvare le modifiche. È possibile scegliere di non salvare automaticamente le copie delle cartelle di lavoro eseguendo queste operazioni:
- Fare clic sulla scheda File.
- Fare clic su Opzioni.
- Fare clic su Salva.
- In Salva cartelle di lavoro, deselezionare la casella di controllo Mantieni l'ultima versione ripristinata automaticamente se si chiude senza salvare .
Per accedere ed eliminare le ultime versioni salvate delle cartelle di lavoro salvate in precedenza, fare clic sulla scheda File , fare clic su Informazioni e quindi sulla cartella di lavoro desiderata in Versioni. Per accedere ed eliminare le ultime versioni salvate automaticamente per le cartelle di lavoro appena create, fare clic sulla scheda File , fare clic su Informazioni, su Gestisci versioni e quindi su Recupera cartelle di lavoro non salvate. Se non vengono aperte e usate, Excel elimina periodicamente le cartelle di lavoro salvate automaticamente. Per altre informazioni, vedere Recuperare i file di Office.
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