La gestione delle riunioni di Lync


Scopo di questa Guida
Viene descritto come gestire i contenuti di riunione, audio e video durante una riunione di Lync.

Che è per?
Relatori durante una riunione di Lync che desiderano imparare a eseguire attività quali la registrazione di una riunione, la condivisione della schermata, ecc.

Come funziona?
Si verrà innanzitutto chiesto di scegliere una delle attività del relatore e visualizzare tutti i dettagli che necessari. Utilizzare questa guida per informazioni sulle attività di relatore prima della riunione o durante la riunione per riferimento.

Tempo stimato di completamento:
10-15 minuti.

Come relatore, ha il controllo completo su Opzioni di riunione, il contenuto e i partecipanti. La gestione di riunioni attività riportate di seguito sono elencate in ordine tipico secondo al normale flusso di una riunione. Le funzionalità riguarda più frequentemente utilizzati ogni sezione.


Che cosa si desidera eseguire?

Come relatore, ha il controllo completo su Opzioni di riunione, il contenuto e i partecipanti. La gestione di riunioni attività riportate di seguito sono elencate in ordine tipico secondo al normale flusso di una riunione. Le funzionalità riguarda più frequentemente utilizzati ogni sezione.


Che cosa si desidera eseguire?

Una registrazione delle riunioni di Lync acquisisce audio, video, instant messaging (IM), condivisione dello schermo, PowerPoint diapositive, Lavagna e polling. I i presentatori possono registrare una riunione e salvarlo sul proprio computer.

Importante: La registrazione non è disponibile se l'organizzazione utilizza Lync Basic.

Avviare la registrazione

  1. Fare clic su più opzioni 
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     > Avvia registrazione. Nota: Se non è disponibile l'opzione di registrazione, l'audio potrebbe non essere connesso. Fare clic sull'icona del Telefono/microfono per la connessione audio, quindi riprovare.
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  2. Utilizzare i controlli nella parte inferiore della riunione per sospendere, riprendere o interrompere la registrazione.
  3. Per vedere quali altri utenti la registrazione, scegliere il pulsante di registrazione rosso.
  4. Al termine, fare clic su Interrompi registrazione. Lync consente di salvare automaticamente la registrazione in formato MP4 che viene riprodotto in Windows Media Player.
  5. È possibile chiudere la riunione durante la registrazione viene finalizzata.

Riprodurre e condividere la registrazione

  1. Fare clic su Strumenti nella finestra principale di Lync e fare clic su Gestione di registrazione.
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  2. Fare clic su registrazione per evidenziarlo e fare clic su Riproduci sul lato destro della finestra.
  3. Fare clic su Rinomina per modificare il nome della registrazione.
  4. Per condividere la registrazione con altri utenti, fare clic su Sfoglia per selezionare e copiare il file da pubblicare in una posizione condivisa, ad esempio OneDrive o un sito di SharePoint interno.

Se non è possibile registrare la registrazione, verificare di avere sufficiente spazio nella pagina.

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È possibile utilizzare la riunione durante la registrazione strumenti?

Quando si partecipa a una riunione di Lync, è possibile decidere quale tipo di audio da utilizzare: audio del computer o il telefono. Controlli audio e le opzioni sono diverse a seconda della scelta effettuata.


Disattiva e non disattiva l'audio

Se si sta utilizzando (altoparlanti e microfono) audio del computer, fai clic sull'icona Telefono/microfono nella finestra di riunioni di Lync per disattivare e quindi fare di nuovo clic su Disattiva non

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 .

Se è stato chiamato in alla riunione con un telefono, è possibile utilizzare il tasto Mute sul telefono, premere * 1 per un elenco dei comandi di tastiera disponibili, tra cui mute e ripristinare.


Disattiva tutti gli altri audio della

Pausa icona di persone

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 , fare clic sulla scheda Azioni e quindi fare clic su pubblico Mute.
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Modificare il dispositivo audio o trasferire la chiamata a un altro dispositivo

Pausa icona Telefono/microfono

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 , fare clic sulla scheda dispositivi e quindi selezionare la periferica desiderata.

Se si desidera trasferire la chiamata a un altro dispositivo, ad esempio il cellulare, fare clic sulla scheda Trasferimento CHIAMARE e in Numeri personali, fare clic su uno dei tuoi numeri oppure aggiungere un nuovo numero. Questa opzione si rivela utile se è necessario lasciare l'ufficio, ma si desidera continuare la riunione al telefono.


Disconnettere l'Audio

Al termine della riunione, fare clic su Altre opzionie fare clic su Fine discussione. Si chiude la finestra e disconnette tutti i membri della riunione, tra cui i partecipanti che è chiamato in.

È importante per:

  • Proteggere la riservatezza. Se si utilizzano l'area riunioni virtuali predefiniti e lasciano la riunione senza terminarla, qualcuno potrebbe restare in linea e ascoltare la prossima riunione.
  • Salva nelle spese di conferenza audio. Se si utilizza un provider di conferenza audio e chiudere la riunione senza terminarla, chiunque accidentalmente rimane nella riga continuerà a essere addebitato il tempo di connessione.
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    Se si desidera chiudere la riunione e consentire agli altri utenti connessi, è sufficiente chiudere la finestra di riunione.


È stato possibile gestire l'audio della riunione?

È possibile gestire i partecipanti individualmente o come gruppo tutti nello stesso menu.

Gestione utenti

  1. Fare clic sull'icona di persone per visualizzare l'elenco dei partecipanti.
  2. Nella scheda partecipanti destro del mouse sul nome di una persona e utilizzare le opzioni per disattivare l'audio, attiva, far presenter/partecipante oppure rimuovere la riunione.
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  3. Fare clic su Invita persone più per aggiungere altri partecipanti. È possibile invitare selezionando un utente dall'elenco oppure digitando un numero di telefono.

Gestire i destinatari

Posizionare sull'icona utenti e fare clic sulla scheda Azioni . Quindi selezionare un'opzione:

  • Disattiva pubblico per eliminare rumori di sottofondo.
  • Messaggistica immediata riunione n per attivare riunione IM o disattivare.
  • N partecipanti Video ai partecipanti di blocco avvio video.
  • Nascondere i nomi per nascondere i nomi di immagini.
  • Tutti i partecipanti se non si desidera alle persone di assumere la presentazione.
  • Invitare tramite posta elettronica per inviare e-mail di invito ad altri utenti.

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È stato possibile utilizzare gli strumenti di gestione di un partecipante?

Siamo spiacenti che era problemi nell'utilizzo di strumenti di gestione di riunioni di Lync. Passaggi successivi consigliati:

  1. Esaminare la formazione online per ulteriori informazioni sull'esecuzione di una riunione di Lync.
  2. Se si è verificato un problema tecnico con la riunione, contattare il supporto tecnico sul posto di lavoro, in genere, la persona che ha impostato l'account di Lync.

Vedere anche:

Utilizzare i controlli di riunione come strumenti di annotazione, le note del relatore e commutazione Presenter, che consentono di durante la presentazione.

È anche possibile rendere disponibili per il download a tutti i partecipanti per la revisione dopo la riunione le diapositive.

Caricare la presentazione di PowerPoint

  1. Sospendere sull'icona della presentazione e fare clic su PowerPoint.
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  2. Individuare la presentazione, quindi fare doppio clic su esso per caricarlo in una riunione.

Presentare e gestire le diapositive

  1. Per spostare le diapositive, utilizzare le frecce nella parte inferiore della riunione, o i tasti di direzione sulla tastiera. È inoltre possibile utilizzare le anteprime.
  2. Fare clic su note per visualizzare le note del relatore (visibile solo all'utente).
  3. Premere F5 sulla tastiera per passare alla visualizzazione a schermo intero ed Esc per tornare alla visualizzazione normale.
  4. Fare clic sul pulsante annotazioni sul lato destro della diapositiva per visualizzare gli strumenti e disegnare, timbro, evidenziare e così via.

Scarica presentazione


I partecipanti che dispongono dell'autorizzazione per scaricare la presentazione è possono salvare il file sul proprio computer.

  1. Sospendere sull'icona della presentazione .
  2. Fare clic su Gestione contenuto presentato.
  3. Fare clic su altroe fare clic su Salva con nome o salvare con annotazioni.

Consente di visualizzare in modo privato o assumere come relatore

I presentatori possono a turno la presentazione di diapositive in una riunione. Durante la presentazione di una persona, un altro possibile passare a una diapositiva specifica e tornare alla visualizzazione corrente.

  • Per visualizzare le diapositive in modo privato, fare clic sulle frecce nella parte inferiore della riunione per spostarsi tra le diapositive. Questo non interrompe la riunione e si riceve una notifica che si sta visualizzando la riunione privatamente.
  • Per tornare alla visualizzazione corrente, scegliere di tornare alla visualizzazione del relatore per sincronizzare la visualizzazione con il relatore attivo.
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  • Per presentare, fare clic Su accettano come relatore per assumere il controllo della presentazione. Si tenga presente che la riunione passa automaticamente alla visualizzazione.
  • Al termine della presentazione, fare clic su Interrompi presentazione nella parte superiore della finestra della riunione.

È stato possibile utilizzare gli strumenti di presentazione di PowerPoint?

È possibile visualizzare l'intero desktop o programmi appena selezionati a tutti gli utenti in una riunione di Lync.

  • Condividere il desktop quando è necessario passare tra i programmi o lavorare sui documenti da un programma diverso.
  • Condivisione di un programma quando si desidera presentare documenti o programmi specifici e non si desidera che altri elementi nel computer.

Avvia condivisione

  1. Nella parte inferiore della finestra della riunione, sospendere icona di presentazione
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    .
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  2. Nella presente scheda, selezionare Desktop per condividere il contenuto sul desktop.
  3. Fare clic sul programmae selezionare i programmi o documenti che si desidera condividere. Selezionare quindi presente.

È importante ricordare che quando si condivide il desktop, ciascuno di essi è possibile visualizzare i programmi, documenti e notifiche. Se si dispone di informazioni riservate o documenti che non si desidera venga visualizzato dagli utenti, utilizzare la condivisione dei programmi invece chiuderli.

Condivisione degli strumenti

Dopo aver avviato la condivisione, verrà visualizzata la barra degli strumenti di condivisione nella parte superiore dello schermo.

  1. Fare clic su Interrompi presentazione dopo aver terminato la condivisione dello schermo.
  2. Scegliere il pin blu per nascondere la barra degli strumenti e avere più spazio. Per annullare Nascondi barra degli strumenti, spostare il mouse nella parte superiore dello schermo. Quando viene visualizzata la barra degli strumenti di condivisione, utilizzare i controlli o scegliere il pin per mantenere visibili la barra degli strumenti.
  3. Fare clic su Controllo assegnare per condividere il controllo del desktop o programmi con un altro partecipante, se si desidera modificare un documento, consentono di presentare o illustrare un programma.
  4. Per riprendere il controllo, fare nuovamente clic Cedi controllo sulla barra degli strumenti di condivisione e quindi fare clic su Assumi controllo.
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Nota: Se si desidera che un partecipante alla riunione di condividere schermo, fare il proprio nome e promozione a un relatore. Se non utilizzano Lync, è comunque possibile utilizzare Lync Web App per presentare.


Sei riuscito a condividere lo schermo?

Se è necessario condividere un file con i partecipanti alla riunione, ad esempio uno stampato, è possibile collegarlo alla riunione e lasciare che i destinatari scaricano sul proprio computer.

  1. Pausa icona di presentazione
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      e fare clic sulla scheda allegati .
  2. Fare clic su Aggiungi allegato e caricare il file.
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  3. Fare clic su Gestisci allegati > autorizzazioni di chi può scaricare il file o rimuoverlo.
È stato possibile aggiungere un allegato?

È possibile gestire i partecipanti individualmente o come gruppo tutti nello stesso menu.

Gestione utenti

  1. Fare clic sull'icona di persone per visualizzare l'elenco dei partecipanti.
  2. Nella scheda partecipanti destro del mouse sul nome di una persona e utilizzare le opzioni per disattivare l'audio, attiva, far presenter/partecipante oppure rimuovere la riunione.
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  3. Fare clic su Invita persone più per aggiungere altri partecipanti. È possibile invitare selezionando un utente dall'elenco oppure digitando un numero di telefono.

Gestire i destinatari

Posizionare sull'icona utenti e fare clic sulla scheda azioni. Quindi selezionare un'opzione:

  • Disattiva pubblico per eliminare rumori di sottofondo.
  • Messaggistica immediata riunione n per attivare riunione IM o disattivare.
  • N partecipanti Video ai partecipanti di blocco avvio video.
  • Nascondere i nomi per nascondere i nomi di immagini.
  • Tutti i partecipanti se non si desidera alle persone di assumere la presentazione.
  • Invitare tramite posta elettronica per inviare e-mail di invito ad altri utenti.

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È stato possibile utilizzare gli strumenti di gestione di un partecipante?

Per terminare la riunione e disconnettere tutti gli utenti:

  1. Fare clic su Altre opzionie fare clic su Fine discussione.
  2. Quando viene richiesto di continuare, fare clic su OK . Si chiude la finestra e disconnette tutti i membri della riunione, tra cui i partecipanti che è chiamato in.

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Se si desidera chiudere la riunione e consentire agli altri utenti connessi, è sufficiente chiudere la finestra di riunione.

Dettagli

Importante: È consigliabile che terminare la riunione per assicurarsi che tutti gli utenti disconnessi, anziché la semplice chiusura della finestra della riunione. La spiegazione è:

  • Se qualcuno rimane in una riunione, (al telefono o in Lync), essi verranno automaticamente da unire alla riunione successiva e possono ascoltare e vedere tutte le informazioni discutere o presentare.
  • Se l'account è impostato con un provider di conferenza audio, verranno applicate le spese di connessione aggiuntivi se qualcuno accidentalmente resta sulla linea telefonica.
Sei riuscito alla fine della riunione?

Congratulazioni, hai finito la gestione delle riunioni di Lync.

Vedere anche: