OL2002: I contatti con un indirizzo di posta elettronica e un numero di fax vengono elencati due volte quando si seleziona un destinatario di posta elettronica

Sintomi

Quando si apre la Rubrica in Outlook 2002 e si fa clic su Contatti, gli indirizzi di alcuni destinatari sono elencati due volte. A una delle due voci è associato un indirizzo di posta elettronica, all'altra è associato un numero di fax.

Cause

Si tratta di un comportamento legato alla progettazione della Rubrica di Outlook 2002. I destinatari per i quali è stato specificato sia un indirizzo di posta elettronica che un numero di fax vengono elencati due volte, una volta per l'indirizzo di posta elettronica e l'altra per il numero di fax.

Workaround

Se non si utilizza Outlook 2002 per l'invio di fax, è possibile evitare questo problema memorizzando i numeri di fax in un campo non specifico per questo scopo, quale ad esempio il campo Altro della sezione relativa ai numeri di telefono della finestra di dialogo <nome>- Contatto. In questo modo il numero di fax sarà comunque disponibile ma non verrà considerato da Outlook 2002 e dalla funzione Controlla nomi come un metodo alternativo di invio.

Se i numeri di fax sono già stati memorizzati in un campo specifico per i numeri di fax, è possibile risolvere il problema effettuando uno spostamento globale dei numeri di fax dal campo attuale a un altro campo non correlato alla funzione di invio tramite fax.


Per evitare la perdita accidentale di contatti durante questo processo, effettuare il backup della cartella Contatti oppure creare una copia del file esportato prima dell'esecuzione di modifiche o della reimportazione in Outlook 2002.

Per effettuare uno spostamento globale dei numeri di fax da un campo a un altro, utilizzare uno dei seguenti metodi:
  • Esportare la cartella Contatti in un file CSV
  • Modificare i dati esportati in Microsoft Excel
  • Reimportare i dati modificati in Outlook 2002

Esportare la cartella Contatti corrente

  1. Scegliere Importa ed esporta dal menu File di Outlook 2002.
  2. Nella finestra di dialogo Importazione/Esportazione guidata fare clic su Esporta in un file, quindi scegliere Avanti.
  3. Nella finestra di dialogo Esporta in un file fare clic su Valori separati da virgola (Windows), quindi scegliere Avanti.
  4. Fare clic su Contatti e scegliere Avanti.
  5. Nella casella Salva file esportato con nome specificare il percorso e il nome del file esportato, quindi scegliere Avanti.
  6. Scegliere Fine.

Modificare il file di dati esportato

  1. Aprire il file esportato in Excel.
  2. Rinominare la colonna relativa ai numero di fax in "Altro telefono" (senza le virgolette), quindi eliminare la colonna Altro telefono originale vuota.
  3. Se nella colonna Altro telefono originale sono presenti informazioni, selezionare un'altra colonna vuota, rinominare la colonna relativa al numero di fax utilizzando il nome di tale colonna, quindi eliminare la colonna originale.
  4. Salvare le modifiche in Excel.

    NOTA: se durante il salvataggio delle modifiche apportate ai dati in Excel viene chiesto di salvare il file in formato Excel, scegliere No.
  5. Chiudere Excel.

Reimportare i dati modificati in Outlook 2002

  1. In Outlook 2002 scegliere Importa ed esporta dal menu File.
  2. Nella finestra di dialogo Importazione/Esportazione guidata fare clic su Importa dati da altri programmi o file, quindi scegliere Avanti.
  3. Nella finestra di dialogo Importa filefare clic su Valori separati da virgola (Windows), quindi scegliere Avanti.
  4. Nella casella File da importare digitare il percorso e il nome del file appena modificato, fare clic su
    Sostituisci i duplicati con gli elementi importati, quindi scegliere Avanti.
  5. Fare clic su Contatti e scegliere Avanti.
  6. Scegliere Fine.
I destinatari dovrebbero essere presenti una sola volta nella finestra di dialogo Seleziona nomi.

Informazioni

La presenza di voci duplicate determina il raddoppio della dimensione dell'elenco nel quale viene effettuata la ricerca per inserire l'indirizzo del destinatario in un messaggio. Inoltre, se si utilizza la funzione Controlla nomi al momento dell'inserimento dell'indirizzo in un messaggio di posta elettronica, si è costretti a scegliere tra la voce che riporta il numero di fax e quella che riporta l'indirizzo di posta elettronica anche se si sta inviando solo un messaggio di posta elettronica.
Proprietà

ID articolo: 305361 - Ultima revisione: 10 lug 2003 - Revisione: 1

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