Descrizione della funzionalità Archiviazione automatica di Outlook

Il supporto per Office 2003 è terminato

Il supporto Microsoft per Office 2003 è terminato l'8 aprile 2014. Questa modifica ha interessato gli aggiornamenti software e le opzioni di sicurezza. Ulteriori informazioni su come continuare a essere protetti.

Per la versione di questo articolo relativa a Microsoft Outlook 2000, vedere 239652.
Per la versione di questo articolo relativa a Microsoft Outlook 2002, vedere 290847.
Sommario
In questo articolo viene descritta la funzionalità Archiviazione automatica di Microsoft Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Office Outlook 2003.
Informazioni
La cassetta postale di Microsoft Outlook cresce di dimensioni quando gli elementi vengono creati proprio come una pila di documenti sulla scrivania. Nell'esempio dei documenti cartacei è possibile di tanto in tanto risistemarli e archiviare quelli importanti, ma utilizzati di rado. È possibile scartare i documenti meno importanti, quali giornali e riviste, in base alla data. 

È possibile completare rapidamente lo stesso processo in Outlook 2003 e versioni successive. È possibile trasferire manualmente vecchi elementi in un file di archiviazione scegliendo l'opzione Archivio dal menu File oppure trasferire automaticamente i vecchi elementi mediante la funzionalità Archiviazione automatica. Gli elementi vengono considerati vecchi quando raggiungono l'età specificata. Con la funzionalità Archiviazione automatica è possibile eliminare o spostare i vecchi elementi. In Outlook è possibile archiviare tutti i tipi di elementi, ma si possono individuare solo i file archiviati in una cartella di posta elettronica, come un foglio di calcolo di Microsoft Excel o un documento di Microsoft Word, allegati a un messaggio. Un file che non è presente in una cartella di posta elettronica non potrà essere archiviato.  

La funzionalità Archiviazione automatica è un processo in due passaggi. Innanzitutto si attiva la funzionalità Archiviazione automatica e, in secondo luogo, si impostano le relative proprietà per ogni cartella che si desidera archiviare.

A livello di cartella è possibile determinare gli elementi che devono essere archiviati e con quale frequenza. Si possono archiviare automaticamente singole cartelle oppure è possibile configurare un'impostazione predefinita dell'Archiviazione automatica per tutte le cartelle e configurare le impostazioni dell'Archiviazione automatica per le singole cartelle che non si desidera utilizzino le impostazioni predefinite. La funzionalità Archiviazione automatica viene eseguita automaticamente a ogni avvio di Outlook. Viene effettuata la verifica delle proprietà dell'Archiviazione automatica per ogni cartella in base alla data e vengono spostati gli elementi vecchi nel file di archivio. Gli elementi che vengono spostati nella cartella Posta eliminata vengono rimossi. 

Outlook 2003 e Outlook 2007
Per impostazione predefinita, numerose cartelle di Outlook vengono impostate con la funzionalità Archiviazione automatica attiva. Quello riportato di seguito è un elenco di cartelle per cui la funzionalità Archiviazione automatica è attiva e del periodo di giacenza predefinito di ciascuna cartella:
 
La cartella Calendario (6 mesi)
La cartella Attività (6 mesi)
La cartella Diario (6 mesi)
La cartella Posta inviata (2 mesi)
La cartella Posta eliminata (2 mesi)

Per le cartelle Posta in arrivo, Note, Contatti e Bozze la funzionalità Archiviazione automatica non è attivata. Non è possibile utilizzare la funzionalità Archiviazione automatica con la cartella Contatti poiché tale cartella non dispone di una proprietà di archiviazione. 

Outlook 2010 e Outlook 2013
Per impostazione predefinita, la funzionalità Archiviazione automatica è disattiva in Outlook 2010 e Outlook 2013. Tuttavia, per impostazione predefinita, la funzionalità Archiviazione automatica è attiva in Outlook 2003 e Outlook 2007. Pertanto, se la funzionalità Archiviazione automatica non viene disattivata in Outlook 2003 o Outlook 2007 e viene eseguito l'aggiornamento a Outlook 2010 o Outlook 2013, la funzionalità Archiviazione automatica rimane abilitata.

Differenza tra archiviazione ed esportazione degli elementi

Quando si archiviano gli elementi è possibile archiviarli solo in un file con estensione pst delle cartelle personali. Durante l'esportazione gli elementi possono essere esportati in molti tipi di file diversi, compresi file con estensione pst e file di testo delimitati. La struttura esistente della cartella viene conservata nel nuovo file di archivio. Se esiste una cartella principale al di sopra della cartella archiviata, la cartella principale verrà creata nel file di archivio, ma gli elementi in essa contenuti non verranno archiviati. In questo modo esiste la stessa struttura di cartelle tra il file di archivio e la cassetta postale. Le cartelle rimangono nella stessa posizione dopo l'archiviazione, anche se vuote. È possibile archiviare solo un file di tipo pst. 

Durante l'esportazione gli elementi originali vengono copiati nel file di esportazione, ma non vengono rimossi dalla cartella corrente.

Attivazione della funzionalità Archiviazione automatica

Per Outlook 2010 e Outlook 2013:
  1. Fare clic sulla scheda File, quindi selezionare la scheda Opzioni nel menu File.
  2. Fare clic sulla scheda Avanzate.
  3. Fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica.
  4. Selezionare la casella di controllo Archivia automaticamente ogni e specificare la frequenza dell'esecuzione del processo di Archiviazione automatica digitando un numero nella casella Giorni.
  5. Se si desidera essere avvisati prima dell'archiviazione degli elementi, selezionare la casella di controllo Avvisa prima di archiviare automaticamente.
  6. Nella casella relativa al file di archiviazione predefinito, digitare un nome file per gli elementi archiviati da trasferire o scegliere Sfogliaper selezionare da un elenco.
  7. Fare clic su OK due volte.
Per Outlook 2007 e Outlook 2003:
  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Altro.
  2. Fare clic su Archiviazione automatica.
  3. Selezionare la casella di controllo Archivia automaticamente ogni e specificare la frequenza dell'esecuzione del processo di Archiviazione automatica digitando un numero nella casella giorni.
  4. Se si desidera essere avvisati prima dell'archiviazione degli elementi, selezionare la casella di controllo Avvisa prima di archiviare automaticamente.
  5. Nella casella relativa al file di archiviazione predefinito digitare un nome file per gli elementi archiviati da trasferire o scegliere Sfoglia per selezionare da un elenco.
  6. Fare clic su OK due volte.
Dopo avere attivato la funzionalità Archiviazione automatica, è necessario impostare le relative proprietà per ciascuna cartella. 

Importante Il file di dati Outlook (pst) scelto come file di archiviazione predefinito deve trovarsi nel computer locale. L'utilizzo dei file pst in rete è supportato solo da Outlook 2010 e in condizioni specifiche. Per ulteriori informazioni sulle limitazioni relative all'utilizzo dei file pst in rete, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

297019 Limitazioni relative all'utilizzo di file delle cartelle personali (pst) nei collegamenti LAN e WAN

Impostazione delle proprietà dell'Archiviazione automatica per una cartella

Per Outlook 2010 e Outlook 2013:

Metodo 1:
  1. Selezionare la cartella su cui si desidera eseguire l'Archiviazione automatica.
  2. Fare clic sulla scheda Cartella, quindi fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica.
Metodo 2:
  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella su cui eseguire l'Archiviazione automatica, quindi scegliere Proprietà.
  2. Fare clic su Archiviazione automatica.
  3. Per impostare le proprietà di Archiviazione automatica per questa cartella, selezionare la casella di controllo Elimina gli elementi dopo.
  4. Per specificare quando gli elementi devono essere automaticamente trasferiti al file di archivio, digitare un numero nella casella Mesi.
  5. Per specificare un file in cui trasferire gli elementi archiviati, fare clic su Sposta i vecchi elementi in.
  6. Nella casella Sposta i vecchi elementi in digitare un nome file per gli elementi archiviati o scegliere Sfoglia per selezionare da un elenco, quindi scegliere OK.
Per Outlook 2007 e Outlook 2003:
  1. In corrispondenza di Elenco cartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera archiviare automaticamente e scegliere Proprietà. Fare clic sulla scheda Archiviazione automatica. Per impostare le proprietà dell'Archiviazione automatica per questa cartella, selezionare Elimina gli elementi dopo. Per specificare quando gli elementi devono essere automaticamente trasferiti al file di archivio, digitare un numero nella casella mesi. Per specificare un file in cui trasferire gli elementi archiviati, fare clic su Sposta i vecchi elementi in.
  2. Nella casella Sposta i vecchi elementi in digitare un nome file per gli elementi archiviati o scegliere Sfoglia per selezionare da un elenco, quindi scegliere OK.
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Proprietà

ID articolo: 830119 - Ultima revisione: 11/21/2015 15:24:00 - Revisione: 5.0

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