Procedure di chiusura di fine anno per Le retribuzioni di Microsoft Dynamics GP

Questo articolo illustra i passaggi per eseguire le procedure di chiusura di fine anno e le relative informazioni sulla risoluzione dei problemi per le retribuzioni di Microsoft Dynamics GP.

Si applica a: Microsoft Dynamics GP
Numero KB originale: 850663

Riepilogo

Questo documento descrive le procedure di chiusura di fine anno consigliate per le retribuzioni di Microsoft Dynamics GP. La sezione Altre informazioni contiene quanto segue:

• Elenco di controllo dettagliato dei passaggi da seguire per completare le procedure di chiusura di fine anno.
• Un elenco di controllo alternativo da usare al posto dell'elenco di controllo standard se è necessario elaborare nuove esecuzioni a pagamento per il nuovo anno prima di completare le procedure di chiusura di fine anno per l'anno precedente.

Introduzione

Informazioni dettagliate su ogni passaggio della routine di chiusura di fine anno delle retribuzioni sono incluse nel manuale delle retribuzioni. Prima di seguire la procedura descritta in questo articolo, cercare le informazioni aggiornate di fine anno seguenti.

• Aggiornamento Year-End degli Stati Uniti per Microsoft Dynamics GP
• Aggiornamento dell'imposta sulle retribuzioni negli Stati Uniti per Microsoft Dynamics GP
• Documentazione di fine anno sulle retribuzioni negli Stati Uniti

Ulteriori informazioni

Elenco di controllo di fine anno per le retribuzioni

Per eseguire le procedure di chiusura di fine anno, seguire questa procedura:

1. Verificare di aver installato l'aggiornamento dell'imposta sulle retribuzioni più recente.
2. Completare tutte le esecuzioni a pagamento per l'anno corrente.
3. Completare tutte le procedure di fine mese, fine periodo o trimestre per l'anno corrente.
4. Eseguire un backup del file originale.
5. Installare l'aggiornamento di fine anno.
6. Creare il file di fine anno.
7. Eseguire un backup del nuovo file.
8. Verificare le informazioni sull'istruzione W-2 e 1099-R.
9. Stampare le istruzioni W-2 e il modulo di trasmissione W-3.
10. Stampare i moduli 1099-R e i moduli Transmittal 1096 e ACA.
11. (Facoltativo) Creare un file W-2 Electronic.
12. (Facoltativo) Archiviare le informazioni sulle risorse umane dei dipendenti inattivi.
13. Configurare i periodi fiscali.
14. (Facoltativo) Chiudere i periodi fiscali per la serie di retribuzioni.
15. Installare l'aggiornamento dell'imposta sulle retribuzioni.

Elenco di controllo di fine anno per le retribuzioni alternative

Se è necessario elaborare le retribuzioni per il nuovo anno prima di completare le procedure di chiusura di fine anno per l'anno precedente, seguire i passaggi descritti in questo elenco di controllo alternativo:

1. Verificare di aver installato l'aggiornamento dell'imposta sulle retribuzioni più recente.
2. Completare tutte le esecuzioni a pagamento per l'anno corrente.
3. (Facoltativo) Completare tutte le procedure di fine mese, fine periodo o trimestre per l'anno corrente.
4. Eseguire un backup del file originale.
5. Installare l'aggiornamento di fine anno.
6. Creare il file di fine anno.
7. Eseguire un backup del nuovo file.
8. Verificare le informazioni sull'istruzione W-2 e 1099-R.
9. (Facoltativo) Archiviare le informazioni sulle risorse umane dei dipendenti inattivi.
10. Configurare periodi fiscali.
11. (Facoltativo) Chiudere i periodi fiscali per la serie di retribuzioni.
12. Installare l'aggiornamento dell'imposta sulle retribuzioni.
13. Elaborare il libro paga del nuovo anno.

Dettagli di fine anno del modulo Retribuzioni

Passaggio 1: Verificare di aver installato l'aggiornamento fiscale più recente sulle retribuzioni

Scaricare le istruzioni più recenti per l'aggiornamento e l'installazione della tabella fiscale per assicurarsi che il limite di salario FICA sia corretto. Per accedere alle pagine di aggiornamento delle imposte sulle retribuzioni negli Stati Uniti , selezionare il collegamento Us Taxes per la propria versione all'interno della pagina Microsoft Dynamics GP Resource Directory o selezionare il collegamento seguente:

Aggiornamento dell'imposta sulle retribuzioni negli Stati Uniti per Microsoft Dynamics GP

Passaggio 2: Completare tutte le esecuzioni a pagamento per l'anno corrente

Passaggio 3: (Facoltativo) Completare tutte le procedure mensili e trimestrali relative a fine mese, fine periodo o trimestre per l'anno corrente

Per altre informazioni sulle procedure di fine periodo per le retribuzioni per Microsoft Dynamics GP, usare le guide stampabili per ottenere il manuale stampabile per le retribuzioni degli Stati Uniti.

Passaggio 4: Eseguire un backup del file originale

Creare un backup e quindi inserire il backup in un archivio sicuro e permanente. Creando un backup, assicurarsi di avere un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno. È possibile ripristinare il backup per ripristinare rapidamente i dati se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionareBackupmanutenzione>Microsoft Dynamics GP>.

   Nota

   Verrà visualizzata la finestra Backup società .

2. Nell'elenco Nome società selezionare il nome della società.

3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, quindi selezionare OK.

Passaggio 5: Installare l'aggiornamento di fine anno

Per installare l'aggiornamento di fine anno per le retribuzioni, è necessario seguire i passaggi descritti nel documento di fine anno di Microsoft Dynamics GP U.S. L'installazione deve essere eseguita in ogni computer in cui è installato Microsoft Dynamics GP. Quando l'aggiornamento viene rilasciato, installare l'aggiornamento e scaricare l'aggiornamento Year-End degli Stati Uniti per Microsoft Dynamics GP.

Passaggio 6: Creare il file di fine anno

Per creare il file di fine anno in Microsoft Dynamics GP, selezionare Microsoft Dynamic GP Tools Routines PayrollYear-End Closing ( Chiusura anno di fine anno di Microsoft Dynamic GP>Tools>Routines>Payroll>).

Passaggio 7: Eseguire un backup del nuovo file

Creare un backup e quindi inserire il backup in un archivio sicuro e permanente. Creando un backup, assicurarsi di avere un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno. È possibile ripristinare il backup per ripristinare rapidamente i dati se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno.

Per creare un backup in Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionareBackupmanutenzione>Microsoft Dynamics GP>.
2. Nell'elenco Nome società selezionare il nome della società.
3. Modificare il percorso del file di backup, se necessario, quindi selezionare OK.

Passaggio 8: Verificare le informazioni sull'istruzione W-2 e 1099-R

Per visualizzare le informazioni su W-2 in Microsoft Dynamics GP, selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>PayrollEdit W-2s(Modifica retribuzioni> W-2s).

Per visualizzare le informazioni 1099-R in Microsoft Dynamics GP, selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools Routines>Payroll>Edit 1099-Rs.

Passaggio 9: Stampare le istruzioni W-2 e il modulo di trasmissione W-3

Per stampare le istruzioni W-2, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
2. Nella finestra Stampa moduli W-2 specificare le impostazioni seguenti:
   • Stampare W-2 per: Year-End normale
   • Stampa: moduli W-2
3. Selezionare Stampa.

Per stampare il modulo di trasmissione W-3, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
2. Nella finestra Stampa moduli W-2 specificare le impostazioni seguenti:
   • Stampare W-2 per: Year-End normale
   • Stampa: modulo di trasmissione W-3
3. Selezionare Stampa.

Passaggio 10: Stampare i moduli 1099-R, il modulo Transmittal 1096 e i moduli ACA

Per stampare i moduli 1099-R, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-Rs.

2. Nella finestra Stampa moduli 1099-R selezionare Moduli 1099-R e quindi selezionare Stampa.

   Nota

   È possibile stampare i moduli employee1099-R quante volte è necessario.

Per stampare il modulo Transmittal 1096, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-Rs.
2. Nella finestra Stampa moduli 1099-R selezionare Modulo di trasmissione 1096 e quindi selezionare Stampa.

Per stampare i moduli 1095-C (ACA), seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
2. Nella finestra Stampa moduli W-2 selezionare 1095-C e quindi selezionare Stampa.

Per stampare il modulo Transmittal 1094-C, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
2. Nella finestra Stampa moduli W-2 selezionare 1094-C Transmittal e quindi selezionare Stampa.

Passaggio 11: (Facoltativo) Creare un file elettronico W-2

Per creare un file elettronico W-2, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP Tools Routines PayrollW-2 Electronic File (Routine degli>strumenti> di Microsoft Dynamics GP>) File> elettronico W-2.
2. Nella finestra W-2 Electronic File (File elettronico W-2 ) selezionare la casella di controllo accanto a ogni società che si desidera includere nel file elettronico W-2.
3. Nel campo User ID Number (Numero ID utente ) immettere il numero id utente (in precedenza denominato PIN).
4. Selezionare Invia. Verrà visualizzata la finestra Electronic Filer Submitter Information .The Electronic Filer Submitter Information window opens. Immettere le informazioni di invio.
5. Se necessario, modificare le informazioni di destinazione del file nel campo Nome file .
6. Selezionare Crea file o Salva per archiviare le informazioni per creare il file in un secondo momento.

Passaggio 12: (Facoltativo) Archiviare le informazioni sulle risorse umane dei dipendenti inattivi

Per archiviare le informazioni sulle risorse umane dei dipendenti inattivi, selezionare Microsoft Dynamics GP Tools Utilities Human Resources Archive Employee .To archive inactive employee human Resources information, select Microsoft Dynamics GP Tools Utilities Human ResourcesArchive Employee.To archive inactive employee, select Microsoft Dynamics GP>Tools>Utilities>Human Resources> Archive Employee.

Passaggio 13: Configurare i periodi fiscali

Per configurare i periodi fiscali per l'anno successivo in Microsoft Dynamics GP, selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools> Setup CompanyFiscal Periods (Imposta> periodi fiscaliaziendali>).

Passaggio 14: (Facoltativo) Chiudere i periodi fiscali per la serie di retribuzioni

È possibile utilizzare la finestra Imposta periodi fiscali per bloccare tutti i periodi fiscali ancora aperti per l'anno. Chiudendo o bloccando eventuali periodi fiscali, si impedisce agli utenti di registrare accidentalmente le transazioni nel periodo errato o nell'anno sbagliato.

Prima di chiudere un periodo fiscale, verificare di aver registrato tutte le transazioni per il periodo e per l'anno per tutti i moduli. Per registrare in un secondo momento una transazione in un periodo fiscale chiuso, è prima necessario riaprire il periodo nella finestra Configurazione periodi fiscali .

Per bloccare la registrazione in un periodo fiscale, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP>Tools> Setup Company Fiscal Periods (Imposta>periodi fiscaliaziendali>).

2. Selezionare la casella di controllo Retribuzioni per ogni periodo chiuso.

Passaggio 15: Installare l'aggiornamento dell'imposta sulle retribuzioni

Per installare l'aggiornamento dell'imposta sulle retribuzioni per il nuovo anno, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Microsoft Dynamics GP>Maintenance>U.S. Payroll Aggiornamenti>Check for Tax Aggiornamenti (Verifica Aggiornamenti fiscali).
2. Nella finestra Metodo di aggiornamento imposte selezionare Automatico e quindi avanti.
3. Nel campo Numero di autorizzazione digitare il numero di autorizzazione e quindi selezionare Accedi.
4. Seleziona Fine.