L'accesso guest in Gruppi di Microsoft 365 consente a te e al tuo team di collaborare con persone esterne all'organizzazione concedendo loro l'accesso a conversazioni di gruppo, file, inviti al calendario e al blocco appunti del gruppo. L'accesso può essere concesso a un guest, ad esempio un partner, un fornitore, un fornitore o un consulente, da qualsiasi proprietario del gruppo.

Come funziona

Gli utenti Gruppi di Microsoft 365 utenti possono usare Outlook sul Web o Outlook per Windows per aggiungere e gestire gli utenti guest nei Microsoft 365 utenti. Gli utenti guest possono avere qualsiasi indirizzo di posta elettronica e l'account di posta elettronica può essere un account aziendale, personale o dell'istituto di istruzione.

Nota: L'accesso guest viene configurato dall'amministratore IT.

  • Passaggio 1    Il proprietario del gruppo aggiunge un guest al gruppo o un guest viene nominato da un membro del gruppo. Il proprietario del gruppo approva i candidati.

  • Passaggio 2    Il proprietario del gruppo viene informato del contenuto e delle risorse a cui il guest può accedere all'interno del gruppo. Una combinazione di testo e icone fornisce a tutti i membri del gruppo una chiara indicazione della partecipazione degli utenti guest.

  • Passaggio 3    Il guest riceve un messaggio di posta elettronica di benvenuto e può partecipare alle conversazioni di gruppo, ricevere e rispondere a inviti al calendario e accedere ai file del gruppo.

  • Passaggio 4    Gli utenti guest possono lasciare il gruppo in qualsiasi momento tramite un collegamento nel piè di pagina di tutti i messaggi di posta elettronica di gruppo e gli inviti al calendario.

Gli amministratori possono gestire gli utenti guest e il loro accesso alle Microsoft 365 del gruppo usando PowerShell. Per istruzioni, vedere Gestire l'accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.

Quando un guest viene invitato a partecipare a un gruppo, riceve un messaggio di posta elettronica di benvenuto che include poche informazioni sul gruppo e su cosa può aspettarsi ora che è un membro. Il messaggio include anche un set di collegamenti per iniziare e connettersi alle risorse del gruppo.

Immagine del messaggio di benvenuto per gli utenti guest del gruppo

Tutte le interazioni di un membro guest avvengono tramite la sua casella di posta in arrivo. Non possono accedere al sito del gruppo, ma possono ricevere inviti al calendario, partecipare a conversazioni di posta elettronica e, se l'amministratore ha attivato l'impostazione, possono aprire i file condivisi usando un collegamento o un allegato.

Tutti i messaggi di posta elettronica di gruppo e gli inviti al calendario ricevuti dal guest includeranno un promemoria per usare Rispondi a tutti nelle risposte al gruppo, insieme ai collegamenti per visualizzare i file del gruppo e uscire dal gruppo. Ecco un esempio:

Tutti i messaggi di posta elettronica che il guest riceve dai membri del gruppo hanno un piè di pagina con istruzioni e collegamenti

La tabella seguente riepiloga le operazioni consentite e non consentite ai guest.

Caratteristica

Consentito all'utente guest

Creare un gruppo

No

Aggiungere/rimuovere membri dei gruppi

No

Eliminare un gruppo

No

Aderire a un gruppo

Sì, tramite invito

Avviare una conversazione

Rispondere a una conversazione

Cercare una conversazione

@menzionare una persona nel gruppo

No

Aggiungere un gruppo ai preferiti

No

Eliminare una conversazione

Aggiungere "Mi piace" ai messaggi

No

Gestire riunioni

No

Visualizzare il calendario di gruppo

No

Modificare gli eventi del calendario

No

Aggiungere un calendario di gruppo al calendario personale

No

Visualizzare e modificare file di gruppo

Sì, se abilitato dall'amministratore del tenant

Accedere al blocco appunti di OneNote del gruppo

Sì, accesso dalla posta elettronica di benvenuto

Esplorare i gruppi

No

Domande frequenti

Un guest è una persona che non è un dipendente, uno studente o un membro dell'organizzazione. Non hanno un account aziendale o dell'istituto di istruzione all'interno dell'organizzazione.

No. È possibile aggiungere come guest solo persone esterne all'organizzazione, ad esempio partner o consulenti. Le persone interne all'organizzazione possono essere invitate a partecipare come normali membri del gruppo.

Sì. I contatti di posta esterna sono i contatti elencati nell'elenco indirizzi globale dell'organizzazione. Un esempio di questo tipo di contatto è una società fornitrice che fornisce regolarmente servizi all'organizzazione.

L'amministratore deve attivare la funzionalità guest prima di poter aggiungere guest. Quando viene visualizzato il messaggio per contattare l'amministratore, è probabile che la caratteristica guest non sia stata ancora attivata. Per altre informazioni, vedere Gestire l'accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.

I membri guest non possono visualizzare i messaggi protetti con Information Rights Management (IRM).

È possibile che venga visualizzato un rapporto di mancato recapito quando si risponde a un messaggio di gruppo con un indirizzo di posta elettronica diverso da quello usato per l'aggiunta o l'aggiunta al gruppo. Ad esempio, se si è entrati nel gruppo con l'indirizzo piou@contoso.com, ma si prova a rispondere a un messaggio di gruppo nella posta in arrivo da piou@service.contoso.com, si riceverà un rapporto di mancato recapito.

Sì. I membri del gruppo (non guest) possono condividereMicrosoft 365 file del gruppo con persone esterne all'organizzazione usando il controllo Condividi e selezionando Persone specifiche come destinatari. Si immetteranno quindi i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole condividere il file.

Per altre informazioni, vedere Condividere file e cartelle con Microsoft 365 Business.

Un allegato moderno è un file archiviato in OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione. Un collegamento viene inviato a tutti i destinatari. Poiché il file è archiviato nel cloud, tutti i destinatari possono leggerlo e modificarlo senza bisogno di riconciliare le singole copie. 

In un Microsoft 365, gli allegati moderni vengono condivisi solo con i membri del gruppo. Quando un messaggio con un allegato moderno viene inoltrato a un membro guest del gruppo, potrà accedere all'allegato dopo l'accesso con un nome utente e una password. Se il messaggio viene inoltrato a un utente che non è un membro del gruppo, tale persona non sarà in grado di aprire l'allegato.

Gli utenti guest potrebbero non ricevere le conversazioni di gruppo per diversi motivi. Per altre informazioni, vedere Un utente guest non riceve le conversazioni di gruppo tramite posta elettronica.

In che modo gli utenti guest possono controllare e gestire i dati personali raccolti dall'organizzazione?

Gli utenti guest possono scoprire quali informazioni personali dell'organizzazione conservano e come richiedere l'eliminazione di tutte o parte di esse selezionando il collegamento Informativa sulla privacy dell'organizzazione nella parte inferiore del messaggio di posta elettronica di benvenuto ricevuto.

Office 365 Piè di pagina del messaggio di benvenuto guest di Groups

Vedere anche

Usare Microsoft 365 gruppi come guest

Informazioni sui gruppi di Microsoft 365

Un utente guest non riceve le conversazioni di gruppo tramite posta elettronica

Altre informazioni sui gruppi di Outlook.com

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