Aggiunta di utenti guest a Gruppi di Microsoft 365

L'accesso guest in Gruppi di Microsoft 365 consente a utenti e team di collaborare con persone esterne all'organizzazione concedendo loro l'accesso a conversazioni di gruppo, file, inviti al calendario e al blocco appunti del gruppo. Qualsiasi proprietario del gruppo può concedere l'accesso a un guest, ad esempio un partner, un fornitore, un fornitore o un consulente.

Come funziona

Le persone Gruppi di Microsoft 365 possono usare Outlook sul Web o Outlook per Windows per aggiungere e gestire i guest nei gruppi Microsoft 365 utenti. Gli utenti guest possono avere qualsiasi indirizzo di posta elettronica e il loro account di posta elettronica può essere un account aziendale, personale o dell'istituto di istruzione.

Nota: L'accesso guest viene configurato dall'amministratore IT.

  • Passaggio 1    Il proprietario di un gruppo aggiunge un guest al gruppo oppure un guest viene proposto da un membro del gruppo. Il proprietario del gruppo approva i candidati.

  • Passaggio 2    Il proprietario del gruppo viene informato dei contenuti e delle risorse a cui il guest può accedere all'interno del gruppo. Una combinazione di testo e icone offre a tutti i membri del gruppo un'indicazione chiara della partecipazione dei guest.

  • Passaggio 3    Il guest riceve un messaggio di posta elettronica di benvenuto e può partecipare alle conversazioni di gruppo, ricevere e rispondere a inviti al calendario e accedere ai file del gruppo.

  • Passaggio 4    Gli utenti guest possono lasciare il gruppo in qualsiasi momento tramite un collegamento nel piè di pagina di tutti i messaggi di posta elettronica e gli inviti al calendario del gruppo.

Gli amministratori possono gestire gli utenti guest e il loro accesso alle Microsoft 365 del gruppo tramite PowerShell. Per istruzioni, vedere Gestire l'accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.

Quando un guest è invitato a partecipare a un gruppo, riceve un messaggio di posta elettronica di benvenuto che include qualche informazione sul gruppo e su cosa aspettarsi ora che ne fa parte. Il messaggio include anche una serie di collegamenti utili per iniziare e connettersi alle risorse del gruppo.

Immagine del messaggio di benvenuto per gli utenti guest del gruppo

Tutte le interazioni di un membro guest avvengono tramite la sua casella di posta in arrivo. Non possono accedere al sito del gruppo, ma possono ricevere inviti al calendario, partecipare a conversazioni di posta elettronica e, se l'amministratore ha attivato l'impostazione, possono aprire i file condivisi usando un collegamento o un allegato.

Tutti i messaggi di posta elettronica e gli inviti al calendario del gruppo ricevuti dal guest includeranno un promemoria che ricorda di usare Rispondi a tutti nelle risposte al gruppo, oltre a collegamenti per visualizzare i file del gruppo e uscire dal gruppo. Ecco un esempio:

Tutti i messaggi di posta elettronica che il guest riceve dai membri del gruppo hanno un piè di pagina con istruzioni e collegamenti

La tabella seguente riepiloga le operazioni consentite e non consentite ai guest.

Caratteristica

Consentito all'utente guest

Creare un gruppo

No

Aggiungere/rimuovere membri dei gruppi

No

Eliminare un gruppo

No

Aderire a un gruppo

Sì, tramite invito

Avviare una conversazione

Rispondere a una conversazione

Cercare una conversazione

@menzionare una persona nel gruppo

No

Aggiungere un gruppo ai preferiti

No

Eliminare una conversazione

Aggiungere "Mi piace" ai messaggi

No

Gestire riunioni

No

Visualizzare il calendario di gruppo

No

Modificare gli eventi del calendario

No

Aggiungere un calendario di gruppo al calendario personale

No

Visualizzare e modificare file di gruppo

Sì, se abilitato dall'amministratore del tenant

Accedere al blocco appunti di OneNote del gruppo

Sì, accesso dal messaggio di benvenuto

Esplorare i gruppi

No

Domande frequenti

Un guest è una persona che non è un dipendente, uno studente o un membro dell'organizzazione. Non hanno un account aziendale o dell'istituto di istruzione all'interno dell'organizzazione.

No. È possibile aggiungere come guest solo persone esterne all'organizzazione, ad esempio partner o consulenti. Le persone interne all'organizzazione possono essere invitate a partecipare come normali membri del gruppo.

Sì. I contatti di posta elettronica esterni sono elencati nell'elenco indirizzi globale dell'organizzazione. Un esempio di questo tipo di contatto è una società fornitrice che fornisce regolarmente servizi all'organizzazione.

L'amministratore deve attivare la funzionalità guest prima di poter aggiungere utenti guest. Quando viene visualizzato il messaggio per contattare l'amministratore, è probabile che la funzionalità guest non sia stata ancora attivata. Per altre informazioni, vedere Gestire l'accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.

I membri guest non possono visualizzare i messaggi protetti con Information Rights Management (IRM).

È possibile che si otterrà un rapporto di mancato recapito quando si risponde a un messaggio di gruppo con un indirizzo di posta elettronica diverso da quello usato quando si è entrati o si è stati aggiunti al gruppo. Ad esempio, se si è entrati nel gruppo con l'indirizzo piou@contoso.com, ma si prova a rispondere a un messaggio di gruppo nella posta in arrivo da piou@service.contoso.com, si riceverà un rapporto di mancato recapito.

Sì. I membri del gruppo (non guest) possono condividereMicrosoft 365 file del gruppo con persone esterne all'organizzazione usando il controllo Condividi e selezionando Persone specifiche come gruppo di destinatari. Immettere quindi i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole condividere il file.

Per altre informazioni, vedere Condividere file e cartelle con Microsoft 365 Business.

Un allegato moderno è un file archiviato in OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione. Un collegamento viene inviato a tutti i destinatari. Poiché il file è archiviato nel cloud, tutti i destinatari possono leggerlo e modificarlo senza bisogno di riconciliare le singole copie. 

In un Microsoft 365, gli allegati moderni vengono condivisi solo con i membri del gruppo. Quando un messaggio con un allegato moderno viene inoltrato a un membro guest nel gruppo, potrà accedere all'allegato dopo aver effettuato l'accesso con un nome utente e una password. Se il messaggio viene inoltrato a un utente che non è membro del gruppo, non potrà aprire l'allegato.

Gli utenti guest potrebbero non ricevere le conversazioni di gruppo per diversi motivi. Per altre informazioni, vedere Un utente guest non riceve le conversazioni di gruppo tramite posta elettronica.

In che modo i guest possono controllare e gestire i dati personali raccolti dall'organizzazione?

Gli utenti guest possono scoprire quali informazioni personali conservano l'organizzazione e come richiedere l'eliminazione di tutto o in parte selezionando il collegamento all'Informativa sulla privacy dell'organizzazione in fondo al messaggio di posta elettronica di benvenuto ricevuto.

Piè di pagina del messaggio di benvenuto guest di Gruppi di Office 365

Vedere anche

Usare Gruppi di Microsoft 365 come guest

Informazioni sui gruppi di Microsoft 365

Un utente guest non riceve le conversazioni di gruppo tramite posta elettronica

Altre informazioni sui gruppi di Outlook.com

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