Archiviazione di file per l'azienda

Mentre si continua a configurare l'azienda in Microsoft 365, è importante comprendere le opzioni disponibili per l'archiviazione dei file.

Uno dei modi migliori per configurare l'archiviazione e la condivisione di file per l'azienda consiste nell'usare OneDrive per i file personali con cui si vuole controllare la condivisione e SharePoint e Teams per i file a cui tutti o più utenti dovrebbero avere accesso.

OneDrive è una piattaforma di archiviazione cloud in cui è possibile archiviare i file personali o individuali. OneDrive è strettamente integrato con app come Word, Excel e PowerPoint, che lo rendono una posizione comoda in cui archiviare e accedere ai documenti sensibili in modo sicuro.

Usare OneDrive quando si vuole creare un documento personale, ad esempio quando si lavora su informazioni altamente riservate o private.

Per iniziare a usare OneDrive, accedere per scaricare e installare l'app desktop OneDrive, quindi seguire le istruzioni per accedere e selezionare le cartelle da sincronizzare con il cloud. 

• Per creare un nuovo file in OneDrive, fare clic sul pulsante Nuovo e selezionare il tipo di file da creare, ad esempio un documento Word o un foglio di calcolo di Excel.

• Per gestire i file in OneDrive, fare clic con il pulsante destro del mouse su un file e scegliere Rinomina per assegnare un nome più descrittivo o trascinare i file in cartelle diverse per una migliore organizzazione.

• Per condividere file con OneDrive , fare clic sul pulsante Condividi e immettere gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole condividere il file. Altre informazioni su come gestire i file in OneDrive.

SharePoint è uno strumento di collaborazione usato per gestire e condividere file e informazioni in un'organizzazione. SharePoint consente a più utenti di collaborare in un'unica posizione centrale.

Usare SharePoint quando è necessario creare un documento che verrà scritto e gestito da un team di persone o quando è necessario condividerlo su vasta scala. Ad esempio, usarlo come posizione centralizzata in cui i membri del team possono visualizzare sequenze temporali, attività e attività cardine del progetto. In questo modo i team possono tenere traccia dello stato di avanzamento, rispettare la pianificazione e collaborare in modo più efficiente.

• Per creare un nuovo file in SharePoint, passare alla raccolta documenti in cui si vuole creare il file e fare clic sul pulsante Nuovo .

• Per gestire i file, estrarre un file per apportarvi modifiche e quindi archiviarlo di nuovo al termine.

• Per condividere file, fai clic sul file e seleziona Condividi. È anche possibile collaborare in tempo reale aprendo il file nell'applicazione appropriata, ad esempio Word o Excel, e abilitando la creazione condivisa. Per visualizzare le versioni precedenti di un file, fare clic sul file e selezionare Cronologia versioni. Altre informazioni su come gestire i file in SharePoint.