Assegnare attività e tenerne traccia

Oltre a creare le proprie attività, è possibile creare attività da assegnare ad altri utenti.

Le attività consentono di tenere traccia delle attività da eseguire. È possibile assegnare attività anche ad altre persone.

  1. Nella scheda barra di spostamento fare clic suAttività e quindi su Nuova attivitào aprire un'attività esistente.

    Scelta rapida da tastiera    Per creare un'attività, premere CTRL+MAIUSC+K.

  2. Fare clic su Assegna attività.

    Comando Assegna attività sulla barra multifunzione

  3. Nella casella A immettere un nome o un indirizzo di posta elettronica.

  4. Immettere Oggetto, Data inizioe Scadenza.

    Proprietà Data inizio e Scadenza per un'attività assegnata

  5. Se si vuole che l'attività si ripeta, fare clic su Ricorrenza,selezionare le opzioni desiderate e quindi fare clic su OK.

  6. Fare clic su Invia.

    Nota: Se si assegna un'attività ricorrente, nell'elenco attività ne viene mantenuta una copia, che però non viene mai aggiornata. Se si seleziona la casella Invia una relazione sullo stato al termine dell'attività, si riceveranno relazioni sullo stato per ogni occorrenza completata dell'attività.

Quando si apre un'attività assegnata, è possibile esaminare lo stato delle attività assegnate con la casella % completamento che l'utente o il destinatario può aggiornare quando invia una relazione sullo stato dell'attività assegnata.

Nota: Le attività assegnate da Outlook per Windows devono essere accettate o rifiutate usando il Outlook per Windows appalto. Questa esperienza non è supportata in Outlook sul Web. 

Outlook consente di tenere traccia dello stato di un'attività assegnata a una persona. Se si vuole che più persone lavorino a un'attività, è buona idea dividere l'attività in parti più piccole o assegnare ogni attività singolarmente. Ad esempio, per tenere traccia di un report che deve essere scritto da tre autori, creare tre attività distinte denominate Scrivi report: Anna,Scrivi report: Carloe Scrivi report: Michiyoe assegnare ogni singola attività al writer appropriato.

Tenere traccia delle attività assegnate a un altro utente

  1. Nella scheda barra di spostamento fare clic su Attività.

  2. Fare clic su > Cambia visualizzazione >Assegnato.

Comando per la visualizzazione delle attività assegnate sulla barra multifunzione

Le attività assegnate non sono presenti

Se le attività assegnate non sono Outlook, è possibile che non siano state impostate per conservare copie delle attività assegnate.

  1. Fare clic su File > opzioni >attività.

  2. In Opzioni attivitàselezionare la casella Mantieni l'elenco attività aggiornato con copie delle attività assegnate ad altre persone.

Casella di controllo Mantieni elenco delle attività personale aggiornato con le copie delle attività assegnate ad altri utenti

L'attivazione di questa opzione non tiene traccia delle attività già assegnate, ma ne tiene traccia.

Dopo aver creato e assegnato un'attività, potrebbero essere richieste alcune operazioni di gestione da eseguire fino al completamento. Ad esempio, può essere utile avere rapporti di stato e aggiornamenti sullo stato di avanzamento dell'attività. Inoltre, se l'attività viene rifiutata dalla persona a cui la si vuole assegnare, è possibile riassegnarla a un altro utente.

Per assegnare un'attività, è necessario prima di tutto crearla e quindi inviarla come richiesta di attività a un utente. La persona che riceve la richiesta di attività diventa il proprietario temporaneo dell'attività. Questa persona può rifiutare l'attività, accettarla o assegnarla a un altro utente. Se l'attività viene rifiutata, viene restituita a chi l'ha assegnata.

Nota: Anche se un'attività rifiutata viene restituita, rimane di proprietà del destinatario finché non se ne richiama la proprietà ripristinandola nel proprio elenco attività.

Assegnare un'attività a un altro utente

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per assegnare una nuova attività     Nel menu File puntare su Nuovo, quindi fare clic su Richiesta attività.

      Invio di una richiesta di attività a un utente

    • Per assegnare un'attività esistente     Nell'elenco attività aprire l'attività da assegnare. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Assegna attività.

  2. Nella casella A immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona a cui si vuole assegnare l'attività.

    Per selezionare il nome da un elenco, fare clic sul pulsante A.

  3. Nella casella Oggetto digitare un nome per l'attività.

    Nota: Per un'attività esistente, la casella Oggetto è già compilata.

  4. Selezionare le opzioni Scadenza e Stato desiderate.

  5. Selezionare o deselezionare le caselle di controllo Mantieni una copia aggiornata di questa attività nell'elenco Attività e Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività.

  6. Se si tratta di un'attività ricorrente, nel gruppo Opzioni della scheda Attività fare clic su Ricorrenza, selezionare le opzioni desiderate e quindi fare clic su OK.

  7. Nel corpo dell'attività ricorrente digitare le informazioni da includere nell'attività.

  8. Fare clic su Invia Callout 4 .

    Nota: Se si assegna un'attività ricorrente, nell'elenco attività ne viene mantenuta una copia, che però non viene aggiornata. Se si seleziona la casella di controllo Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività, si riceve un rapporto di stato per ogni occorrenza completata dell'attività.

  1. Aprire l'attività da inviare.

  2. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Inoltra.

    Tasti di scelta rapida per inoltrare un'attività, premere CTRL+F.

  3. Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nelle caselle A e Cc.

  4. Nel corpo dell'attività digitare il messaggio che si vuole includere. Per inviare più attività, trascinare le attività aggiuntive dall'elenco di attività al corpo dell'attività da inoltrare.

  5. Fare clic su Invia Callout 4 .

  1. Aprire il messaggio di posta elettronica che contiene la richiesta di attività. Questo messaggio in genere si trova nella cartella Posta inviata.

  2. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Ritorna a elenco attività.

È anche possibile recuperare l'attività dal messaggio di attività rifiutata facendo clic su Ritorna a elenco attività.

Per tenere traccia delle attività assegnate ad altri utenti è possibile procedere in tre modi:

  • Mantenere automaticamente copie delle attività che si assegnano e ricevere i rapporti di stato automatizzati    

    1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

    2. Fare clic su Opzioni attività.

    3. Selezionare la casella di controllo Mantieni copie aggiornate delle attività assegnate nell'elenco delle attività.

    4. Selezionare la casella di controllo Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività.

  • Visualizzare le attività assegnate ad altri utenti    

    1. Fare clic su Attività.

    2. Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza e quindi fare clic su Assegnazione.

  • Visualizzare l'elenco degli utenti che ricevono copie aggiornate di un'attività assegnata    

    1. Aprire l'attività assegnata per cui si vuole visualizzare l'elenco.

    2. Nella scheda Dettagli visualizzare i nomi nella casella Elenco aggiornamenti.

  1. Aprire l'attività o una richiesta di attività.

  2. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Accetta o Rifiuta.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su Modifica la risposta prima dell'invio, digitare il commento nel messaggio e quindi fare clic su Invia.

    • Fare clic su Invia la risposta.

  1. Aprire l'attività per cui si vuole inviare un rapporto di stato o un commento.

  2. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Invia rapporto di stato, Rispondi o Rispondi a tutti.

  3. Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nelle caselle A e Cc.

    Se l'attività è assegnata all'utente, vengono aggiunti automaticamente i nomi delle persone da aggiornare.

  4. Nel corpo del messaggio digitare le informazioni da includere nel rapporto di stato.

  5. Fare clic su Invia Callout 4 .

Dopo aver creato e assegnato un'attività, potrebbero essere richieste alcune operazioni di gestione da eseguire fino al completamento. Ad esempio, può essere utile avere rapporti di stato e aggiornamenti sullo stato di avanzamento dell'attività. Inoltre, se l'attività viene rifiutata dalla persona a cui la si vuole assegnare, è possibile riassegnarla a un altro utente.

Per assegnare un'attività, è necessario prima di tutto crearla e quindi inviarla come richiesta di attività a un utente. La persona che riceve la richiesta di attività diventa il proprietario temporaneo dell'attività. Questa persona può rifiutare l'attività, accettarla o assegnarla a un altro utente. Se l'attività viene rifiutata, viene restituita a chi l'ha assegnata.

Nota: Anche se un'attività rifiutata viene restituita, rimane di proprietà del destinatario finché non se ne richiama la proprietà ripristinandola nel proprio elenco attività.

Assegnare un'attività a un altro utente

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per assegnare una nuova attività     Nel menu File puntare su Nuovo, quindi fare clic su Richiesta attività.

      Invio di una richiesta di attività a un utente

    • Per assegnare un'attività esistente     Nell'elenco attività aprire l'attività da assegnare. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Assegna attività.

  2. Nella casella A immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona a cui si vuole assegnare l'attività.

    Per selezionare il nome da un elenco, fare clic sul pulsante A.

  3. Nella casella Oggetto digitare un nome per l'attività.

    Nota: Per un'attività esistente, la casella Oggetto è già compilata.

  4. Selezionare le opzioni Scadenza e Stato desiderate.

  5. Selezionare o deselezionare le caselle di controllo Mantieni una copia aggiornata di questa attività nell'elenco Attività e Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività.

  6. Se si tratta di un'attività ricorrente, nel gruppo Opzioni della scheda Attività fare clic su Ricorrenza, selezionare le opzioni desiderate e quindi fare clic su OK.

  7. Nel corpo dell'attività ricorrente digitare le informazioni da includere nell'attività.

  8. Fare clic su Invia Callout 4 .

    Nota: Se si assegna un'attività ricorrente, nell'elenco attività ne viene mantenuta una copia, che però non viene aggiornata. Se si seleziona la casella di controllo Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività, si riceve un rapporto di stato per ogni occorrenza completata dell'attività.

  1. Aprire l'attività da inviare.

  2. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Inoltra.

    Tasti di scelta rapida per inoltrare un'attività, premere CTRL+F.

  3. Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nelle caselle A e Cc.

  4. Nel corpo dell'attività digitare il messaggio che si vuole includere. Per inviare più attività, trascinare le attività aggiuntive dall'elenco di attività al corpo dell'attività da inoltrare.

  5. Fare clic su Invia Callout 4 .

  1. Aprire il messaggio di posta elettronica che contiene la richiesta di attività. Questo messaggio in genere si trova nella cartella Posta inviata.

  2. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Ritorna a elenco attività.

È anche possibile recuperare l'attività dal messaggio di attività rifiutata facendo clic su Ritorna a elenco attività.

Per tenere traccia delle attività assegnate ad altri utenti è possibile procedere in tre modi:

  • Mantenere automaticamente copie delle attività che si assegnano e ricevere i rapporti di stato automatizzati    

    1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

    2. Fare clic su Opzioni attività.

    3. Selezionare la casella di controllo Mantieni copie aggiornate delle attività assegnate nell'elenco delle attività.

    4. Selezionare la casella di controllo Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività.

  • Visualizzare le attività assegnate ad altri utenti    

    1. Fare clic su Attività.

    2. Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza e quindi fare clic su Assegnazione.

  • Visualizzare l'elenco degli utenti che ricevono copie aggiornate di un'attività assegnata    

    1. Aprire l'attività assegnata per cui si vuole visualizzare l'elenco.

    2. Nella scheda Dettagli visualizzare i nomi nella casella Elenco aggiornamenti.

  1. Aprire l'attività o una richiesta di attività.

  2. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Accetta o Rifiuta.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su Modifica la risposta prima dell'invio, digitare il commento nel messaggio e quindi fare clic su Invia.

    • Fare clic su Invia la risposta.

  1. Aprire l'attività per cui si vuole inviare un rapporto di stato o un commento.

  2. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Invia rapporto di stato, Rispondi o Rispondi a tutti.

  3. Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nelle caselle A e Cc.

    Se l'attività è assegnata all'utente, vengono aggiunti automaticamente i nomi delle persone da aggiornare.

  4. Nel corpo del messaggio digitare le informazioni da includere nel rapporto di stato.

  5. Fare clic su Invia Callout 4 .

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