I database di Access consentono di archiviare e tenere traccia di quasi tutti i tipi di informazioni, ad esempio inventario, contatti o processi aziendali. Vediamo come creare un database desktop di Access, aggiungervi dati e quindi scoprire i passaggi successivi per personalizzare e usare il nuovo database.
Contenuto dell'articolo
- Scegliere un modello
- Creare un database partendo da zero
- Aggiungere una tabella
- Copiare e incollare dati
- Importare o creare un collegamento ai dati
- Organizzare i dati con Analizzatore tabelle
- Passaggi successivi
Scegliere un modello
I modelli di Access includono tabelle, query, maschere e report predefiniti pronti per l'uso. I modelli sono uno dei primi elementi visualizzati all'avvio di Access ed è possibile cercare online altri modelli.
- In Access selezionare Nuovo file>.
- Selezionare un modello di database desktop e quindi immettere un nome per il database in Nome file. Se non viene visualizzato un modello adatto a te, usare la casella Cerca modelli online .
- È possibile usare il percorso predefinito visualizzato da Access sotto la casella Nome file oppure selezionare l'icona della cartella per sceglierne una.
- Selezionare Crea.
A seconda del modello, potrebbe essere necessario eseguire una delle operazioni seguenti per iniziare:
Se Access visualizza una finestra di dialogo Accedi con un elenco vuoto di utenti:
- Selezionare Nuovo utente.
- Compilare il modulo Dettagli utente .
- Selezionare Salva e chiudi.
- Seleziona il nome utente appena immesso e quindi seleziona Accedi.
Se Access visualizza un messaggio di avviso di sicurezza nella barra dei messaggi e si considera attendibile l'origine del modello, selezionare Abilita contenuto. Se il database richiede un accesso, accedere di nuovo.
Per altre informazioni, vedere Creare un database desktop di Access da un modello.
Creare un database partendo da zero
Se nessuno dei modelli è adatto alle proprie esigenze, è possibile iniziare con un database desktop vuoto.
- In Access selezionare Nuovo>database desktop vuoto.
- Digitare un nome per il database nella casella Nome file .
- È possibile usare il percorso predefinito visualizzato da Access sotto la casella Nome file oppure selezionare l'icona della cartella per sceglierne una.
- Selezionare Crea.
Aggiungere una tabella
In un database le informazioni vengono archiviate in più tabelle correlate. Per creare una tabella:
Quando si apre il database per la prima volta, viene visualizzata una tabella vuota in visualizzazione Foglio dati in cui è possibile aggiungere dati. Per aggiungere un'altra tabella, selezionare Crea>tabella. È possibile iniziare a immettere dati nel campo vuoto (cella) oppure incollare dati da un'altra origine, ad esempio una cartella di lavoro di Excel.
Per rinominare una colonna (campo), fare doppio clic sull'intestazione di colonna e quindi digitare il nuovo nome.
Suggerimento
I nomi significativi consentono di conoscere il contenuto di ogni campo senza visualizzarne il contenuto.
Selezionare Salva file>.
- Per aggiungere altri campi, digitare nella colonna Fare clic per aggiungere .
- Per spostare una colonna, selezionarla facendo clic sull'intestazione di colonna e quindi trascinarla nella posizione desiderata. È anche possibile selezionare colonne adiacenti e trascinarle insieme in una nuova posizione.
Per altre informazioni, vedere Introduzione alle tabelle.
Copiare e incollare dati
È possibile copiare e incollare dati da un altro programma, ad esempio Excel o Word in una tabella di Access. Questa soluzione è ottimale quando i dati sono separati in colonne. Se i dati sono in un programma di elaborazione di testo, ad esempio Word, usare i tag per separare le colonne o convertire i dati in un formato di tabella prima di copiarli.
Se è necessario modificare i dati, ad esempio separare i nomi completi in nomi e cognomi, eseguire prima questa operazione nel programma di origine.
Aprire l'origine e copiare i dati premendo CTRL+C.
Aprire la tabella di Access in cui si vogliono aggiungere i dati in visualizzazione Foglio dati e quindi incollarli premendo CTRL+V.
Fare doppio clic su ogni intestazione di colonna e quindi digitare un nome significativo.
Selezionare Salva file> e quindi assegnare un nome alla nuova tabella.
Nota
Il tipo di dati di ogni campo viene impostato in base alle informazioni incollate nella prima riga di ogni colonna, quindi assicurarsi che le informazioni nelle righe seguenti corrispondano alla prima riga.
Importare o creare un collegamento ai dati
È possibile importare dati da altre origini oppure creare un collegamento ai dati da Access senza spostare le informazioni da dove sono archiviate. Il collegamento può essere una buona opzione se più utenti aggiornano i dati e si vuole verificare che sia visualizzata la versione più recente o se si vuole risparmiare spazio di archiviazione. Per la maggior parte dei formati, è possibile scegliere se collegare o importare dati. Per altre informazioni, vedere Importare o collegare dati in un altro database di Access.
Il processo varia leggermente a seconda dell'origine dati, ma queste istruzioni consentono di iniziare:
Nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni selezionare Nuova origine dati e quindi selezionare il formato dati da cui importare o a cui eseguire il collegamento dalle opzioni del sottomenu elencate.
Nota
Se ancora non si riesce a trovare il formato corretto, potrebbe essere necessario esportare prima i dati in un formato di file supportato da Access, ad esempio un file di testo delimitato.
Seguire le istruzioni nella finestra di dialogo Carica dati esterni .
Quando si crea un collegamento, alcuni formati sono disponibili in sola lettura. Ecco le origini esterne da cui è possibile importare o collegare dati:
| Origine | Importa | Collega |
|---|---|---|
| Excel | Sì | Sì (sola lettura) |
| Access | Sì | Sì |
| Database ODBC, ad esempio SQL Server | Sì | Sì |
| File di testo o con valori delimitati da virgole (CSV) | Sì | Sì (solo per aggiungere nuovi record) |
| Elenco SharePoint | Sì | Sì |
| XML (Extensible Markup Language) | Sì | |
| Servizi dati | Sì (sola lettura) | |
| Documento HTML | Sì | Sì |
| Cartella di Outlook | Sì | Sì |
Per altre informazioni, vedere Importare o collegare dati in un altro database di Access.
Organizzare i dati con Analizzatore tabelle
È possibile usare l'Analizzatore guidato tabelle per identificare rapidamente i dati ridondanti. La procedura guidata offre quindi un modo semplice per organizzare i dati in tabelle separate. La tabella originale viene mantenuta come backup.
- Aprire il database di Access che contiene la tabella da analizzare.
- SelezionareAnalizza tabellain Strumenti> database. Le prime due pagine della procedura guidata contengono una breve esercitazione con esempi. Se viene visualizzata una casella di controllo Mostra pagine introduttive?, selezionarla e quindi selezionare Indietro due volte per visualizzare l'introduzione. Se non si vogliono visualizzare di nuovo le pagine introduttive, deselezionare Mostra pagine introduttive?.
Per altre informazioni, vedere Normalizzare i dati usando Analizzatore tabelle.
Passaggi successivi
Il resto del processo di progettazione varia a seconda dell'operazione che si vuole eseguire, ma è consigliabile creare query, maschere, report e macro. Questi articoli possono essere utili: