Importante: Come annunciato a luglio 2022, il componente aggiuntivo FindTime verrà presto sostituito con Pianificazione sondaggio come funzionalità nativa in Outlook. Vedi altri dettagli qui.
FindTime è un componente aggiuntivo di Outlook per la pianificazione delle riunioni. L'organizzatore può inviare più opzioni temporali tramite FindTime e ridurre al minimo i messaggi di posta elettronica in avanti e indietro nella pianificazione.
Per pianificare una riunione in Outlook con FindTime:
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Creare un nuovo messaggio di posta elettronica o selezionare un messaggio di posta elettronica a cui rispondere.
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Elencare le persone necessarie per la riunione in A e i partecipanti facoltativi in Cc.
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Nella scheda Home selezionare Rispondi con sondaggio riunione.
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Selezionare le impostazioni della riunione:
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Durata: selezionare una durata nell'elenco.
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Selezionare 8 ore per una riunione di un'intera giornata.
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Selezionare Personalizzato nel menu a discesa ora per impostare il proprio tempo. La durata massima è 23 ore e 59 minuti.
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Ore lavorative: controllare per limitare gli orari suggeriti per le riunioni solo ai giorni e alle ore lavorative.
Nota: Le ore lavorative usate per impostazione predefinita vengono recuperate dalle impostazioni dell'organizzatore e non funzionano. Se non vengono trovate impostazioni, vengono visualizzate per impostazione predefinita dalle 8:00 alle 17:00.
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Fuso orario: selezionare il menu a discesa del fuso orario per cambiare il fuso orario per la riunione.
Note:
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Il fuso orario usato viene recuperato dalle impostazioni dell'organizzatore, ma è possibile selezionarne uno nuovo dall'elenco.
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L'ora legale viene presa in considerazione e le riunioni dopo l'interruttore annuale mostrano l'ora corretta
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FindTime esamina le pianificazioni dei partecipanti (se disponibili) e suggerisce gli orari appropriati per la riunione.
Nota: FindTime usa l'account aziendale diMicrosoft 365 per accedere al calendario e ai calendari dei partecipanti dell'organizzazione per determinare la disponibilità. I calendari non associati a un account di Microsoft 365 non sono supportati.
Usare i collegamenti per ordinare le opzioni della riunione.
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Disponibilità: elenca prima le opzioni migliori (gli orari in cui tutti i partecipanti alla riunione necessari sono gratuiti). I fattori usati per determinare le opzioni migliori includono il numero di partecipanti liberi, il numero di partecipanti obbligatori e facoltativi liberi, se i partecipanti in conflitto hanno impegni provvisori o occupati nel proprio calendario.
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Ora: elenca le opzioni in ordine cronologico.
Nota: puoi scorrere i giorni e i mesi usando le frecce. I giorni disponibili sono sottolineati in verde. Il verde più scuro indica i giorni con il maggior numero di opzioni, mentre il verde più chiaro e il rosso indicano la maggior parte dei conflitti. I giorni festivi sono contrassegnati come disponibili se l'opzione Ore lavorative non è selezionata. -
Le icone delle persone mostrano se i partecipanti alla riunione sono necessari e la loro disponibilità.
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Sottolineato: Obbligatorio
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Verde: disponibile
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Giallo: potrebbe essere occupato
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Rosso: Occupato
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Grigio: Sconosciuto
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È possibile usare le icone per accedere ad altre informazioni.
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Selezionare
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Passare il puntatore del mouse sull'icona di ogni persona o per visualizzare le relative informazioni sulla disponibilità.
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Selezionare
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Selezionare alcuni orari adatti per la riunione.
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Se l'opzione è selezionata, la casella di tempo diventa blu.
Nota: I sondaggi che hanno 20 suggerimenti o meno hanno maggiori probabilità di raggiungere il consenso.
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Selezionare Avanti.
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Immettere il luogo della riunione.
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Le riunioni online sono abilitate per impostazione predefinita. Selezionare la casella di controllo Riunione online per disabilitarla.
Nota: Se hai salvato un'impostazione diSkype for Business nel dashboard, FindTime la userà invece di Microsoft Teams. Se si vuole usareMicrosoft Teams, eliminare l'impostazioneSkype for Business nel dashboard.
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Selezionare Impostazioni sondaggio e attivare /disattivare le opzioni.
Nota: A questo punto è comunque possibile eliminare gli orari selezionati della riunione selezionando X nell'elenco Orari selezionati .
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Notifica degli aggiornamenti del sondaggio: si riceverà un messaggio di posta elettronica ogni volta che un partecipante vota. Il messaggio include lo stato corrente del sondaggio e un'opzione per la pianificazione.
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Pianificare quando i partecipanti raggiungono il consenso: un evento del calendario viene pianificato automaticamente se tutti i partecipanti necessari hanno votato a favore di un'opzione specifica per l'orario. Se sono disponibili più opzioni, verrà pianificata la prima opzione.
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Bloccare gli orari selezionati nel calendario: nel calendario viene inserito un evento provvisorio per ogni opzione proposta. Tutti i blocchi vengono rimossi quando la riunione è pianificata o il sondaggio viene annullato.
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Bloccare il sondaggio per i partecipanti: i partecipanti non saranno in grado di suggerire nuovi orari o modificare altri partecipanti.
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Richiedere ai partecipanti di verificare la propria identità: per evitare il voto anonimo, i partecipanti dovranno eseguire l'autenticazione prima di votare.
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Email notifiche nella lingua FindTime: la lingua in cui si usa FindTime verrà usata per inviare notifiche di posta elettronica correlate. In caso contrario, queste notifiche verranno inviate in inglese.
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Selezionare Inserisci nel messaggio di posta elettronica.
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FindTime inserisce gli orari suggeriti per la riunione nel messaggio di posta elettronica. Selezionare Modifica opzioni per modificare le impostazioni della riunione, se necessario.
Nota: Se si apportano modifiche e si reinseriscono gli orari della riunione, è necessario eliminare manualmente l'invito originale.
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Selezionare Invia per inviare gli inviti alle riunioni e avviare il processo di voto.
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Si riceverà un collegamento diretto alla pagina di voto per la riunione.
