Compilare una pianificazione in Turni

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Organizzare i turni per gruppo

In una nuova pianificazione iniziare con un gruppo senza nome, assegnargli un nome, quindi aggiungere persone e turni. È possibile aggiungere altri gruppi in base alle esigenze e assegnare loro tutti i nomi. I nomi dei gruppi consentono di organizzare i membri del team in base al ruolo o al reparto nella pianificazione. Ad esempio, un hotel potrebbe creare i gruppi seguenti "Reception", "Servizio in camera" e "Camerieri".

È meglio creare gruppi prima di iniziare ad aggiungere persone alla pianificazione. Le persone e i loro turni non possono essere spostati da un gruppo a un altro.
 

Per aggiungere un gruppo:

  • Fare clic su Aggiungi gruppo e digitare un nome per il gruppo.

Per assegnare un nome o rinominare un gruppo:

  • Fare clic su Immettere il nome del gruppo o sul nome di un gruppo esistente e digitare un nuovo nome.

Dopo aver creato i gruppi, è possibile aggiungervi persone.

Aggiungere persone alla pianificazione

Organizzare la pianificazione in base ai gruppi in modo da poter aggiungere persone al gruppo predefinito.

  1. Individuare il gruppo a cui si vuole aggiungere qualcuno e fare clic su Aggiungi persone al gruppo Pulsante Aggiungi persone alla pianificazione.


    Aggiunta di una persona a un gruppo in Microsoft Teams turni

  2. Digitare il nome o il messaggio di posta elettronica e selezionarlo nell'elenco.

  3. Seleziona Aggiungi.

  4. Continuare ad aggiungere persone, se necessario, e quindi selezionare Chiudi al termine.

Note: 

  • Una pianificazione appartiene a un team in Teams, quindi è possibile aggiungere solo membri del team alla pianificazione. Se non si trova la persona che si vuole aggiungere, usare il collegamento Gestisci team per impostarla come membro del team o proprietario. I proprietari possono creare e aggiornare le pianificazioni.

  • Le modifiche apportate al team potrebbero non essere immediatamente disponibili in Turni, quindi se non si trova il nuovo membro del team che si vuole aggiungere alla pianificazione, attendere un po' e riprovare.

Aggiungere un turno

Per aggiungere un turno da zero:

  1. Nella riga della persona a cui si sta assegnando il turno, sotto la data desiderata, fare clic su Pulsante Altre opzioni > Aggiungi turno osemplicemente fare doppio clic sul turno vuoto.

  2. Compilare le informazioni per il turno. È consigliabile scegliere un colore del tema per organizzare gli elementi.

  3. Assegnare un nome al turno in modo che sia facile distinguerlo dagli altri turni. Per impostazione predefinita, il nome del turno è l'ora di inizio e di fine.

  4. Aggiungere note per il turno, ad esempio "Attività da completare".

  5. Aggiungere pause o pranzo nella sezione Attività.

  6. Scegliere Salva per salvare senza condividere o Condividi se si è pronti per salvare e condividere il turno con il team.

Per basare un nuovo turno su uno esistente

Passare alla riga della persona a cui si sta assegnando il turno. Sotto la data desiderata fare clic Pulsante Altre opzionie quindi scegliere il turno nell'elenco. Se l'elenco è lungo, è possibile cercare quello desiderato.

Per copiare un turno in un'altra posizione della pianificazione

In un turno esistente fare clic Pulsante Altre opzioni > copia equindi passare alla posizione in cui si vuole inserire il turno e fare clic Pulsante Altre opzioni > Incolla.

Suggerimenti: 

  • Per velocizzare la copia e incollare, usare le scelte rapide da tastiera: CTRL+C per copiare e CTRL+V per incollare.

  • Selezionare più turni contemporaneamente in uno dei modi seguenti:
    - Selezionare un turno, tenere premuto MAIUSC e usare i tasti di direzione.
    - Fare clic e trascinare il cursore usando il mouse (o un altro dispositivo di puntamento).

 Aggiungere un turno aperto

Aggiungere un turno aperto e assegnarlo a qualcuno in un secondo momento nell'ambito della pianificazione della pianificazione o condividerlo con il team in modo che gli utenti possano richiederlo.

  1. Nella riga Turni aperti sotto la data per cui si sta creando il turno fare clic su Pulsante Altre opzioni, quindi selezionare + Aggiungi turno per iniziare da zero oppure selezionare un turno esistente dall'elenco su cui basare il nuovo turno.

  2. Compilare le informazioni relative al turno, incluso il numero di slot da rendere disponibili. Per trovare il numero di slot, scorrere l'interruttore Apri turno su Attivato.

  3. Assegnare un nome al turno in modo che sia facile distinguerlo dagli altri turni. Per impostazione predefinita, il nome del turno è l'ora di inizio e di fine.

  4. Aggiungere attività come pause o pranzo.

  5. Scegliere Salva per salvare senza condividere o Condividi se si è pronti per salvare e condividere il turno aperto con il team.

    Note: Se si vuole modificare il turno dopo aver condiviso il turno con il team, ecco un paio di cose da ricordare:

    • Se si cambia il numero di slot disponibili, è necessario scegliere Condividi. Non è possibile salvare le modifiche e condividerle in un secondo momento.

    • Se si modifica l'ora di inizio o di fine del turno, tutte le richieste in sospeso per quel turno verranno rifiutate automaticamente quando lo si condivide di nuovo con il team.

Condividere una pianificazione con il team

Quando si apportano modifiche alla pianificazione, è possibile scegliere quando condividerle con il team. È possibile spostare gli elementi nella pianificazione finché non si hanno tutte le informazioni giuste. Tutte le modifiche apportate verranno contrassegnate con un asterisco (*), che è presente anche un asterix nel pulsante Condividi con il team, solo per ricordare di condividere gli aggiornamenti con i colleghi.

Per condividere la pianificazione:

  1. Fare clic su Condividi con team.

    Condivisione di una pianificazione del team in Microsoft Teams turni

  2. Verificare che l'intervallo di tempo selezionato sia quello che si vuole condividere.

  3. Decidere se si vuole inviare una notifica all'intero team o solo alle persone interessate dalle modifiche.

  4. Fare clic su Condividi.

Aprire un'altra pianificazione

Ecco come aprire una pianificazione diversa se si fa parte di più team:

  1. Nell'angolo in alto a sinistra di Turni selezionare Pulsante AltroMenu.

  2. Scegliere il team che si vuole iniziare a lavorare all'altra pianificazione.

Copiare una pianificazione

  1. Selezionare Copia pianificazione nell'angolo in alto a destra dell'app.

  2. Scegliere le date di inizio e di fine dell'intervallo di tempo da copiare.

  3. Selezionare Note turno,Tempo libero, Attivitào Turni aperti se si vogliono includere.

  4. Selezionare Copiaper visualizzare una pianificazione duplicata sotto la pianificazione copiata.

Per saperne di più

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