Condividere e accedere a un calendario con autorizzazioni di modifica o delega in Outlook

Nel nuovo Outlook, è possibile concedere a chiunque all'interno dell'organizzazione l'accesso come editore o delegato al calendario.

Qual è la differenza tra autorizzazioni di modifica e autorizzazioni di delega?

• Gli editor possono essere assegnati al calendario principale, denominato "Calendario", o a qualsiasi altro calendario creato.
• I delegati possono essere assegnati solo al calendario principale. I delegati possono pianificare e rispondere alle riunioni per conto del giocatore.

Assegnare solo autorizzazioni di modifica

1. Nel nuovo Outlook nel riquadro di spostamento selezionare Calendar.

2. Nella scheda Home selezionare Condividi Calendar.

3. Nella pagina Condivisione e autorizzazioni, digitare il nome o l'indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere il calendario personale. Anche se è possibile condividere il calendario con più persone, è possibile aggiungerne solo una alla volta.

4. Dopo aver aggiunto la persona che si vuole gestire nel calendario, selezionare l'elenco a discesa accanto al suo nome e scegliere il livello di accesso che si vuole avere.

5. Selezionare Può modificare per concedere l'autorizzazione per la modifica del calendario.

   • Le opzioni Possono vedere quando sono occupato, Possono vedere titoli e luoghi e Possono vedere tutti i dettagli consentono agli altri di visualizzare il calendario ma non di modificarlo. L'accesso per le persone esterne all'organizzazione è limitato a queste opzioni.

Assegnare autorizzazioni delegate

I delegati non solo possono modificare il calendario, ma possono anche pianificare e rispondere alle riunioni per conto del cliente.

1. Nel nuovo riquadro di spostamento di Outlook selezionare Calendar.

2. Nella scheda Home selezionare Condividi Calendar.

3. Nella pagina Condivisione e autorizzazioni digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona con cui si vuole condividere il calendario e assegnare l'accesso delegato. Anche se è possibile condividere il calendario con più persone, è possibile aggiungere solo una persona alla volta da Outlook sul web.

4. Dopo aver aggiunto la persona che si vuole gestire nel calendario, selezionare l'elenco a discesa accanto al suo nome e scegliere il livello di accesso che si vuole avere.

   • Selezionare Delegato per assegnare la stessa autorizzazione dell'editor, oltre alla possibilità di inviare e rispondere a convocazioni di riunione per conto del delegante. Per consentire al delegato di visualizzare gli eventi nel calendario contrassegnato come privato, selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli eventi privati. Per consentire al delegato di gestire le categorie, selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di gestire le categorie.
     

     Nota

     Gli elementi di calendario contrassegnati come Privato sono protetti. La maggior parte degli utenti con cui si condivide il calendario vede solo gli orari relativi agli elementi di tipo Privato, non l'argomento, la posizione o altri dettagli. L'unica eccezione è si seleziona la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli eventi privati.

5. Dopo aver aggiunto la persona con cui si vuole condividere il calendario e aver scelto le autorizzazioni da concedere, selezionare Condividi. Se decidi di non condividere il calendario in questo momento, seleziona .
   La persona con cui è stato condiviso il calendario riceverà un messaggio di posta elettronica che la avvisa. Quando seleziona il pulsante Accetta nell'invito, il calendario viene aggiunto all'elenco dei calendari dell'utente.

6. Dopo la concessione a un utente dell'accesso come delegato al calendario, viene visualizzata un'altra opzione in Condivisione e autorizzazioni che consente di controllare come elaborare le convocazioni e le risposte relative alle riunioni. Se si hanno più delegati, è necessario eseguire questa operazione per ognuno dei delegati.

7. In Delegati, accanto a Invia inviti e risposte a, selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Solo delegato Le convocazioni di riunione e le risposte sono inviate solo ai delegati.
   • Delega e inviami una copia Convocazioni di riunione e risposte vengono inviate all'utente e ai delegati. Solo i delegati visualizzano l'opzione per accettare o rifiutare una convocazione di riunione e la notifica inviata viene visualizzata come un normale messaggio di posta elettronica. Possono comunque rispondere alla riunione aprendo l'elemento del calendario e rispondendo.
   • Sia io che il mio delegato Le convocazioni di riunione e le risposte vengono inviate sia all'utente che ai delegati. Entrambi gli utenti possono rispondere all'invito alla riunione.

8. Se si decide di non condividere il calendario con qualcuno, in Delegati selezionare per la persona che non si vuole più utilizzare come delegato.

Interrompere la condivisione di un calendario

Per interrompere la condivisione del calendario con altri utenti, usare Outlook sul Web per rimuovere le autorizzazioni di quest'ultima.

1. Nel nuovo Outlook nel riquadro di spostamento selezionare Calendar.
2. Nella scheda Home selezionare Condividi Calendar.
   Per impostazione predefinita, il calendario principale è denominato "Calendario". Se sono stati creati altri calendari, è possibile selezionare uno di questi. Non è possibile rimuovere le autorizzazioni di condivisione dai calendari di proprietà di altri utenti.
3. Selezionare Rimuovi accanto alla persona con cui si vuole interrompere la condivisione del calendario.
   La persona viene rimossa dall'elenco di utenti che possono accedere al calendario. Se la persona è all'interno dell'organizzazione, il calendario verrà rimosso dall'elenco dei calendari. Se la persona è esterna all'organizzazione, la sua copia del calendario non viene rimossa, ma non verrà più sincronizzata con il calendario né riceverà gli aggiornamenti.

Impostare un utente come delegato in Outlook classico

Un delegato riceve automaticamente le autorizzazioni Invia per conto di. Per impostazione predefinita, il delegato può leggere solo le convocazioni di riunione e le risposte. Al delegato non è concessa l'autorizzazione per leggere altri messaggi nella Posta in arrivo.

2. Nella finestra di dialogo selezionare Aggiungi.
   Se Aggiungi non viene visualizzato, è possibile che non esista una connessione attiva tra Outlook ed Exchange. Nella barra di stato di Outlook viene visualizzato lo stato della connessione.

3. Digitare il nome della persona da designare come delegato oppure cercare e selezionare il nome nell'elenco dei risultati della ricerca.

   Nota

   Il delegato deve essere una persona presente nell'elenco indirizzi globale di Exchange dell'organizzazione.

4. Selezionare Aggiungi, quindi OK.

5. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni delegato è possibile accettare le impostazioni di autorizzazione predefinite oppure selezionare un livello di accesso personalizzato per le cartelle di Microsoft Exchange.
   Se un delegato ha bisogno dell'autorizzazione a occuparsi delle convocazioni di riunione e delle relative risposte, è sufficiente includere Inoltra al delegato copia dei messaggi relativi a riunioni inviati a me. L'autorizzazione relativa alla cartella Posta in arrivo può essere impostata su Nessuno. In questo modo le convocazioni di riunione e le relative risposte giungeranno direttamente nella cartella Posta in arrivo del delegato.

   Nota

   Per impostazione predefinita, al delegato viene concessa l'autorizzazione Delega 3 (lettura, scrittura e modifica) per la cartella Calendario del delegante. Quando il delegato risponde a una convocazione di riunione per conto del delegante, la riunione viene aggiunta automaticamente alla cartella Calendario del delegante.

6. Per inviare al delegato un messaggio di notifica sulle modifiche eseguite, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente al delegato messaggio con elenco autorizzazioni.

7. Se si desidera, selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli elementi personali.

   Importante

   Questa impostazione ha effetto su tutte le cartelle di Exchange. Sono incluse tutte le cartelle Posta, Contatti, Calendar, Attività, Note e Diario. Non è possibile concedere l'accesso agli elementi privati solo in cartelle specificate.

8. Selezionare OK.

   Nota

   • Nei messaggi inviati tramite un'autorizzazione Invia per conto di, il nome del delegato e quello del delegante sono visualizzati entrambi accanto a Da. Quando un messaggio viene inviato con le autorizzazioni Invia come, viene visualizzato solo il nome dell'utente.
   • Dopo aver aggiunto una persona come delegata, questa persona può aggiungere la cassetta postale di Exchange al proprio profilo di Outlook. Per istruzioni, vedere Gestire gli elementi di posta e di calendario di un altro utente.

Inizio pagina

Cambiare le autorizzazioni per un delegato

2. Selezionare il nome del delegato per cui si vogliono modificare le autorizzazioni e quindi selezionare Autorizzazioni.

   Nota

   Se si vogliono rimuovere tutte le autorizzazioni di accesso delegate, non selezionare Autorizzazioni , ma selezionare Rimuovi e ignorare il resto di questi passaggi.

3. Modificare le autorizzazioni per qualsiasi cartella di Outlook a cui il delegato ha accesso.

4. Per inviare al delegato un messaggio di notifica sulle modifiche eseguite, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente al delegato messaggio con elenco autorizzazioni.

Inizio pagina

Cambiare l'accesso delegati per gli elementi personali

Se si sono assegnate autorizzazioni a un delegato in modo che possa accedere alle cartelle di Outlook, è possibile nascondere le informazioni personali in appuntamenti, riunioni, attività e contatti. Apri ogni elemento personale e, nel gruppo Tag , seleziona Privato.

Per concedere a un delegato l'accesso ai propri elementi personali, eseguire le operazioni seguenti:

2. Selezionare il nome del delegato per cui si vuole modificare l'accesso agli appuntamenti privati e quindi selezionare Autorizzazioni.
3. Selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli elementi personali.

Inizio pagina

È possibile assegnare a qualsiasi utente dell'organizzazione l'accesso come editor o delegato al calendario. Gli editor possono essere assegnati al calendario principale, denominato "Calendario", o a qualsiasi altro calendario creato. I delegati possono essere assegnati solo al calendario principale. Non è possibile assegnare un accesso come editor o delegato a utenti esterni all'organizzazione.

Assegnare un editor senza autorizzazioni di delega

1. Nel riquadro di spostamento di Outlook sul Web seleziona Calendar.

2. Nella scheda Home selezionare Condividi Calendar.

3. Nella pagina Condivisione e autorizzazioni, digitare il nome o l'indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere il calendario personale. Anche se è possibile condividere il calendario con più persone, è possibile aggiungerne solo una alla volta.

4. Dopo aver aggiunto la persona che si vuole gestire nel calendario, selezionare l'elenco a discesa accanto al suo nome e scegliere il livello di accesso che si vuole avere.

5. Selezionare Può modificare per concedere l'autorizzazione per la modifica del calendario.

   • Le opzioni Possono vedere quando sono occupato, Possono vedere titoli e luoghi e Possono vedere tutti i dettagli consentono agli altri di visualizzare il calendario ma non di modificarlo. L'accesso per le persone esterne all'organizzazione è limitato a queste opzioni.

Assegnare un delegato

Il delegato può non solo modificare il calendario, ma anche pianificare e rispondere alle riunioni per suo conto.

1. Nel riquadro di spostamento di Outlook sul Web selezionare Calendar.

2. Nella scheda Home selezionare Condividi Calendar.

3. Nella pagina Condivisione e autorizzazioni digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona con cui si vuole condividere il calendario e assegnare l'accesso delegato. Anche se è possibile condividere il calendario con più persone, è possibile aggiungere solo una persona alla volta da Outlook sul web.

4. Dopo aver aggiunto la persona che si vuole gestire nel calendario, selezionare l'elenco a discesa accanto al suo nome e scegliere il livello di accesso che si vuole avere.

   • Selezionare Delegato per assegnare la stessa autorizzazione dell'editor, oltre alla possibilità di inviare e rispondere a convocazioni di riunione per conto del delegante. Per consentire al delegato di visualizzare gli eventi nel calendario contrassegnato come privato, selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli eventi privati.
     

     Nota

     Gli elementi di calendario contrassegnati come Privato sono protetti. La maggior parte degli utenti con cui si condivide il calendario vede solo gli orari relativi agli elementi di tipo Privato, non l'argomento, la posizione o altri dettagli. L'unica eccezione è si seleziona la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli eventi privati.

5. Dopo aver aggiunto la persona con cui si vuole condividere il calendario e aver scelto le autorizzazioni da concedere, selezionare Condividi. Se decidi di non condividere il calendario in questo momento, seleziona .
   La persona con cui è stato condiviso il calendario riceverà un messaggio di posta elettronica che la avvisa. Quando seleziona il pulsante Accetta nell'invito, il calendario viene aggiunto all'elenco dei calendari dell'utente.

6. Dopo la concessione a un utente dell'accesso come delegato al calendario, viene visualizzata un'altra opzione in Condivisione e autorizzazioni che consente di controllare come elaborare le convocazioni e le risposte relative alle riunioni. Se si hanno più delegati, è necessario eseguire questa operazione per ognuno dei delegati.

7. In Delegati, accanto a Invia inviti e risposte a, selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Solo delegato Le convocazioni di riunione e le risposte sono inviate solo ai delegati.
   • Delega e inviami una copia Convocazioni di riunione e risposte vengono inviate all'utente e ai delegati. Solo i delegati visualizzano l'opzione per accettare o rifiutare una convocazione di riunione e la notifica inviata viene visualizzata come un normale messaggio di posta elettronica. Possono comunque rispondere alla riunione aprendo l'elemento del calendario e rispondendo.
   • Sia io che il mio delegato Le convocazioni di riunione e le risposte vengono inviate sia all'utente che ai delegati. Entrambi gli utenti possono rispondere all'invito alla riunione.

8. Se si decide di non condividere il calendario con qualcuno, in Delegati selezionare per la persona che non si vuole più utilizzare come delegato.

Interrompere la condivisione di un calendario

Per interrompere la condivisione del calendario con altri utenti e rimuovere l'autorizzazione, eseguire le operazioni seguenti:

1. Nel riquadro di spostamento di Outlook sul Web selezionare Calendar.
2. Nella scheda Home selezionare Condividi Calendar.
   Per impostazione predefinita, il calendario principale è denominato "Calendario". Se sono stati creati altri calendari, è possibile selezionare uno di questi. Non è possibile rimuovere le autorizzazioni di condivisione dai calendari di proprietà di altri utenti.
3. Selezionare Rimuovi accanto alla persona con cui si vuole interrompere la condivisione del calendario.
   La persona viene rimossa dall'elenco di utenti che possono accedere al calendario. Se la persona è all'interno dell'organizzazione, il calendario verrà rimosso dall'elenco dei calendari. Se la persona è esterna all'organizzazione, la sua copia del calendario non viene rimossa, ma non verrà più sincronizzata con il calendario né riceverà gli aggiornamenti.

Outlook.com è per gli account personali, ad esempio un account Outlook.com o Hotmail.com. Quando si condivide un calendario in Outlook.com, l'unica opzione è assegnare autorizzazioni di visualizzazione o modifica alla persona con cui si sta condividendo.

Assegnare autorizzazioni di modifica

1. Nel riquadro di spostamento di Outlook.com selezionare Calendar.
2. Nella scheda Home selezionare Condividi Calendar.
3. Nella pagina Condivisione e autorizzazioni, digitare il nome o l'indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere il calendario personale. Anche se è possibile condividere il calendario con più persone, è possibile aggiungerne solo una alla volta.
4. Dopo aver aggiunto la persona con cui si vuole condividere il calendario, selezionare l'elenco a discesa accanto al suo nome e scegliere il livello di accesso che si vuole avere.
5. Selezionare Può modificare per concedere a questa persona l'autorizzazione ad apportare modifiche al calendario. Quindi seleziona Condividi. La persona con cui si condivide riceverà un invito tramite posta elettronica ad accettare e visualizzare il calendario.