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Condividere un calendario di Outlook con altri utenti

Se si ha un account di Exchange, Microsoft 365 o Outlook.com, è possibile inviare un invito alla condivisione ad altri utenti in modo che possano visualizzare il calendario nel proprio elenco di calendari.

La condivisione del calendario non è limitata alla cartella Calendario predefinita creata in tutti i profili di Outlook. È possibile creare cartelle Calendario aggiuntive e scegliere quale di queste condividere. Ad esempio, è possibile creare una cartella del calendario per uno specifico progetto e condividerla con i colleghi. Facoltativamente, è possibile concedere l'autorizzazione per modificare gli eventi e gli appuntamenti nel calendario.

Importante: I passaggi possono essere diversi tra il nuovo e il classico Outlook per Windows. Per determinare la versione di Outlook in uso, cerca File sulla barra multifunzione. Se l'opzione File non è disponibile, segui la procedura nella scheda Nuovo Outlook. Se viene visualizzato File, seleziona la scheda per Outlook classico.

  1. Nella scheda Home selezionare  Condividi calendario e, se necessario, selezionare il calendario da condividere.

  2. Digitare con chi condividere nella casella Immettere un indirizzo di posta elettronica o un nome di contatto . Se il nome della persona compare in un elenco, selezionarlo, altrimenti premere INVIO.

  3. Scegliere un livello di autorizzazione (Può visualizzare tutti i dettagli e così via) per la persona nell'elenco a discesa e selezionare Condividi. Per aggiungere altri nomi, ripetere i passaggi 2 e 3. 

    Suggerimento: Se si fa parte di una società, in All'interno dell'organizzazione selezionare le relative autorizzazioni accanto a Persone dell'organizzazione

Per informazioni su come accedere a un calendario condiviso con l'utente, vedere Accedere a una cassetta postale condivisa.

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Condividere il calendario Microsoft 365 o Outlook.com con persone interne o esterne all'organizzazione

  1. Nella cartella Calendario , nella scheda Home , selezionare Condividi calendario.

    Condividere il calendario con un'altra persona.
  2. Nel menu a discesa scegliere il calendario da condividere.

  3. Nella finestra di dialogo Proprietà calendario fare clic su Aggiungi.

  4. È possibile cercare persone dalla rubrica o digitarne gli indirizzi di posta elettronica nella casella Aggiungi . Dopo aver aggiunto i nomi nella finestra di dialogo Aggiungi utenti , fare clic su OK.

  5. Nella finestra di dialogo Proprietà calendario selezionare il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona, scegliere il livello di dettagli da condividere con la persona e quindi fare clic su OK.

    Scegliere le autorizzazioni per ogni persona.
  6. La persona con cui è stato condiviso il calendario riceverà un invito alla condivisione tramite posta elettronica.

  7. Quando il destinatario fa clic su Accetta, vedrà il calendario condiviso nell'elenco dei calendari.

Viene visualizzato un errore "Impossibile condividere il calendario"

Se viene visualizzato un messaggio che indica Che il calendario non può essere condiviso, i motivi possibili sono tre:

  • L'indirizzo di posta elettronica non è valido.

  • L'indirizzo di posta elettronica è un gruppo diMicrosoft 365

  • L'indirizzo di posta elettronica appartiene a un utente esterno che non fa parte dell'organizzazione.

Quali autorizzazioni possono avere altri utenti per il calendario

Quando si condivide il calendario, è possibile scegliere tra diversi livelli di autorizzazione:

  • Può visualizzare quando sono occupato. Gli utenti che condividono il calendario con questo livello di autorizzazione possono vedere solo gli orari in cui si è disponibili, come illustrato di seguito:

    Aspetto del calendario per la persona con cui è stato condiviso.

  • Consente di visualizzare titoli e posizioni. Gli utenti che condividono il calendario con questo livello di autorizzazione vedranno la disponibilità e l'oggetto e il luogo della riunione, in questo modo:

    Aspetto del calendario per un utente quando lo si condivide con dettagli limitati.

  • Può visualizzare tutti i dettagli. Gli utenti che condividono il calendario con questo livello di autorizzazione visualizzeranno tutti i dettagli degli appuntamenti, proprio come viene visualizzato.

Interrompere la condivisione del calendario

In qualsiasi momento è possibile revocare l'accesso al calendario. La sincronizzazione e la rimozione della visualizzazione nel calendario da parte di Microsoft 365 e outlook dell'utente potrebbero richiedere del tempo.

  1. Fare clic su Calendario.

  2. Sulla barra multifunzione selezionare la scheda Cartella , quindi selezionare Proprietà calendario.

  3. Selezionare la scheda Autorizzazioni e in Condivisione corrente con selezionare il nome dell'utente e quindi scegliere Rimuovi.

  4. Fare clic su OK.

Condividere un calendario tramite pubblicazione su una pagina Web

Se si dispone dell'accesso a un server Web che supporta il protocollo WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning), è possibile pubblicarvi il proprio calendario.

Nota: Non si sa se il server supporta WebDAV? L'amministratore del server o il provider di servizi Internet (ISP) dovrebbe essere in grado di comunicarlo.

  1. Fare clic su Calendario.

    Comando Calendario

  2. Fare clic su Home > Pubblica online > Pubblica su server WebDAV.

    Note: 

    • Se per l'account di posta elettronica si usa Exchange, l'opzione visualizzata sarà Pubblica calendario, anziché quella per la pubblicazione su un server WebDAV. In questo modo è possibile pubblicare il calendario direttamente in un server Exchange. Nella finestra visualizzata selezionare le opzioni di pubblicazioni desiderate e fare clic su Avvia la pubblicazione.

    • Se si usa Microsoft 365, è comunque possibile pubblicare il calendario in un server WebDAV, ma è necessario prima rimuovere {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} dai criteri di condivisione. Questo, tuttavia, impedirà di pubblicare il calendario in Exchange in futuro. 

  3. Nella casella Percorso immettere il percorso del server WebDAV, selezionare eventuali altre opzioni di pubblicazione desiderate e quindi fare clic su OK.

Condividere il calendario in un messaggio di posta elettronica

Se non si vuole concedere a qualcuno le autorizzazioni per condividere il calendario e visualizzare gli aggiornamenti, è possibile inviare tramite posta elettronica una copia statica del calendario per un intervallo di date specifico. Il destinatario sarà in grado di vedere gli eventi nel calendario al momento dell'invio del messaggio, ma non gli aggiornamenti apportati dopo l'invio del messaggio.

Nota: Questa funzionalità non è più disponibile con Outlook per Microsoft 365.  

  1. Fare clic su Calendario.

    Comando Calendario

  2. Fare clic su Home > Invia calendario tramite posta elettronica.

    Nella scheda Home fare clic su Invia calendario tramite posta elettronica

  3. Nelle caselle Calendario e Intervallo di date selezionare il calendario e il periodo di tempo da condividere. Ad esempio, scegliere Solo oggi o per i Prossimi 7 giorni.

    Nelle caselle Calendario e Intervallo di date selezionare le opzioni desiderate

  4. Impostare eventuali altre opzioni desiderate e quindi fare clic su OK.

  5. Nel nuovo messaggio di posta elettronica visualizzato aggiungere l'utente a cui inviare il messaggio nel campo A, digitare un messaggio se si desidera e quindi fare clic su Invia.

La persona a cui si invia il calendario visualizzerà uno snapshot nel messaggio.

Esempio di un calendario condiviso in un messaggio di posta elettronica

Il messaggio include anche un file iCalendar (ics) allegato che è possibile aprire in Outlook o in un altro programma di calendari. Quando il destinatario fa clic sul file iCalendar, Outlook visualizza il file come un nuovo calendario, che è possibile affiancare al proprio. Possono trascinare appuntamenti o riunioni tra i due calendari e trovare un orario adatto a entrambi.

Informazioni aggiuntive da fornire ai destinatari

Dopo aver condiviso il calendario, fare in modo che i destinatari esamini le informazioni seguenti sull'apertura dei calendari condivisi. 

Per aprire un calendario in un ambiente di Microsoft 365 Exchange Online, vedereCome abilitare e disabilitare gli aggiornamenti di condivisione del calendario di Outlook.In caso contrario, se si usa Exchange locale o altri account di posta elettronica, ad esempio Outlook.com, vedere gli articoli seguenti, se applicabile. 

Risolvere i problemi di condivisione del calendario

Se non è disponibile l'opzione per condividere il calendario (è disattivato), è perché il supporto it/amministratore per l'azienda ha impostato criteri per impedire agli utenti di condividere i calendari.

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