Condivisione di file, cartelle ed elementi di elenco

In questo articolo: 

Introduzione alla condivisione

Scelta delle autorizzazioni 

Email un invito a un elemento 

Copiare un collegamento a un elemento 

Impostazioni dei collegamenti 

Copiare rapidamente un collegamento 

Etichette di riservatezza

Condivisione all'esterno dell'organizzazione 

Introduzione alla condivisione 

Esistono due modi per condividere un elemento da una raccolta di SharePoint o da OneDrive:  

• In visualizzazione Elenco passare il mouse su una riga di elemento o selezionare la casella di controllo accanto a un elemento, quindi selezionare Condividi.
  
  

• Nella visualizzazione Elenco o Riquadri selezionare una riga o un riquadro di un elemento. Seleziona quindi Condividi dalla barra dei comandi sopra la visualizzazione file.
  
  

  Nota: Questa opzione non è disponibile nella visualizzazione Home di OneDrive. 

Per condividere un file di Microsoft 365 dall'app, ad esempio un file di PowerPoint, Word o Excel:   

1. Nell'angolo in alto a destra selezionare Condividi.

2. Selezionare di nuovo Condividi.

Dopo aver selezionato Condividi, puoi aggiungere i messaggi e-mail delle persone per inviare loro un invito all'elemento oppure copiare un collegamento all'elemento e incollare il collegamento ovunque desideri inviarlo (ad esempio in un messaggio di Teams o in un messaggio e-mail). 

Scelta delle autorizzazioni

Selezionare l'icona di autorizzazione accanto all'area Aggiungi un nome, un gruppo o un messaggio di posta elettronica per aprire un elenco a discesa di opzioni per i livelli di autorizzazione. L'autorizzazione selezionata verrà applicata sia all'invito che è possibile inviare selezionando Invita e il collegamento copiabile selezionando Copia collegamento. 

• Può modificare consente agli utenti di apportare modifiche all'elemento. Potranno anche condividere l'elemento con altri utenti.

  Nota: Se si condivide una cartella, le persone con autorizzazione di modifica possono copiare, spostare, modificare, rinominare, condividere ed eliminare qualsiasi elemento nella cartella a cui possono accedere. 

• Può visualizzare consente agli utenti solo di visualizzare l'elemento. Persone non sarà in grado di modificarlo.

• Può rivedere consente agli utenti di visualizzare l'elemento, lasciare commenti e inviare suggerimenti, ma non possono modificarlo. 

  Note: 

  • Questa opzione è disponibile solo per Word documenti.

  • Se qualcuno ha già le autorizzazioni di modifica per il documento, selezionare Può rivedere non impedirà loro di apportare modifiche e il file verrà comunque aperto in modalità di modifica. È possibile modificare le autorizzazioni in Gestisci accesso. 

• Non è possibile scaricare consente agli utenti di visualizzare l'elemento, ma non di scaricarlo nel proprio dispositivo. 

  Note: 

  • Questa opzione è disponibile solo per OneDrive per aziende o istituti di istruzione.

  • Persone comunque possibile scaricare l'elemento se ha già un'autorizzazione di modifica per l'elemento. È possibile visualizzare e gestire autorizzazioni e collegamenti in Gestisci accesso.

  • Gli amministratori possono controllare quali tipi di file possono avere l'impostazione "Blocca download".

Email un invito a un elemento

Invitare persone è un modo semplice per consentire l'accesso a un elemento solo alle persone selezionate. 

1. Aggiungere persone nell'area Aggiungi un nome, un gruppo o un messaggio di posta elettronica .

2. Esaminare o aggiornare l'autorizzazione che si vuole concedere selezionando l'icona dell'autorizzazione.

3. Facoltativamente, aggiungere una nota nella casella del messaggio.

4. Seleziona Invita.

5. Le persone aggiunte riceveranno un messaggio di posta elettronica automatico dall'utente che li invita ad accedere al file.

Copiare un collegamento a un elemento

I collegamenti sono un altro modo per condividere un elemento con il gruppo di destinatari scelto. 

1. Esaminare o aggiornare l'autorizzazione che si vuole concedere selezionando l'icona dell'autorizzazione.

2. Rivedere o aggiornare le impostazioni dei collegamenti selezionando l'icona Impostazioni collegamento accanto a Copia collegamento. Dopo aver apportato le modifiche, selezionare Applica.

   Suggerimento: Per visualizzare rapidamente il tipo di collegamento prima di copiarlo, passare il puntatore del mouse su Copia collegamento.

3. Seleziona Copia collegamento.

4. Incollare il collegamento in un punto qualsiasi in cui si vuole inviarlo (ad esempio in un messaggio di Teams o in un messaggio di posta elettronica).

Impostazioni dei collegamenti

Sono disponibili diverse opzioni di collegamento tra cui scegliere.

• Chiunque concede l'accesso a chiunque riceva il collegamento, sia che lo riceva direttamente dall'utente che lo abbia inoltrato da qualcun altro. Potrebbero essere incluse persone esterne all'organizzazione.

• Persone dell'organizzazione con il collegamento consente l'accesso a chiunque abbia un account dell'organizzazione e al collegamento, sia che lo riceva direttamente dall'utente che lo abbia inoltrato da qualcun altro. Devono essere connessi al proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione, ad esempio "someone@contoso.com". 

• Persone con accesso esistente consente l'accesso alle persone che hanno già accesso al documento o alla cartella. Il collegamento funziona solo per loro. Non cambia le autorizzazioni. Ciò è utile quando si invia di nuovo un collegamento a un utente che ha già accesso. 

  Nota: Se l'elemento è già stato condiviso, le immagini del profilo o le iniziali delle persone e dei gruppi con cui è condiviso verranno visualizzate qui. È possibile selezionare una delle icone per aprire Gestisci accesso, in cui è possibile rivedere e gestire le persone con accesso esistente. 

• Persone scelta consente l'accesso solo alle persone specificate in base al nome, al gruppo o alla posta elettronica. Se qualcuno inoltra il collegamento, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento. 

  Nota: Se si seleziona questa opzione, selezionare Applica e quindi aggiungere nomi all'area Aggiungi un nome, un gruppo o un messaggio di posta elettronica. Seleziona quindi Copia collegamento. 

A seconda del tipo di collegamento selezionato, potrebbero essere disponibili impostazioni facoltative. 

• Imposta data di scadenza consente di impostare una data di scadenza per il collegamento. Dopo la data impostata, il collegamento non funzionerà e sarà necessario creare un nuovo collegamento o ricondividere con le persone in modo che possano continuare ad accedere al file.

• Imposta password consente di impostare una password per accedere al file. Quando un utente fa clic sul collegamento, gli viene chiesto di immettere una password prima di poter accedere al file. È necessario fornire questa password separatamente a tutti gli utenti con cui si vuole condividere il file.

Dopo aver selezionato le impostazioni, selezionare Applica per aggiornare il collegamento. 

Copiare rapidamente un collegamento

Sono disponibili due scelte rapide da tastiera per copiare un collegamento a un elemento da una raccolta di SharePoint o da OneDrive:  

Etichette di riservatezza 

Dopo aver selezionato Condividi, le etichette di riservatezza vengono visualizzate sotto il nome dell'elemento per segnalare il livello di sicurezza dell'elemento. Passare il puntatore del mouse su un'etichetta di riservatezza per saperne di più o per altre informazioni sulle etichette di riservatezza e su come modificarle. 

Condivisione all'esterno dell'organizzazione

Se l'organizzazione consente di condividere un elemento con persone esterne all'organizzazione, è possibile farlo in due modi dopo aver selezionato Condividi. Esaminare le opzioni seguenti o altre informazioni sulla condivisione esterna. 

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