Configurare una raccolta per richiedere l'estrazione dei file

Configurare una raccolta per richiedere l'estrazione dei file

Un modo per controllare la collaborazione con i documenti consiste nel richiedere l'estrazione dei file, in particolare quando più utenti hanno accesso alla raccolta. Se è necessaria una raccolta, gli altri utenti non possono sovrascriverlo. Tuttavia, si rischia di impedire agli altri utenti di visualizzare le modifiche più recenti o di apportare modifiche. Se gli altri utenti devono lavorare al documento, è importante che i file vengano riattivati rapidamente.

Nota: Non configurare la raccolta per richiedere l'estrazione se gli utenti pianificano la creazione condivisa di documenti nella raccolta. Gli utenti non possono lavorare simultaneamente sui documenti quando è necessario estrarlo.

Richiedere l'estrazione dei file per la modifica

Nota: Solo gli utenti che dispongono delle autorizzazioni controllo completo o progettazione possono configurare le raccolte per richiedere l'estrazione dei file.

  1. Accedere alla raccolta in cui si intende lavorare.

  2. Selezionare impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud Impostazioni raccolta>.

    Se queste voci di menu non sono visualizzate, fare clic su raccoltasulla barra multifunzione e quindi selezionare Impostazioni raccoltanel gruppo impostazioni.

  3. Nella pagina Impostazioni , in Impostazioni generali, selezionare Impostazioni controllo versioni.

  4. Nella sezione Richiedi estrazione , in Richiedi documenti da estrarre prima di poterla modificare?, selezionare .

  5. Per salvare le impostazioni e tornare alla pagina Impostazioni raccolta , scegliere OK.

Se si esegue questa operazione...

Ecco cosa succede...

Creare o aggiungere un file a una raccolta

Il file viene inizialmente estratto. È necessario archiviarlo nella raccolta prima che altri utenti possano visualizzarlo e utilizzarlo.

Aprire un file per la modifica

Il file viene estratto automaticamente quando si seleziona modifica. Una finestra di dialogo messaggio segnala che stai per estrarre il file e ti offre la possibilità di modificarlo nella cartella bozze locali.

Dopo l'estrazione, l'icona del file è coperta da una freccia verde, rivolta verso il basso, che indica che il file è stato estratto. Nessun altro può modificare il file e nessun altro può vedere le modifiche, mentre è estratto.

Apportare modifiche alle informazioni sul file (proprietà)

Se il file non è già estratto, è necessario estrarlo prima di poter apportare modifiche alle proprietà, ad esempio il titolo, il nome dell'autore, la data di scadenza, il conteggio parole e così via. Le modifiche apportate non avranno effetto finché non si rieseguirà il controllo del file.

Provare ad aprire un file Estratto da un altro utente

Le opzioni Estrai e Archivia non sono disponibili. Non è possibile estrarre un file Estratto da un altro utente. Se si tenta di eseguire questa operazione, viene visualizzata una finestra di dialogo che informa che il file è stato Estratto da un altro utente.

Per scoprire chi è estratto il file, posizionare il puntatore del mouse sull'icona del file. Il nome della persona che lo ha estratto viene visualizzato in una descrizione comando. È possibile contattare l'utente per richiedere l'archiviazione del file, se necessario rapidamente.

Archiviare il file

Viene chiesto di immettere un commento sulle modifiche apportate. Se la raccolta tiene traccia delle versioni, il commento diventa parte della cronologia delle versioni. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, viene chiesto di scegliere il tipo di versione che si sta archiviando. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere vedere anche.

Tenere estratto il file per un lungo periodo di tempo

Nessun altro può visualizzare le modifiche o modificare il file mentre è estratto. Anche se questa operazione è utile durante il periodo di modifiche, può impedire ad altri di eseguire le attività assegnate. Si tratta di una buona pratica aziendale e di una cortesia comune per riportare il file il più rapidamente possibile dopo il check-out. In alcuni casi, un amministratore può dover forzare l'archiviazione del file.

Come si configura una raccolta siti per richiedere l'estrazione?

Solo le persone con autorizzazioni di controllo completo o progettazione possono configurare le raccolte per richiedere l'estrazione dei file.

Per richiedere l'estrazione dei file

Nota: Se queste informazioni non corrispondono a quelle visualizzate, è possibile che si stia usando Microsoft 365 dopo l'aggiornamento del servizio. Per trovare le informazioni che si applicano a te, seleziona la scheda online, 2016, 2013 .

  1. Passare alla raccolta in cui si prevede di lavorare. Se il nome della raccolta non viene visualizzato nel riquadro avvio veloce , selezionare tutto il contenuto del sitoe quindi selezionare il nome della raccolta.

  2. Nel gruppo Strumenti raccolta della barra multifunzione selezionare la scheda raccolta .

  3. Selezionare Impostazioni raccolta Pulsante Impostazioni raccolta sulla barra multifunzione per le raccolte di SharePoint Foundation .

  4. Nella pagina Impostazioni raccolta , in Impostazioni generali, selezionare Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Richiedi estrazione , in Richiedi documenti da estrarre prima di poterla modificare? domanda selezionare .

  6. Per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta , selezionare OK.

Come si rimuove il requisito di estrazione da una raccolta siti?

Se, dopo un po', l'organizzazione decide che l'estrazione obbligatoria non è realmente necessaria, è possibile rimuovere il requisito se si dispone delle autorizzazioni controllo completo o progettazione.

Per rimuovere il requisito per estrarre i file

Nota: Se queste informazioni non corrispondono a quelle visualizzate, è possibile che si stia usando Microsoft 365 dopo l'aggiornamento del servizio. Per trovare le informazioni che si applicano a te, seleziona la scheda online, 2016, 2013 .

  1. Passare alla raccolta in cui si prevede di lavorare. Se il nome della raccolta non viene visualizzato nel riquadro avvio veloce , selezionare tutto il contenuto del sitoe quindi selezionare il nome della raccolta.

  2. Nel gruppo Strumenti raccolta della barra multifunzione selezionare la scheda raccolta .

  3. Selezionare Impostazioni raccolta Pulsante Impostazioni raccolta sulla barra multifunzione per le raccolte di SharePoint Foundation .

  4. Nella pagina Impostazioni raccolta , in Impostazioni generali, selezionare Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Richiedi estrazione , in Richiedi documenti da estrarre prima che possano essere modificati? domanda, selezionare No.

  6. Per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta , selezionare OK.

Cosa succede quando una raccolta siti ha un requisito per l'estrazione?

Un modo per controllare la collaborazione con i documenti consiste nel richiedere l'estrazione dei file, in particolare quando più utenti hanno accesso alla raccolta. Se si ha un file estratto, è possibile verificare che altri utenti non possano sovrascriverlo. Tuttavia, si impedisce anche agli altri utenti di visualizzare le modifiche più recenti o di apportare modifiche, quindi è importante controllare subito i file.

Importante: Non configurare la raccolta siti per richiedere l'estrazione se gli utenti pianificano la creazione condivisa di documenti nella raccolta. Gli utenti non possono lavorare simultaneamente sui documenti quando è necessario estrarre l'effetto.

Quando si lavora in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, è utile comprendere l'impatto delle azioni.

Se si esegue questa operazione...

Ecco cosa succede...

Creare o aggiungere un file a una raccolta siti

Il file viene inizialmente estratto. È necessario archiviarlo nella raccolta prima che altri utenti possano visualizzarlo e utilizzarlo.

Aprire un file per la modifica

Il file viene estratto automaticamente quando si seleziona modifica in <nome applicazione>. Una finestra di dialogo messaggio segnala che stai per estrarre il file e ti offre la possibilità di modificarlo nella cartella bozze locali.

Messaggio per l'estrazione di file da SharePoint

Dopo l'estrazione, l'icona del file viene coperta da una freccia verde, rivolta verso il basso icon image , che indica che il file è ora Estratto. Nessun altro può modificare il file e nessun altro può vedere le modifiche, mentre è estratto.

Apportare modifiche alle informazioni sul file (proprietà)

Se il file non è già estratto, è necessario estrarlo prima di poter apportare modifiche alle proprietà, ad esempio il titolo, il nome dell'autore, la data di scadenza, il conteggio parole e così via. Le modifiche apportate non avranno effetto finché non si rieseguirà il controllo del file.

Provare ad aprire un file Estratto da un altro utente

Le opzioni Estrai e Archivia non sono disponibili. Non è possibile estrarre un file Estratto da un altro utente. Se si tenta di eseguire questa operazione, viene visualizzata una finestra di dialogo che informa che il file è stato Estratto da un altro utente.

Messaggio per avvisare che il file è bloccato da un altro utente

Per scoprire chi è estratto il file, posizionare il puntatore del mouse sull'icona del file. Il nome della persona che ha eseguito il check-out viene visualizzato in una descrizione comando.

Descrizione comando visualizzata sotto l'icona del file estratto. Consente all'utente di conoscere il nome del file e chi lo ha estratto.

È possibile contattare l'utente per richiedere il check-in del file, se necessario rapidamente.

Archiviare il file

Viene chiesto di immettere un commento sulle modifiche apportate. Se la raccolta tiene traccia delle versioni, il commento diventa parte della cronologia delle versioni. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, viene chiesto di scegliere il tipo di versione che si sta archiviando. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere vedere anche.

Tenere estratto il file per un lungo periodo di tempo

Nessun altro può visualizzare le modifiche o modificare il file mentre è estratto. Anche se questa operazione è utile durante il periodo di modifiche, può impedire ad altri di eseguire le attività assegnate. Si tratta di una buona pratica aziendale e di una cortesia comune per riportare il file il più rapidamente possibile dopo il check-out. In alcuni casi, un amministratore può dover forzare l'archiviazione del file.

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×